Hoá đơn xuất cùng một ngày trên 20 triệu có được khấu trừ?

Trong công tác kế toán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt rất quan trọng. Quy định đối với hóa đơn trên 20 triệu luôn là điểm nóng dễ sai sót.

Đặc biệt là trường hợp doanh nghiệp mua hàng nhiều lần cùng một ngày. Mỗi hóa đơn lẻ đều dưới 20 triệu đồng. Tuy nhiên, tổng giá trị phát sinh lại vượt ngưỡng 20 triệu. Liệu doanh nghiệp có được khấu trừ thuế GTGT? Khoản này có được tính vào chi phí hợp lý?

Bài viết dưới đây của MISA ASP sẽ làm rõ quy định pháp lý này. Nội dung bám sát hướng dẫn chuẩn xác nhất từ Tổng cục Thuế.

1. Cơ sở pháp lý về điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý

Để xác định tính hợp lệ của các hóa đơn mua hàng trong cùng một ngày, kế toán dịch vụ cần căn cứ sát sao vào hai văn bản pháp luật cốt lõi sau:

• Về Thuế GTGT: Căn cứ khoản 5 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 quy định rõ: Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới hai mươi triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.

• Về Thuế TNDN: Theo Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi từ Thông tư 78/2014/TT-BTC), các khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được tính vào chi phí được trừ.

Kết luận cốt lõi: Bản chất luật tính theo tổng giá trị giao dịch phát sinh với một nhà cung cấp trong cùng một ngày. Do đó, nếu tổng số tiền mua hàng trong ngày vượt mức quy định của một hóa đơn trên 20 triệu, doanh nghiệp buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) cho toàn bộ các hóa đơn đó.

2. Tác hại khi thanh toán tiền mặt cho hóa đơn xuất cùng ngày tổng trên 20 triệu

Để giúp các kế toán dịch vụ dễ hình dung tình huống rủi ro bị cơ quan thuế loại chi phí, hãy cùng phân tích ví dụ thực tế dựa trên hướng dẫn từ Cục thuế TP. Hà Nội:

Ví dụ thực tế:

Ngày 15/10/2025, Công ty X mua hàng hóa của Công ty Y thành 2 lần trong ngày:

• Buổi sáng: Mua hàng giá trị 14 triệu đồng (Thuế GTGT 1,4 triệu đồng) Xuất hóa đơn số 01.

• Buổi chiều: Mua thêm hàng giá trị 12 triệu đồng (Thuế GTGT 1,2 triệu đồng) Xuất hóa đơn số 02.

• Tổng giá trị mua hàng trong ngày 15/10 từ Công ty Y là: 14 triệu + 12 triệu = 26 triệu đồng (Đã vượt ngưỡng quy định của một hoá đơn trên 20 triệu).

Phương thức thanh toán và hệ quả pháp lý:

• Tình huống 1: Ngày 18/10/2025, Công ty X thực hiện chuyển khoản qua ngân hàng số tiền 15,4 triệu đồng (bao gồm tiền hàng và thuế GTGT) để thanh toán cho hóa đơn số 01.

  • Kết quả: Hóa đơn số 01 được khấu trừ 1,4 triệu đồng tiền thuế GTGT đầu vào và giá trị tiền hàng 14 triệu đồng được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

• Tình huống 2: Ngày 19/10/2025, Công ty X sử dụng tiền mặt để chi trả số tiền 13,2 triệu đồng (bao gồm tiền hàng và thuế GTGT) cho hóa đơn số 02.

  • Kết quả: Hóa đơn số 02 chỉ có giá trị tiền hàng là 12 triệu đồng (dưới 20 triệu). Tuy nhiên, tổng giao dịch phát sinh ngày 15/10 với Công ty Y đã vượt quá 20 triệu đồng. Việc thanh toán bằng tiền mặt khiến hóa đơn này không được khấu trừ 1,2 triệu đồng thuế GTGT. Đồng thời, doanh nghiệp bị loại chi phí tính thuế TNDN trị giá 12 triệu đồng.

3. Trường hợp đặc biệt: Hóa đơn hủy/thay thế trùng ngày với hóa đơn mới

Một tình huống nghiệp vụ khác thường gặp là trong cùng một ngày, doanh nghiệp vừa nhận hóa đơn thay thế (cho một sai sót từ giao dịch của những ngày trước), vừa phát sinh thêm một hóa đơn mua hàng mới. Khi cộng gộp hai hóa đơn này lại, tổng giá trị trong ngày vượt quá 20 triệu đồng.

