MISA ASP
1 lượt xem
Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế dùng khi hóa đơn điện tử lập sai mã số thuế, số tiền, thuế suất. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán được chọn một trong hai, trừ vài trường hợp bắt buộc.
1. Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế khác nhau thế nào?
Hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi phần chênh lệch so với hóa đơn gốc, còn hóa đơn thay thế là một hóa đơn mới ghi lại toàn bộ nội dung đúng. Hóa đơn gốc vẫn là căn cứ khi điều chỉnh, nhưng bị thay hẳn khi lập hóa đơn thay thế.
| Tiêu chí | Hóa đơn điều chỉnh | Hóa đơn thay thế |
|---|---|---|
| Cách sửa | Chỉ sửa phần sai, ghi chênh lệch | Lập lại toàn bộ hóa đơn đúng |
| Giá trị ghi trên hóa đơn | Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm | Ghi đúng số thực tế phát sinh |
| Dòng chữ bắt buộc | “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” | “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” |
| Hóa đơn gốc | Vẫn giữ, đọc cùng hóa đơn điều chỉnh | Được thay bằng hóa đơn mới |
| Khi lại phát hiện sai | Tiếp tục lập hóa đơn điều chỉnh | Tiếp tục lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn liền trước |
| Căn cứ | Điểm b.1 khoản 1 Điều 10 | Điểm b.2 khoản 1 Điều 10 |
Cả hai đều được người bán ký số, gửi người mua (hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua (hóa đơn có mã).
1.1 Đã điều chỉnh rồi có chuyển sang thay thế được không?
Không. Hình thức chọn ở lần xử lý đầu tiên phải giữ nguyên cho các lần sau.
“a) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều này, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý lần đầu;” (Điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Vì vậy, nhiều bài viết cho rằng hóa đơn thay thế “chỉ phát hành một lần” là dễ gây hiểu nhầm. Nếu hóa đơn thay thế lại sai, kế toán vẫn lập tiếp một hóa đơn thay thế khác.
1.2 Hóa đơn điều chỉnh ghi số âm hay số dương?
Phần giá trị điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm, đúng với số thực tế cần điều chỉnh (điểm c khoản 6 Điều 10). Kế toán không ghi lại các dòng đúng của hóa đơn gốc lên hóa đơn điều chỉnh.
2. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh, khi nào lập hóa đơn thay thế?
Từ 01/7/2026, việc chọn hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh phụ thuộc vào loại nội dung bị sai. Bảng dưới tóm tắt 4 nhóm trường hợp tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
| Nội dung sai | Cách xử lý | Căn cứ |
|---|---|---|
| Tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, nội dung khác (không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa) | Không lập lại hóa đơn, gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT | Điểm a khoản 1 |
| MST, tên hàng, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế, nội dung bắt buộc khác | Chọn điều chỉnh hoặc thay thế | Điểm b khoản 1 |
| Hóa đơn từ máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng | Chỉ lập hóa đơn thay thế | Điểm c khoản 1 |
| Trả lại hàng, chiết khấu thương mại, hoàn phí bảo hiểm, hóa đơn không có ký hiệu, số hóa đơn | Lập hóa đơn điều chỉnh | Khoản 5, điểm b khoản 6 |
2.1 Sai tên, địa chỉ người mua: không lập lại hóa đơn
Nếu chỉ sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ, người bán thông báo cho người mua và không phải lập lại hóa đơn. Người bán gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III (điểm a khoản 1 Điều 10).
Riêng hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu, người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (điểm đ khoản 1 Điều 10).
2.2 Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất: được chọn một trong hai
Đây là nhóm kế toán gặp nhiều nhất. Người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhưng trước đó phải làm thủ tục với người mua.
“Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).” (Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Đây là điểm khác quy định cũ, khi văn bản thỏa thuận chỉ cần lập nếu hai bên có thỏa thuận. Văn bản được lưu tại đơn vị, xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Nếu trong tháng lập sai cùng một thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung. Hóa đơn này kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
2.3 Trường hợp chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh
Khoản 5 Điều 10 quy định một số trường hợp hóa đơn ban đầu không sai nhưng giá trị giao dịch thay đổi về sau. Các trường hợp kế toán doanh nghiệp hay gặp gồm:
- Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị: người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thỏa thuận để người mua lập hóa đơn trả hàng (điểm c.1).
- Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số: trừ vào hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ sau, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê (điểm b).
- Hoàn phí, giảm phí bảo hiểm; hoàn phí dịch vụ ngân hàng; dịch vụ viễn thông; chênh lệch tỷ giá khi bán khí thiên nhiên.
Ngoài ra, hóa đơn được phép lập không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn mà bị sai thì chỉ lập hóa đơn điều chỉnh (điểm b khoản 6).
