637 lượt xem
Định khoản kế toán là một trong những công việc bất kỳ kế toán nào cũng cần thực hiện nhằm xác định các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi vào bên Nợ, bên Có của tài khoản kế toán kèm theo số tiền. Bài viết dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách định khoản kế toán nhanh, hiệu quả và chính xác nhất.
1. Phân loại các cách định khoản kế toán
Căn cứ vào số lượng tài khoản trong 1 định khoản, định khoản kế toán được phân chia làm 2 loại dưới đây:
- Định khoản giản đơn: Là định khoản kế toán thể hiện quan hệ đối ứng giữa 2 tài khoản kế toán, trong đó 1 tài khoản ghi Có và 1 tài khoản ghi Nợ.
- Định khoản phức tạp: Là định khoản kế toán thể hiện quan hệ đối ứng giữa 3 tài khoản trở lên.
2. Nguyên tắc định khoản kế toán
Các nguyên tắc cần lưu ý trước khi thực hiện định khoản:
- Bên Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
- Các nghiệp vụ biến động tăng ghi một bên và các nghiệp vụ biến động giảm ghi một bên
- Trong cùng tài khoản, Tổng bên Nợ = Tổng bên Có
- Tài khoản biến động tăng bên nào thì có số dư bên đó
- Một định khoản phức tạp có thể được tách thành nhiều định khoản đơn nhưng không có trường hợp ngược lại, gộp các định khoản đơn vào một định khoản phức tạp
- Định khoản phức tạp là định khoản liên quan ít nhất từ 3 tài khoản kế toán trở lên và sẽ bao gồm các trường hợp dưới đây:
+ Một tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có
+ Một tài khoản ghi có đối ứng với nhiều tài khoản ghi Nợ
+ Nhiều tài khoản ghi Nợ đối ứng với nhiều tài khoản ghi Có.
XEM THÊM: 7 nguyên tắc kế toán cơ bản, ai làm kế toán cũng cần nắm vững
3. Các bước định khoản kế toán
Định khoản kế toán được thực hiện các bước dưới đây:
Bước 1: Xác định đối tượng kế toán
Thực hiện xác định nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đó ảnh hưởng tới những đối tượng kế toán nào để phân chia về bên Nợ hay bên Có
Bước 2: Xác định tài khoản kế toán liên quan
- Xác định chế độ kế toán đơn vị đang áp dụng (Chế độ kế toán theo Thông tư 132, Thông tư 133 hay Thông tư 200)
- Tài khoản dùng cho đối tượng kế toán là tài khoản nào
Bước 3: Xác định hướng tăng, giảm của các tài khoản
- Xác định loại tài khoản
+ Tài khoản đầu 1 và đầu 2: Đầu tài khoản tài sản
Tài khoản đầu 1 và đầu 2 phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
+ Tài khoản đầu 3 và đầu 4: Đầu tài khoản nguồn vốn
Phản ánh công nợ phải trả và nguồn vốn hình thành nên tài sản cho doanh nghiệp
+ Tài khoản đầu 5 và đầu 7: Tài khoản doanh thu và thu nhập khác
Tài khoản đầu 5 và đầu 7 là đầu tài khoản phản ánh nguồn thu của doanh nghiệp
+ Tài khoản đầu 6 và đầu 8: Tài khoản chi phí và chi phí khác
Tài khoản đầu 6 và đầu 8 là đầu tài khoản phản ánh chi phí hay đầu ra của doanh nghiệp
+ Tài khoản đầu 9: Xác định kết quả kinh doanh
- Xu hướng biến động của từng tài khoản (tài khoản đó tăng hay giảm)
Bước 4: Định khoản
- Xác định tài khoản nào ghi Nợ, tài khoản nào ghi Có
- Ghi số tiền tương ứng đối với tài khoản đó
4. Mẹo định khoản kế toán nhanh và những lưu ý đối với các tài khoản đặc biệt
4.1. Mẹo định khoản kế toán nhanh
Để định khoản nhanh, kế toán cần ghi nhớ:
+ Các Tài khoản mang tính chất Tài sản là 1,2,6,8 thì kế toán ghi: Tăng bên Nợ – giảm bên Có
+ Các tài khoản mang tính chất Nguồn vốn là 3,4,5,7 thì kế toán ghi: Tăng bên Có – giảm bên Nợ.
