Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền – Quy định mới 2026

Nhà nước đang thúc đẩy việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HDDTTMTT) với hàng loạt các quy định và nghị định. Mới nhất là nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định việc áp dụng loại hóa đơn từ máy tính tiền với hộ kinh doanh. Nếu bạn chưa biết thông tin chi tiết về các quy định này hãy theo dõi bài viết dưới đây!

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Theo khoản 3, Điều 3, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, HDDTTMTT được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền) là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu.”

Trong đó, máy tính tiền là thiết bị điện tử tích hợp công nghệ có chức năng chính là tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng và số liệu bán hàng. Thiết bị này có thể là máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc máy Pos, miễn là có tích hợp phần mềm để tính tiền và xuất hóa đơn.

Mục tiêu chính của việc áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền là để tránh việc bỏ ngoài doanh thu khi bán hàng không xuất hóa đơn, từ đó công tác quản lý của nhà nước và nộp thuế minh bạch và công bằng hơn.

2. Quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Dựa theo điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:

• Được đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
• Kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
• Tuân thủ đầy đủ định dạng chuẩn và nội dung bắt buộc như hóa đơn điện tử thông thường.
• Được lập ngay khi bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng (đặc biệt với các đối tượng thuộc điểm c, khoản 1, Điều 6 như siêu thị, nhà hàng, khách sạn…).

3. Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định các đối tượng bắt buộc sử dụng HDDTTMTT (có kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế): tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng thuộc một trong các lĩnh vực sau:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác)
• Ăn uống
• Nhà hàng
• Khách sạn
• Dịch vụ vận tải hành khách
• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
• Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí
• Hoạt động chiếu phim
• Dịch vụ phục vụ cá nhân khác (theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam)

Lưu ý quan trọng

• Nếu các đối tượng trên đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo điểm a hoặc điểm b (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), thì không bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu/quyền sử dụng (điểm d) thì phải dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế).

Phần mềm Kế toán dịch vụ MISA ASP tự động lấy các loại hóa đơn có mã, không mã và hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền hoàn toàn miễn phí, giúp kế toán dịch vụ làm việc trơn tru, dễ dàng kiểm soát hơn. Đăng ký tư vấn miễn phí ngay tại đây.

4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ nguyên tắc nào?

Dựa theo điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, những nguyên tắc sau được áp dụng với hoá đơn điện tử:

• Được đăng ký với cơ quan thuế trước khi sử dụng.
• Kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
• Tuân thủ đầy đủ định dạng chuẩn và nội dung bắt buộc như hóa đơn điện tử thông thường.
• Được lập ngay khi bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng (đặc biệt với các đối tượng thuộc điểm c, khoản 1, Điều 6 như siêu thị, nhà hàng, khách sạn…).

5. Nội dung trên hóa đơn điện tử máy tính tiền cần có những thông tin gì?

HDDTTMTT cần có các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế / số định danh cá nhân / số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán. Nếu tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ:
  • Giá bán chưa VAT
  • Thuế suất VAT
  • Tiền thuế VAT
  • Tổng tiền thanh toán có VAT.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc dữ liệu điện tử để người mua tra cứu, kê khai.

6. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc chuyển đổi HDDTTMTT với mục đích là để công khai, minh bạch, công bằng về nộp thuế. Tuy nhiên, người dân và các hộ kinh doanh phản ứng về thông tin này khá tiêu cực, họ cho rằng việc bắt sử dụng hóa đơn điện tử như vậy sẽ khiến họ bị ảnh hưởng nặng nề, phải tốn thêm nhiều chi phí, phải bán hàng đắt hơn, để đảm bảo có lãi. Nhiều người dân thậm chí còn sử dụng biện pháp là không nhận thanh toán bằng chuyển khoản, hoặc chuyển khoản với nội dung không liên quan để nhằm tránh thuế.

Nhưng bản chất, nộp thuế là nghĩa vụ và việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lợi ích với cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, nhà nước và xã hội:

Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Có thể xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức cho khách hàng, kể cả ngoài giờ hành chính hay khi không có kết nối mạng.
• Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán tại thời điểm lập vì mã do cơ quan thuế cấp đã đủ hiệu lực pháp lý.
• Dễ dàng điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót trực tiếp trên phần mềm à không cần hủy hóa đơn cũ.
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Quản lý doanh thu, hàng hóa mua vào, bán ra và công nợ.

Đối với Cơ quan Thuế và Xã hội:

• Tránh thất thu ngân sách nhà nước, đảm bảo mọi giao dịch mua bán đều được ghi nhận và tính thuế công bằng.
• Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế, giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn thông qua dữ liệu được chuyển liên tục và có mã.
• Toàn bộ thông tin hóa đơn được lưu trữ điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế và nhà cung cấp dịch vụ, thuận tiện cho việc tra cứu.

7. Hướng dẫn xử lý sai sót 

Một trong những cải tiến quan trọng của Thông tư 91/2026/TT-BTC là quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Khi đó người bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Trừ trường hợp hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng theo pháp luật (ví dụ: ô tô, xe máy, nhà đất, tàu thuyền…) và đã được đăng ký theo tên người mua, thì:

• Nếu người mua trả lại hàng hóa (đảm bảo đúng quy định pháp luật),
• Và người mua là đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử,

>> Người mua có trách nhiệm lập hóa đơn trả lại hàng cho người bán.

8. Cách đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Cách 1: Đăng ký hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền qua tổ chức cung cấp dịch vụ

Người nộp thuế phải thực hiện đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử khi:

• Lần đầu áp dụng loại hình hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn diện tử thành công và muốn thay đổi hình thức sử dụng sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền.

Dưới đây là các bước đăng ký HDDTTMTT qua tổ chức cung cấp dịch vụ:

• Bước 1: Thiết lập thông tin đơn vị và thiết lập ký số
• Bước 2: Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn máy tính tiền
• Bước 3: Gửi tờ khai đến Cơ quan thuế
• Bước 4: Nhận kết quả từ Cơ quan thuế

Cách 2: Đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền qua Tổng cục thuế

Đối với người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công và có nhu cầu chuyển sang sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế có thể thực hiện thay đổi thông tin đăng ký tại địa chỉ website https://hoadondientu.gdt.gov.vn.

Dưới đây là các bước đăng ký sử dụng HDDTTMTT thông qua website Tổng cục Thuế

• Bước 1. Đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền
• Bước 2. Cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký HĐĐT
• Bước 3. Cục Thuế gửi kết quả về việc đăng ký sử dụng HĐĐT

9. Mẫu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Căn cứ quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn điện tử, mẫu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền phải được thiết lập bảo đảm đúng ký hiệu nhận diện theo quy định và đầy đủ các nội dung bắt buộc. Cụ thể, hóa đơn phải thể hiện rõ thông tin người bán, thông tin hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán, thời điểm lập, cùng các yếu tố nhận diện như ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn (có ký tự “M”) và mã của cơ quan thuế hoặc thông tin tra cứu. Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chí này là điều kiện bắt buộc nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hóa đơn và phục vụ công tác quản lý thuế theo quy định.

Ví dụ: Tham khảo hóa đơn điện tử có ký hiệu là: 1C23MAA thì chữ M thể hiện là HDDTTMTT.

Kết luận

Trước quy định về Nghị định 254/2026/NĐ-CP về HDDTTMTT, các doanh nghiệp/ hộ kinh doanh sẽ có nhiều thay đổi lớn về thuế, hóa đơn, kế toán. 

Hiện tại, MISA ASP đang thực hiện chương trình MISA ASP KHỞI NGHIỆP với nhiều ưu đãi cực lớn cho doanh nghiệp mới thành lập như miễn phí 1 năm phần mềm kế toán MISA ASP, 1 năm sử dụng chữ ký số từ xa miễn phí, 300 hóa đơn từ MeInvoice, 1 năm sử dụng phần mềm bảo hiểu xã hội, được hỗ trợ kê khai thuế 3 tháng đầu và được miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp từ đối tác của MISA ASP. Nhanh tay liên hệ ngay để nhận được ưu đãi cực lớn này!