Quy định về địa chỉ công ty chọn làm trụ sở chính

Trong môi trường kinh doanh ngày càng đa dạng, việc xác định địa chỉ doanh nghiệp theo đúng các quy định hiện hành là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tổng hợp và làm rõ các quy định pháp lý liên quan đến địa chỉ công ty và tầm quan trọng của việc lựa chọn đúng đắn địa chỉ trụ sở chính.

1. Trụ sở là gì? Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở chính của doanh nghiệp phải được đặt trên lãnh thổ Việt Nam và là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp. Địa chỉ này phải phù hợp với đơn vị hành chính địa phương, đồng thời có các phương thức liên lạc như số điện thoại, fax và email (nếu có).

Cụ thể, một địa điểm được xem là trụ sở chính của doanh nghiệp nếu đáp ứng các yêu cầu sau:

• Được ghi rõ trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do cơ quan có thẩm quyền cấp
• Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể và thuộc địa giới hành chính rõ ràng
• Trụ sở không được đặt tại các khu chung cư, đặc biệt là các nhà chung cư có mục đích để ở. Căn cứ theo Điều 6, Khoản 11 Luật Nhà ở 2014 và Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ Xây dựng (ban hành ngày 19/11/2009), việc đặt trụ sở tại chung cư, nhà tập thể không được phép
• Địa chỉ trụ sở chính không nhất thiết phải là nơi diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

>> ĐỌC THÊM: Công ty liên doanh là gì?
>> ĐỌC THÊM: Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

2. Quy định về địa điểm kinh doanh của công ty

Theo quy định tại khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, địa điểm kinh doanh được hiểu là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể, khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh.

Một số điểm cần lưu ý về địa điểm kinh doanh:

• Doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh của mình
• Trước khi hoạt động, doanh nghiệp phải gửi thông báo đăng ký địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm
• Đây là nơi thực tế diễn ra hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, không được sử dụng làm trụ sở chính
• Mỗi địa điểm kinh doanh không có mã số thuế riêng và phải hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp chủ quản.

Như vậy, doanh nghiệp không được thành lập địa điểm kinh doanh vượt quá địa bàn tỉnh, thành phố nơi có trụ sở chính. Trên thực tế, địa điểm kinh doanh là nơi diễn ra hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ hoặc bán hàng, trong khi trụ sở chính có thể không trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ này. Pháp luật không bắt buộc địa điểm kinh doanh phải tách biệt về địa chỉ với trụ sở chính; tuy nhiên, cũng cho phép đặt địa điểm kinh doanh ở địa chỉ khác với trụ sở đã đăng ký, miễn là đảm bảo đúng quy định pháp luật hiện hành.

3. Một số câu hỏi thường gặp về quy định đặt địa chỉ công ty

Doanh nghiệp có được đặt địa chỉ trụ sở chính tại nhà chung cư hay nhà tập thể không?

Theo quy định tại Luật Nhà ở 2014 và hướng dẫn tại Công văn số 2544/BXD-QLN năm 2020 của Bộ Xây dựng, doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể nếu căn hộ đó được xây dựng để ở.

Chỉ được đặt trụ sở công ty tại:

• Nhà riêng có chức năng sử dụng để ở kết hợp kinh doanh
• Tòa nhà có chức năng thương mại, văn phòng, hoặc hỗn hợp (vừa để ở, vừa để kinh doanh – nếu được phép)
• Nhà mặt đất có đầy đủ giấy tờ pháp lý và đáp ứng điều kiện sử dụng làm văn phòng.

Địa chỉ công ty có được trùng với địa chỉ nhà riêng của giám đốc không?

Có. Luật Doanh nghiệp 2020 không cấm việc sử dụng nhà riêng (nếu không thuộc nhà chung cư/căn hộ tập thể dùng để ở) làm địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, miễn là:

• Địa chỉ đó hợp pháp (có quyền sử dụng hợp pháp)
• Đáp ứng điều kiện về phòng cháy chữa cháy, an ninh trật tự nếu hoạt động ngành nghề có điều kiện
• Không vi phạm quy hoạch xây dựng địa phương.

