[MISA ASP] Tự động hạch toán hóa đơn đầu vào với AVA Kế toán dịch vụ

Tải video giới thiệu tại đây.

1. Tổng quan

• Mỗi ngày, Anh/Chị kế toán dịch vụ phải xử lý một lượng lớn hóa đơn từ nhiều khách hàng khác nhau. Những công việc lặp đi lặp lại như thu thập, đọc thông tin và nhập liệu đang chiếm phần lớn thời gian, khiến Anh/Chị khó tập trung vào những công việc có giá trị cao hơn.
• Thấu hiểu những khó khăn đó, AVA Kế toán dịch vụ sẽ đồng hành cùng Anh/Chị như một người trợ lý tận tâm, hỗ trợ anh chị từ việc đồng bộ hóa đơn, đọc nội dung, so khớp danh mục đến đề xuất chứng từ đều sẽ được AVA thực hiện hoàn toàn tự động.

2. Cách thực hiện

Một điểm ưu việt là Anh/Chị có thể hướng dẫn AVA các quy tắc hạch toán riêng biệt cho từng khách hàng để AVA ghi nhớ và áp dụng. Nhờ đó, công việc được xử lý nhanh chóng, nhưng kết quả vẫn luôn trong tầm kiểm soát.

2.1. Thiết lập tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào

Bước 1: Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Hóa đơn đầu vào\chọn mục Tự động xử lý hóa đơn.

Bước 2: Đồng bộ hóa đơn

• Thực hiện Kết nối với phần mềm MISA meinvoice: nhấn Kết nối meInvoice, nhập thông tin đăng nhập sau đó nhấn Kết nối

• Chọn đơn vị nhận hóa đơn sau đó nhấn Đồng ý: Hóa đơn mới sẽ được tự động đồng bộ về phần mềm ngay khi phát sinh

Bước 3: Đọc nội dung hóa đơn và so khớp danh mục

• Tại mục Tự động hạch toán, khi nhấn bật chức năng Tự động hạch toán, chương trình sẽ hiển thị hộp thoại Thiết lập hạch toán tự động với MISA AVA và ngầm định chọn ngày bắt đầu áp dụng cho hóa đơn là ngày hiện tại.

• Sau khi hóa đơn được đồng bộ về MISA ASP và Anh/Chị đã bật tính năng tự động hạch toán, AVA sẽ đọc chi tiết các thông tin trên hóa đơn như nhà cung cấp, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền.
• Sau đó, AVA tự động so khớp với danh mục hàng hóa và nhà cung cấp. Nếu chưa có mã tương ứng, AVA sẽ đề xuất tạo mã mới để Anh/Chị kiểm tra và xác nhận.

2.2. Xác nhận hạch toán tự động đầu vào

Sau khi thiết lập ngày áp dụng tự động hạch toán, phần mềm sẽ xử lý các hóa đơn có ngày từ mốc này trở đi và phân loại trên 3 thẻ:

• Đang xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đang được AVA đọc, đối chiếu danh mục và lập chứng từ.
• Đã xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn đã được xử lý bao gồm: Hóa đơn thiếu mã VTHH/NCC và hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ.
• Có lỗi khi xử lý: Thể hiện số lượng hóa đơn không có mã VTHH/NCC, đồng thời không có tên hàng, tên nhà cung cấp, không có nội dung chi tiết.

Với những hóa đơn chương trình đã xử lý, Anh/Chị cần xác nhận trước khi lưu kết quả vào hệ thống:

Trường hợp 1: Đối với hóa đơn thiếu mã VTHH hoặc mã NCC

• Anh/Chị cần thực hiện thêm mã VTHH/NCC cho hóa đơn bằng cách nhấn vào nút Xác nhận.

Trường hợp 2: Đối với hóa đơn sẵn sàng lập chứng từ

• Các hóa đơn đã xác định được đầy đủ mã VTHH, mã NCC chương trình sẽ tự động phân loại thành hóa đơn mua hàng hóa/mua dịch vụ.
• Để hạch toán hóa đơn mua hàng/mua dịch vụ, chọn Xác nhận.
• Và thực hiện thiết lập các quy tắc hạch toán hóa đơn đầu vào.

3. Kết luận

• AVA không thay thế vai trò của kế toán. AVA sẽ đảm nhận những phần việc lặp lại, giúp Anh/Chị có thêm thời gian tập trung vào những giá trị cao hơn.
• Từ đó, Anh/Chị có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn với chất lượng cao hơn và từng bước mở rộng quy mô, nâng cao hiệu suất công việc.