Tổng quan về công việc của kế toán dịch vụ cần làm những gì

Kế toán là bộ phận quan trọng của mọi doanh nghiệp hiện nay để đảm bảo cho hoạt động của công ty được diễn ra suôn sẻ. Tuy nhiên, với những công ty nhỏ hoặc mới thành lập, việc lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán được xem là giải pháp tối ưu giúp tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo mọi hoạt động được vận hành hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn về công việc kế toán dịch vụ cần làm những gì hiện nay.

1. Những điều cần biết về công việc kế toán dịch vụ

Công việc kế toán dịch vụ ngày càng trở nên quan trọng và phổ biến, đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đây là một ngành đặc thù với những yêu cầu riêng về việc kế toán dịch vụ cần làm những gì và cần tuân thủ những nguyên tắc nào.

1.1 Kế toán ngành dịch vụ là gì?

Kế toán dịch vụ là một bộ phận quan trọng của hoạt động kế toán, do các công ty dịch vụ kế toán chuyên trách và đặc biệt thiết kế để phù hợp với yêu cầu của từng ngành nghề và loại hình kinh doanh cụ thể. Khác với kế toán nội bộ, kế toán dịch vụ đòi hỏi các công ty cung cấp dịch vụ phải có kiến thức sâu rộng, nắm bắt được những đặc điểm riêng biệt và yếu tố đặc thù của mỗi lĩnh vực mà họ hỗ trợ. 

Hiện nay, những công ty dịch vụ kế toán này không chỉ thực hiện công việc tính toán và quản lý tài chính mà còn cần phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý trong ngành kế toán dịch vụ. Điều này nhằm đảm bảo rằng các dịch vụ họ cung cấp đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tính minh bạch, chính xác và phù hợp với đặc thù của từng ngành nghề. Việc tuân thủ quy định pháp luật bên cạnh những yêu cầu trong chuyên môn kế toán dịch vụ cần làm những gì không chỉ giúp các công ty dịch vụ kế toán xây dựng uy tín trong ngành mà còn giúp khách hàng an tâm khi sử dụng dịch vụ của họ, từ đó tối ưu hóa hiệu quả quản lý tài chính và hoạt động của doanh nghiệp.

1.2 Yêu cầu đặc trưng đối với ngành kế toán dịch vụ

Bên cạnh các nghiệp vụ kế toán thông thường, nhân viên kế toán dịch vụ cần nắm được các yêu cầu đặc trưng cũng như nhiệm vụ kế toán dịch vụ cần làm những gì, cụ thể:

• Kiến thức chuyên môn vững chắc: Người làm kế toán phải sở hữu kiến thức sâu rộng về lĩnh vực của mình để có thể cung cấp các gói dịch vụ đa dạng, phục vụ nhu cầu của nhiều ngành nghề khác nhau. Điều này không chỉ bao gồm việc nắm rõ các quy trình kế toán cơ bản mà còn phải có khả năng phân tích và áp dụng những kiến thức đó vào thực tiễn kinh doanh.
• Nắm vững nghiệp vụ ngành nghề: Kế toán viên cần có sự hiểu biết sâu về các nghiệp vụ liên quan đến từng ngành nghề cụ thể. Điều này giúp họ phản ánh kịp thời các chi phí và nghiệp vụ phát sinh trong quá trình hoạt động. Việc tính toán giá thành sản phẩm và dịch vụ phải được thực hiện một cách chính xác, nhằm đảm bảo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp là đúng đắn.
• Quản lý hiệu quả nguyên liệu sử dụng: Kế toán viên cần có khả năng quản lý tốt lượng nguyên liệu để tối ưu hóa chi phí và thúc đẩy năng suất lao động. Sự quản lý hiệu quả không chỉ góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn cải thiện hiệu quả kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Một kế toán viên giỏi sẽ biết cách tối ưu hóa quy trình sử dụng nguyên liệu, từ đó giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

2. Công việc kế toán dịch vụ cần làm những gì?

Về cơ bản, công việc của nhân viên kế toán dịch vụ cần làm những gì cũng giống như nhân viên kế toán thông thường. Điểm khác biệt cơ bản nằm ở chỗ kế toán dịch vụ thực hiện công việc kế toán, hạch toán cho doanh nghiệp thuê. Ngoài ra, tùy thuộc vào từng thời kỳ (ngày, tháng, quý, năm), nhân viên kế toán dịch vụ sẽ có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

