2 lượt xem
Xuất hóa đơn điện tử đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro bị xử phạt, bị từ chối chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử, cập nhật theo khung pháp lý mới nhất đang có hiệu lực. Cùng Nền tảng Kế toán dịch vụ MISA ASP tìm hiểu nhé!
1. Căn cứ pháp lý hiện hành về hóa đơn điện tử
Hiện tại, việc xuất hóa đơn điện tử được điều chỉnh bởi hai văn bản trọng tâm:
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/6/2026 của Chính phủ, quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính, hướng dẫn chi tiết Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
📌 Lưu ý quan trọng: Tính đến thời điểm hiện tại (17/09/2026), cả hai văn bản này đang có hiệu lực thi hành. Kế toán dịch vụ cần rà soát kỹ để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn nội bộ đã cập nhật đúng theo khung pháp lý mới này, tránh áp dụng nhầm các quy định cũ đã hết hiệu lực.
2. Đối tượng nào bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?
Theo quy định, đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử được chia thành các nhóm chính:
- Nhóm dùng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho phần lớn tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, trừ các trường hợp thuộc nhóm dưới đây.
- Nhóm dùng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, thương mại điện tử… với điều kiện đã có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kết nối, truyền dữ liệu với cơ quan thuế.
- Nhóm dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Áp dụng cho các đơn vị bán lẻ, bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng cuối như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách… Các đơn vị bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Ngoài ra, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng, hoặc có bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng cũng bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
3. Điều kiện cần chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn điện tử
Trước khi xuất được hóa đơn điện tử hợp lệ, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, xác định rõ hình thức sử dụng (có mã hay không có mã của cơ quan thuế).
- Có chữ ký số hợp pháp để ký trên hóa đơn điện tử đã lập.
- Có phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng đúng định dạng chuẩn dữ liệu theo quy định của Bộ Tài chính (định dạng XML gồm thành phần dữ liệu nghiệp vụ và thành phần chữ ký số).
- Đảm bảo hạ tầng kết nối, truyền nhận dữ liệu với cơ quan thuế (đối với doanh nghiệp dùng hóa đơn không có mã, phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật riêng về đường truyền, băng thông theo quy định).
4. Hướng dẫn chi tiết các bước xuất hóa đơn điện tử
🔹 Bước 1: Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm
Người bán truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế (nếu tự thực hiện) hoặc phần mềm/trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đảm bảo đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định.
🔹 Bước 2: Ký số trên hóa đơn điện tử
Sau khi lập hóa đơn, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn đã lập để xác nhận tính pháp lý của hóa đơn.
🔹 Bước 3 (đối với hóa đơn có mã): Gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã
Đối với hóa đơn điện tử có mã, người bán gửi hóa đơn đã ký số đến cơ quan thuế để được cấp mã. Hệ thống cấp mã của Cục Thuế sẽ tự động kiểm tra và trả kết quả cấp mã.
🔹 Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho người mua
Sau khi có mã (đối với hóa đơn có mã) hoặc ngay sau khi ký số (đối với hóa đơn không có mã), người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua theo phương thức đã thỏa thuận giữa hai bên (email, phần mềm tra cứu, tin nhắn…).
🔹 Bước 5 (đối với hóa đơn không có mã): Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế
Doanh nghiệp dùng hóa đơn không có mã phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế qua Hệ thống thông tin quản lý thuế (chuyển trực tiếp hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử), theo phương thức và thời điểm quy định cụ thể tùy lĩnh vực kinh doanh.
🔹 Bước 6: Lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử sau khi lập phải được lưu trữ đầy đủ, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, phục vụ tra cứu, đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu.
5. Thời điểm lập hóa đơn điện tử cần lưu ý
- Đối với bán hàng hóa: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, mỗi lần giao hàng/bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị đã giao.
6. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa/dịch vụ; thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận).
7. Xử lý khi gặp sự cố lúc xuất hóa đơn
Trong quá trình xuất hóa đơn, nếu gặp sự cố kỹ thuật (từ hệ thống của người bán, hệ thống cấp mã của cơ quan thuế, hoặc từ tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử), doanh nghiệp cần:
- Liên hệ ngay với cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ khắc phục.
- Trường hợp bất khả kháng (thiên tai, hỏa hoạn, sự cố hệ thống bất khả kháng), doanh nghiệp được thực hiện lập và gửi hóa đơn điện tử trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi sự cố được khắc phục, đồng thời phải ghi chép sổ sách và lưu giữ tài liệu chứng minh trường hợp bất khả kháng.
