Hồ sơ mở chi nhánh công ty gồm những gì? 

Mở chi nhánh là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường, tối ưu vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, để quá trình này diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ pháp lý theo quy định hiện hành. Bài viết sau sẽ tổng hợp các thông tin đầy đủ, chính xác nhất về hồ sơ cần thiết để mở chi nhánh công ty, từ đó tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và sẵn sàng cho hành trình phát triển mới.

1. Chi nhánh công ty là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, kể cả việc đại diện theo ủy quyền. Chi nhánh chỉ được phép hoạt động trong phạm vi ngành, nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đã đăng ký trước đó.

– Khi nào doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh?

Việc mở chi nhánh thường được doanh nghiệp cân nhắc sau một thời gian hoạt động ổn định, khi có nhu cầu mở rộng địa bàn kinh doanh nhằm nâng cao quy mô và hiệu quả vận hành.

Theo Điều 19 Luật Thương mại 2005, chi nhánh được phép:

• Ký kết các hợp đồng trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam, với nội dung phù hợp giấy phép thành lập chi nhánh
• Thực hiện hoạt động mua bán hàng hóa tương ứng với ngành nghề kinh doanh đã được cấp phép
• Thuê văn phòng, mua sắm trang thiết bị và cơ sở vật chất phục vụ hoạt động chi nhánh
• Tuyển dụng nhân sự, bao gồm người lao động trong nước và nước ngoài
• Chuyển lợi nhuận ra nước ngoài theo quy định pháp luật
• Sử dụng con dấu mang tên chi nhánh theo quy định hiện hành.

– Điều kiện để thành lập chi nhánh công ty

Căn cứ Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh tại cùng địa phương hoặc tại tỉnh, thành phố khác với trụ sở chính.

Một số điều kiện cần đáp ứng để được phép thành lập chi nhánh bao gồm:

• Doanh nghiệp phải đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ;
• Tên gọi của chi nhánh phải được đặt bằng các ký tự tiếng Việt, có thể sử dụng thêm chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu;
• Tên chi nhánh phải có cụm từ “chi nhánh” kèm theo tên doanh nghiệp mẹ;
• Địa điểm đặt chi nhánh không được là nhà chung cư hoặc khu tập thể;
• Chi nhánh chỉ được kinh doanh những ngành nghề đã có trong giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp mẹ.

> ĐỌC THÊM: Điều kiện đăng ký thành lập công ty TNHH thương mại dịch vụ 
>> ĐỌC THÊM: Ưu, nhược điểm công ty cổ phần là gì?

2. Hồ sơ mở chi nhánh công ty

Tùy theo định hướng phát triển và phạm vi hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn mở chi nhánh tại cùng địa bàn với trụ sở chính hoặc tại tỉnh, thành phố khác. Để quá trình đăng ký được thực hiện thuận lợi và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể như sau:

2.1. Trường hợp thành lập chi nhánh tại tỉnh/thành phố khác với trụ sở chính

Khi mở chi nhánh ngoài tỉnh, hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Thông báo về việc thành lập chi nhánh ngoài tỉnh gửi Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt chi nhánh
• Biên bản họp của Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty cổ phần) về việc thành lập chi nhánh
• Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu, HĐTV hoặc HĐQT
• Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD hoặc hộ chiếu) của người đứng đầu chi nhánh
• Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).

2.2. Trường hợp thành lập chi nhánh cùng tỉnh với trụ sở chính

Đối với chi nhánh đặt tại cùng địa phương với công ty mẹ, hồ sơ đăng ký bao gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh tại địa phương
• Biên bản họp của HĐTV hoặc HĐQT thống nhất chủ trương thành lập chi nhánh
• Quyết định thành lập chi nhánh của chủ sở hữu/HĐTV/HĐQT
• Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh
• Văn bản ủy quyền trong trường hợp người nộp không phải là người đại diện pháp luật.

Lưu ý: Hồ sơ cụ thể có thể có một vài điều chỉnh nhỏ tùy theo loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần…) và nơi đặt chi nhánh. Doanh nghiệp nên sử dụng đúng mẫu biểu tương ứng để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

2.3. Hồ sơ bổ sung đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Nếu công ty mẹ có vốn đầu tư nước ngoài, ngoài những tài liệu kể trên, cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:

• Bản sao điều lệ hoạt động của chi nhánh tại Việt Nam
• Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư của công ty mẹ
• Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh tại Việt Nam
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng trụ sở của chi nhánh (ví dụ: hợp đồng thuê văn phòng).

