[Tải] Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất

Dành cho khách hàng
0 lượt xem

Khi phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi sai sót. Để xử lý các trường hợp và phương thức xử lý hóa đơn có sai sót, ta sẽ sử dụng “biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót”.

1. Cơ sở pháp lý về quy định hóa đơn điện tử

Các quy định về hóa đơn điện tử và việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót gồm:

  • Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
  • Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 5 năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
  • Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót là gì?

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót (thường được gọi là “biên bản thỏa thuận”) là văn bản ghi nhận thống nhất giữa bên bán và bên mua về việc phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần được thay thế. Việc lập biên bản là cơ sở pháp lý quan trọng để bên bán phát hành một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai sót, đồng thời vô hiệu hóa giá trị pháp lý của hóa đơn cũ trong việc kê khai, nộp thuế.

3. Các trường hợp yêu cầu lập “Biên bản thay thế hóa đơn”

Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa, bổ sung cho khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) về Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử quy định như sau:

“1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:

a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:

b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản này, đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.

c) Đối với ngành hàng không thì hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển hàng không được coi là hóa đơn điều chỉnh mà không cần có thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… ngày… tháng… năm”. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.”

Như vậy, các trường hợp lập sai hóa đơn điện tử thì xử lý như sau:

  • Nếu sai tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung quan trọng: => Thông báo với người mua => Thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA.
  • Nếu sai các thông tin quan trọng như: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa thì tiến hành => Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai. => Nộp cho người mua (nếu hóa đơn không có mã cơ quan thuế) => Nộp cho cơ quan thuế để cấp mã mới và gửi cho người mua (nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế).
  • Nếu trong tháng lập sai nhiều hóa đơn cùng 1 người: thì được lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử lập sai trong tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn đã lập sai (mẫu 01/BK-ĐCTT phụ lục 1A).

4. Mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn điện tử thay thế khi có sai sót

Tải File Word mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

hình ảnh biên bản thỏa thuận hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót
(nguồn hình ảnh: MeInvoice)

5. Quy trình thực hiện thay thế hóa đơn điện tử bằng “Biên bản thay thế”

Quá trình thay thế hóa đơn điện tử khi có sai sót cần sự kết hợp chặt giữa bên bán và bên mua và các quy định thông báo cho cơ quan thuế:

Bước 1: Phát hiện sai sót và lập biên bản thỏa thuận

  • Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót thuộc các trường hợp cần thay thế (như đã nêu ở mục e), bên bán và bên mua phải cùng nhau lập một “biên bản thỏa thuận” về nội dung sai sót.
  • Nội dung của biên bản thỏa thuận phải ghi rõ:
    • Thông tin hóa đơn bị sai sót (số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm).
    • Nội dung sai sót cụ thể.
    • Nội dung điều chỉnh/thay thế đã được hai bên thống nhất.
    • Biên bản phải có chữ ký của cả bên bán và bên mua.

Bước 2: Bên bán phát hành hóa đơn điện tử thay thế

  • Dựa trên “biên bản thỏa thuận”, bên bán phát hành một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót.
  • Hóa đơn điện tử thay thế phải có đầy đủ các thông tin của người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán như một hóa đơn thông thường.
  • Đặc biệt, trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số [số của hóa đơn cũ], ký hiệu [ký hiệu của hóa đơn cũ], ngày [ngày… tháng… năm của hóa đơn cũ]”.
  • Hóa đơn thay thế phải có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn với ngày lập mới.

Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế và xử lý hóa đơn cũ

  • Bên bán phải gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSDT) cho cơ quan thuế, theo quy định về thời hạn và hình thức gửi thông báo.
  • Hóa đơn điện tử bị thay thế (hóa đơn cũ có sai sót) sẽ không có giá trị sử dụng cho việc kê khai thuế, hoàn thuế, giảm trừ thuế nữa. Bên bán phải hủy hóa đơn này hoặc lưu trữ theo quy định của pháp luật để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Dữ liệu của hóa đơn điện tử sai sót vẫn phải được lưu trữ.

6. Kết luận

Kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về “biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót” là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ
MISA ASP

MISA ASP là Nền tảng kế toán dịch vụ giúp các Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh, Cá nhân kinh doanh tìm kiếm các Tổ chức cung ứng dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng, chuyên nghiệp trên toàn quốc.
Đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ MISA ASP
Họ và tên *
Số điện thoại *
Email
Nơi làm việc của bạn? *
Nội dung cần tư vấn
Chi tiết
Bằng cách nhấn vào nút Nhận tư vấn miễn phí, bạn đã đồng ý với Chính sách quyền riêng tư của MISA
Liên hệ hỗ trợ
0979.409.132
call
zalo mess