File quản lý kho bằng Excel miễn phí CHUẨN 2026: 8 mẫu, kèm sổ kho TT99

File quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây gồm 8 mẫu đã có sẵn công thức theo Thông tư 99 và sổ S2d-HKD cho hộ kinh doanh. Tải về là dùng được ngay.

Cả 8 file đều là phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí, hay phần mềm xuất nhập kho bằng Excel miễn phí: không cần cài đặt, mở bằng Excel hoặc Google Sheets, sửa tùy ý.

File	Dành cho	Theo dõi	Điểm nổi bật
1. Nhập xuất tồn hàng ngày	Cửa hàng, kho nhỏ	Số lượng	Chọn ngày, xem tồn đầu và cuối ngày
2. Có công thức, cảnh báo hết hàng	Doanh nghiệp nhỏ, shop	Số lượng	Báo hàng dưới mức tối thiểu, chặn xuất quá tồn
3. Tổng hợp nhập xuất tồn (S11-DN)	Kế toán doanh nghiệp	Số lượng, giá trị	Khớp với số dư TK 156 cuối tháng
4. Thẻ kho (S12-DN)	Thủ kho	Số lượng	Chọn mã hàng, thẻ kho tự lên
5. Sổ chi tiết hàng hóa (S10-DN)	Kế toán kho	Số lượng, giá trị	Tự tính giá xuất bình quân
6. Sổ S2d-HKD	Hộ, cá nhân kinh doanh	Số lượng, giá trị	Đúng mẫu Thông tư 152/2025/TT-BTC
7. Quản lý kho và bán hàng	Shop, thương mại nhỏ	Số lượng, giá trị	Doanh thu, giá vốn, lãi gộp từng mặt hàng
8. Vật tư nhiều kho, công trình	Xây dựng, thương mại – dịch vụ	Số lượng	Tồn theo từng kho, xuất theo công trình

1. Tải file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí

Bạn có thể tải file Excel xuất nhập tồn kho miễn phí theo từng mẫu bên dưới. Mỗi mẫu file quản lý kho bằng Excel có sheet HUONG DAN, ô nhập liệu và dữ liệu mẫu để bạn xem công thức chạy.

TẢI TRỌN BỘ 8 FILE QUẢN LÝ KHO BẰNG EXCEL MIỄN PHÍ

1.1 Bảng theo dõi nhập xuất tồn kho hàng ngày

Đây là file Excel quản lý kho đơn giản miễn phí, hợp với ai chỉ cần biết hôm nay nhập bao nhiêu, bán bao nhiêu, còn bao nhiêu. File chỉ theo dõi số lượng, không cần nhập giá.

File có 3 sheet: DANH MUC, NHAT KY và NXT HANG NGAY. Bạn ghi phiếu vào NHAT KY, rồi đổi ô ngày ở sheet NXT HANG NGAY là có ngay bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày gồm tồn đầu ngày, nhập, xuất, tồn cuối ngày của từng mặt hàng.

Ví dụ, chọn ngày 16/10/2026, quạt đứng còn 3 chiếc, nồi cơm điện còn 13 chiếc sau khi xuất 22 chiếc cho siêu thị An Khang hôm 15/10. In sheet này là có mẫu bảng xuất nhập tồn hàng hóa hàng ngày để thủ kho ký.

1.2 File quản lý kho có công thức tự tính tồn và cảnh báo hết hàng

Mẫu này là file Excel quản lý kho dành cho doanh nghiệp có vài chục đến vài trăm mã hàng. Nếu bạn đang tìm một file xuất nhập tồn kho Excel để thay cho sổ tay ghi chép, đây là mẫu nên dùng.

1.3. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo tháng (Mẫu S11-DN)

Đây là bảng tổng hợp nhập xuất tồn dựng theo Mẫu S11-DN ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC. File bổ sung cột số lượng để vừa quản lý kho vừa làm mẫu báo cáo xuất nhập tồn kho bằng Excel cho kế toán.

Bạn có thể dùng bảng này làm mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel gửi giám đốc cuối tháng.

1.4. Mẫu sổ xuất nhập kho, thẻ kho (Mẫu S12-DN)

Thẻ kho là mẫu sổ xuất nhập kho của thủ kho, chỉ ghi số lượng. File dựng theo Mẫu S12-DN, Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC, đủ các cột: ngày tháng, số hiệu phiếu nhập, phiếu xuất, diễn giải, ngày nhập xuất, số lượng nhập, xuất, tồn và chữ ký xác nhận của kế toán.

1.5. Sổ chi tiết hàng hóa tính giá bình quân (Mẫu S10-DN)

Đây là file quản lý hàng tồn kho bằng Excel dành cho kế toán kho, cũng là file Excel hàng tồn kho có đủ giá trị để lên báo cáo tài chính. Sổ dựng theo Mẫu S10-DN, theo dõi từng mặt hàng cả số lượng và giá trị, có cột tài khoản đối ứng (331 khi nhập mua, 632 khi xuất bán).

