Kế toán công nợ là gì? Tổng hợp những vấn đề liên quan đến kế toán công nợ

Kế toán công nợ là gì? Vai trò và nhiệm vụ của vị trí này đối với doanh nghiệp như thế nào? Đây là những câu hỏi được nhiều kế toán đặt ra, đặc biệt là những kế toán mới bước vào nghề. Ở bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những vấn đề kể trên.

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (Accounting Liabilities) là vị trí kế toán quan trọng đối với các doanh nghiệp, chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát và giải quyết các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu hoặc phải trả.

Công nợ của doanh nghiệp được phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể kể đến như:

• Khách hàng mua hàng hóa, sản phẩm nhưng chưa có khả năng chi trả ngay nên có thể lấy hàng và thanh toán sau một thời gian nhất định theo thỏa thuận
• Doanh nghiệp mong muốn thúc đẩy hoạt động kinh doanh, gia tăng số lượng sản phẩm được bán ra và thực hiện chính sách lấy hàng kinh doanh mà chưa cần thanh toán ngay
• Chưa thanh toán được khi chưa đủ tiền để hoạt động giao dịch với mục đích thu về lợi nhuận
• Khách hàng chưa thể thanh toán được khi chưa có đủ tiền cho các hoạt động giao dịch với mục đích thu lợi nhuận

TÌM HIỂU THÊM:

• Kế toán tài chính là gì? Vai trò và nhiệm vụ của kế toán tài chính trong doanh nghiệp
• Kế toán tiền lương là gì? Kinh nghiệm thực tế làm kế toán tiền lương ai cũng phải biết
• Kế toán nội bộ là gì? Bí quyết thành kế toán nội bộ đạt lương khủng

2. Phân loại công nợ của doanh nghiệp

Công nợ được phân chia thành công nợ phải thu và công nợ phải trả

Công nợ phải thu khách hàng: Bao gồm các khoản công nợ phải thu khách hàng thể hiện quá trình xuất hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng nhưng chưa khách hàng chưa thanh toán hoặc chỉ mới thanh toán một phần. Kế toán công nợ cần theo dõi, đối chiếu từng đối tượng cụ thể và phân loại các nhóm đối tượng để kiểm soát công nợ hiệu quả hơn

Khoản nợ phải thu trong doanh nghiệp bao gồm:

• Khoản phải thu của khách hàng, nội bộ
• Khoản thế chấp, ký quỹ, ký cược
• Khoản tạm ứng của nhân viên trong doanh nghiệp
• Khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ
• Các khoản nợ phải thu khác

Công nợ phải trả nhà cung cấp: Là giá trị các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ doanh nghiệp mua về để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mà đơn vị đã nhận của nhà cung cấp nhưng chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần

Các khoản nợ phải trả nhà cung cấp được phân chia thành 2 loại chính:

• Nợ ngắn hạn: Là khoản nợ mà doanh nghiệp phải trả trong thời gian ngắn, từ 1 năm trở xuống
• Nợ dài hạn: Khoản nợ và các nghĩa vụ về mặt tài chính doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán trong thời gian 1 năm trở lên, thời gian được tính từ ngày lập bảng cân đối kế toán

3. Mô tả công việc kế toán công nợ

Kế toán công nợ thực hiện các công việc liên quan đến việc quản lý công nợ của doanh nghiệp, cụ thể như:

• In sổ các khoản công nợ để đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng tháng, quý, năm (bao gồm tất cả các khoản công nợ đã được giải quyết và chưa được giải quyết)
• Kiểm tra các chứng từ, hóa đơn liên quan đến công nợ để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối
• Theo dõi tình hình công nợ, đôn đốc và thúc giục các khoản nợ còn tồn đọng của khách hàng 
• Cập nhật tình hình các khoản nợ của doanh nghiệp đối với các đối tác, nhà cung cấp để báo cáo với lãnh đạo về các khoản nợ đến hạn phải trả
• Thực hiện đối chiếu, báo cáo tình hình công nợ lên lãnh đạo doanh nghiệp về các khoản nợ đã thu được, các khoản nợ chưa thu được và đề xuất các biện pháp xử lý đối với những khoản nợ khó đòi

4.  Vai trò và nhiệm vụ của kế toán công nợ

4.1. Vai trò của kế toán công nợ

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, tránh rơi vào tình trạng bị chiếm dụng vốn.

Ngoài ra, tổ chức hiệu quả kế toán công nợ còn góp phần vào việc lành mạnh hóa tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hạn chế các khoản nợ xấu, 

4.2. Nhiệm vụ của kế toán công nợ

Kế toán công nợ thực hiện nhiệm vụ theo dõi, phân tích, đốc thúc thu hồi các khoản nợ cũng như tham mưu cho ban lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra những quyết định đúng đắn về các khoản phải thu, phải trả. Cụ thể như:

