Lập báo cáo tài chính: Chi tiết 6 bước từ chứng từ đến nộp báo cáo

Lập báo cáo tài chính là công việc tổng hợp số liệu từ chứng từ, sổ kế toán và các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ để phản ánh tình hình tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí và dòng tiền của doanh nghiệp.

Để làm báo cáo tài chính chính xác, kế toán không nên bắt đầu bằng việc nhập số liệu trực tiếp vào biểu mẫu. Quy trình phù hợp là: xác định chế độ kế toán, hoàn thiện chứng từ, hạch toán, rà soát số dư, thực hiện bút toán cuối kỳ, lập báo cáo, kiểm tra và nộp đúng hạn.

---

1. Xác định chế độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính

                  

Trước khi thực hiện cách lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần xác định:

• Kỳ kế toán cần lập báo cáo.
• Chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.
• Bộ biểu mẫu báo cáo tương ứng.
• Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán.
• Phương pháp kế toán hàng tồn kho.
• Phương pháp tính giá xuất kho.
• Phương pháp khấu hao tài sản cố định.
• Chính sách ghi nhận doanh thu, chi phí và các khoản dự phòng.

Việc xác định đúng chế độ kế toán giúp doanh nghiệp tránh tình trạng sử dụng mẫu báo cáo, tài khoản hoặc cách trình bày của văn bản này cho doanh nghiệp đang áp dụng văn bản khác.

Chế độ kế toán áp dụng từ năm 2026

Thông tư 99/2025/TT-BTC được ban hành ngày 27/10/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/01/2026. Văn bản này hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, bao gồm chứng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính. 

Do đó, khi lập báo cáo tài chính cho kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/2026, kế toán cần đối chiếu:

1. Doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng nào.
2. Doanh nghiệp có thuộc trường hợp chuyển tiếp hay không.
3. Mẫu báo cáo tài chính cần sử dụng.
4. Các chỉ tiêu và cách trình bày theo chế độ kế toán hiện hành.

Không nên mặc định rằng mọi doanh nghiệp đều sử dụng cùng một bộ biểu mẫu. Trường hợp doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán riêng theo quy mô, lĩnh vực hoặc quy định chuyên ngành, kế toán cần kiểm tra thêm văn bản liên quan.

Căn cứ chung khi lập báo cáo tài chính

Luật Kế toán quy định báo cáo tài chính phải được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Vì vậy, số liệu trên báo cáo cần có căn cứ từ chứng từ, sổ kế toán và hồ sơ nghiệp vụ thực tế.

---

2. Cách chuẩn bị chứng từ và sổ kế toán

Đây là bước nền tảng trong cách làm báo cáo tài chính. Nếu chứng từ chưa đầy đủ hoặc số liệu chưa được hạch toán thống nhất, các báo cáo tổng hợp có thể bị sai lệch.

2.1. Thu thập chứng từ phát sinh trong kỳ

Kế toán cần tập hợp các chứng từ liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, chẳng hạn:

• Hóa đơn mua vào.
• Hóa đơn bán ra.
• Phiếu thu, phiếu chi.
• Sao kê và giấy báo Có, giấy báo Nợ của ngân hàng.
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
• Biên bản giao nhận hàng hóa, dịch vụ.
• Hợp đồng kinh tế và phụ lục hợp đồng.
• Bảng chấm công, bảng lương và chứng từ thanh toán lương.
• Hồ sơ bảo hiểm, thuế và các khoản phải nộp.
• Hồ sơ tăng, giảm, thanh lý tài sản cố định.
• Hồ sơ vay, trả nợ, cho vay hoặc đầu tư.
• Biên bản đối chiếu công nợ.
• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho, tài sản và tiền mặt.

Chứng từ nên được sắp xếp theo tháng, nhóm nghiệp vụ hoặc số thứ tự chứng từ. Cách sắp xếp cần thống nhất trong toàn bộ kỳ kế toán để dễ truy xuất khi kiểm tra.

2.2. Kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ

Kế toán cần kiểm tra:

• Chứng từ có phản ánh đúng nghiệp vụ thực tế không.
• Thông tin trên hóa đơn có khớp với hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán không.
• Các khoản thu, chi có đầy đủ phiếu và hồ sơ liên quan không.
• Hàng hóa nhập, xuất có phiếu kho và hồ sơ giao nhận không.
• Chi phí tiền lương có bảng lương, hợp đồng hoặc quy chế liên quan không.
• Các khoản vay, đầu tư và tài sản có hồ sơ chứng minh không.