Lưu ý: Tất cả giấy tờ do doanh nghiệp nước ngoài cung cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và công chứng theo quy định pháp luật Việt Nam.

3. Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không?

Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015, chi nhánh được xác định là đơn vị phụ thuộc của pháp nhân, không có tư cách pháp nhân độc lập. Cụ thể:

• Chi nhánh được tổ chức để thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của pháp nhân mà nó trực thuộc
• Người đứng đầu chi nhánh hoạt động trên cơ sở ủy quyền của pháp nhân, trong phạm vi và thời gian được giao nhiệm vụ
• Mọi quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ các giao dịch do chi nhánh xác lập và thực hiện sẽ do pháp nhân chịu trách nhiệm
• Việc thành lập hoặc chấm dứt hoạt động của chi nhánh phải được đăng ký và công khai theo quy định pháp luật.

Tóm lại, chi nhánh không mang tư cách pháp nhân độc lập mà hoạt động nhân danh pháp nhân chủ quản, thực hiện các chức năng kinh doanh hoặc đại diện theo phạm vi được phân quyền.

4. Các trường hợp thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh công ty

Theo quy định tại khoản 1 Điều 77 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, chi nhánh công ty có thể bị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động trong một số trường hợp cụ thể sau:

• Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh có nội dung kê khai giả mạo
• Chi nhánh ngừng hoạt động trong thời gian 12 tháng nhưng không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Có quyết định của Tòa án hoặc văn bản đề nghị thu hồi từ cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Như vậy, để đảm bảo tính hợp pháp và duy trì hoạt động ổn định, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát tính chính xác của hồ sơ pháp lý, thực hiện nghĩa vụ báo cáo và tuân thủ đúng quy định liên quan đến hoạt động của chi nhánh.

Thành lập doanh nghiệp không chỉ là bước ngoặt trong sự nghiệp mà còn là hành trình nhiều thử thách, đòi hỏi người sáng lập phải có sự chuẩn bị vững vàng ngay từ đầu. Với mong muốn đồng hành cùng cộng đồng khởi nghiệp, MISA ASP biên soạn tài liệu “Cẩm nang hướng dẫn thành lập doanh nghiệp” – một tài liệu nền tảng, thiết thực và dễ tiếp cận.
Ebook không chỉ tổng hợp đầy đủ quy trình, thủ tục pháp lý theo quy định hiện hành mà còn đưa ra những lưu ý quan trọng về thuế, kế toán và vận hành trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Đây sẽ là kim chỉ nam giúp các cá nhân và tổ chức khởi nghiệp hiểu đúng, làm đúng và tiết kiệm tối đa thời gian – chi phí trong quá trình thành lập doanh nghiệp.

5. Một số câu hỏi thường gặp khi mở chi nhánh công ty

Doanh nghiệp có thể mở nhiều chi nhánh không?

Có. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyền mở nhiều chi nhánh, không giới hạn về số lượng, miễn là mỗi chi nhánh đều đăng ký đúng theo quy định pháp luật.

Chi nhánh công ty có thể đặt tại nước ngoài không?

Có thể. Doanh nghiệp Việt Nam được phép thành lập chi nhánh ở nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư và Luật Doanh nghiệp, đồng thời phải tuân thủ pháp luật của quốc gia sở tại và thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư ra nước ngoài tại Việt Nam.

Mở chi nhánh khác tỉnh thì kê khai thuế ở đâu?

Chi nhánh hoạt động khác tỉnh với trụ sở chính thì thường phải đăng ký mã số thuế phụ và thực hiện kê khai, nộp thuế tại nơi đặt chi nhánh, trừ một số trường hợp chỉ phát sinh chi phí.

Chi nhánh có được phát hành hóa đơn không?

Được. Nếu chi nhánh đăng ký đầy đủ thông tin thuế, có mã số thuế phụ và thực hiện nghĩa vụ khai thuế độc lập, thì có thể phát hành hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

Có bắt buộc phải bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh không?

Có. Mỗi chi nhánh đều phải có người đứng đầu để điều hành hoạt động và đại diện cho chi nhánh trong phạm vi được ủy quyền từ doanh nghiệp mẹ.

Có cần thông báo với cơ quan thuế sau khi mở chi nhánh không?

Có. Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi chi nhánh đặt trụ sở, đồng thời đăng ký mã số thuế phụ nếu có hoạt động phát sinh doanh thu, chi phí.

Tạm kết:

Việc chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ mở chi nhánh công ty không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong chiến lược phát triển doanh nghiệp. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.