Sổ quỹ tiền mặt: Mẫu Excel theo TT99, TT133 & Cách ghi 2026

Sổ quỹ tiền mặt là sổ kế toán dùng cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của doanh nghiệp theo từng ngày dựa trên Phiếu thu, Phiếu chi hợp lệ. Từ ngày 01/01/2026, biểu mẫu và nguyên tắc lập sổ áp dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 200) và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất áp dụng từ năm 2026 (File Excel)

Trong công tác quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp, việc lập và theo dõi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày giúp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền ra vào két, đồng thời là căn cứ đối chiếu số tiền tồn thực tế với số liệu trên sổ kế toán. Để tránh nhầm lẫn khi mở sổ, kế toán cần phân biệt rõ hai loại sổ theo dõi tiền mặt tại đơn vị:

• Sổ quỹ tiền mặt (Mẫu S07-DN hoặc S04a-DNN): Do thủ quỹ trực tiếp ghi chép hàng ngày theo trình tự phát sinh các khoản thực thu, thực chi nhập xuất quỹ.
• Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (Mẫu S07a-DN hoặc S04b-DNN): Do kế toán tiền mặt mở và ghi chép để theo dõi chi tiết nghiệp vụ thu, chi gắn với Tài khoản đối ứng (TK 1111 đối ứng với các tài khoản liên quan).

Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 99/2025/TT-BTC, trường hợp để phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự thiết kế thêm hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu sổ kế toán so với biểu mẫu hướng dẫn tại Phụ lục III. Tuy nhiên, mẫu sổ quỹ tự thiết kế phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu số liệu.

1.1. Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Kể từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực và thay thế hoàn toàn Thông tư 200/2014/TT-BTC. Theo Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hệ thống biểu mẫu theo dõi quỹ tiền mặt bao gồm:

• Mẫu số S07-DN: Sổ quỹ tiền mặt (dùng cho thủ quỹ).
• Mẫu số S07a-DN: Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (dùng cho kế toán thanh toán/kế toán tiền mặt).

Dưới đây là cấu trúc chuẩn của mẫu sổ quỹ tiền mặt (Mẫu số S07-DN) ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

2.2. Cách lập sổ quỹ tiền mặt bằng cách lấy số liệu từ Sổ Nhật ký chung

Đối với các doanh nghiệp làm kế toán trên Excel theo hình thức Nhật ký chung (NKC), mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đã được kế toán định khoản Nợ/Có tại sheet Sổ Nhật ký chung. Thay vì phải gõ lại từng dòng chứng từ thu – chi tiền mặt, kế toán có thể dùng công thức Excel để trích lọc tự động các dòng có phát sinh TK 111 (hoặc TK 1111) sang sheet Sổ quỹ tiền mặt.

Nguyên tắc lấy dữ liệu bằng hàm IF trên Excel:

Hàm điều kiện IF giúp kiểm tra từng dòng trên Sổ Nhật ký chung xem cột Tài khoản Nợ hoặc Tài khoản Có có xuất hiện mã 111 (hoặc 1111) hay không để trả về giá trị tương ứng. Cú pháp hàm:

Trong đó, cách thiết lập công thức cho từng cột trên mẫu sổ quỹ như sau:

3. Quy định về ghi chép, trách nhiệm và lưu trữ sổ quỹ tiền mặt

Tiền mặt tại quỹ là tài sản có tính thanh khoản cao nhất nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro gian lận, thất thoát hoặc bị cơ quan thuế xuất toán chi phí nếu hạch toán sai quy định. Do đó, khi mở và ghi sổ quỹ tiền mặt, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và Thông tư 99/2025/TT-BTC.

3.1. Quy định về mở sổ, ghi sổ và sửa chữa sổ quỹ tiền mặt

Căn cứ Điều 24, Điều 26 và Điều 27 Luật Kế toán 2015 cùng hướng dẫn tại Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC, việc mở và ghi sổ quỹ phải đảm bảo các nguyên tắc pháp lý sau:

• Nguyên tắc mở sổ riêng cho từng loại quỹ: Mỗi quỹ tiền mặt (quỹ tiền Việt Nam, quỹ ngoại tệ…) phải được mở một sổ quỹ riêng hoặc mở các trang sổ riêng biệt để theo dõi.
• Chứng từ căn cứ ghi sổ: Mọi nghiệp vụ ghi vào sổ quỹ bắt buộc phải có Phiếu thu, Phiếu chi hợp pháp, hợp lệ đã được người có thẩm quyền phê duyệt và thực tế đã nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
• Quy định đối với sổ quỹ ghi bằng tay (sổ giấy): Sổ phải được đóng thành quyển chắc chắn, ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán; các trang sổ phải đánh số thứ tự liên tục từ trang 01 đến trang cuối cùng và phải đóng dấu giáp lai của đơn vị vào giữa hai trang sổ.
• Quy định sửa chữa khi ghi sai trên sổ giấy: Tuyệt đối không được tẩy xóa, cạo sửa hoặc dùng bút xóa đè lên số liệu sai. Khi phát hiện ghi sai trên sổ giấy, người ghi sổ phải sửa chữa theo phương pháp cải chính (dùng mực đỏ gạch một đường thẳng ngang chỗ sai, ghi số hoặc chữ đúng ở phía trên và phải có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng bên cạnh) theo đúng Điều 27 Luật Kế toán 2015.
• Khóa sổ và đối chiếu hàng ngày: Cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải khóa sổ, tính ra tổng số thu, tổng số chi và số tiền tồn quỹ cuối ngày. Số tồn trên sổ quỹ tiền mặt bắt buộc phải khớp đúng 100% với số tiền mặt thực tế đang cất giữ trong két.

