Cách xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn theo quy định mới nhất

Kể từ ngày 01/06/2025, nhà nước ra các văn bản pháp luật mới quy định về hóa đơn điện tử: nghị định 70/2025/NĐ-CP thay đổi và bổ sung nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông tư 32/2025/TT-BTC thay thế cho thông tư 78/2021/TT-BTC. Do đó, việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ thường được thực hiện theo thông tư 78/2021/TT-BTC sẽ có những điểm thay đổi mới theo thông tư 32/2025/TT-BTC.

1. Nguyên tắc chung về lập hóa đơn điện tử

Theo quy định, việc lập hóa đơn điện tử phải được thực hiện cho từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bất kể người mua có yêu cầu lấy hóa đơn hay không.

Do đó, ngay cả khi khách hàng là cá nhân không kinh doanh và không yêu cầu hóa đơn thì doanh nghiệp bán hàng và cung cấp dịch vụ vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho giao dịch đó.

Điều này được nêu rõ trong thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 4. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, Khoản 1, Điểm a):

“Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quyền và có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh”.

2. Quy định về thông tin người mua trên hóa đơn đối với khách lẻ

Đối với khách lẻ không cung cấp thông tin hoặc không muốn nhận hóa đơn, các thông tin về người mua như tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải điền.

Điều này rất có ích với các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, quán ăn với khách hàng cá nhân và thường không có nhu cầu lấy hóa đơn chi tiết.

Điều này được quy định tại các văn bản:

• Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 4. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, Khoản 1, Điểm c) quy định: “Trường hợp người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh mà người mua không có thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có các thông tin này của người mua”.
• Quy định này cũng được nhắc lại trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Khoản 3, Điểm a) (sửa đổi, bổ sung Điều 14 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP): “Đối với hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua là cá nhân không kinh doanh mà người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có các thông tin này của người mua.”

3. Các trường hợp xuất hóa đơn điện tử cụ thể cho khách lẻ

Tại các quy định mới nhất hiện nay, quy định nguyên tắc lập hóa đơn cho mọi giao dịch nhưng vẫn linh hoạt cho khách lẻ bằng cách đưa ra hai phương án xử lý như sau:

• Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HDDTKTTM)
• Lập hóa đơn điện tử tổng hợp.

3.1. Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (HDDTKTTM)

Đây là hình thức hóa đơn điện tử đặc biệt dành cho các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

• Đối tượng bắt buộc áp dụng:
  • Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Khoản 1 quy định: “Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên… và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (như bán lẻ, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách bằng taxi, xe ô tô, xe máy và xe cơ giới khác; ăn uống; nhà hàng; khách sạn; vận tải hành khách bằng taxi, dịch vụ vui chơi, giải trí, hoạt động công chứng, dịch vụ phụ trợ cho vận tải hành khách, dịch vụ du lịch, dịch vụ hỗ trợ khác cho vận tải hành khách) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”.
• Yêu cầu về chữ ký số:
  • Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Khoản 2, Điểm b) (sửa đổi, bổ sung Điều 11.5 NĐ 123) nêu rõ: “Đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (HDDTKTTM), không bắt buộc phải có chữ ký số.”.
  • Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Khoản 2 cũng khẳng định: “HDDTKTTM không bắt buộc phải có chữ ký số”.
• Thông tin người mua trên HDDTKTTM:
  • Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 4. Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử, Khoản 1, Điểm c) quy định: “Riêng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì thông tin người mua (nếu có yêu cầu) sẽ được điền, và được coi là chứng từ hợp pháp để xác định nghĩa vụ thuế của người mua.”.

Như vậy, nếu doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng bắt buộc hoặc tự nguyện sử dụng HDDTKTTM (lựa chọn tối ưu cho khách lẻ). Hóa đơn sẽ được in ra (hoặc hiển thị) trực tiếp từ máy tính tiền, không cần chữ ký số của người bán, và thông tin người mua chỉ cần điền nếu khách hàng yêu cầu cụ thể. Dữ liệu từ các hóa đơn này sẽ được kết nối và chuyển trực tiếp đến cơ quan thuế.

3.2. Lập hóa đơn điện tử tổng hợp

Đối với các trường hợp không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng HDDTKTTM nhưng vẫn có giao dịch với khách lẻ không lấy hóa đơn, cần thực hiện việc lập hóa đơn điện tử tổng hợp.

• Trường hợp áp dụng và cách thực hiện:
  • Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 6. Áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác, Khoản 1, Điểm c) hướng dẫn: “Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho cá nhân không kinh doanh mà người mua không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin thì bên bán phải lập hóa đơn điện tử cho từng lần phát sinh và lập hóa đơn điện tử tổng hợp vào cuối ngày hoặc cuối tháng (theo quy định tại Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP) ghi rõ tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách lẻ không lấy hóa đơn.”.

Giải thích:

1. Lập hóa đơn riêng lẻ cho mỗi giao dịch: Dù khách không lấy, bạn vẫn phải lập một hóa đơn điện tử cho từng giao dịch bán hàng. Hóa đơn này sẽ không có thông tin chi tiết của người mua.
2. Lập hóa đơn tổng hợp định kỳ: Cuối mỗi ngày hoặc cuối mỗi tháng, doanh nghiệp phải lập một hóa đơn điện tử tổng hợp. Hóa đơn tổng hợp này sẽ ghi nhận tổng doanh thu từ tất cả các giao dịch bán hàng cho khách lẻ không lấy hóa đơn trong kỳ đó. Việc này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng quản lý hàng ngàn hóa đơn nhỏ lẻ nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ căn cứ để tính toán nghĩa vụ thuế.

4. Chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế

Việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và quản lý thuế hiệu quả.

Điều này được quy định rõ ràng trong các văn bản mới nhất:

• Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 12. Điều khoản thi hành, Khoản 1.a.1) (sửa đổi Điều 18.1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định rằng: “Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điều chuyển dữ liệu (bao gồm cả việc học theo quy định của pháp luật về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này) và xác thực dữ liệu của người nộp thuế.”. Mặc dù đoạn này nói về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhưng nó nhấn mạnh nguyên tắc chung về việc dữ liệu hóa đơn phải được chuyển đến cơ quan thuế và được cơ quan thuế xác thực.
• Đối với HDDTKTTM, Thông tư 32/2025/TT-BTC, Điều 11. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, Khoản 2, Điểm d) quy định: “Mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử do người mua có thể truy xuất, khai thông tin hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.”. Điều này hàm ý rằng dữ liệu từ HDDTKTTM phải được truyền tải và truy xuất được bởi cơ quan thuế.

Như vậy, dù bạn sử dụng hóa đơn điện tử cho từng giao dịch hay hóa đơn tổng hợp, dữ liệu của các hóa đơn này phải được truyền đến Tổng cục Thuế theo quy định. Việc này thường được thực hiện thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc hệ thống tự lập hóa đơn của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc xuất hóa đơn điện tử cho khách lẻ không lấy hóa đơn là một yêu cầu bắt buộc và đã được pháp luật quy định rõ ràng. Bằng việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc lập hóa đơn điện tử tổng hợp, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý, góp phần vào sự minh bạch và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Để hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là cách xuất hóa đơn cho khách lẻ, hãy nắm rõ nội dung của văn bản pháp luật mới: thông tư 32/2025/TT-BTC và nghị định 70/2025/NĐ-CP.