Một công ty có thể đặt trụ sở chính tại địa phương A và địa điểm kinh doanh tại địa phương B được không?

Không được. Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp chỉ được lập địa điểm kinh doanh trong phạm vi tỉnh hoặc thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính hoặc chi nhánh. Nếu muốn mở rộng ra tỉnh/thành khác, doanh nghiệp phải đăng ký chi nhánh trước, sau đó mới có thể lập địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh.

Công ty có bắt buộc phải có biển hiệu tại địa chỉ trụ sở chính không?

Có. Theo khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải treo biển tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh.

Biển hiệu phải ghi rõ:

• Tên doanh nghiệp (theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh)
• Mã số doanh nghiệp
• Địa chỉ trụ sở
• Số điện thoại (nếu có).

Việc không gắn biển hiệu sẽ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với mức phạt từ 10 đến 15 triệu đồng.

Địa chỉ công ty có được thay đổi sau khi thành lập không?

Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Tuy nhiên, tùy vào phạm vi thay đổi, thủ tục sẽ khác nhau:

• Cùng quận/huyện: Thủ tục tương đối đơn giản, chỉ cần nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Khác quận/huyện hoặc khác tỉnh/thành phố: Phải làm thêm thủ tục chốt thuế với Chi cục Thuế nơi đang quản lý, sau đó mới thực hiện đăng ký thay đổi trụ sở.

Việc thay đổi địa chỉ phải được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo với các cơ quan có liên quan.

Một địa chỉ có thể đăng ký cho nhiều công ty cùng trụ sở không?

Có thể, miễn là địa chỉ đó có đủ không gian sử dụng và chủ sở hữu hợp pháp đồng ý cho thuê/mượn để làm trụ sở. Trên thực tế, nhiều văn phòng cho thuê dạng “văn phòng chia sẻ” (coworking space) hiện nay cung cấp dịch vụ đặt trụ sở pháp lý cho nhiều doanh nghiệp tại cùng một địa chỉ. Tuy nhiên, cần lưu ý:

• Không được sử dụng địa chỉ ảo, địa chỉ không có thật
• Mỗi doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo có biển hiệu riêng và người đại diện pháp luật thường xuyên liên hệ được.

Có thể đăng ký địa điểm kinh doanh trùng địa chỉ với trụ sở chính được không?

Được. Pháp luật không cấm việc địa điểm kinh doanh trùng với trụ sở chính, miễn là tại địa chỉ đó thực tế có hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, cần phân biệt:

• Trụ sở chính: Là nơi đại diện pháp luật cư trú, tiếp nhận thông tin và quản lý điều hành
• Địa điểm kinh doanh: Là nơi diễn ra hoạt động sản xuất, cung ứng hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp đăng ký thêm địa điểm kinh doanh tại chính địa chỉ trụ sở chính là hoàn toàn hợp lệ và thường gặp với doanh nghiệp nhỏ không có nhiều cơ sở khác.

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp có phải thay đổi thông tin trên hóa đơn, hợp đồng không?

Có. Khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ trụ sở, đặc biệt khi thay đổi khác quận/huyện hoặc khác tỉnh, thì phải thông báo điều chỉnh thông tin với cơ quan thuế và các bên liên quan.

Cụ thể:

• Hóa đơn điện tử: Phải cập nhật lại địa chỉ trên phần mềm phát hành hóa đơn
• Hợp đồng: Nên lập phụ lục hợp đồng điều chỉnh thông tin địa chỉ để tránh tranh chấp
• Tài khoản ngân hàng, bảo hiểm, thuế,…: Cần cập nhật để đồng bộ thông tin doanh nghiệp.

Tạm kết:

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về địa chỉ công ty và trụ sở chính sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tạo dựng được uy tín trong mắt đối tác và khách hàng. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.