3.2. Quy định về trách nhiệm ghi và kiểm soát sổ quỹ tiền mặt

Để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ và phòng ngừa thất thoát tài sản, trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp được phân định rõ cho 3 vị trí:

3.3. Quy định về quản lý và thời hạn lưu trữ sổ quỹ tiền mặt

Việc sắp xếp và lưu trữ sổ quỹ tiền mặt cùng các chứng từ thu – chi đi kèm là khâu đặc biệt quan trọng để phục vụ công tác quyết toán thuế và kiểm toán sau này. Căn cứ Điều 41 Luật Kế toán 2015 và Điều 12, Điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn và cách thức lưu trữ được quy định như sau:

• Lưu trữ tối thiểu 10 năm: Áp dụng đối với Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt, Sổ cái và toàn bộ các chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (Phiếu thu, Phiếu chi kèm hóa đơn, biên lai gốc).
• Lưu trữ tối thiểu 05 năm: Áp dụng đối với các tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị mà không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi nội bộ không dùng ghi sổ kế toán).

• Hình thức lưu trữ và bảo quản: Nếu doanh nghiệp ghi sổ trên máy vi tính (Excel hoặc phần mềm kế toán), theo khoản 7 Điều 26 Luật Kế toán 2015, sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử thì phải in sổ kế toán ra giấy, đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm và có đầy đủ chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử và đáp ứng đầy đủ điều kiện bảo mật, tra cứu theo quy định pháp luật).

4. Phần mềm kế toán hỗ trợ quản lý quỹ tiền mặt cho kế toán dịch vụ

Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, dịch vụ kế toán thuế trọn gói hoặc đại lý thuế đang nhận làm sổ cho từ vài chục đến hàng trăm doanh nghiệp khách hàng, việc theo dõi sổ quỹ tiền mặt trên từng file Excel rời rạc luôn là “cơn ác mộng” mỗi mùa quyết toán:

• Khách hàng gửi hóa đơn mua vào về muộn hoặc thanh toán tiền mặt cho các hóa đơn có giá trị lớn (từ 5 triệu đồng trở lên theo quy định mới về khấu trừ thuế GTGT), khiến kế toán mất hàng giờ rà soát từng chứng từ.
• Xử lý khối lượng lớn Phiếu thu, Phiếu chi khiến quỹ tiền mặt dễ bị âm quỹ tại một số thời điểm trong tháng, hoặc số dư trên Sổ quỹ tiền mặt bị lệch so với Sổ cái TK 111.
• Phải mở hàng chục file Excel khác nhau để cập nhật biểu mẫu mới theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC cho từng khách hàng.

Để giải quyết triệt để bài toán này, Nền tảng kế toán dịch vụ MISA ASP mang đến công cụ quản trị tài chính – kế toán toàn diện, kết nối trực tiếp giữa kế toán dịch vụ và doanh nghiệp khách hàng:

• Tự động đồng bộ hóa đơn & Trợ lý AI AVA lập sẵn chứng từ: Hệ thống tự động đồng bộ hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế mỗi đêm; trợ lý AI AVA tự động đọc, phân loại hóa đơn mua vào/bán ra và lập sẵn chứng từ Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt chỉ trong vài giây.
• Tự động lên Sổ quỹ tiền mặt chuẩn Thông tư 99 & Thông tư 133: Ngay khi kế toán hạch toán chứng từ thu – chi tiền mặt, dữ liệu được tự động kết chuyển tức thời lên Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN / S04a-DNN) và Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt (S07a-DN / S04b-DNN), loại bỏ 100% thao tác gõ hàm IF thủ công.

• Tự động đối chiếu rủi ro với dữ liệu cơ quan thuế: Công cụ kiểm tra thông minh trên phần mềm kế toán MISA ASP giúp phát hiện ngay tình trạng lệch số dư giữa Sổ quỹ và Sổ cái, cảnh báo âm quỹ thời điểm và rà soát các hóa đơn rủi ro trước khi lập tờ khai.
• Quản lý tập trung mọi khách hàng & Nộp tờ khai qua MTAX: Kế toán dịch vụ quản lý dữ liệu của hàng trăm doanh nghiệp trên một tài khoản duy nhất, nộp tờ khai trực tiếp qua MTAX tích hợp và theo dõi tình trạng nộp thuế của toàn bộ khách hàng trên một màn hình.

Hiện nay, MISA ASP đang áp dụng chính sách ưu đãi đặc biệt giúp các đại lý thuế và cá nhân hành nghề tối ưu chi phí vận hành (anh/chị có thể tham khảo chi tiết giá phần mềm kế toán cũng như xây dựng bảng giá dịch vụ kế toán cạnh tranh hơn cho khách hàng của mình).

Tổng kết

Việc nắm vững biểu mẫu sổ quỹ tiền mặt mới nhất theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC cùng quy trình ghi sổ, khóa sổ hàng ngày là yêu cầu bắt buộc để doanh nghiệp minh bạch dòng tiền và bảo vệ chi phí hợp lý khi quyết toán thuế. Thay vì mất thời gian căn chỉnh từng dòng công thức Excel tiềm ẩn nhiều sai sót, kế toán dịch vụ và doanh nghiệp hãy ứng dụng ngay nền tảng số hóa để tự động hóa hoàn toàn nghiệp vụ quản lý quỹ tiền mặt.