0 lượt xem
“Nếu không có MISA ASP, Linh Phong sẽ không thể xây được quy trình ISO của mình.” – Tiến sĩ Nguyễn Hồng Trang, Giám đốc Đại lý Thuế Linh Phong
LINH PHONG – KHÁC BIỆT TỪ TƯ DUY ĐẾN VẬN HÀNH
Giữa thị trường dịch vụ kế toán, thuế ngày càng đông đúc, nơi mà các đại lý đua nhau mở rộng quy mô thị trường nhanh bằng giá rẻ và các gói combo ưu đãi, có một cái tên ở Bắc Ninh lại chọn cho mình một hướng đi ngược dòng: phát triển chậm, nhưng chắc chắn. Đó là Linh Phong, một đại lý thuế đặc biệt cả về tư duy, quy trình lẫn cách vận hành.
Ra đời vào tháng 3/2019, Linh Phong không đặt mục tiêu trở thành đại lý lớn nhất tỉnh. Nhưng sau 6 năm, họ đã đạt được những thành tích mà ngay cả nhiều doanh nghiệp quy mô lớn cũng phải nể phục: trở thành đại lý thuế đầu tiên và duy nhất tại Bắc Ninh đạt chứng nhận ISO 9001:2015, có 100% chuyên viên sở hữu chứng chỉ hành nghề thuế, và toàn bộ kiểm soát viên đều có chứng chỉ hành nghề kiểm toán. Ban lãnh đạo của Linh Phong cũng sở hữu trình độ học thuật đáng kính. Giám đốc Đại lý thuế Linh Phong là chị Nguyễn Hồng Trang hiện đang là Tiến sĩ Kinh tế còn Phó giám đốc đang là Thạc sĩ chuyên ngành kế toán.
“Chúng tôi không đặt mục tiêu mở rộng quá nhanh. Thay vào đó, tôi muốn mọi thứ phải rõ ràng, có hệ thống, có trách nhiệm để khách hàng thật sự yên tâm.”
Linh Phong hiện đang phục vụ hơn 150 khách hàng doanh nghiệp và hộ kinh doanh thường xuyên, bên cạnh hơn 120 hộ từng triển khai hóa đơn điện tử, chữ ký số qua các chiến dịch hỗ trợ. Ngoài ra, hơn 80 khách hàng khác đã lựa chọn Linh Phong làm đơn vị đồng hành cho các thủ tục pháp lý như thành lập, thay đổi thông tin hay giải thể doanh nghiệp. Tất cả đều được quản lý, triển khai và theo dõi trong một quy trình chặt chẽ, chính xác đến từng mốc thời gian.
Tại Linh Phong, mỗi khách hàng không chỉ có một chuyên viên phụ trách, mà còn được hỗ trợ qua một hệ thống 6 cấp gồm: chuyên viên, trưởng nhóm nghiệp vụ, phòng pháp lý, bộ phận nhân sự, phó giám đốc và giám đốc. Nhờ đó, mọi vấn đề dù nhỏ nhất cũng không bị trễ hoặc bỏ sót. Chị Trang kể lại, có nhiều khách hàng khi chuyển từ các đơn vị khác sang Linh Phong đã tỏ ra bất ngờ về tốc độ và thái độ phản hồi.
“Trước đây, họ nhắn tin cả tuần không ai trả lời. Còn ở đây, chúng tôi phản hồi trong ngày, thậm chí trong giờ làm việc là có người xử lý ngay. Vì tất cả đã được phân công rõ ràng.”
Khác biệt lớn nhất của Linh Phong, có lẽ nằm ở quy trình. Và không chỉ là quy trình nội bộ, đó là quy trình đạt chuẩn quốc tế – ISO 9001:2015 được gửi kèm trong cả hợp đồng dịch vụ với khách hàng.
“Tôi muốn khách hàng biết mình đang nhận được gì. Và họ yên tâm khi thấy mọi việc đã được lên lịch sẵn từng ngày, từng bước,” chị Trang nói. “Có khách chỉ cần đọc quy trình ISO là ký hợp đồng luôn.”
MISA ASP – NỀN TẢNG GIÚP LINH PHONG TĂNG TỐC VÀ KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG
Nếu quy trình ISO là phần cứng của hệ thống, thì MISA ASP chính là công cụ thông minh giúp mọi hoạt động làm nghề bên trong Linh Phong chính xác, nhanh chóng, mượt mà. Không chỉ là phần mềm kế toán, MISA ASP đóng vai trò như một trợ lý số, giúp tự động hóa quy trình, tối ưu năng suất, kiểm soát chặt chẽ và tạo sự minh bạch trong toàn bộ chuỗi dịch vụ.
“Thành thật mà nói, nếu không có ASP, tôi không thể xây dựng được quy trình ISO như bây giờ,” chị Trang khẳng định.
Trước khi sử dụng ASP, công việc tại Linh Phong vẫn theo mô hình truyền thống: nhập liệu thủ công, phần mềm cài đặt rải rác ở các máy tính khác nhau, mỗi nhân viên lưu dữ liệu một kiểu, báo cáo bị trễ hoặc khó kiểm soát. Lúc đó, chị Trang phải gọi từng người để hỏi xem báo cáo ở đâu, file nằm máy nào… rất mất thời gian và cực kỳ rủi ro.
Từ khi áp dụng MISA ASP, mọi thứ được thay đổi hoàn toàn. Tất cả dữ liệu được quản lý tập trung, nhân viên cập nhật chứng từ hàng ngày, hạn chế trễ tối đa là 2 ngày. Năng suất làm việc tăng tới 40%, trong khi số lượng nhân sự có thể giảm gần một nửa mà vẫn đảm bảo chất lượng.
“Cùng số lượng khách như vậy, nhưng nếu không có MISA ASP, tôi sẽ phải thuê thêm ít nhất 4 – 5 người để làm kịp”.
Điều đặc biệt là hệ thống không chỉ giúp nội bộ vận hành hiệu quả hơn, mà còn giúp lãnh đạo như chị Trang giám sát được mọi hoạt động từ xa, chỉ cần đăng nhập vào hệ thống là có thể biết tình trạng của từng doanh nghiệp, từng báo cáo, từng nghiệp vụ.
Nhưng có lẽ đột phá lớn nhất nằm ở trải nghiệm khách hàng. Tại Linh Phong, mỗi khách hàng đều được cấp quyền truy cập vào hệ thống MISA ASP, tức là họ có thể nắm bắt được công việc mà đại lý đang thực hiện cho mình. Họ có thể kiểm tra đối chiếu công nợ, xuất hóa đơn, xem dữ liệu tồn kho, dòng tiền, và biết rõ chuyên viên đang làm gì mỗi ngày.
“Ngày trước, khách hàng phải chờ đến cuối năm mới biết bên dịch vụ có làm gì hay không. Còn bây giờ, họ chỉ cần đăng nhập vào hệ thống là biết ngay mình đang được chăm sóc như thế nào,” chị Trang cười nói. “Đó là thứ tạo ra niềm tin thực sự, vì khách không cần đoán nữa. Họ nhìn thấy.”
NIỀM TIN KHÁCH HÀNG – GIÁ TRỊ THẬT ĐẾN TỪ MINH BẠCH VÀ ĐỒNG HÀNH
Với Linh Phong, giữ chân khách hàng không phải là cuộc chiến về giá, mà là hành trình xây dựng sự đồng hành bền vững, nơi mà dịch vụ không chỉ đúng thời hạn, mà còn đúng cảm xúc. Nhiều khách hàng đã gắn bó từ những ngày đầu thành lập, giới thiệu thêm bạn bè, đối tác và coi Linh Phong như một phần trong hệ thống kế toán của chính doanh nghiệp mình.
Chị Trang tin rằng: “Khách hàng tìm đến đại lý thuế vì họ không rành về thuế, kế toán. Và nếu mình không khiến họ yên tâm, thì họ sẽ ra đi. Chúng tôi tồn tại là để họ cảm thấy an toàn và được bảo vệ.”
Không dừng lại ở việc phục vụ, Linh Phong còn đầu tư vào phát triển đội ngũ nhân sự nội bộ, tạo điều kiện học thi chứng chỉ, hỗ trợ chi phí, thời gian ôn tập và xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng. Bởi theo chị Trang, “Không ai ở lại với mình lâu nếu họ không cảm thấy mình đang trưởng thành và có tương lai ở đây.”
Khi được hỏi đâu là yếu tố cốt lõi giúp Linh Phong phát triển như hiện nay, chị không nói về số lượng khách, cũng không nhắc đến tăng trưởng doanh thu. Chị chỉ trả lời rất ngắn gọn: “Chúng tôi có hệ thống. Và chúng tôi có MISA ASP.”
Khi nhìn lại chặng đường đã đi qua, chị Trang không chỉ nói về sự trưởng thành của Linh Phong, mà còn nhấn mạnh vai trò không thể thiếu của MISA ASP, sản phẩm công nghệ góp phần lớn giúp đơn vị tạo dựng uy tín và hệ thống vững chắc. Lời khẳng định của chị đã phần nào làm nổi bật lên vai trò, sự đồng hành sát cánh của 2 bên: “Tôi không coi MISA ASP là phần mềm nữa. Với tôi, nó là trợ lý chiến lược, là công cụ sống còn để duy trì chuẩn mực và mở rộng mà không đánh đổi chất lượng”.
Chính nhờ MISA ASP mà Linh Phong có thể triển khai quy trình ISO một cách bài bản. Chính nhờ MISA ASP mà mỗi khách hàng cảm nhận được sự minh bạch. Và chính ASP đã giúp một đại lý tinh gọn vận hành như một tổ chức lớn, ổn định, tin cậy, có chiều sâu.
Trong bối cảnh ngành dịch vụ kế toán đang bước vào giai đoạn tái cấu trúc mạnh mẽ sau thời kỳ chuyển đổi số, câu chuyện của Linh Phong là minh chứng rõ ràng rằng: công nghệ không thay thế con người, nhưng sẽ giúp con người làm tốt hơn nếu bạn chọn đúng nền tảng để đồng hành.