2.1 Nhiệm vụ hằng ngày

Công việc hàng ngày của nhân viên kế toán dịch vụ chủ yếu liên quan đến việc quản lý và theo dõi các hoạt động kinh doanh. Họ thực hiện nhiệm vụ này một cách hiệu quả để đảm bảo sự ổn định và phát triển cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Theo dõi chi tiêu: Giám sát các khoản chi tiêu không quảng cáo dựa trên hóa đơn đến trong tài khoản để kiểm soát tài chính chặt chẽ.
• Quản lý kho: Tạo phiếu thu và chi, đồng thời theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho, giúp đảm bảo bạn luôn nắm rõ số lượng hàng hóa hiện có.
• Lập hóa đơn bán hàng: Tạo hóa đơn cho khách hàng một cách chính xác, đảm bảo quy trình thanh toán diễn ra suôn sẻ.
• Xác minh thông tin khách hàng: Kiểm tra thông tin khách hàng và tra cứu thông tin doanh nghiệp dựa trên Mã số thuế (MST) để đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch.
• Giao dịch thanh toán: Tạo phiếu gửi tiền và thực hiện các giao dịch thanh toán ngay lập tức, đảm bảo dòng tiền luôn ổn định.
• Cung cấp biên nhận: Cung cấp biên nhận chi tiết để theo dõi các giao dịch tiền mặt một cách chính xác và minh bạch.
• Quản lý thuế: Lập danh sách theo dõi các loại thuế phải nộp, số tiền và thời hạn nộp để đảm bảo không bị phạt.
• Thực hiện giao dịch ngân hàng: Tiến hành các giao dịch ngân hàng như nhận và thanh toán qua UNC, séc, cũng như gửi và rút tiền.
• Theo dõi công nợ: Quản lý công nợ chi tiết với nhà cung cấp và khách hàng, phản ánh kịp thời các chi phí phát sinh.
• Tính toán và lập báo cáo: Tính toán giá sản phẩm, giá vốn, chi phí vận hành và sản xuất, doanh thu, lợi nhuận,… nhằm lập báo cáo và xác nhận kết quả kinh doanh.

2.2 Nhiệm vụ hàng tháng

Công việc hàng tháng của kế toán dịch vụ rất đa dạng và quan trọng. Các nhân viên kế toán phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bao gồm:

• Lập báo cáo tình hình kinh doanh: Chuẩn bị báo cáo về tình trạng xuất, nhập, tồn kho và kết quả sản xuất kinh doanh.
• Quản lý hóa đơn và chứng từ: Tập hợp, phân loại, kiểm tra tính hợp lệ và lập báo cáo sử dụng hóa đơn, chứng từ hàng tháng.
• Chuẩn bị bảng lương: Lập bảng lương và các biểu mẫu liên quan đến người lao động cho đơn vị thuê.
• Quyết toán thuế: Thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế giá trị gia tăng.
• Lập và nộp báo cáo thuế: Soạn thảo và nộp các báo cáo thuế, bao gồm biểu mẫu trong nghiệp vụ phân bổ, khấu hao, sổ cái tài khoản, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết giá thành sản phẩm, sổ kho, cùng các chứng từ nhập, xuất, thu, chi.
• Tính toán bảo hiểm: Tính toán và nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên của đơn vị thuê.
• Hạch toán số liệu: Nhập số liệu vào phần mềm kế toán để quản lý thông tin tài chính một cách chính xác.
• Phối hợp với doanh nghiệp: Làm việc cùng doanh nghiệp để cân đối và xử lý các vấn đề liên quan đến kế hoạch doanh thu, chi phí và lãi lỗ.
• Giao dịch với cơ quan thuế: Thực hiện giao dịch và trình bày các thông tin cần thiết với cơ quan thuế.
• Cất giữ chứng từ: Lưu trữ các chứng từ kế toán và chứng từ gốc theo quy định để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ.

