Người đại diện pháp luật công ty cổ phần: Quy định chi tiết theo luật doanh nghiệp 2020

Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân quan trọng hàng đầu, quyết định và chịu trách nhiệm đến sự vận hành của doanh nghiệp. Trong công ty cổ phần, người đại diện pháp luật đóng vai trò không thể thiếu, đại diện cho công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ. Bài viết dưới đây sẽ trình bày chi tiết về quy định về người đại diện pháp luật của công ty cổ phần!

1. Người đại diện theo pháp luật là gì?

Theo khoản 1, điều 12 luật doanh nghiệp 2020 định nghĩa chung người đại diện áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp như sau:

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là  cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp. Họ cũng là người đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

2. Ai là người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần?

Trong công ty cổ phần, người đại diện theo pháp luật có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều chức danh khác nhau. Cụ thể, họ có thể là:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị.
• Giám đốc.
• Tổng giám đốc.
• Hoặc chức danh khác quy định trong điều lệ công ty.

Điều lệ công ty sẽ quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trường hợp điều lệ công ty quy định có từ 02 người đại diện theo pháp luật trở lên, thì Chủ tịch Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty. Nếu công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật, người đó sẽ là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo quy định cụ thể trong điều lệ công ty. Nếu điều lệ không có quy định khác, Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty.

3. Quy định về số lượng người đại diện của công ty cổ phần theo pháp luật

Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng cụ thể sẽ được quy định rõ trong điều lệ công ty.

Trường hợp điều lệ công ty không quy định rõ việc phân chia quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật khi có nhiều hơn một người, thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba. Tất cả những người đại diện theo pháp luật này chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và các quy định khác có liên quan.

4. Điều kiện đối với người đại diện của công ty cổ phần theo pháp luật

Để trở thành người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cá nhân cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Là người từ đủ 18 tuổi trở lên.
• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
• Không thuộc đối tượng bị cấm quản lý và thành lập doanh nghiệp. Điều này được quy định chi tiết tại Khoản 2 Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020. Các đối tượng bị cấm bao gồm:
  •  Cán bộ, công chức, viên chức (trừ trường hợp pháp luật có quy định khác), sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị Quân đội nhân dân Việt Nam, Công an nhân dân Việt Nam (trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp).
  • Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước (trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền).
  • Người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, tổ chức không có tư cách pháp nhân, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định liên quan đến kinh doanh.
  • Pháp luật cũng hạn chế quản lý đối với trường hợp người đại diện theo pháp luật mới đã từng là người đại diện của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản.
• Người đại diện không nhất thiết phải là người góp vốn trong công ty.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.

5. Quyền và nghĩa vụ của người đại diện công ty cổ phần theo pháp luật

Quyền và nghĩa vụ của người đại diện pháp luật công ty cổ phần phụ thuộc vào chức danh mà họ đảm nhiệm. Nếu họ giữ chức danh Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, họ có các quyền và nghĩa vụ cơ bản sau:

• Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
• Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
• Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
• Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty.
• Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.
• Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.
• Tuyển dụng lao động.
• Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh.
• Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.

Nếu người đại diện pháp luật công ty cổ phần đồng thời đảm nhiệm chức vụ Chủ tịch Hội đồng quản trị, ngoài các quyền và nghĩa vụ của Giám đốc/Tổng giám đốc, họ còn có các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị:

• Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị.
• Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng quản trị.
• Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị.
• Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
• Thay mặt Hội đồng quản trị ký các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
• Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

6. Trách nhiệm của người đại diện công ty cổ phần theo pháp luật

Theo Khoản 1 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có các trách nhiệm sau đây:

• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp.
• Không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định tại Khoản 1 Điều này.

7. Nơi cư trú và ủy quyền khi xuất cảnh của người đại diện pháp luật

Doanh nghiệp phải đảm bảo luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, khi người này xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Nếu doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền, hoặc chết, mất tích, bị hạn chế/mất năng lực hành vi dân sự, v.v., thì Hội đồng quản trị sẽ cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

8. Phạm vi đại diện và hậu quả khi vượt quá phạm vi

Phạm vi đại diện của người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần được quy định dựa trên:

• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
• Điều lệ của pháp nhân.
• Nội dung ủy quyền.
• Quy định khác của pháp luật.