• Thực hiện tính toán, ghi chép, phản ánh kịp thời và chính xác các khoản nộp
• Phân loại và định khoản các chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh
• Kiểm tra các chứng từ khi lập thủ tục thu chi
• Lập phiếu thu chi dựa trên biểu mẫu để làm căn cứ chi tiền
• Gửi chứng từ (các phiếu thu, phiếu chi) cho các bộ phận liên quan
• Giám sát và theo dõi những khoản tạm ứng trong doanh nghiệp
• In báo cáo quỹ và ghi sổ tiền mặt
• Đối chiếu thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
• Lập tờ khai hàng hóa mua vào thuế GTGT theo biểu mẫu
• Lập các phiếu nộp ngân sách, ngân hàng theo yêu cầu
• Đóng các chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự, thời gian lưu trữ
• Nhận phiếu xuất kho, nhập kho hoặc bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán
• Đối chiếu tình hình công nợ của công ty và khách hàng để lập lịch thanh toán công nợ
• Tính số công nợ phát sinh hàng tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ
• Lập báo cáo và theo dõi các khoản công nợ của doanh nghiệp theo các đối tượng 
• Đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ

5. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh đối với kế toán công nợ

5.1. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải thu khách hàng

•  Các khoản doanh thu thuộc hoạt động tài chính hay thu nhập khác bán chịu: 

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 515 – Doanh thu HĐTC

Có TK 711 – Thu nhập khác

Có TK 3331 – Thuế và các khoản nộp NN

•  Khi giao hàng hoá cho người mua hay đơn vị cung cấp các lao vụ, dịch vụ cho khách hàng, kế toán thực hiện hạch toán

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng 

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 33311 – Thuế và các khoản nộp NN 

•  Trường hợp khách hàng thanh toán bằng vật tư, hàng hoá : 

Nợ TK 151, 152,153

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng 

•  Trường hợp chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng và được trừ vào số nợ phải thu:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

•  Trường hợp phát sinh hàng bán bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau, phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại: 

Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại 

Nợ TK 3331 – Thuế và các khoản nộp NN

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng 

•  Trường hợp giảm giá hàng bán trên giá thoả thuận do hàng kém phẩm chất, sai quy cách hoặc bớt giá, chấp nhận cho người mua trừ vào nợ phải thu:

Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán

Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 – Thuế và các khoản nộp NN

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

• Phản ánh số tiền khách hàng đã thanh toán trong kỳ: 

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

•  Số tiền thanh toán bù trừ với khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ:

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

•  Trường hợp người mua đăt trước tiền hàng:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

•  Đối với các khoản nợ khó đòi không đòi được, xử lý xoá sổ, kế toán ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

•  Khi giao hàng cho khách hàng có tiền ứng trước:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 3331 – Thuế và các khoản nộp NN

• Thực hiện việc so sánh trị giá hàng đã giao với số tiền đặt trước của người mua. Trường hợp thiếu sẽ thanh toán bổ sung và nếu thừa thì trả lại số tiền cho người mua

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

XEM THÊM: Nghiệp vụ kế toán cơ bản, bất kỳ ai làm kế toán cũng cần ghi nhớ ngay

5.2. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh công nợ phải trả nhà cung cấp

•  Căn cứ vào hóa đơn đầu vào => Xác định khoản phải trả cho nhà cung cấp là số tiền phải trả bao gồm thuế GTGT

Nợ TK 152, 156

Nợ TK 1331

Có TK 331

•  Khi công ty trả tiền mặt cho nhà cung cấp => Kế toán công nợ lập phiếu chi và chuyển cho thủ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán để hạch toán

Nợ TK 331

Có TK 1111

•  Khi công ty thanh toán bằng chuyển khoảm => Kế toán công nợ là người cầm Ủy nhiệm chi, có đầy đủ thông tin nhà cung cấp, dấu và chữ ký của lãnh đạo doanh nghiệp. 

Nợ TK 331

Có TK 1121

Trên đây là tổng hợp về những vấn đề liên quan đến kế toán công nợ, hi vọng đã giúp bạn giải đáp những thắc mắc các nghiệp vụ kế toán và vai trò, nhiệm vụ của kế toán công nợ đối với doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập việc tuyển dụng và xây dựng hệ thống kế toán với đội ngũ chuyên nghiệp là điều rất khó khăn bởi những trở ngại về chi phí trả lương, thuê văn phòng. Chính vì vậy, việc quản lý hoạt động tài chính – kế toán nói chung và quản lý công nợ của doanh nghiệp cũng gặp nhiều bất cập. 

Một trong những giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp kể trên chính là việc lựa chọn các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý công nợ phải thu khách hàng và công nợ phải trả nhà cung cấp hiệu quả. Việc tìm kiếm các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán sẽ đơn giản hơn với nền tảng MISA ASP – kết nối hàng trăm đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán uy tín và chất lượng, giúp doanh nghiệp tự do lựa chọn đơn vị phù hợp với những tiêu chí đã đặt ra.

Không chỉ vậy, MISA ASP còn mang đến cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh trên toàn quốc hàng loạt lợi ích đi kèm khác:

• Thuận tiện trong việc tương tác và trao đổi với đơn vị dịch vụ
• Chủ động sở hữu dữ liệu kế toán nắm bắt tình hình thực hiện của KTDV về kê khai, báo cáo và các số liệu tài chính để ra quyết định điều hành kịp thời mà không cần KTDV, trực tiếp qua Mobile App
• Tiếp cận được với các nguồn vốn vay nhờ Báo cáo tài chính, váo cáo Thuế công khai, minh bạch
• Quản lý được dữ liệu xuyên suốt kể cả khi không thuê hoặc thay đổi đơn vị dịch vụ