2.2 Nhiệm vụ hàng quý

Sau mỗi 3 tháng, kế toán dịch vụ sẽ tiến hành một số công việc quan trọng. Các nhiệm vụ này bao gồm:

• Lập báo cáo tạm quyết toán thuế: Soạn thảo báo cáo tạm quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp dựa trên sổ sách ghi chép hàng tháng và kế hoạch của doanh nghiệp, sau đó nộp lên cơ quan thuế.
• Chuẩn bị tờ khai thuế: Chuẩn bị tờ khai thuế thu nhập cá nhân và thuế giá trị gia tăng cho doanh nghiệp kê khai theo quý.
• Lập tờ khai tạm tính thuế: Soạn thảo tờ khai tạm tính thuế thu nhập doanh nghiệp hàng quý.
• Nhận sổ phụ và phiếu thu: Tiếp nhận sổ phụ và phiếu thu từ ngân hàng để kiểm tra và đối chiếu.
• Hoàn thiện sổ sách và chứng từ: Hoàn thiện các sổ sách, chứng từ trong quý và bàn giao lại cho doanh nghiệp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.

>> Đọc thêm: Quy trình kế toán dịch vụ chuyên nghiệp gồm những gì?

>> Đọc thêm: Tổng hợp, tải mẫu báo cáo thuế phải nộp đầy đủ, chi tiết nhất

2.3 Nhiệm vụ cuối năm

Cuối năm, kế toán dịch vụ thực hiện nhiều công việc thiết yếu để hoàn thành các thủ tục tài chính. Các nhiệm vụ này bao gồm:

• Lập báo cáo thuế: Soạn thảo báo cáo thuế và quyết toán thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp theo năm.
• Chuẩn bị sổ sách kế toán: Tập hợp và hoàn thiện sổ sách kế toán cùng với báo cáo tài chính cuối năm cho doanh nghiệp.
• Lập báo cáo thống kê: Chuẩn bị báo cáo thống kê và nộp cho cơ quan thống kê đúng tiến độ quy định.
• In sổ sách kế toán: In các sổ sách kế toán như sổ cái và sổ chi tiết tài khoản để phục vụ cho việc kiểm tra và báo cáo.
• In báo cáo tồn kho: In báo cáo tổng hợp và chi tiết về hàng hóa, công cụ, dụng cụ tồn kho và phân bổ.
• Sắp xếp sổ sách: Sắp xếp các sổ sách theo thứ tự, phân loại và lưu trữ chúng theo danh mục để đảm bảo dễ dàng truy cập và quản lý.

Những nhiệm vụ về việc kế toán dịch vụ cần làm những gì không chỉ đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính mà còn góp phần quan trọng vào việc duy trì sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Qua đó, kế toán dịch vụ giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về tình hình tài chính và thực hiện các quyết định chiến lược trong tương lai.

3. Lợi ích khi lựa chọn kế toán dịch vụ bên ngoài

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc quản lý kế toán và thuế ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Thiếu bộ phận kế toán chuyên nghiệp có thể gây khó khăn và tốn nhiều thời gian cho doanh nghiệp. Do đó, sử dụng dịch vụ kế toán là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tập trung vào phát triển kinh doanh.

• Tiết kiệm thời gian:

Quản lý sổ sách kế toán và nộp thuế định kỳ là một nhiệm vụ lớn đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Dịch vụ kế toán giúp đảm bảo hoàn tất cả các nhiệm vụ kế toán dịch vụ cần làm những gì được chu toàn, để các quy trình này diễn ra đúng hạn và theo đúng quy định pháp luật, từ đó doanh nghiệp có thể an tâm phát triển mà không phải bận tâm đến các vấn đề phức tạp trong lĩnh vực kế toán.

• Hiệu quả và đúng luật:

Dịch vụ kế toán cam kết đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ và chứng từ, cùng việc nộp tờ khai thuế đúng hạn. Với đội ngũ nhân viên và các chuyên gia cố vấn trong các công ty uy tín có kinh nghiệm và am hiểu sâu sắc về pháp luật, họ có khả năng xử lý công việc nhanh chóng và chính xác hơn so với kế toán nội bộ.

• Tiết kiệm chi phí:

Việc sử dụng dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể so với việc thuê kế toán cố định. Doanh nghiệp không phải chi cho đào tạo, lương, bảo hiểm hay các thiết bị văn phòng, điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp mới với nguồn lực tài chính hạn chế. Vì vậy, lựa chọn dịch vụ kế toán là một quyết định thông minh để tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất công việc.

