[CẬP NHẬT] Cách xử lý hóa đơn sai sót CHUẨN Thông tư 91/2026/TT-BTC

Xử lý hóa đơn sai sót là việc khắc phục hóa đơn điện tử đã lập sai sau khi hóa đơn đã được cấp mã hoặc đã gửi dữ liệu tới cơ quan thuế. Theo thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy thuộc vào loại hóa đơn và lỗi sai hóa đơn cụ thể mà sẽ có cách xử lý riêng. Người bán chỉ được lựa chọn phương án xử lý trong phạm vi quy định. Việc xác định sai phương án xử lý ngay bước đầu là nguyên nhân khiến chứng từ phải xử lý lại nhiều lần.

Chi tiết cách xử lý hóa đơn sai sót trong từng trường hợp cụ thể theo Thông Tư 91/2026/TT-BTC từ 01/07/2026, anh/chị cùng MISA ASP tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé!

Căn cứ pháp lý xử lý hóa đơn sai sót áp dụng từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/7/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót được thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Thông tư 91/2026/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026, thay thế Thông tư 32/2025/TT-BTC và có hiệu lực ngay từ 01/7/2026, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

Theo Điều 25 Thông tư 91/2026/TT-BTC, kể  từ ngày Thông tư này có hiệu lực (01/7/2026), Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/5/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức hết hiệu lực thi hành.

1. Cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (có hiệu lực từ 01/7/2026), người bán không được hủy hóa đơn sai sót đã gửi cho người mua. Thay vào đó, tùy vào từng loại lỗi sai hóa đơn, người bán sẽ phải lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng trường hợp:

1.1. Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn

Đối với trường hợp này, căn cứ theo điểm a, khoản 1, Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán không phải lập lại hóa đơn mà sẽ cần thực hiện:

• Bước 1: Thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót
• Bước 2: Thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

(Sau khi người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT thì Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Lưu ý: Quy định không phải lập lại hóa đơn chỉ áp dụng trong trường hợp hóa đơn không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn. Nếu hóa đơn sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác và sai thêm một trong các nội dung trọng yếu như mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, người bán phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo hướng dẫn tại mục 1.2 bên dưới. 

1.2. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác

Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với trường hợp hóa đơn sai các thông tin quan trọng như Mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế… (ngoại trừ các trường hợp nhẹ ở mục 1.1) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

Người bán bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh nội dung hóa đơn điện tử đã lập sai. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Lưu ý: Theo điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh;

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Sau khi lập xong hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế thì người bán cần thực hiện:

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua.
• Đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới rồi gửi cho người mua.

Lưu ý 1: 

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai thì người bán phải lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua khi:

• Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai
• Trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).

Và người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Người bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau: chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo quy định tại điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP; hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác;

Lưu ý 2: 

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng, thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1.3. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản

Đối với trường hợp này, căn cứ theo điểm c, khoản 1, Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC thì người bán xử lý như sau:

• Lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai, không được lập hóa đơn điều chỉnh.
• Ngoại lệ: Nếu tài sản đã sang tên đăng ký cho người mua (theo điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC), người mua sẽ lập HĐĐT trả lại hàng cho người bán.

1.4. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai

Căn cứ theo khoản 3, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp này thực hiện xử lý như sau:

• Bước 1: Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IV kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để người bán kiểm tra nội dung sai.
• Bước 2: Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

1.5. Xử lý hóa đơn điện tử trong các trường hợp phát sinh thay đổi sau thời điểm lập

Căn cứ theo khoản 5, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp, khi giao dịch phát sinh thay đổi về giá trị, bị trả lại, bị hủy hoặc được hoàn trả sau thời điểm lập hóa đơn.

Chi tiết các trường hợp và xử lý hóa đơn như sau:

a) Hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Trong trường hợp này người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán phản ánh theo đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh (phát sinh giảm ghi số âm hoặc phát sinh tăng ghi số dương phù hợp với thực tế), cụ thể đối với các trường hợp sau:

• Điều chỉnh giá trị quyết toán dự án đầu tư khi có sự thay đổi về đơn giá, khối lượng; điều chỉnh giá bán theo quy định của pháp luật chuyên ngành;
• Điều chỉnh giá trị, khối lượng trên cơ sở kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật có liên quan;
• Điều chỉnh giá bán buôn điện giữa Tập đoàn Điện lực Việt Nam với các Tổng công ty Điện lực và giữa các Tổng công ty Điện lực với các Công ty Điện lực.

b) Điều chỉnh chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp việc chiết khấu thương mại căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thì số tiền chiết khấu của hàng hóa, dịch vụ đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau đảm bảo số tiền chiết khấu không vượt quá giá trị hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau hoặc được lập hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các số hóa đơn cần điều chỉnh, số tiền, tiền thuế điều chỉnh.