Nếu không xác định được cụ thể phạm vi đại diện theo các căn cứ trên, người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần có quyền thực hiện mọi giao dịch dân sự vì lợi ích của người được đại diện, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Khi giao dịch, người đại diện cần thông báo cho bên giao dịch biết về phạm vi đại diện của mình.

Trường hợp người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần thực hiện giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện, hậu quả được quy định tại Điều 143 Khoản 1, 2 Luật Dân sự 2015. Nếu người đại diện cố ý thực hiện giao dịch vượt quá phạm vi đại diện và gây thiệt hại cho doanh nghiệp, họ phải chịu trách nhiệm cá nhân hoàn toàn trong việc bồi thường thiệt hại.

9. Chấm dứt đại diện theo ủy quyền

Một số trường hợp dẫn đến chấm dứt đại diện theo ủy quyền bao gồm:

• Kết thúc theo thỏa thuận.
• Thời hạn ủy quyền đã kết thúc.
• Công việc được ủy quyền đã hoàn thành.
• Người đại diện hoặc người được đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền.
• Người đại diện là cá nhân chết hoặc pháp nhân chấm dứt tồn tại.
• Người đại diện không đủ năng lực hành vi dân sự và năng lực pháp luật.

10. Lưu ý quan trọng về người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần

• Thuê người đại diện: Doanh nghiệp có thể thuê người đại diện theo pháp luật, nhưng hợp đồng lao động không được quá 05 năm.
• Đại diện cho nhiều công ty: Một cá nhân đáp ứng đủ điều kiện có thể làm người đại diện theo pháp luật cho nhiều công ty.
• Thay đổi người đại diện: Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật công ty cổ phần, doanh nghiệp phải đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi. Sau đó cần đăng bố cáo việc thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cần lưu ý cập nhật thông tin tại ngân hàng (chủ tài khoản) và chữ ký số điện tử.
• Chi nhánh/Văn phòng đại diện: Nếu người đại diện pháp luật cũ đồng thời là trưởng chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và có nhu cầu thay đổi, cần làm thủ tục thay đổi riêng cho các đơn vị này.
• Thông báo đối tác/cơ quan liên quan: Doanh nghiệp nên thông báo cho bạn hàng, đối tác, cơ quan bảo hiểm và các cơ quan liên quan khác về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Tình trạng mã số thuế: Người đang quản lý doanh nghiệp bị treo mã số thuế sẽ không thể đăng ký làm người đại diện theo pháp luật mới của doanh nghiệp khác.

Kết luận

Người đại diện pháp luật công ty cổ phần là cá nhân có vị trí và vai trò cốt lõi trong doanh nghiệp. Việc hiểu rõ định nghĩa, các chức danh có thể đảm nhiệm, số lượng, điều kiện, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của họ theo Luật Doanh nghiệp 2020 là vô cùng quan trọng cho sự hoạt động hợp pháp và hiệu quả của công ty cổ phần. Các quy định pháp luật đảm bảo rằng người đại diện hành động vì lợi ích cao nhất của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật cho các hành vi của mình trong phạm vi được giao.

MISA ASP đang có chương trình khuyến mại cực lớn MISA ASP STARTUP BOOST hỗ trợ cho các doanh nghiệp mới thành lập gồm: Tư vấn thành lập doanh nghiệp miễn phí từ đối tác của MISA ASP, 300 hóa đơn điện tử miễn phí từ MeInvoice, 1 năm dùng chữ ký số từ xa Esign, 1 năm dùng phần mềm kế toán MISA ASP,…. Đây là cơ hội cực kỳ lớn dành cho bất kỳ ai đang có ý định thành lập doanh nghiệp cổ phần. Hãy liên hệ ngay để nhận ưu đãi từ MISA ASP!