Dựa trên nguyên tắc xử lý của cơ quan Thuế, trường hợp này được phân định rõ ràng như sau:

Tình huống cụ thể:

• Ngày 12/11/2025: Công ty X mua một lô hàng trị giá 17 triệu đồng (đã bao gồm thuế GTGT, thanh toán bằng tiền mặt) từ Công ty Y theo hóa đơn số 102.

• Ngày 13/11/2025: Hai bên phát hiện hóa đơn số 102 bị sai sót thông tin tên hàng hóa. Công ty X và Công ty Y đã lập biên bản thu hồi, đồng thời nhà cung cấp xuất hóa đơn số 105 thay thế.

• Cũng trong ngày 13/11/2025, Công ty X tiếp tục phát sinh mua thêm một đơn hàng mới từ Công ty Y và nhận hóa đơn số 106 trị giá 11 triệu đồng.

• Hệ quả: Nếu cộng gộp hóa đơn thay thế số 105 và hóa đơn mới số 106 trong cùng ngày 13/11, tổng giá trị giao dịch sẽ là 28 triệu đồng (vượt ngưỡng quy định tính theo ngày).

Giải pháp xử lý cho Kế toán dịch vụ:

Đối với hóa đơn số 105 (thay thế cho hóa đơn số 102 phát sinh ngày 12/11), bản chất ngày mua hàng và giao dịch kinh tế thực tế vẫn được xác định là ngày 12/11. Do đó, hóa đơn thay thế này vẫn đáp ứng đầy đủ điều kiện khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý bằng tiền mặt bình thường (vì riêng trong ngày 12/11, giá trị giao dịch dưới 20 triệu đồng).

Đối với hóa đơn mua mới số 106 phát sinh ngày 13/11 có giá trị 11 triệu đồng (dưới 20 triệu đồng), doanh nghiệp vẫn được phép thanh toán bằng tiền mặt mà không sợ bị tính gộp với hóa đơn thay thế số 105, do bản chất hai giao dịch này thuộc hai ngày mua hàng hoàn toàn khác nhau.

Hồ sơ chứng minh cần lưu trữ để giải trình: Để đảm bảo tính minh bạch, chặt chẽ và an toàn tuyệt đối khi giải trình trước cơ quan thuế trong kỳ quyết toán, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng bộ hồ sơ đi kèm bao gồm:

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng quy định rõ các đợt giao dịch riêng biệt.

2. Phiếu xuất kho từ người bán và Phiếu nhập kho của doanh nghiệp tương ứng với từng lô hàng.

3. Biên bản giao nhận hàng hóa chi tiết theo từng thời điểm.

4. Biên bản thu hồi/hủy hóa đơn viết sai (hóa đơn số 102) có chữ ký và đóng dấu xác nhận của hai bên.

Kết luận

Việc kiểm soát những giao dịch mua bán có tổng giá trị hóa đơn trên 20 triệu phát sinh cùng ngày đòi hỏi kế toán phải cực kỳ cẩn trọng khi duyệt chi thanh toán. Hãy luôn ưu tiên hình thức chuyển khoản ngân hàng từ tài khoản công ty sang tài khoản nhà cung cấp đối với mọi đơn hàng có dấu hiệu gom nhiều hóa đơn lẻ trong ngày để bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế và tối ưu chi phí hợp lý cho doanh nghiệp.

Để quản lý hóa đơn đầu vào – đầu ra tự động, hạn chế tối đa các sai sót về hạn mức và điều kiện khấu trừ, hãy tham khảo ngay giải pháp Phần mềm kế toán dịch vụ MISA ASP – Trợ thủ đắc lực giúp Kế toán dịch vụ tăng năng suất gấp 10 lần.

Phân hệ Kiểm soát rủi ro của MISA ASP sẽ cung cấp các Báo cáo phân tích, đối chiếu, kiểm tra chứng từ, sổ sách giúp kế toán dịch vụ có thể rà soát những sai sót trước khi gửi tờ khai/báo cáo cho Cơ quan Thuế cũng như quản lý tốt chất lượng dịch vụ của đơn vị.

Với tính năng của MISA ASP, phần mềm sẽ đối chiếu giữa các hóa đơn mà các anh chị hạch toán với hóa đơn trên trang của cơ quan thuế. Điều này giúp kế toán dịch vụ kiểm tra, rà soát kịp thời những sai sót, rủi ro, đồng thời cũng chủ động cho việc giải trình số liệu với Cơ quan thuế khi được yêu cầu.

Trải nghiệm miễn phí tính năng ưu việt của MISA ASP tại đây: