Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không? Quy định mới TT91/2026

Hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không? Không. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực 01/7/2026), lập hóa đơn thay thế thì không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Mẫu 04 chỉ dùng khi sai thông tin không ảnh hưởng đến thuế.

1. Khi lập hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không?

Khi lập hóa đơn thay thế không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Thông tư 91/2026/TT-BTC chia hóa đơn lập sai thành hai nhóm với hai cách xử lý riêng.

Nhóm 1: Sai những thông tin không ảnh hưởng đến thuế như tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ. Nhóm này chỉ cần thông báo, không lập lại hóa đơn, và mẫu 04 chính là công cụ để thông báo.

Nhóm 2: Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế. Với nhóm này, người bán chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Khác với nhóm thứ nhất, quy định cho nhóm này không yêu cầu gửi thông báo theo mẫu 04.

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

“b) Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai các nội dung về: mã số thuế; tên hàng hóa, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng; số tiền ghi trên hóa đơn; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ trường hợp quy định tại điểm a khoản này) thì người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau: (…)

b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai: Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.”

Xác định nhanh hóa đơn của bạn thuộc nhóm nào:

Nội dung lập sai	Cách xử lý	Có gửi mẫu 04/SS-HĐĐT?
Tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác (không sai MST, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa)	Thông báo cho người mua, không lập lại hóa đơn	Có
Mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác	Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế	Không
Hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu	Điều chỉnh, thay thế trên Bảng tổng hợp kỳ tiếp theo	Không

Mỗi lần khách hàng thay thế hóa đơn, trong dữ liệu sẽ có hai tờ hóa đơn cho cùng một giao dịch: tờ bị thay thế và tờ thay thế. Nếu làm thủ công, kế toán phải tự nhớ tờ nào đã hạch toán, tờ nào cần loại ra.

Với vài chục khách hàng, chỉ cần một tờ bị ghi trùng hoặc bỏ sót là doanh thu và thuế GTGT trên tờ khai lệch ngay, đến lúc cơ quan thuế gửi thông báo rà soát mới phát hiện thì đã mất công giải trình, khai bổ sung. Cách chắc chắn nhất là để phần mềm thiết kế riêng cho Kế toán dịch vụ như MISA ASP hỗ trợ chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn ngay từ đầu, thay vì đợi cuối kỳ mới dò lại.

• Kéo hóa đơn tự động: Mỗi đêm MISA ASP tự đồng bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra của từng khách hàng từ cơ quan thuế. Sáng ra hóa đơn mới phát sinh đã nằm sẵn trên phần mềm, không phải đăng nhập từng tài khoản để tải về.
• Hạch toán tự động: Trợ lý AI AVA đọc nội dung hóa đơn, phân loại và lập sẵn chứng từ. Kế toán chỉ cần rà lại và duyệt, không phải gõ lại từng dòng.
• Đối chiếu với hệ thống HĐĐT: Phần mềm đối chiếu dữ liệu trên sổ với dữ liệu hóa đơn của cơ quan thuế và chỉ ra rủi ro trước kỳ khai, thay vì đợi đến khi có thông báo rà soát mới đi tìm lỗi.

2. Trường hợp nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thay vì thay thế hóa đơn?

Nhiều kế toán băn khoăn thay thế hóa đơn có cần gửi mẫu 04 không, hay sai gì cũng phải thay thế. Thực tế mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ bắt buộc khi hóa đơn sai thông tin không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế, như sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ, trong khi mã số thuế, hàng hóa và các con số vẫn đúng. Khi đó chỉ cần báo người mua và gửi mẫu 04, không lập lại hóa đơn.

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

“a) Trường hợp sai về các nội dung trên hóa đơn như tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không sai về: mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này;”

Sau khi nhận mẫu 04, hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi thông báo về việc tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-SSĐT (khoản 4 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Bạn nên lưu thông báo này cùng hồ sơ hóa đơn.

2.1 Cách điền mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91

Mẫu 04/SS-HĐĐT “Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai” thuộc Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Phần đầu ghi tên, mã số thuế người nộp thuế; phần chính là bảng 9 cột:

Cột	Nội dung cần ghi
(1) STT	Số thứ tự từng hóa đơn lập sai
(2) Mã CQT cấp	Mã của cơ quan thuế với hóa đơn có mã; hóa đơn không có mã thì để trống
(3) Ký hiệu mẫu hóa đơn	Ký hiệu mẫu số của hóa đơn lập sai
(4) Ký hiệu hóa đơn	Ký hiệu hóa đơn lập sai
(5) Số hóa đơn điện tử	Số của hóa đơn lập sai
(6) Ngày lập hóa đơn	Ngày lập ghi trên hóa đơn lập sai
(7) Loại hóa đơn điện tử	Loại hóa đơn
(8) Thông báo/Giải trình	Người bán ghi nội dung thông báo; nếu cơ quan thuế thông báo thì ghi giải trình
(9) Lý do/Thông báo của CQT	Lý do sai sót, hoặc thông báo của cơ quan thuế nếu có

Cuối mẫu, người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp ký số, ký điện tử.

Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC tại đây.

3. Cách xuất hóa đơn thay thế đúng Thông tư 91 (không kèm mẫu 04)

Xuất hoá đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không? Không. Khi hóa đơn sai mã số thuế, hàng hóa hay số tiền và bạn chọn thay thế, quy trình chỉ gồm ba bước sau.

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua.

Nếu người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.

Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có). Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch, hoặc bán trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác (điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).

Có thể dùng mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót để soạn nhanh.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới thay thế.

Hóa đơn mới ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” để nhận diện hóa đơn bị thay thế, và thay toàn bộ nội dung hóa đơn đã lập sai.

Bước 3: Ký số và gửi.

Người bán ký số trên hóa đơn thay thế rồi gửi cho người mua (hóa đơn không có mã), hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi người mua (hóa đơn có mã).

Nếu trong tháng lập sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, được lập một hóa đơn thay thế cho các hóa đơn đó, kèm bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT. Hướng dẫn chi tiết từng tình huống có trong bài cách lập và kê khai hóa đơn thay thế.

3.1 Hóa đơn đã gửi theo Bảng tổng hợp dữ liệu có cần gửi mẫu 04 không?

Không. Người bán điều chỉnh, thay thế ngay trên Bảng tổng hợp của kỳ tiếp theo.

Căn cứ điểm đ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

“đ) Đối với hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thì người bán gửi thông tin điều chỉnh, thay thế trực tiếp trên Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục III kèm theo Thông tư này đến cơ quan thuế;”

Nếu dữ liệu trên Bảng tổng hợp đã gửi bị thiếu hoặc sai, người bán gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung (điểm e khoản 1 Điều 10).

4. Lưu ý khi xử lý hóa đơn thay thế và mẫu 04

• Không áp dụng hướng dẫn cũ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nghị định 254/2026/NĐ-CP đã thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ 01/7/2026. Các bài viết cũ nêu trường hợp “lập hóa đơn thay thế kèm mẫu 04” đều dựa trên quy định đã hết hiệu lực, nên bạn cần đối chiếu lại theo Thông tư 91.
• Lần sau xử lý theo hình thức đã chọn lần đầu: Nếu hóa đơn đã được thay thế mà lại phát hiện sai, các lần xử lý tiếp theo vẫn theo hình thức đã áp dụng lần đầu (điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Tức là đã chọn thay thế thì tiếp tục thay thế, không chuyển sang gửi mẫu 04 hay điều chỉnh.
• Cơ quan thuế phát hiện sai: Khi nhận thông báo theo Mẫu số 01/TB-RSĐT, người bán rà soát và điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo khoản 1 Điều 10 (khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Lưu đủ hồ sơ: Gồm văn bản thỏa thuận, hóa đơn bị thay thế, hóa đơn thay thế, mẫu 04 (nếu có) và phản hồi của cơ quan thuế.

Tóm lại, hóa đơn thay thế có cần gửi mẫu 04 không thì câu trả lời là không. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu 04 chỉ dùng khi sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ. Sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất thì lập hóa đơn thay thế (hoặc điều chỉnh) kèm văn bản thỏa thuận, không gửi mẫu 04.

Với kế toán dịch vụ, khó khăn không nằm ở việc hiểu quy định mà ở số lượng hóa đơn phải theo dõi. Mỗi khách hàng có thể phát sinh hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh bất kỳ lúc nào trong kỳ.

Khi phải tự tải hóa đơn về, tự hạch toán và tự ghi chú hóa đơn nào đã bị thay thế, kế toán rất dễ hạch toán trùng hoặc bỏ sót. Sai sót này thường chỉ lộ ra khi lập tờ khai, hoặc khi cơ quan thuế gửi thông báo rà soát. Vì vậy, cách làm an toàn là quản lý hóa đơn của tất cả khách hàng trên một phần mềm kế toán dịch vụ như MISA ASP, giúp dữ liệu hóa đơn được tự động cập nhật, đối chiếu với dữ liệu gốc hàng ngày, loại bỏ sai sót do phải làm thủ công.

Bạn có thể xem cách phần mềm kế toán MISA hỗ trợ kế toán dịch vụ xử lý hóa đơn và tờ khai. Để tính chi phí theo số khách hàng đang nhận làm, bạn tham khảo bảng giá phần mềm kế toán.