1.6. Sổ chi tiết hàng hóa cho hộ kinh doanh (Mẫu S2d-HKD)

Đây là bản nhập xuất tồn Excel miễn phí dành cho hộ kinh doanh, dựng đúng cột của Mẫu S2d-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Thông tư này áp dụng từ kỳ kế toán năm 2026 và thay Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế phải mở 4 sổ: S2b, S2c, S2d, S2e (Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC). Hộ nộp cả hai loại thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu chỉ phải ghi sổ S2a (Điều 5), nhưng vẫn có thể dùng file này để tự quản lý kho.

Đơn giá xuất kho trong file tính đúng theo hướng dẫn ghi sổ S2d-HKD:

“Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa…” (Hướng dẫn ghi Mẫu số S2d-HKD, Thông tư 152/2025/TT-BTC)

1.7. File Excel quản lý kho và bán hàng

File Excel quản lý kho và bán hàng hợp với shop online và cửa hàng muốn bán đến đâu trừ kho đến đó. Sheet BAN HANG ghi từng dòng hóa đơn, giá bán tự lấy từ danh mục, giá vốn tự tính theo bình quân.

Sheet BAO CAO cho biết doanh thu, giá vốn, lãi gộp và tỷ suất lãi gộp từng mặt hàng. Trong tháng mẫu, Công ty A bán được 96.755.000 đồng, lãi gộp 31.327.927 đồng, tức khoảng 32,4%. Bình giữ nhiệt có tỷ suất lãi gộp cao nhất, khoảng 41%.

Doanh thu trong file là số quản trị, không thay cho hóa đơn điện tử hay sổ doanh thu theo quy định thuế.

1.8. File quản lý vật tư nhiều kho, theo công trình

Đây là bảng Excel quản lý kho cho doanh nghiệp xây dựng hoặc thương mại – dịch vụ có kho tổng và kho tại công trình. Mỗi giao dịch chọn một trong ba loại: Nhập, Xuất cho công trình hoặc Chuyển kho nội bộ.

TẢI TRỌN BỘ TẠI ĐÂY

2. Cách làm file Excel xuất nhập tồn kho từ A đến Z

Nếu muốn tự dựng file xuất nhập tồn riêng thay vì dùng mẫu có sẵn, bạn làm theo 5 bước dưới đây.

Bước 1: Lập danh mục hàng hóa

Tạo sheet DANH MUC gồm: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ (số lượng, giá trị) và tồn tối thiểu. Mỗi mặt hàng chỉ có một mã, và mã này là mã key để mọi sheet khác tra cứu.

Đặt mã ngắn, không dấu, không khoảng trắng, ví dụ GD01, GD02. Tránh đặt tên kiểu “Bút xanh” ở dòng này, “Bút bi xanh” ở dòng khác, vì khi đó quản lý tồn kho bằng Excel sẽ tách một mặt hàng thành hai.

Bước 2: Tạo sheet nhập kho và xuất kho

Mỗi phiếu nhập hoặc xuất ghi một dòng, có ngày, số phiếu, mã hàng, số lượng, đơn giá. Đây là phần dữ liệu gốc của mọi file nhập xuất tồn kho.

Ô mã hàng nên dùng Data Validation (Data > Data Validation > List) trỏ về cột mã ở DANH MUC. Người nhập chỉ được chọn mã có sẵn, nên không gõ sai.

Bước 3: Thiết lập công thức tra cứu và tổng hợp

Việc cần làm	Công thức mẫu
Lấy tên hàng theo mã	=VLOOKUP(E5,’DANH MUC’!$A$5:$G$104,2,0)
Tổng nhập theo mã	=SUMIFS(‘NHAP KHO’!$F$5:$F$304,’NHAP KHO’!$C$5:$C$304,A5)
Tồn cuối kỳ	=Tồn đầu + Tổng nhập – Tổng xuất
Tồn đầu ngày bất kỳ	SUMIFS thêm điều kiện ngày “<“&$C$3
Đơn giá bình quân	=(Giá trị tồn đầu + Giá trị nhập)/(SL tồn đầu + SL nhập)
Báo trạng thái hàng	=IF(G5<=0,”Hết hàng”,IF(G5<H5,”Cần nhập thêm”,”Đủ hàng”))

Luôn khóa vùng tra cứu bằng dấu $. Thiếu dấu $, kéo công thức xuống dòng dưới là vùng danh mục bị trượt theo và trả về #N/A.

Nếu dùng Excel 365, bạn có thể thay VLOOKUP bằng XLOOKUP. Bộ file giữ VLOOKUP, SUMIFS, INDEX, MATCH để chạy được trên mọi bản Excel và Google Sheets.