Nếu phát hiện chứng từ thiếu hoặc thông tin chưa rõ, kế toán nên lập danh sách cần bổ sung. Không nên tự điều chỉnh số liệu chỉ để sổ sách khớp với nhau khi chưa xác định được nguyên nhân.

2.3. Đối chiếu chứng từ với sổ kế toán

Một số nội dung nên đối chiếu gồm:

---

3. Hạch toán và hoàn thiện sổ kế toán

Sau khi chứng từ được kiểm tra, kế toán thực hiện ghi nhận các nghiệp vụ phát sinh vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.

3.1. Ghi nhận nghiệp vụ theo bản chất giao dịch

Kế toán cần căn cứ vào bản chất của từng giao dịch để xác định:

• Đối tượng kế toán liên quan.
• Tài khoản sử dụng.
• Thời điểm ghi nhận.
• Giá trị ghi nhận.
• Hồ sơ chứng minh nghiệp vụ.
• Cách trình bày trên báo cáo tài chính.

Không nên chỉ dựa vào tên gọi trên hóa đơn hoặc nội dung ngắn trên phiếu thu, phiếu chi. Một giao dịch có thể liên quan đồng thời đến doanh thu, công nợ, thuế, hàng tồn kho hoặc chi phí trả trước.

3.2. Phân loại số liệu theo kỳ kế toán

Kế toán cần kiểm tra các nghiệp vụ có phát sinh gần thời điểm cuối kỳ, chẳng hạn:

• Hàng đã giao nhưng chưa lập hóa đơn hoặc ngược lại.
• Chi phí phát sinh nhưng chưa nhận được hóa đơn.
• Khoản tiền khách hàng ứng trước.
• Doanh thu nhận trước chưa đủ điều kiện ghi nhận.
• Chi phí trả trước cần phân bổ.
• Chi phí khấu hao tài sản cố định.
• Lãi vay và chi phí phải trả.
• Hàng mua đang đi đường.
• Hàng đã bán nhưng chưa xuất kho hoặc đã xuất kho nhưng chưa ghi nhận doanh thu.

Việc phân loại đúng kỳ giúp báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.

3.3. Kiểm tra số dư đầu kỳ và phát sinh trong kỳ

Trước khi lập báo cáo, kế toán cần kiểm tra:

• Số dư đầu kỳ có khớp với báo cáo tài chính kỳ trước không.
• Số phát sinh trong kỳ có được ghi nhận đầy đủ không.
• Các tài khoản chi tiết có khớp với tài khoản tổng hợp không.
• Các khoản công nợ có được theo dõi theo từng đối tượng không.
• Các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả có số dư bất thường không.

---

4. Rà soát các nhóm số liệu quan trọng

Sau khi hoàn thiện việc ghi sổ, kế toán cần rà soát từng nhóm số liệu trước khi thực hiện các bút toán cuối kỳ.

4.1. Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

Kế toán cần:

• Đối chiếu sổ quỹ với biên bản kiểm kê tiền mặt.
• Kiểm tra các khoản thu, chi chưa có chứng từ.
• Đối chiếu số dư ngân hàng với sao kê.
• Kiểm tra giao dịch ngân hàng đã ghi nhận đầy đủ chưa.
• Rà soát các khoản chuyển tiền đang treo hoặc chưa xác định nội dung.
• Kiểm tra các khoản thấu chi, khoản vay và khoản tiền gửi có bị phân loại nhầm không.

Nếu số dư tiền mặt trên sổ lớn bất thường hoặc âm, cần xác định nguyên nhân trước khi lập báo cáo.

4.2. Công nợ phải thu và phải trả

Đối với công nợ phải thu, cần kiểm tra:

• Số dư theo từng khách hàng.
• Khoản khách hàng ứng trước.
• Khoản đã thu nhưng chưa cấn trừ công nợ.
• Các khoản quá hạn hoặc khó thu hồi.
• Đối chiếu công nợ với khách hàng.

Đối với công nợ phải trả, cần kiểm tra:

• Số dư theo từng nhà cung cấp.
• Hóa đơn đã nhận nhưng chưa thanh toán.
• Khoản trả trước cho nhà cung cấp.
• Khoản chi phí đã phát sinh nhưng chưa ghi nhận.
• Các khoản công nợ không còn giao dịch nhưng vẫn tồn số dư.