4. Những điều cần lưu ý khi chọn công ty cung cấp kế toán dịch vụ để tránh rủi ro

Các công ty cung cấp dịch vụ kế toán mang lại nhiều lợi ích, đặc biệt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như những doanh nghiệp mới thành lập. Tuy nhiên, nếu không lựa chọn cẩn thận, doanh nghiệp có thể gặp phải một số rủi ro sau đây:

• Thiếu chuyên nghiệp và kinh nghiệm: Những cá nhân cung cấp dịch vụ có thể không có đủ kinh nghiệm hoặc trình độ chuyên môn, dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và báo cáo tài chính, gây hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp.
• Rủi ro về bảo mật thông tin: Việc sử dụng kế toán dịch vụ có thể khiến thông tin tài chính của doanh nghiệp bị rò rỉ hoặc lạm dụng nếu không có biện pháp bảo mật thích hợp.
• Mất quyền kiểm soát: Doanh nghiệp có thể cảm thấy mất kiểm soát trong quản lý sổ sách kế toán, vì thông tin về quy trình và tình trạng công việc có thể không được cung cấp đầy đủ và rõ ràng.
• Khó khăn trong xác định trách nhiệm: Khi xảy ra sai sót hoặc vi phạm pháp luật trong kê khai thuế, doanh nghiệp có thể khó xác định ai phải chịu trách nhiệm nếu không có hợp đồng rõ ràng.
• Thiếu hỗ trợ khi cần thiết: Những cá nhân cung cấp dịch vụ có thể không có đủ nguồn lực để đáp ứng nhanh chóng yêu cầu từ cơ quan thuế, dẫn đến chậm trễ trong hoàn thành báo cáo hoặc xử lý vấn đề phát sinh.
• Khó khăn trong kiểm tra và đánh giá chất lượng dịch vụ: Do không có quy trình hoặc tiêu chuẩn rõ ràng, việc đánh giá chất lượng dịch vụ của cá nhân có thể gặp khó khăn, khiến doanh nghiệp không nhận được giá trị tương xứng với chi phí bỏ ra.

Để khắc phục những rủi ro trên, khi lựa chọn nhà cung cấp kế toán dịch vụ, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ về uy tín của đối phương trên thị trường. Ngoài ra, hợp đồng cung cấp dịch vụ cũng cần được soạn thảo chặt chẽ kèm theo các điều kiện rõ ràng về trách nhiệm pháp lý nhằm đảm bảo quyền lợi của cả đôi bên.

5. Lựa chọn nền tảng kế toán dịch vụ để tối ưu công việc kinh doanh

Một trong những giải pháp hiện nay của nhiều doanh nghiệp vừa, nhỏ và siêu nhỏ chính là lựa chọn nền tảng kế toán dịch vụ phù hợp với nhu cầu của công ty nhằm giải quyết được vấn đề đảm bảo hoàn thành các công việc kế toán dịch vụ cần làm những gì. Lựa chọn nền tảng kế toán dịch vụ phù hợp là một bước quan trọng giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu quả hoạt động. Dưới đây là một số ưu điểm của việc lựa chọn nền tảng kế toán dịch vụ:

• Tự động hóa quy trình: Nền tảng kế toán dịch vụ giúp tự động hóa các tác vụ như ghi chép giao dịch, lập báo cáo tài chính và quản lý thuế, giảm thiểu thời gian và công sức cho kế toán viên.
• Dễ sử dụng: Giao diện thân thiện và dễ sử dụng giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận, làm quen và thao tác, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc.
• Khả năng tích hợp: Việc chọn phần mềm có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như quản lý khách hàng (CRM) hay quản lý kho hàng tạo ra một hệ sinh thái làm việc hiệu quả, giúp đồng bộ thông tin giữa các bộ phận.

Việc lựa chọn nền tảng kế toán dịch vụ phù hợp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện chất lượng quản lý tài chính, từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển bền vững. Hiểu được nhu cầu này, MISA ASP đã được phát triển nhằm kết nối doanh nghiệp với các tổ chức cung cấp dịch vụ kế toán chất lượng, chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Khi sử dụng MISA ASP, doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm kế toán dịch vụ đáp ứng đúng yêu cầu với chi phí hợp lý, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và giải quyết công việc một cách nhanh chóng và thuận lợi hơn.