Quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp từ A – Z

Thủ tục thành lập doanh nghiệp bao gồm những giai đoạn nào? Chi tiết công việc của từng giai đoạn doanh nghiệp cần thực hiện những công việc gì. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu kĩ hơn về quy trình và thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp.

1. Quy định của pháp luật về thủ tục thành lập doanh nghiệp

1.1. Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập doanh nghiệp

Thủ tục thành lập doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại các văn bản pháp luật dưới đây:

•  Luật Doanh Nghiệp Số 59/2020/QH14 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2021
• Nghị định số 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành ngày 15/10/2020
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành ngày 20/08/2018

Và các văn bản pháp luật liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp khác.

1.2. Quy định về nơi nhận hồ sơ và trả kết quả thành lập doanh nghiệp

•  Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở là cơ quan thụ lý và giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
• Hiện nay nhiều tỉnh/thành phố khuyến khích các doanh nghiệp thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp qua website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ nhằm giảm thiểu các thủ tục hành chính cũng như giúp doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước tối ưu thời gian, công sức.

2. Điều kiện thành lập doanh nghiệp

Để thành lập doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức cần đáp ứng 6 yêu cầu dưới đây

2.1. Đáp ứng điều kiện về chủ thể doanh nghiệp

Các tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài đều có quyền thành lập doanh nghiệp trừ các trường hợp sau theo quy định của pháp luật:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thanh lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
• Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ những trường hợp được cử là đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
• Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo quỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại các doanh nghiệp khác;
• Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành hình phạt tù, quyết định xử lý vi phạm hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị cấm hành nghề kinh doanh, đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định, liên quan đến kinh doanh theo quyết định của Tòa án,…

2.2. Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Doanh nghiệp chỉ được kinh doanh các ngành nghề đã đăng ký kinh doanh và có quyền kinh doanh các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Các ngành nghề bị cấm kinh doanh là những ngành nghề gây ảnh hưởng, làm phương hại đến an toàn xã hội, quốc phòng an ninh, trật tự, văn hóa…

2.3. Điều kiện về vốn pháp định 

Doanh nghiệp cần đảm bảo điều kiện về vốn pháp định, nghĩa là mức vốn tối thiểu phải có theo quy định của pháp luật để thành lập doanh nghiệp, quy định chỉ với một số ngành nghề

2.4. Điều kiện về tên doanh nghiệp dự kiến sẽ thành lập

Tên doanh nghiệp phải viết được bằng tiếng Việt, có thể kèm theo chữ số, ký hiệu, gồm 2 thành tố theo thứ tự là loại hình doanh nghiệp và tên riêng và không được vi phạm những điều cấm trong đặt tên doanh nghiệp

2.5. Điều kiện về trụ sở chính doanh nghiệp

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp, bao gồm:

•  Số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường
• Thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố 
• Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
• Số điện thoại
• Số fax và thư điện tử (nếu có).

2.6. Điều kiện về hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải đảm bảo hợp lệ, có đầy đủ giấy tờ và nội dung được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, người thành lập doanh nghiệp cũng cần chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các nội dung trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Tham khảo thêm: BLOG MISA AMIS – KHO TRI THỨC HỮU ÍCH DÀNH CHO LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP

2.7. Các điều kiện khác

Ngoài các điều kiện kể trên, doanh nghiệp cần đáp ứng thêm các điều kiện khác khi đăng ký thành lập doanh nghiệp như:

• Điều kiện về nộp đủ lệ phí đăng ký doanh nghiệp
• Điều kiện về thành viên, cổ đông sáng lập
• Điều kiện về con dấu…

2. 3 giai đoạn trong quy trình và thủ tục thành lập doanh nghiệp

2.1. Giai đoạn chuẩn bị thông tin thành lập doanh nghiệp

Ở giai đoạn chuẩn bị thông tin thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước dưới đây:

Bước 1: Lựa chọn loại hình của doanh nghiệp dự định thành lập

3 loại hình doanh nghiệp tư nhân phổ biến thường được đăng ký gồm:

• Công ty TNHH 1 thành viên
• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên
• Công ty cổ phần

Bước 2: Xác định thông tin cá nhân chủ sở hữu/thành viên hoặc các cổ đông

• Xác định người đại diện pháp luật và chức danh cụ thể
• Chuẩn bị bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân, thời hạn sao y không quá 3 tháng

Bước 3: Xác định tên doanh nghiệp dự định thành lập

Các dữ liệu về thông tin doanh nghiệp được đồng bộ hóa trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, vì vậy việc đăng ký tên trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ không được chấp thuận khi đăng ký.

