Chứng từ kế toán là gì? Cách lập, lưu trữ và quản lý ra sao?

Chứng từ kế toán là những tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và quản lý các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong ghi chép kế toán và giúp doanh nghiệp đối chiếu, kiểm tra các giao dịch kinh tế. Việc hiểu rõ về những chứng từ này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả và chặt chẽ hơn.

1. Khái niệm về chứng từ kế toán và chức năng chính

Chứng từ kế toán (CTKT) là tài liệu dùng để ghi nhận chi tiết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp. Các chứng từ này bao gồm thông tin về đối tượng giao dịch, giá trị, số lượng, thời gian và địa điểm, tạo cơ sở pháp lý cho việc hạch toán và kiểm tra sổ sách kế toán. Nhờ có CTKT, doanh nghiệp có thể đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính.

Chứng từ kế toán có vai trò quan trọng với các mục đích chính như sau:

• Thực hiện kế toán ban đầu: Lập chứng từ là bước đầu tiên trong quá trình kế toán, giúp xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ. Thiếu chứng từ, doanh nghiệp không thể thực hiện các nghiệp vụ kế toán ban đầu cũng như thiết lập hệ thống kế toán hiệu quả.
• Căn cứ để ghi sổ kế toán: Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về số tiền, đối tượng, thời gian và các nội dung khác, giúp ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh một cách rõ ràng và chính xác. Nhờ đó, các khoản thu chi, nợ phải trả, và tài sản được phân loại đúng đắn trong hệ thống kế toán.
• Ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính: Chứng từ kế toán ghi lại các giao dịch tài chính đã thực hiện, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch cho các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.
• Xác định trách nhiệm pháp lý: Việc lập chứng từ giúp chỉ rõ trách nhiệm của cá nhân hoặc đơn vị liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định pháp luật về kế toán.

2. Như thế nào là chứng từ kế toán hợp lệ?

Chứng từ kế toán hợp lệ là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính một cách chính xác. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn hợp lệ giúp đảm bảo tính minh bạch và tránh các rủi ro pháp lý trong hoạt động kế toán. CTKT hợp lệ cần đảm bảo các tiêu chuẩn sau:

• Tính pháp lý: Chứng từ chỉ được coi là hợp pháp khi có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Đây là biện pháp quan trọng giúp phòng ngừa tranh chấp trong quá trình giao dịch. Nếu có tranh chấp xảy ra, chứng từ sẽ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý để xác định trách nhiệm của các bên. Tuy nhiên, đôi khi kế toán viên có thể gặp rủi ro từ các hóa đơn không hợp pháp do thiếu hiểu biết về chứng từ và các quy định liên quan.
• Tính tuân thủ pháp luật: Việc lập chứng từ phải tuân theo các quy định của Nhà nước về cả hình thức lẫn nội dung. Chứng từ chỉ có giá trị khi đáp ứng đúng các tiêu chuẩn và phân loại quy định. Ví dụ, nếu một chứng từ thiếu thông tin về giao dịch hoặc không ghi rõ giá trị giao dịch, nó sẽ không được chấp nhận khi tính chi phí trong quá trình khai thuế của doanh nghiệp.
• Tính trung thực: Nội dung của chứng từ phải khách quan và phản ánh chính xác các sự kiện thực tế. Không được phép làm giả hoặc bịa đặt thông tin, vì chứng từ là căn cứ chứng minh các giao dịch tài chính của doanh nghiệp và Nhà nước.
• Tính rõ ràng: Chứng từ phải được trình bày rõ ràng, đầy đủ và cụ thể, tránh sử dụng các từ ngữ dễ gây hiểu lầm. Ngoài ra, không nên sử dụng các loại mực như mực đỏ, mực phai hoặc bút chì khi ghi trên chứng từ để đảm bảo tính lâu bền và chính xác của tài liệu.

3. Các loại chứng từ kế toán phổ biến và cách phân loại

Chứng từ kế toán là những tài liệu quan trọng trong việc ghi nhận và theo dõi các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Việc phân loại các chứng từ này không chỉ giúp kế toán viên quản lý thông tin một cách hiệu quả mà còn tăng cường tính chính xác trong công tác kế toán. 

Phân loại theo công dụng:

CTKT được phân loại theo công dụng thành bốn loại chính:

• Chứng từ chấp hành: Bao gồm các tài liệu như phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, và phiếu luân chuyển hàng hóa, phản ánh các giao dịch tài chính và kinh tế cụ thể.
• Chứng từ mệnh lệnh: Gồm các chứng từ như lệnh chi tiền, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng, và lệnh sản xuất, thể hiện mệnh lệnh hoặc quyết định từ những người có thẩm quyền.
• Chứng từ liên hợp: Đây là các tài liệu được kết hợp từ hai hoặc nhiều loại chứng từ khác nhau, ví dụ như lệnh phiếu xuất kho và hóa đơn kiêm phiếu xuất kho.
• Chứng từ thủ tục: Bao gồm các chứng từ ghi sổ và báo cáo tài chính, giúp đảm bảo tuân thủ các quy trình và quy định trong kế toán.

Phân loại theo địa điểm lập:

• Chứng từ bên trong: Bao gồm các tài liệu được tạo ra trong nội bộ doanh nghiệp, như hóa đơn bán hàng, bảng kê thanh toán lương, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác, và phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất.
• Chứng từ bên ngoài: Gồm các tài liệu được mua hoặc cung cấp từ bên ngoài, bao gồm hợp đồng vận chuyển, hóa đơn mua hàng, và các chứng từ khác liên quan.