4.2. Lưu ý các tài khoản đặc biệt
+ Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ. Kế toán ghi tăng bên Có, giảm bên Nợ.
+ Tài khoản 521: Các khoản giảm trừ doanh thu, tài khoản này có kết cấu ngược với kết cấu chung. Kế toán ghi tăng bên Nợ, giảm bên Có.
THAM KHẢO THÊM: Blog MISA ASP – Kho tri thức hữu ích dành cho kế toán dịch vụ
5. Mối liên hệ giữa quan hệ đối ứng với định khoản kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được quy về 4 loại quan hệ đối ứng tài khoản sau:
- Tăng một giá trị Tài sản này đồng thời làm giảm về giá trị của Tài sản kia một khoản tương ứng
Ví dụ: Mua hàng hóa X trị giá 33 triệu đồng đã bao gồm thuế GTGT 10% và đã thanh toán cho nhà cung cấp bằng tiền mặt
Nợ tài khoản 156 : 30.000.000 đồng
Nợ tài khoản 133 : 3.000.000 đồng
Có tài khoản 111 : 33.000.000 đồng
- Tăng giá trị Nguồn vốn này đồng thời làm giảm giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng
Ví dụ: Vay ngắn hạn số tiền 200 triệu đồng trả cho Người bán
Nợ tài khoản 331: 200.000.000 đồng
Có tài khoản 311: 200.000.000 đồng
- Tăng giá trị Tài sản này đồng thời làm Tăng giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng
Ví dụ: Bán hàng hóa X với doanh thu chưa thuế GTGT 10% là 50 triệu đồng khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt
Nợ tài khoản 111 : 55.000.000 đồng
Có tài khoản 511: 50.000.000 đồng
Có tài khoản 3331: 5.000.000 đồng
- Giảm giá trị Tài sản này đồng thời làm giảm giá trị Nguồn vốn kia một khoản tương ứng
Ví dụ: Thanh toán Tiền lương cho Nhân viên bằng chuyển khoản số tiền 66 triệu đồng
Nợ tài khoản 334: 66.000.000 đồng
Có tài khoản 111: 66.000.000 đồng
Việc ghi nhớ và tiến hành định khoản là công việc thường xuyên của kế toán, tuy nhiên việc xảy ra những sai sót và nhầm lẫn khi thực hiện hạch toán các nghiệp vụ là điều không thể tránh khỏi. Đặc biệt với kế toán dịch vụ khi phải làm cùng lúc cho hàng chục, hàng trăm khách hàng khác nhau. Để công việc không bị trì trệ hay xảy ra sai sót gây mất uy tín với khách hàng, kế toán dịch vụ cần phải ứng dụng công nghệ đê giảm bớt áp lực thao tác thủ công.
Một trong những phần mềm nổi bật trên thị trường dành riêng cho kế toán dịch vụ là MISA ASP. Đây là giải pháp thông minh, hiêu quả, luôn tiên phong ứng dụng công nghệ cho ra mắt hàng loạt tính năng mới giúp kế toán dịch vụ gia tăng năng suất gấp 10 lần, tự động hóa thao tác nghiệp vụ tới 90%.
- Tự động nhập liệu: Nhiều đơn vị kế toán dịch vụ không cần thuê thêm nhân viên nhập liệu vì khâu này đã được tự động hóa với MISA ASP. Tự động nhập liệu hóa đơn, chứng từ, bảng kê ngân hàng, bill bán hàng…
- Tự động hạch toán: MISA ASP ứng dụng công nghệ AI, Big Data, Chat GPT… giúp kế toán dịch vụ tự động hạch toán hàng trăm, hàng nghìn hóa đơn cùng lúc.
- Tự động kiểm soát rủi ro: Thay vì phải dò từng lỗi sai gây mất thời gian, thậm chí dễ dàng xảy ra sai sót, MISA ASP với tính năng kiểm soát rủi ro giúp kế toán phát hiện hóa đơn không tồn tại hay sai sót và gợi ý phương án xử lý thông minh.
- Cùng hàng loạt tính năng thông minh, hiệu quả khác…
