Cách chọn một đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp

Kế toán là một thành phần thiết yếu của bất kỳ doanh nghiệp nào dù là doanh nghiệp nhỏ hay doanh nghiệp lớn. Vì vậy khi doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ kế toán thì tính chuyên nghiệp của dịch vụ luôn là vấn đề cần đặc biệt lưu tâm. Hãy cùng MISA ASP tìm hiểu cách chọn một đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp thông qua bài viết dưới đây.

1. Các đặc điểm của một đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp

Dịch vụ chuyên nghiệp là dịch vụ luôn đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Tương tự, một đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp là một đơn vị hiểu được nhu cầu của doanh nghiệp, từ đó tư vấn và cung cấp các sản phẩm dịch vụ chất lượng.

Hình 1: Dịch vụ chuyên nghiệp là dịch vụ luôn đáp ứng được mong đợi của khách hàng. Nguồn: Internet

Thông thường, đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp sẽ có một số đặc điểm dưới đây:

Năng lực chuyên môn cao: Đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp sẽ sở hữu đội ngũ nhân sự có năng lực chuyên môn cao. Bằng vốn kiến thức sâu rộng về kế toán, thuế, tài chính và các lĩnh vực liên quan, họ có thể cung cấp những lời khuyên đáng tin cậy cho vấn đề tồn tại của doanh nghiệp. Thông thường, các nhân sự này sẽ được đào tạo bài bản, vượt qua các kỳ thi lớn và được cấp các chứng chỉ hành nghề như: CPT, CPA, ACCA…

Mức độ phản hồi tốt: Khi doanh nghiệp phát sinh nguy cơ là cơ hội để đánh giá được chất lượng dịch vụ kế toán mà họ đang sử dụng. Sự phản hồi nhanh chóng và những giải pháp kịp thời là dấu hiệu của một dịch vụ tốt. Mức độ phản hồi cho thấy đơn vị kế toán dịch vụ có đang xem khách hàng là trọng tâm, một điều kiện tiên quyết cho thấy sự chuyên nghiệp của cả ngành kinh doanh dịch vụ nói chung. Ngoài ra, mức độ phản hồi cũng phần nào đánh giá được năng lực chuyên môn của đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán.

Quy trình dịch vụ rõ ràng: Ở vị trí là một đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn, đưa ra các giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp thì đơn vị tự bản thân đang phải được vận hành bởi một hệ thống quy trình chuẩn mực. Quy trình rõ ràng giúp khách hàng thuận tiện hơn trong quá trình tiếp cận và sử dụng dịch vụ dịch vụ.

2.Cách để chọn được một đơn vị kế toán dịch vụ chuyên nghiệp

Mỗi doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí để đánh giá và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, ngành nghề kinh doanh hoặc các nhu cầu đặc thù khác. 

Để đánh giá mức độ chuyên nghiệp của đơn vị kế toán dịch vụ mà chưa qua trải nghiệm dịch vụ là điều không hề dễ dàng. Tuy nhiên trên cơ bản, doanh nghiệp có thể xem xét các lựa chọn dựa trên những tiêu chí sau:

Uy tín: Uy tín của một đơn vị được xây dựng qua một quá trình hoạt động kinh doanh lâu dài. Doanh nghiệp có thể tham khảo phản hồi của các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ kế toán của đơn vị. Thông tin về các phản hồi này có thể được cung cấp bởi chính đơn vị kế toán dịch vụ hoặc được thu thập bằng các kênh thông tin khác như mạng xã hội, hiệp hội nghề nghiệp, diễn đàn kế toán… 

Tuy có nhiều yếu tố như cạnh tranh không lành mạnh, mâu thuẫn cá nhân có thể làm giảm mức độ tin cậy của những thông tin này, một đơn vị có quá nhiều phản hồi không tốt cũng nên là một yếu tố đáng để doanh nghiệp lưu tâm khi chọn lựa.

Ngược lại, một đơn vị có nhiều đánh giá tốt sẽ như bước đảm bảo đầu tiên để doanh nghiệp xem xét các yếu tố khác.

Kinh nghiệm: Mỗi ngành nghề, lĩnh vực, loại hình doanh nghiệp sẽ có những nghiệp vụ cũng như quy định, chính sách đặc thù. Vì vậy việc yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ trình bày các kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực của doanh nghiệp là điều cần thiết để nhận định đó có phải đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp. 

Bằng cấp, chứng chỉ: Khi chưa trải nghiệm dịch vụ, bằng cấp là đánh giá khách quan và đáng tin cậy nhất về năng lực chuyên môn của một cá nhân, tập thể. Yếu tố này càng đóng vai trò quan trọng hơn trong trường hợp doanh nghiệp cần cung cấp các dịch vụ tư vấn chuyên sâu.

Điều khoản, Chính sách: Sau khi xem xét tất cả các yếu tố bên trên, doanh nghiệp đi đến thỏa thuận cung cấp dịch vụ. Lúc này, các điều khoản, chính sách cần được cân nhắc và thống nhất rõ ràng từ đầu, giúp quá trình sử dụng dịch vụ được thuận lợi và đảm bảo quyền lợi đôi bên. Đối với các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán mập mờ trong quy trình chính sách, điều khoản không minh bạch, doanh nghiệp cần cân nhắc lại về quyết định hợp tác.

Hình 2: Bằng cấp là đánh giá khách quan và đáng tin cậy nhất về năng lực chuyên môn. Nguồn: Internet

3.Lưu ý khi quyết định lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ là cá nhân

Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp quyết định thuê cá nhân hành nghề kế toán dịch vụ tự do để thực hiện các công tác kế toán thay vì lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ là công ty, sau đây gọi là công ty dịch vụ.

Đầu tiên, hãy cùng phân tích các ưu điểm khi thuê cá nhân hành nghề dịch vụ kế toán tự do.

• Phí dịch vụ thấp: Thị trường kế toán dịch vụ luôn có mức độ cạnh tranh cao, các cá nhân hành nghề kế toán tự do sẽ có thể cung cấp dịch vụ với một mức phí hấp dẫn và linh hoạt. Điều này đối với công ty dịch vụ là một bài toán khó bởi bên cạnh việc cung cấp dịch vụ kế toán, họ còn phải vận hành cả một hệ thống với rất nhiều loại chi phí khác. Ngoài ra, chính sách giá của công ty dịch vụ cũng là một yếu tố phản ánh chất lượng, độ tin cậy của dịch vụ, ảnh hưởng đến uy tín công ty dịch vụ.
• Mức độ phản hồi nhanh: Các nhân hành nghề kế toán dịch vụ tự do có thể có tốc độ phản hồi nhanh hơn so với công ty dịch vụ. Nguyên nhân chính của việc này là vì một công ty dịch vụ chuyên nghiệp sẽ có hệ thống quản lý phân cấp, các quyết định tư vấn, sản phẩm sẽ phải thông qua một quy trình kiểm tra bởi nhiều cấp nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ.

Hình 3: Phí dịch vụ thấp là một trong những lý do chính doanh nghiệp lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ là cá nhân. Nguồn: Internet

Tuy nhiên bên cạnh các ưu điểm kể trên, việc thuê đơn vị kế toán dịch vụ là cá nhân hành nghề tự do vẫn tiềm ẩn rất nhiều rủi ro. Điển hình là:

• Rủi ro về sai sót: Khi cá nhân làm việc độc lập mà không có một người có chuyên môn và độc lập để kiểm tra chéo sẽ có khả năng bỏ qua các sai sót. Rủi ro này sẽ được giảm đi đáng kể ở công ty dịch vụ kế toán, nơi có hệ thống kiểm tra chất lượng làm việc theo một quy trình tiêu chuẩn.
• Rủi ro về năng lực chuyên môn: Năng lực chuyên môn của cá nhân là một vấn đề tương đối khó để kiểm chứng. Tất nhiên, cá nhân có thể chứng minh năng lực chuyên môn của mình thông qua bằng cấp, chứng chỉ hành nghề… Nhưng công ty dịch vụ không chỉ có một, mà là một đội ngũ chuyên gia có năng lực chuyên môn, mọi vấn đề sẽ được thảo luận, đánh giá bằng nhiều quan điểm đa chiều với độ chính xác cao.
• Rủi ro về tính ổn định: Khi có vấn đề xảy ra đối với cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tìm người thay thế. Chưa kể đến trường hợp không liên lạc được với cá nhân, thông thường doanh nghiệp sẽ không có các liên hệ dự phòng. Điều này sẽ khó xảy ra nếu doanh nghiệp thuê công ty dịch vụ kế toán, nơi dịch vụ sẽ được thực hiện bởi một đội nhóm. Ngoài ra, việc liên lạc cũng thuận tiện hơn khi công ty luôn có trụ sở, địa điểm kinh doanh cố định.
• Rủi ro về pháp lý: Cá nhân không nằm trong đối tượng được phép cung cấp dịch vụ kế toán theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13. Ràng buộc pháp lý giữa doanh nghiệp và cá nhân cung cấp dịch vụ là Hợp đồng lao động. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải đảm bảo các nghĩa vụ của người sử dụng lao động theo Bộ Luật Lao động 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019. Ngoài ra, khi tranh chấp xảy ra, doanh nghiệp sẽ không được bảo vệ bởi các quy định theo Luật Thương Mại 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 về quyền lợi của khách hàng, bồi thường thiệt hại…

Hình 4: Bên cạnh các ưu điểm, việc thuê kế toán dịch vụ là cá nhân không đảm bảo tiêu chuẩn hành nghề tự do tiềm ẩn rất nhiều rủi ro

Tóm lại, dù là đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán là cá nhân hay công ty thì đều có các ưu điểm, nhược điểm riêng. Thực tế vẫn tồn tại các cá nhân cung cấp dịch vụ chất lượng, các công ty dịch vụ kế toán kém chuyên nghiệp và ngược lại. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét và đánh giá kỹ lưỡng trước khi quyết định sử dụng dịch vụ, nhằm đảm bảo lợi ích và quyền lợi của doanh nghiệp. MISA ASP chúc quý doanh nghiệp thành công!

Thúy Anh