2.4 Trường hợp chỉ được lập hóa đơn thay thế
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng (ô tô, xe máy, nhà đất…) bị sai thì chỉ lập hóa đơn thay thế. Ngoại lệ là tài sản đã đăng ký tên người mua rồi trả lại, khi đó người mua lập hóa đơn trả lại hàng (điểm c khoản 1, điểm c.2 khoản 5 Điều 10).
GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG CHO KẾ TOÁN DỊCH VỤ
Kế toán dịch vụ quản lý nhiều khách hàng cùng lúc, mỗi bên lại dùng một nhà cung cấp hóa đơn khác nhau. Một hóa đơn điều chỉnh, thay thế gửi đến mà không ai cập nhật, sổ sách vẫn giữ số cũ, tờ khai lệch. Đến khi cơ quan thuế đối chiếu thì đã phải khai bổ sung, giải trình và nộp tiền chậm nộp cho khách hàng.
Muốn CHUẨN – CHÍNH XÁC – NHANH CHÓNG ngay từ đầu, giải pháp chính là phần mềm kế toán online như MISA ASP – thiết kế riêng cho Kế toán dịch vụ giúp TỰ ĐỘNG KÉO hóa đơn REALTIME – LẤY MỌI HÓA ĐƠN của khách hàng ngay khi chúng xuất hiện trên hệ thống thuế.
✓ Tự kéo hóa đơn: đồng bộ toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra của từng khách hàng từ cơ quan thuế mỗi đêm, kể cả hóa đơn điều chỉnh, thay thế, không cần đăng nhập từng tài khoản.
✓ Tự hạch toán: trợ lý AI AVA đọc, phân loại hóa đơn và lập sẵn chứng từ, kế toán chỉ cần kiểm tra lại.
✓ Tự đối chiếu: so dữ liệu sổ sách với dữ liệu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, cảnh báo ngay hóa đơn sai lệch hoặc người bán có rủi ro.
✓ Tự động lên tờ khai, nộp ngay trên phần mềm: Nộp tờ khai, tờ khai bổ sung qua MISA mTAX tích hợp (miễn phí), theo dõi tình trạng nộp của mọi khách hàng trên một màn hình.
Đăng ký ngay để nhận demo 1:1 miễn phí và ưu đãi lên tới 73% duy nhất trong tháng.
3. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?
Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh được kê khai theo hai nhóm. Nhóm khoản 5 (trả hàng, chiết khấu…) khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, còn hóa đơn sửa sai sót khai bổ sung theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
3.1 Trường hợp kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh
“d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.” (Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)
Như vậy, hóa đơn điều chỉnh do trả hàng, chiết khấu thương mại không làm phát sinh tờ khai bổ sung. Người bán đưa vào kỳ lập hóa đơn, người mua đưa vào kỳ nhận hóa đơn.
3.2 Trường hợp phải khai bổ sung kỳ gốc
Thông tư 91/2026/TT-BTC không còn câu “khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế” như quy định cũ. Hóa đơn sửa sai sót được xử lý theo quy định chung về khai bổ sung tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
| Ảnh hưởng của sai sót | Cách kê khai |
|---|---|
| Không làm đổi số thuế phải nộp, số thuế được khấu trừ | Không lập tờ khai bổ sung, chỉ nộp bản giải trình |
| Làm tăng, giảm thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau | Khai bổ sung kỳ gốc, số chênh lệch khai vào kỳ phát hiện: tăng chỉ tiêu [38], giảm chỉ tiêu [37] |
| Làm tăng thuế phải nộp hoặc giảm thuế đã được hoàn | Khai bổ sung kỳ gốc, nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp (nếu có) |
Trường hợp việc khai bổ sung làm tăng, giảm số thuế giá trị gia tăng được khấu trừ chuyển kỳ sau thì người nộp thuế khai số thuế chênh lệch tăng, giảm vào kỳ phát hiện sai, sót. (Điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP)
Riêng phía người mua phát hiện thuế GTGT đầu vào khai sai thì thực hiện theo pháp luật thuế GTGT, cũng theo điểm a khoản 6 Điều 12. Tờ khai 01/GTGT theo Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn khai vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] kỳ phát hiện nếu sai sót làm giảm thuế phải nộp hoặc chỉ làm đổi số thuế còn được khấu trừ.
3.3 Ví dụ kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Công ty A kê khai thuế GTGT theo quý, đã nộp tờ khai quý III/2026. Trong tháng 11/2026 (quý IV), kế toán phát hiện ba nghiệp vụ dưới đây (giả định thuế suất đúng là 10%).