4.3. Hàng tồn kho và giá vốn

Kế toán cần đối chiếu:

• Số lượng trên sổ kho với kết quả kiểm kê thực tế.
• Hàng tồn kho âm hoặc có số lượng bất thường.
• Hàng chậm luân chuyển, hư hỏng hoặc thiếu hụt.
• Giá xuất kho theo phương pháp doanh nghiệp đã lựa chọn.
• Giá vốn của hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ đã bán.
• Chênh lệch giữa giá trị hàng xuất kho và giá vốn đã ghi nhận.

Nếu có hàng tồn kho âm, cần tìm nguyên nhân như chưa ghi nhận phiếu nhập, ghi nhận sai ngày, xuất kho trước khi nhập hoặc sai mã hàng.

4.4. Tài sản cố định và chi phí trả trước

Kế toán cần kiểm tra:

• Hồ sơ hình thành tài sản.
• Nguyên giá tài sản.
• Thời điểm đưa tài sản vào sử dụng.
• Thời gian và phương pháp khấu hao.
• Tài sản đã thanh lý nhưng chưa ghi giảm.
• Chi phí trả trước còn thời gian phân bổ.
• Khoản phân bổ trong kỳ có đúng với kế hoạch không.

4.5. Doanh thu, chi phí và thuế

Các nội dung cần rà soát gồm:

• Doanh thu đã ghi nhận đúng kỳ chưa.
• Các khoản giảm trừ doanh thu đã được phản ánh chưa.
• Giá vốn có tương ứng với doanh thu không.
• Chi phí bán hàng và chi phí quản lý có đầy đủ chứng từ không.
• Chi phí lãi vay, chi phí tiền lương và chi phí khấu hao đã được ghi nhận chưa.
• Nghĩa vụ thuế phát sinh đã được đối chiếu với sổ kế toán chưa.
• Các giao dịch biếu tặng, khuyến mại, tiêu dùng nội bộ có cần xem xét về hóa đơn không. 

---

5. Thực hiện bút toán cuối kỳ

Sau khi rà soát số liệu, kế toán thực hiện các bút toán cuối kỳ phù hợp với nghiệp vụ thực tế và chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng.

Các nội dung thường cần kiểm tra gồm:

• Phân bổ chi phí trả trước.
• Trích khấu hao tài sản cố định.
• Ghi nhận chi phí phải trả nếu có căn cứ.
• Xác định giá vốn hàng bán.
• Đánh giá các khoản mục có yếu tố ngoại tệ nếu phát sinh.
• Đối chiếu và ghi nhận nghĩa vụ thuế.
• Kết chuyển doanh thu.
• Kết chuyển chi phí.
• Xác định kết quả kinh doanh.
• Kết chuyển lãi hoặc lỗ theo quy định áp dụng.

Kế toán cần kiểm tra lại số dư sau mỗi bút toán. Không nên thực hiện bút toán kết chuyển trước khi hoàn thành việc rà soát chứng từ, công nợ, hàng tồn kho và tài sản.

Đối với các tài khoản doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh, kế toán cần căn cứ vào chế độ kế toán đang áp dụng để xác định cách kết chuyển và cách trình bày phù hợp.

---

6. Lập các báo cáo tài chính

Bộ báo cáo tài chính được lập theo mẫu tương ứng với chế độ kế toán và loại hình doanh nghiệp. Tùy trường hợp, bộ báo cáo có thể gồm:

• Báo cáo tình hình tài chính hoặc bảng cân đối kế toán.
• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
• Các phụ biểu hoặc báo cáo liên quan theo yêu cầu.

Không nên lấy tên gọi hoặc mẫu báo cáo của chế độ kế toán này áp dụng cho chế độ kế toán khác.

6.1. Lập báo cáo tình hình tài chính

Báo cáo tình hình tài chính phản ánh tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán.

Khi lập, kế toán cần kiểm tra mối quan hệ tổng quát:

Tổng taˋi sản=Tổng nợ phải trả+Vo^ˊn chủ sở hữu

Các nhóm số liệu cần đối chiếu gồm:

• Tiền và các khoản tương đương tiền.
• Các khoản phải thu.
• Hàng tồn kho.
• Tài sản cố định.
• Chi phí trả trước.
• Các khoản phải trả.
• Vay và nợ thuê tài chính.
• Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
• Vốn góp của chủ sở hữu.
• Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối.

Nếu tổng tài sản không bằng tổng nguồn vốn, cần kiểm tra lại số dư tài khoản, bút toán kết chuyển, số liệu đầu kỳ và các khoản phân loại sai.

6.2. Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh trong kỳ.

Kế toán cần kiểm tra:

• Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
• Các khoản giảm trừ doanh thu.
• Giá vốn hàng bán.
• Lợi nhuận gộp.
• Doanh thu và chi phí tài chính.
• Chi phí bán hàng.
• Chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Thu nhập khác và chi phí khác.
• Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Lợi nhuận sau thuế.

Các số liệu trên báo cáo phải khớp với sổ kế toán sau khi đã thực hiện các bút toán cuối kỳ.

6.3. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ phản ánh dòng tiền vào và dòng tiền ra trong kỳ, thường được phân loại theo:

• Lưu chuyển tiền từ hoạt động kinh doanh.
• Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư.
• Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính.

Kế toán cần đối chiếu số tiền đầu kỳ, dòng tiền tăng giảm trong kỳ và số tiền cuối kỳ với sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan.

Không nên suy ra dòng tiền chỉ từ lợi nhuận. Doanh nghiệp có thể có lợi nhuận nhưng dòng tiền kinh doanh thấp hoặc âm do khách hàng chưa thanh toán, hàng tồn kho tăng hoặc phát sinh các khoản phải thu lớn.

6.4. Lập bản thuyết minh báo cáo tài chính

Bản thuyết minh giúp giải thích chính sách kế toán và các chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính.

Nội dung cần rà soát có thể gồm:

• Thông tin chung về doanh nghiệp.
• Kỳ kế toán và đơn vị tiền tệ sử dụng.
• Chế độ kế toán áp dụng.
• Chính sách kế toán quan trọng.
• Hàng tồn kho.
• Tài sản cố định.
• Các khoản phải thu, phải trả.
• Vay và nợ thuê tài chính.
• Vốn chủ sở hữu.
• Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
• Các giao dịch hoặc sự kiện quan trọng phát sinh trong kỳ.

Số liệu trong bản thuyết minh cần thống nhất với các báo cáo chính. Nếu có biến động lớn so với năm trước, doanh nghiệp nên kiểm tra nguyên nhân và giải thích phù hợp.

---

7. Kiểm tra báo cáo trước khi nộp

Trước khi nộp, kế toán nên thực hiện một vòng kiểm tra độc lập theo danh sách sau:

Kiểm tra về số học

• Tổng tài sản bằng tổng nguồn vốn.
• Số dư cuối kỳ khớp với sổ cái.
• Số liệu chi tiết khớp với số tổng hợp.
• Số liệu đầu kỳ khớp với báo cáo kỳ trước.
• Lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh khớp với số liệu liên quan trên báo cáo tình hình tài chính.

Kiểm tra về tính nhất quán

• Doanh thu trên báo cáo khớp với sổ bán hàng.
• Giá vốn khớp với dữ liệu hàng tồn kho.
• Tiền mặt khớp với sổ quỹ.
• Tiền gửi khớp với sao kê.
• Công nợ khớp với bảng đối chiếu.
• Tài sản cố định khớp với bảng khấu hao.
• Thuế phải nộp khớp với hồ sơ kê khai và sổ kế toán.

Kiểm tra các khoản bất thường

• Số dư tiền mặt âm hoặc quá lớn.
• Hàng tồn kho âm.
• Công nợ treo lâu ngày.
• Khoản tạm ứng chưa hoàn.
• Khoản phải thu, phải trả không có đối tượng.
• Chi phí tăng đột biến.
• Doanh thu giảm mạnh nhưng hàng tồn kho tăng.
• Lợi nhuận tăng nhưng dòng tiền kinh doanh âm.
• Số dư tài khoản không phù hợp với bản chất giao dịch.

Nếu phát hiện sai sót, cần điều chỉnh theo hồ sơ và quy định áp dụng trước khi khóa sổ, ký và nộp báo cáo.

---

8. Nộp báo cáo tài chính

Thời hạn nộp báo cáo tài chính cần được xác định theo quy định áp dụng cho doanh nghiệp và kỳ kế toán tương ứng.

Theo hướng dẫn tại Điều 25 Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp báo cáo tài chính năm cho cơ quan có thẩm quyền chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. 

Ví dụ, nếu doanh nghiệp có kỳ kế toán năm kết thúc vào ngày 31/12/2026, thời hạn 90 ngày cần được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán theo quy định áp dụng. Doanh nghiệp nên hoàn tất hồ sơ sớm thay vì chờ đến ngày cuối cùng, vì có thể phát sinh lỗi về chữ ký số, định dạng tệp hoặc hệ thống tiếp nhận.