Bước 4: Xác định vốn điều lệ của doanh nghiệp

Căn cứ vào ngành nghề và đặc điểm của doanh nghiệp để lựa chọn vốn điều lệ phù hợp. Vốn điều lệ sẽ ảnh hưởng đến năng lực hoạt động và việc đóng thuế môn bài do đó doanh nghiệp cần cân nhắc kĩ

Bước 5: Xác định địa chỉ trụ sở chính

Địa chỉ trụ sở chính cần rõ ràng từ mức địa chỉ cấp 4, gồm:

• Số nhà
• Tên đường/xóm/thôn/ấp
• Xã/phường/thị trấn
• Quận/huyện/thị xã/thành phố
• Tỉnh/TP trực thuộc trung ương

Bước 6: Xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp

Ngành nghề doanh nghiệp lựa chọn phải được mã hóa và đăng ký theo mã ngành cấp 4 (theo quyết định 27/2018/QĐ-TTg)

Bước 7: Đăng ký SĐT doanh nghiệp

Số điện thoại doanh nghiệp có thể là SĐT bàn hoặc SĐT di động

2.2. Giai đoạn thiết lập hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Hồ sơ thành lập doanh nghiệp bao gồm các mẫu biểu được quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 122/2020/NĐ-CP, bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Danh sách thành viên góp vốn (áp dụng với công ty TNHH 2 thành viên trở lên); Danh sách cổ đông (áp dụng với công ty cổ phần)
• Điều lệ doanh nghiệp được soạn thảo dựa trên Luật doanh nghiệp 2020
• Giấy ủy quyền cho người trực tiếp nộp hồ sơ tại Sở kế hoạch đầu tư (trường hợp nếu cá nhân đi nộp không phải là người đại diện trực tiếp)
• Giấy tờ chứng thực cá nhân, thời gian sao y không quá 3 tháng

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo 2 cách:

•  Cách 1: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở

Với cách nộp này, doanh nghiệp mang hồ sơ đến phòng Đăng ký kinh doanh của Sở kế hoạch Đầu tư tỉnh/TP nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp. Thời hạn tối thiểu từ khi nộp hồ sơ đến khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 3 ngày làm việc

•  Cách 2: Nộp qua hệ thống Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Doanh nghiệp đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, tạo hồ sơ và scan đính kèm hồ sơ kèm ký xác thực để nộp. Sau 3 ngày làm việc, hệ thống sẽ gửi mail thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đã nộp. Có 2 trường hợp xảy ra khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua cổng thông tin Quốc gia, cụ thể

+ Nếu hồ sơ hợp lệ => Doanh nghiệp in thông báo chấp thuận đã được nhận và giấy ủy quyền (nếu có) để liên hệ phòng đăng ký doanh nghiệp nhận giấy đăng ký doanh nghiệp

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ => Doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo về các lỗi cần sử qua email, thực hiện chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp lại

2.3. Các thủ tục phải thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp

Sau khi thành lập doanh nghiệp, doanh nghiệp cần hoàn thiện các thủ tục sau:

• Thực hiện treo biển tại công ty
• Kê khai thuế, báo cáo thuế, lập báo cáo tài chính cuối năm 

Năm đầu tiên khi doanh nghiệp được thành lập, doanh nghiệp sẽ được miễn thuế môn bài nhưng vẫn cần thực hiện hoạt động kê khai. Mặc dù mới thành lập, doanh nghiệp chưa phát sinh các giao dịch, hóa đơn chứng từ, doanh thu, chi phí nhưng hàng quý và cuối năm doanh nghiệp cũng cần thực hiện kê khai thuế GTGT, thuế TNDN và lập BCTC vào cuối năm. Trường hợp nếu doanh nghiệp chậm kê khai hoặc không kê khai có thể rơi vào tình trạng bị đóng mã thuế

• Mở tài khoản ngân hàng theo quy định
• Kê khai số TK ngân hàng của doanh nghiệp với Sở kế hoạch đầu tư
• Đăng ký nộp thuế điện tử
• Đăng ký hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng lần đầu

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập còn gặp nhiều khó khăn trong công tác tuyển dụng, xây dựng đội ngũ kế toán cũng như những hạn chế về chi phí liên quan đến chi phí trả lương, văn phòng thì việc tuyển dụng đội ngũ kế toán chuyên nghiệp thực sự là một trở ngại không hề nhỏ. Chính vì vậy, sử dụng dịch vụ kế toán tại các đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm soát các hoạt động với ngân hàng một cách dễ dàng, thuận lợi.

Tìm hiểu ngay hàng trăm đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín và chất lượng, tự do lựa chọn đơn vị phù hợp với những tiêu chí đặt ra của doanh nghiệp thông qua nền tảng kết nối dịch vụ MISA ASP.