Bước 4: Thêm cảnh báo bằng định dạng có điều kiện

Chọn cột Trạng thái, vào Home > Conditional Formatting > New Rule > Use a formula. Nhập công thức =”Hết hàng” và chọn nền đỏ, làm thêm một quy tắc cho “Cần nhập thêm” với nền vàng.

Ở sheet xuất kho, thêm cột so số xuất với tồn tại thời điểm xuất. Dòng nào xuất vượt tồn sẽ hiện ngay, trước khi số âm lan sang báo cáo.

Bước 5: Khóa công thức và kiểm tra lần cuối

Bỏ khóa các ô nhập liệu (Format Cells > Protection > bỏ Locked), sau đó vào Review > Protect Sheet. Người dùng chỉ sửa được vùng nhập, không xóa nhầm công thức.

Trước khi dùng thật, nhập thử vài phiếu và tính tay một mặt hàng để đối chiếu. File đúng thì tồn cuối trên bảng tổng hợp, trên thẻ kho và trên sổ chi tiết phải bằng nhau.

3. Tổng hợp 6 lỗi khiến file quản lý kho Excel lệch số

Khi quản lý kho bằng Excel, số trên file lệch với kho thực tế gần như luôn đến từ 6 lỗi dưới đây.

Lỗi	Dấu hiệu	Cách xử lý
1. Tồn âm	Tồn cuối nhỏ hơn 0	Thêm cột kiểm tra vượt tồn ở sheet xuất, tìm phiếu nhập bị sót
2. Trùng hoặc sai mã	Một mặt hàng hiện 2 dòng	Dùng danh sách chọn mã, gộp mã trùng trong danh mục
3. Công thức trượt vùng	#N/A, #REF! hoặc tổng nhỏ bất thường	Khóa vùng bằng dấu $, không xóa cột đang được tham chiếu
4. Nhập dồn cuối tuần	Số liệu giữa tuần sai	Ghi phiếu ngay khi phát sinh, giao một người chịu trách nhiệm
5. Nhiều người cùng sửa	Mất dòng, ghi đè dữ liệu	Lưu trên OneDrive hoặc Google Drive có lịch sử phiên bản, khóa sheet
6. Kho lệch sổ kế toán	Tồn trên thẻ kho khác số dư TK 156	Đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết, kiểm tra phiếu chưa có hóa đơn

Khi kiểm kê thấy chênh lệch, đừng ghi đè con số tồn cho khớp. Hãy lập biên bản kiểm kê, xác định nguyên nhân rồi ghi một phiếu điều chỉnh để file vẫn giữ được dấu vết.

4. Câu hỏi thường gặp về file quản lý kho bằng Excel

4.1 Doanh nghiệp có bắt buộc dùng đúng mẫu thẻ kho, sổ chi tiết của Thông tư 99 không?

Không bắt buộc giữ nguyên. Thông tư 99 cho phép doanh nghiệp sửa đổi biểu mẫu sổ:

“Doanh nghiệp tham khảo để áp dụng biểu mẫu sổ kế toán tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.” (Khoản 2 Điều 12 Thông tư 99/2025/TT-BTC)

Khoản này cũng cho phép doanh nghiệp thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu, với điều kiện ban hành Quy chế hạch toán kế toán và chịu trách nhiệm về thay đổi đó. Nếu không sửa, doanh nghiệp áp dụng mẫu tại Phụ lục III.

4.2 Hộ kinh doanh có phải mở sổ S2d-HKD không?

Có, nếu hộ nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu và thuế TNCN theo thu nhập tính thuế (Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC). Hộ nộp cả hai loại thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu chỉ phải mở sổ S2a-HKD.

4.3 Download file Excel nhập xuất tồn ở đâu, có mất phí không?

Bạn download file Excel nhập xuất tồn trực tiếp từ các nút tải trong bài, hoàn toàn miễn phí. Mỗi mẫu Excel quản lý kho đều mở được bằng Excel 2010 trở lên, Google Sheets và WPS.

Nếu file mở ở chế độ chỉ xem trên Google Drive, chọn Tệp > Tải xuống > Microsoft Excel để lưu về máy rồi mới sửa.

4.4 Dùng file cho nhiều kho được không?

Được. File 8 theo dõi tồn riêng từng kho và hỗ trợ chuyển kho nội bộ. Nếu nhiều kho do nhiều người cập nhật cùng lúc, nên lưu file trên Google Drive hoặc OneDrive và phân quyền sửa từng sheet.

Một file quản lý kho bằng Excel miễn phí tốt cần đủ 3 phần: danh mục mã hàng thống nhất, nhật ký nhập xuất ghi theo từng phiếu và báo cáo tồn tự tính bằng công thức. Với kế toán, nên dùng thêm thẻ kho S12-DN, sổ chi tiết S10-DN, bảng tổng hợp S11-DN theo Thông tư 99/2025/TT-BTC hoặc sổ S2d-HKD theo Thông tư 152/2025/TT-BTC để số kho khớp với sổ sách.