Các bước nộp báo cáo trực tuyến

Tùy từng thời điểm và hệ thống tiếp nhận, quy trình có thể được cập nhật. Về nguyên tắc, kế toán cần:

1. Hoàn thiện bộ báo cáo tài chính theo đúng mẫu.
2. Kiểm tra chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.
3. Kết xuất hồ sơ theo định dạng được hệ thống yêu cầu.
4. Đăng nhập hệ thống thuế điện tử hoặc cổng dịch vụ công tương ứng.
5. Chọn đúng chức năng nộp hồ sơ.
6. Tải tệp báo cáo lên hệ thống.
7. Ký điện tử.
8. Gửi hồ sơ.
9. Kiểm tra trạng thái tiếp nhận.
10. Lưu thông báo hoặc chứng từ điện tử xác nhận đã nộp.

Một số hướng dẫn trên MISA ASP cho thấy hồ sơ báo cáo tài chính có thể được nộp qua hệ thống dịch vụ công theo quy trình riêng, trong đó bản thuyết minh có thể được yêu cầu tải bổ sung theo định dạng phù hợp. Vì giao diện và quy trình có thể thay đổi, kế toán cần kiểm tra hướng dẫn mới nhất trên hệ thống tại thời điểm nộp.

---

9. Lưu trữ hồ sơ sau khi nộp

Sau khi hoàn thành việc nộp báo cáo, doanh nghiệp nên lưu trữ đầy đủ:

• Bản báo cáo tài chính đã ký.
• Tệp dữ liệu đã nộp.
• Thông báo tiếp nhận hồ sơ.
• Thông báo chấp nhận hoặc phản hồi của hệ thống.
• Bản thuyết minh báo cáo tài chính.
• Bảng cân đối tài khoản nếu thuộc bộ hồ sơ phải nộp.
• Sổ kế toán và bảng tổng hợp số liệu.
• Chứng từ gốc liên quan.

Nên lưu bản điện tử theo từng năm, từng doanh nghiệp và từng loại hồ sơ. Đối với hồ sơ giấy, cần sắp xếp theo kỳ và nhóm nghiệp vụ để có thể tra cứu khi cần.

---

Làm BCTC với MISA ASP: Nhanh – Nhàn – Chuẩn xác cho Doanh nghiệp & Kế toán dịch vụ

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách xử lý và nộp bổ sung BCTC trên dịch vụ công. Hy vọng với những chia sẻ từ MISA ASP, anh chị kế toán dịch vụ có thể dễ dàng nắm bắt quy trình, chủ động xử lý hồ sơ nhanh chóng và chuẩn xác hơn trong thực tế.

Nhằm giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác, nền tảng MISA ASP hỗ trợ kế toán dịch vụ lập và hoàn thiện BCTC theo hướng tự động hóa toàn diện, hạn chế tối đa sai sót so với phương pháp thủ công truyền thống. Chỉ với một click, hệ thống có thể tự động tổng hợp số liệu, lập và xuất BCTC nhanh chóng, giúp anh chị rút ngắn thời gian xử lý xuống tới 10 lần mà vẫn đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định.

MISA ASP – Giải pháp giúp kế toán dịch vụ xử lý tới 80% tác vụ thủ công khi lập BCTC, từ đó giảm áp lực mùa báo cáo, tối ưu hiệu suất và tạo nền tảng vững chắc để Mở lối Tăng trưởng cho chính đơn vị dịch vụ của mình.

👉 Dành ra chỉ 5-10 phút tìm hiểu MISA ASP, anh/chị sẽ thấy ngay cách làm khác biệt của những Kế toán dịch vụ có thu nhập cao. Tìm hiểu và đăng ký nhận tư vấn miễn phí từ MISA ASP: 

Kết luận

Cách lập báo cáo tài chính cần được thực hiện theo một quy trình thống nhất, bắt đầu từ xác định chế độ kế toán, thu thập chứng từ, hạch toán, rà soát số liệu, thực hiện bút toán cuối kỳ, lập báo cáo, kiểm tra và nộp đúng hạn.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ hoặc kế toán dịch vụ đang xử lý đồng thời nhiều khách hàng, việc quản lý chứng từ và kiểm soát số liệu tập trung sẽ giúp giảm thời gian rà soát. Kế toán dịch vụ sử dụng Phần mềm kế toán MISA ASP để về đích sớm báo cáo tài chính!