Phân loại theo trình tự lập:

• Chứng từ ban đầu: Bao gồm các bảng tổng hợp từ các chứng từ gốc cùng loại, như phiếu thu, phiếu chi, và sổ cái. Các chứng từ này được hình thành trong quá trình ghi nhận các giao dịch phát sinh.
• Chứng từ tổng hợp: Gồm các bảng tổng hợp từ chứng từ gốc cùng loại và sổ cái, nhằm tổng hợp thông tin từ các chứng từ ban đầu.

Phân loại theo số lần ghi trên chứng từ

• Chứng từ một lần: Ghi nhận một giao dịch kinh tế tài chính cụ thể, như hóa đơn mua hàng.
• Chứng từ nhiều lần: Ghi nhận các giao dịch kinh tế tài chính diễn ra nhiều lần, ví dụ như bảng kê thanh toán lương hàng tháng.

Phân loại theo tính cấp bách của chứng từ

• Chứng từ bình thường: Gồm các chứng từ kế toán ghi nhận các giao dịch diễn ra thường xuyên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ báo động: Ghi nhận các giao dịch đặc biệt hoặc đáng chú ý, chẳng hạn như hợp đồng kinh tế bất thường, việc sử dụng vượt quá mức định mức, hoặc việc thanh toán tiền vay không kịp thời.

Phân loại theo hình thức chứng từ

• Chứng từ thông thường: Đây là các chứng từ được trình bày dưới dạng giấy tờ theo phương pháp truyền thống.
• Chứng từ điện tử: Là các chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử, bao gồm các file Excel, file PDF, hoặc các hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.

4. Lập, lưu trữ và quản lý chứng từ kế toán

Việc lập và lưu trữ CTKT được quy định tại Điều 18 của Luật Kế toán 2015. Nội dung của điều này nêu rõ các yêu cầu và quy trình liên quan đến việc quản lý chứng từ kế toán như sau:

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập CTKT.
• CTKT chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
• CTKT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.
• Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập CTKT nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung theo quy định trong điều 16 Luật kế toán 2015.
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên CTKT không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
• Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
• Khi viết sai CTKT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.
• Trường hợp phải lập nhiều liên CTKT cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của CTKT.
• CTKT được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại mục (3), khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật kế toán 2015.
• Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 Luật kế toán 2015. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Dưới đây là các quy định liên quan đến việc ký chứng từ kế toán theo điều 19 Luật kế toán 2015. Đây là các yêu cầu và nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện việc ký kết chứng từ kế toán:

• CTKT phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ.
• Chữ ký trên CTKT phải được ký bằng loại mực không phai.
• Không được ký CTKT bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.
• Chữ ký trên CTKT của một người phải thống nhất.
• Chữ ký trên CTKT của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
• Chữ ký trên CTKT phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký.
• Nghiêm cấm ký CTKT khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• CTKT chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện.
• Chữ ký trên CTKT dùng để chi tiền phải ký theo từng liên.
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Việc quản lý và sử dụng chứng từ kế toán được quy định tại Điều 21 của Luật Kế toán 2015. Tại đây nêu rõ những yêu cầu cần thiết để đảm bảo việc quản lý chứng từ được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả:

• Thông tin, số liệu trên CTKT là căn cứ để ghi sổ kế toán.
• CTKT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.
• Chỉ cơ quan Nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong CTKT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu CTKT thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại CTKT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.
• Cơ quan có thẩm quyền niêm phong CTKT phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại CTKT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Chứng từ kế toán đóng vai trò thiết yếu trong việc ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Chúng đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hợp pháp cho các hoạt động kinh tế. Việc nắm vững các quy định và cách sử dụng chứng từ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán, giúp doanh nghiệp hoạt động ổn định và tuân thủ pháp luật.

Nền tảng kế toán dịch vụ ASP.MISA.VN giúp kết nối Doanh nghiệp với các cá nhân, tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán uy tín, chuyên nghiệp trên toàn quốc. ASP.MISA.VN cung cấp các công cụ làm việc hữu ích giúp Kế toán dịch vụ nâng cao năng suất làm việc. Đồng thời, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt các số liệu về tình hình tài chính kế toán mọi lúc mọi nơi.

Trên nền tảng, Doanh nghiệp dễ dàng kết nối với đội ngũ dịch vụ kế toán có trình độ chuyên môn cao, tiếp cận nhiều trường hợp, nắm bắt luật thuế nhanh chóng nên có thể giải quyết mọi vấn đề phát sinh một cách thuận lợi và chuyên nghiệp. Dịch vụ kế toán chịu trách nhiệm về việc sai sót liên quan đến công việc đảm nhận như hóa đơn, chứng từ,… và các nghiệp vụ phát sinh khác.

 

Bên cạnh đó, với kinh nghiệm lâu năm, dịch vụ kế toán có khả năng xử lý các nghiệp vụ khó nhanh hơn, đây là điều mà không phải nhân viên kế toán riêng của DN có thể đáp ứng. Mời Doanh nghiệp trải nghiệm ngay nền tảng kết nối kế toán dịch vụ ASP tại website: https://asp.misa.vn/

>> Tổng hợp những công ty dịch vụ kế toán giá rẻ nên chọn