Tình huống 1: Sai thuế suất, chọn điều chỉnh. Hóa đơn số 125 ngày 15/8/2026 bán cho Công ty B, giá chưa thuế 50.000.000 đồng, ghi thuế suất 8% (tiền thuế 4.000.000 đồng) thay vì 10% (5.000.000 đồng). Hai bên lập văn bản thỏa thuận, Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh tăng tiền thuế +1.000.000 đồng. Quý III Công ty A có số thuế phải nộp nên khai bổ sung tờ khai quý III, nộp thêm 1.000.000 đồng cùng tiền chậm nộp.
Tình huống 2: Sai đơn giá, chọn thay thế. Hóa đơn số 140 ngày 20/9/2026 ghi thành tiền 33.000.000 đồng, đúng là 30.000.000 đồng. Công ty A lập hóa đơn thay thế ghi 30.000.000 đồng, tiền thuế 3.000.000 đồng, nên thuế đầu ra giảm 300.000 đồng. Giả sử quý III đang còn thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau, Công ty A khai bổ sung quý III và khai 300.000 đồng vào chỉ tiêu [38] tờ khai quý IV.
Tình huống 3: Khách trả hàng. Ngày 05/11/2026, Công ty C trả lại hàng của hóa đơn tháng 9 trị giá 10.000.000 đồng chưa thuế. Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm -10.000.000 đồng và tiền thuế -1.000.000 đồng, kê khai luôn vào tờ khai quý IV/2026, không khai bổ sung quý III.
4. Kế toán dịch vụ cần làm gì để không sót hóa đơn điều chỉnh của khách hàng?
Với kế toán dịch vụ làm nhiều khách hàng, khó khăn lớn nhất là theo dõi và cập nhật tifnht trạng hóa đơn điều chỉnh, thay thế do nhà cung cấp của khách hàng gửi đến. Một hóa đơn đầu vào bị thay thế mà sổ sách vẫn giữ số cũ sẽ làm lệch thuế được khấu trừ.
Năm việc nên làm thành thói quen hàng tháng:
- Đối chiếu danh sách hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế với sổ sách, lọc riêng hóa đơn có trạng thái điều chỉnh, thay thế.
- Với hóa đơn đầu ra, yêu cầu khách hàng lưu văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
- Ghi lại hình thức đã chọn cho từng hóa đơn sai để lần sau không đổi từ điều chỉnh sang thay thế.
- Xác định sai sót thuộc khoản 5 hay sai sót thông thường trước khi chọn kỳ kê khai.
- Lập tờ khai bổ sung kịp thời để hạn chế tiền chậm nộp cho khách hàng.
Làm thủ công cho vài khách hàng thì ổn, nhưng với hàng chục doanh nghiệp, kế toán nên dùng phần mềm kế toán dịch vụ để tự gom hóa đơn và cảnh báo chênh lệch.
5. Kế toán cần nhớ gì về hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế?
Từ 01/7/2026, hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sai tên, địa chỉ thì chỉ gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất thì chọn điều chỉnh hoặc thay thế, lập văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh.
Hóa đơn máy tính tiền, tài sản phải đăng ký chỉ được thay thế, còn trả hàng, chiết khấu chỉ được điều chỉnh và khai vào kỳ lập hóa đơn. Hóa đơn sửa sai sót khai bổ sung kỳ gốc theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
Phần mềm kế toán MISA ASP giúp kế toán dịch vụ TỰ ĐỘNG CẬP NHẬT NHANH CHÓNG – KỊP THỜI hóa đơn điều chỉnh, thay thế của mọi khách hàng ngay khi phát sinh.
✓ Không còn đi tải hóa đơn từng khách: 23h59 mỗi đêm, phần mềm tự kéo toàn bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra của mọi khách hàng từ Nhà cung cấp, kể cả hóa đơn điều chỉnh, thay thế.
✓ Không còn ngồi nhập đến khuya: trợ lý AI AVA tự hạch toán sẵn chứng từ, hạn chế tối đa lỗi gõ sai số, sai mã số thuế.
✓ Không còn dò từng hóa đơn trước kỳ khai: phần mềm đối chiếu hàng loạt với dữ liệu hóa đơn điện tử cho tất cả khách hàng, chỉ ra đúng chỗ lệch.
✓ Không còn chạy deadline từng tài khoản: số liệu tự lên tờ khai, nộp trực tiếp qua MISA MTAX tích hợp, theo dõi tình trạng nộp của mọi khách hàng trên một màn hình.
Có MISA ASP, Kế toán dịch vụ không còn lo bỏ sót hóa đơn điều chỉnh, thay thế của khách hàng.
HÓA ĐƠN ĐƯỢC TỰ ĐỘNG CẬP NHẬT REALTIME – CHUẨN XÁC
ĐĂNG KÝ DEMO 1:1 HÔM NAY – TẶNG ƯU ĐÃI TỚI 73% (chỉ 10 suất sớm nhất!)