8. Một số lưu ý quan trọng để tránh sai sót
- Kiểm tra kỹ thông tin mã số thuế, tên, địa chỉ người mua trước khi lập hóa đơn, tránh phải điều chỉnh nhiều lần gây mất thời gian.
- Không bỏ sót nghĩa vụ chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế đúng thời hạn quy định, đặc biệt với hóa đơn không có mã.
- Chủ động rà soát lại toàn bộ quy trình xuất hóa đơn nội bộ để cập nhật đúng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, vì đây là khung pháp lý mới thay thế hoàn toàn các quy định cũ.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ, có hệ thống để phục vụ công tác quyết toán thuế, tránh rủi ro khi bị thanh tra, kiểm tra.
9. Xuất hóa đơn điện tử chuẩn xác, tự động hơn cùng MISA ASP
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng\Quy trình, chọn Ghi nhận doanh thu\Chứng từ bán hàng (Hoặc chọn tab Bán hàng, nhấn Thêm)
Bước 2: Khai báo chứng từ bán hàng=> Tích chọn Lập kèm hoá đơn.
Bước 3: Nhấn Lưu, chương trình sẽ hiển thị chức năng Phát hành hoá đơn:
Bước 4: Chọn Phát hành hóa đơn, chương trình hiển thị hộp thoại như sau:
- Kiểm tra lại thông tin ngày hóa đơn, ký hiệu hóa đơn (Tích chọn nếu là mẫu hóa đơn có theo dõi theo mã quy cách)
- Tích chọn Gửi hóa đơn cho khách hàng và điền thông tin của KH, chương trình sẽ gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng ngay sau khi phát hành thành công:
- Hình thức ký số: Người dùng chọn loại chữ ký số mà đơn vị đang sử dụng.
- Trường hợp đơn vị sử dụng đồng thời nhiều chữ ký số khác nhau, người dùng có thể tích chọn tại ô “Chọn lại chứng thư số khi ký điện tử” để được lựa chọn chữ ký số phù hợp cho mỗi lần phát hành hóa đơn. Nếu không tích thì hệ thống sẽ tự động sử dụng chữ ký số được sử dụng gần nhất để ký hóa đơn.
- Nhấn Phát hành để thực hiện ký điện tử và phát hành hóa đơn.
- Lưu ý: Ký hiệu HĐ ở đây sẽ lấy từ các mẫu hóa đơn đã được khai báo trên meInvoice. Do đó, anh chị cần thiết lập đầy đủ trên meInvoice trước khi lập hóa đơn trên ASP.
- Sau khi phát hành hóa đơn thành công, chương trình sẽ tự động gửi thông báo đến cơ quan Thuế. Cơ quan Thuế sau khi nhận được thông tin sẽ thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử vừa phát hành. Khi đó, giao diện chứng từ bán hàng sẽ hiển thị thông tin mã mà cơ quan Thuế đã cấp:
DÀNH CHO KTDV
Các thao tác được thực hiện duy nhất trên 1 phần mềm NHANH – CHUẨN – CHÍNH XÁC GẤP 10 LẦN: xuất kho tự tính giá vốn, phát hành hóa đơn đồng bộ trực tiếp từ MISA meInvoice, hạch toán thuế ngay sau khi lập hóa đơn
⇒ Kế toán dịch vụ không phải chuyển đổi số liệu thủ công giữa nhiều công cụ khi xử lý nghiệp vụ biếu tặng cho nhiều khách hàng doanh nghiệp cùng lúc.
Giá chỉ bằng 1 cốc trà đá/ngày, anh/chị được dùng FULL PHÂN HỆ MISA ASP – ĐÁP ỨNG ĐẦY ĐỦ TT 99, 133, 200, 152, 88, 58.
Đặc biệt là KHÔNG PHÍ KHỞI TẠO – KHÔNG PHÁT SINH PHÍ
Dùng MISA ASP, anh/chị có thể tự tin nhận khách doanh nghiệp dù ở bất cứ ngành nghề nào, thoải mái đáp ứng chế độ kế toán, chính sách mới phát sinh mà không sợ thêm phí!
Không còn chờ doanh nghiệp gửi hóa đơn. Không còn nhập liệu, hạch toán và đối chiếu từng dòng, với MISA ASP:
- Hóa đơn được tự động lấy từ cổng thuế mỗi ngày.