Bảng kê được lưu tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ

• Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa;

• Trường hợp hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán;

• Trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: 

• • • Căn cứ vào hóa đơn đã lập, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền.
    • Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm.
    • Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh thì biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
    • Đối với trường hợp phí bảo hiểm chưa thu được tiền mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thực hiện lập hóa đơn theo quy định, doanh nghiệp bảo hiểm căn cứ vào dữ liệu phí bảo hiểm chưa thu được tiền để lập hóa đơn điều chỉnh tổng hợp cho các khoản phí chưa thu được tiền của tháng trước, kèm theo bảng kê các số hóa đơn, số tiền và tiền thuế điều chỉnh.
    • Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ và phải xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu;

d) Trường hợp thu tiền trước, dịch vụ thanh toán, viễn thông, khí thiên nhiên

Đây là các trường hợp phát sinh hủy/chấm dứt hợp đồng sau khi đã thu tiền trước, hoặc điều chỉnh chi phí ngành thanh toán, viễn thông, chênh lệch tỷ giá khí thiên nhiên. Cách xử lý hóa đơn sai sót như sau:

• • • Thu tiền trước (Bất đọng sản, xây dựng…): Khi hủy/chấm dứt giao dịch hoặc hủy 1 phần dịch vụ → Lập hóa đơn điều chỉnh.
    • Tổ chức tín dụng/Thanh toán: Khi hoàn phí cho khách hàng → Lập hóa đơn điều chỉnh (không bắt buộc ghi dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn số…”).
    • Viễn thông (thẻ trả trước): Căn cứ dữ liệu từ bảng kê để lập hóa đơn điều chỉnh.
    • Khí thiên nhiên: Bán định giá ngoại tệ nhưng thanh toán VND có phát sinh chênh lệch tỷ giá → Lập hóa đơn điều chỉnh cho phần chênh lệch.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp trên quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

2. Lưu ý khi khi xử lý hoá đơn điện tử có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

• Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất;

• Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;
• Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn đã lập sai thì người bán chỉ thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh;
• Trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập. Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư này và việc nộp thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước tính trên doanh thu chênh lệch tăng trên hóa đơn thực hiện theo quy định của pháp luật quản lý thuế.

3. Phần mềm kế toán kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót chính xác theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Để tối ưu quy trình kiểm tra và xử lý hóa đơn sai sót chính xác theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, việc ứng dụng các nền tảng công nghệ chuyên sâu như phần mềm kế toán MISA ASP là giải pháp tối ưu dành cho kế toán dịch vụ.
Không chỉ hỗ trợ tự động hóa quy trình tra cứu, lập bảng kê và gửi thông báo sai sót, MISA ASP còn sở hữu những tính năng vượt trội giúp đơn giản hóa toàn bộ công tác xử lý hóa đơn:

• • • Tự động xử lý, kiểm tra trạng thái, tính hợp lệ HĐ
    • Tự nhận diện các VTHH, NCC mới và hoàn thiện thông tin để thêm vào danh mục
    • Tự xác định tính chất VTHH
    • Tự xác định loại hóa đơn mua hàng/ mua dịch vụ và hoàn thiện thông tin để lập chứng từ..

Chỉ với chi phí cực kỳ tiết kiệm – chỉ bằng một cốc trà đá/ngày, MISA ASP giúp kế toán dịch vụ giải phóng khỏi hàng tá thời gian tổng hợp, nhập liệu chứng từ thủ công. Nhờ đó, anh/chị có thể thong thả nhận thêm nhiều khách hàng mới mà vẫn đảm bảo chất lượng công việc chuẩn chỉnh.
👉 Liên hệ hotline 0984.888.088 hoặc đăng ký vào bên dưới để nhận Demo miễn phí:

4. Câu hỏi thường gặp về xử lý hóa đơn sai sót

Hóa đơn sai địa chỉ xử lý như thế nào?

Hóa đơn sai địa chỉ, tên hoặc số tiền bằng chữ mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế thì chỉ cần thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT tới cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn, theo điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Hóa đơn thay thế/điều chỉnh bị sai thì xử lý như thế nào?

Tiếp tục lập hóa đơn thay thế/điều chỉnh tương ứng. Theo điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định hình thức áp dụng ở lần đầu quyết định hình thức cho tất cả các lần xử lý sau đối với cùng hóa đơn đó.

Hóa đơn từ máy tính tiền bị sai thì xử lý theo hướng nào?

Lập hóa đơn thay thế, không được lập hóa đơn điều chỉnh, theo điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Ngoại lệ duy nhất là tài sản đã đăng ký theo tên người mua và được trả lại theo điểm c.2 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Có được hủy hóa đơn điện tử sai sót không?

Không. Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định ba biện pháp khắc phục là thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh và lập hóa đơn thay thế.

Hóa đơn theo từng lần phát sinh cần điều chỉnh thì làm thế nào?

Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, theo khoản 7 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.