- Trợ lý AI AVA tự đọc, phân loại và hạch toán chứng từ.
- Nhập thẳng sao kê ngân hàng, tự động nhận diện thu – chi.
- Tự động đối chiếu hóa đơn, tờ khai và cảnh báo rủi ro.
- Lập tờ khai, xuất XML và kiểm tra hàng loạt tình trạng nộp thuế.
Anh/chị giờ chỉ cần tập trung kiểm tra, soát xét và tư vấn cho khách hàng. Phần việc thủ công đã có MISA ASP xử lý. Nhờ đó, anh/chị có thể tự tin nhận thêm khách doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề mà không lo quá tải hay phải mua thêm phân hệ.
Đồng thời, nhờ tiết kiệm thời gian hạch toán sổ sách, anh/chị có thể chuyển đổi từ “nhập liệu thuần túy” sang cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, kiểm soát rủi ro tài chính chuyên sâu để thu phí cao hơn. Thay vì anh/chị làm 10 DN giá trị hợp đồng 3-5 triệu, giờ làm 5 DN nhưng giá trị mỗi hợp đồng tăng lên 10-15triệu. Nhàn hơn nhưng thu nhập tăng gấp 5 lần!
Anh/chị còn phân vân, đăng ký trải nghiệm thử hôm nay – Nhận ưu đãi!
10. Câu hỏi thường gặp
⇒ Xuất hóa đơn điện tử hàng tặng không thu tiền ghi thế nào?
Hóa đơn hàng tặng không thu tiền vẫn phải ghi đầy đủ các nội dung như hóa đơn bán hàng thông thường: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa tặng.
Với phần mềm hóa đơn điện tử, thường có thêm lựa chọn tính chất dòng hàng là “Ghi chú” kèm diễn giải “Hàng tặng không thu tiền” để thể hiện rõ đây là hàng biếu tặng, không phải hàng bán thu tiền. Mức thuế suất, giá tính thuế áp dụng theo đúng 3 trường hợp đã nêu ở mục 3.1 (tùy có thuộc khuyến mại hợp lệ hay không).
⇒ Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, các hóa đơn từ ngày 01/07/2026 đang ghi là Khách lẻ/Khách lẻ không lấy hóa đơn thì cần xử lý thế nào?
Theo mục b, điểm 4, Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, tuy nhiên được công bố rộng rãi vào ngày 03/07/2026: Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
Tuy nhiên, Nghị định cũng không quy định chi tiết ghi vào trường thông tin nào (tên, địa chỉ, họ tên người mua hàng). Hiện cũng chưa có hướng dẫn về việc xử lý các hóa đơn đã lập trong giai đoạn này.
⇒ Hóa đơn MTT HKD trước 06/07 không thể hiện nhóm ngành nghề thì có cần xử lý sai sót không?
Theo khoản 5, Điều 10 của Nghị định số 254/2026/NĐ-CP: “Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích người bán thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì thể hiện tương ứng trên hóa đơn. Thông tin nhóm ngành nghề (nếu có) được hiển thị trên bản thể hiện hóa đơn điện tử”
=> Theo quy định Hóa đơn bán hàng hộ kinh doanh được KHUYẾN KHÍCH thể hiện nhóm ngành nghề chứ không bắt buộc. Do đó nếu hóa đơn trước 06/07 không hiển thị nhóm ngành nghề thì không bị coi là sai sót, Anh chị không cần xử lý sai sót hóa đơn trong trường hợp này.
Phần mềm kế toán dịch vụ MISA ASP chuẩn hóa nghiệp vụ hóa đơn theo quy định mới.
Xuất hóa đơn tưởng đơn giản nhưng có khá nhiều điểm dễ nhầm. Việc nắm chắc các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi quyết toán thuế.
Với khối lượng hóa đơn phát sinh nhiều đợt trong năm, đặc biệt các dịp lễ tết, trung thu, khai trương, việc kiểm soát thủ công dễ dẫn đến sai thời điểm xuất hóa đơn hoặc bỏ sót chứng từ. Sử dụng phần mềm tích hợp AI tự động kéo – đối chiếu – hạch toán hóa đơn điện tử, có tính năng cảnh báo rủi ro sẽ giúp giảm đáng kể sai sót trong nghiệp vụ này.
NHẬN HOA HỒNG TỚI 50% & TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ full phân hệ từ MISA ASP khi anh/chị đăng ký theo form:
