[Trọn bộ] 8+ Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty mới 2026

Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty giúp doanh nghiệp nhỏ theo dõi tiền vào, tiền ra và số dư mỗi ngày mà không tốn phí phần mềm. Dưới đây là các mẫu tải miễn phí, mẫu báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng và cách tạo file quản lý thu chi.

1. Tổng hợp mẫu file Excel quản lý thu chi công ty

Tùy quy mô và cách tổ chức kế toán, doanh nghiệp có thể chọn mẫu theo nghiệp vụ tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) hoặc mẫu theo loại hình kinh doanh. Dưới đây là các mẫu Excel quản lý thu chi thường dùng.

1.1. Mẫu file Excel thu chi sổ quỹ nội bộ

Đây là mẫu đơn giản nhất, hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa cần ghi các khoản thu chi phát sinh hằng ngày. File gồm các cột ngày, nội dung, số tiền, người thực hiện và số dư quỹ, giúp kiểm soát lượng tiền mặt đang giữ trong két.

1.2. Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt

Mẫu này ghi chi tiết từng phiếu thu, phiếu chi theo đúng nghiệp vụ kế toán. Các cột chính gồm ngày hạch toán, ngày chứng từ, số phiếu thu/chi, diễn giải, tài khoản, tài khoản đối ứng, số tiền phát sinh, người nộp/người nhận, mã và tên đối tượng.

Doanh nghiệp có nhiều công trình hoặc nhiều nhân viên ứng tiền có thể thêm cột mã nhân viên, mã công trình để lọc nhanh.

1.3. Mẫu sổ nhật ký thu tiền, chi tiền mặt

Hai sổ này tách riêng dòng tiền vào và dòng tiền ra:

• Sổ nhật ký thu tiền: ngày ghi sổ, số và ngày chứng từ, diễn giải, cột ghi Nợ TK 111 và các cột ghi Có tài khoản tương ứng.
• Sổ nhật ký chi tiền: bố cục tương tự nhưng ghi Có TK 111 và ghi Nợ các tài khoản liên quan.

1.4. Mẫu bảng kê số dư và sổ tiền gửi ngân hàng

Với doanh nghiệp giao dịch chủ yếu qua tài khoản, nhóm mẫu này giúp theo dõi tiền gửi tại từng ngân hàng:

• Bảng kê số dư tiền theo ngày: số tài khoản hạch toán, số và tên tài khoản ngân hàng, chi nhánh, mỗi cột là một ngày ghi số dư.
• Bảng kê số dư tiền gửi ngân hàng: tên ngân hàng, chủ tài khoản, số dư đầu kỳ, phát sinh Nợ, phát sinh Có, số dư cuối kỳ.
• Sổ tiền gửi ngân hàng: ngày hạch toán, ngày và số chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, số tiền thu, chi, còn lại, mục thu/chi.
• Sổ nhật ký thu tiền, chi tiền gửi ngân hàng: bố cục như nhật ký tiền mặt nhưng ghi Nợ (hoặc Có) TK 112; sổ chi tiền có thêm cột ngoại tệ cho giao dịch bằng ngoại tệ.

Các mẫu sổ kế toán chuẩn theo chế độ hiện hành có thể tham khảo thêm tại bài mẫu sổ sách kế toán excel theo TT99 và TT133.

1.5. Mẫu file Excel kế toán nội bộ

Ngoài thu chi, mẫu này theo dõi thêm công nợ, tạm ứng và các giao dịch nội bộ, hợp với doanh nghiệp muốn có một file tổng hợp cho bộ phận kế toán nội bộ.

1.6. Mẫu file Excel quản lý thu chi theo loại hình kinh doanh

• Cửa hàng: theo dõi doanh thu bán hàng, chi nhập hàng, chi vận hành, chi phát sinh và lãi lỗ theo ngày.
• Quán cà phê, F&B nhỏ: thu bán hàng, chi nguyên liệu, lương nhân viên, điện nước và các khoản vận hành khác.
• Công trình xây dựng: chi phí vật liệu, nhân công, máy móc theo từng công trình.

Với kế toán dịch vụ làm sổ cho nhiều doanh nghiệp, mỗi khách hàng cần một bộ sổ riêng: sổ tiền gửi ngân hàng, bảng kê số dư, sổ nhật ký thu, chi tiền. Trên Excel, mỗi bộ sổ đều phải tự kẻ bảng, đặt công thức, rồi cuối tháng tải sao kê của từng tài khoản và gõ lại từng giao dịch vào đúng file của từng doanh nghiệp.

Chỉ cần sót một giao dịch hay kéo công thức lệch một dòng là số dư cuối kỳ sai. Vì các file nằm rời rạc, kế toán lại phải mở từng file ra dò.

Phân hệ Tiền gửi trên MISA ASP giúp kế toán dịch vụ giảm gần như toàn bộ phần việc thủ công này:

• Nhập sao kê ngân hàng thẳng từ file Excel hoặc lấy qua kết nối ngân hàng điện tử, không phải gõ tay từng dòng.
• Lập sẵn các nghiệp vụ thu, chi tiền gửi: thu tiền theo hóa đơn của một hay nhiều khách hàng, trả nhà cung cấp, nộp thuế, chuyển tiền giữa các tài khoản.
• Tự lên báo cáo từ chứng từ đã nhập: bảng kê số dư tiền theo ngày, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ nhật ký thu, chi tiền gửi.
• Đối chiếu ngân hàng ngay trên phần mềm để kiểm tra số dư, không cần dò bằng tay.

Để tìm hiểu tính năng có phù hợp với nhu cầu sử dụng không, anh/chị có thể đăng ký THỬ TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ DƯỚI ĐÂY – Trọn bộ 15 phân hệ không mất phí gì!

2. Mẫu báo cáo thu chi hàng ngày, hàng tháng bằng Excel

Nếu sổ thu chi ghi lại từng giao dịch, thì báo cáo thu chi là bảng tổng hợp để chủ doanh nghiệp nhìn nhanh tình hình tiền trong một kỳ. Một mẫu báo cáo thu chi Excel thường đặt ở sheet riêng, lấy số liệu từ sổ thu chi.

2.1. Mẫu báo cáo thu chi hàng ngày

Báo cáo thu chi hàng ngày tổng hợp các khoản thu, khoản chi phát sinh trong ngày và số dư cuối ngày. Mẫu này hợp với cửa hàng, quán ăn hoặc doanh nghiệp có nhiều giao dịch tiền mặt, cần kiểm quỹ ngay cuối ca để hạn chế thất thoát.

2.2. Mẫu báo cáo thu chi hàng tháng

Báo cáo thu chi hàng tháng cộng dồn doanh thu, chi phí của cả tháng, cho phép so sánh giữa các kỳ để thấy khoản nào tăng, khoản nào vượt kế hoạch. Đây là dạng báo cáo thu chi tài chính mà ban lãnh đạo hay xem nhất khi họp định kỳ.

2.3. Mẫu báo cáo thu chi bán hàng

Với doanh nghiệp thương mại, bảng báo cáo thu chi bán hàng theo dõi doanh thu, chi phí bán hàng, chiết khấu, khuyến mại và các chi phí liên quan trực tiếp, dùng để nắm lãi lỗ từng tháng.

Các mẫu báo cáo trên đều là báo cáo nội bộ, phục vụ quản trị, không thay thế sổ sách và báo cáo tài chính theo chế độ kế toán.

3. Nội dung cần có trong file quản lý thu chi bằng Excel

Dù dùng mẫu nào, một file quản lý thu chi bằng Excel nên có đủ các nhóm thông tin sau để dễ đối chiếu và kiểm tra lại:

Nhóm thông tin	Nội dung
Thông tin chung	Tên công ty, bộ phận hoặc người phụ trách, thời gian áp dụng của bảng
Thông tin giao dịch	Ngày phát sinh, số chứng từ, nội dung, loại giao dịch (thu hay chi)
Phân loại	Nhóm thu, nhóm chi, hạng mục ngân sách
Số tiền	Số tiền từng giao dịch, số dư đầu kỳ, số dư cuối kỳ (tính tự động)
Người liên quan	Người thực hiện, chữ ký xác nhận của người lập, người duyệt, thủ quỹ
Ghi chú	Lý do phát sinh, tình trạng chứng từ
Tổng hợp	Sheet báo cáo theo tuần, tháng, quý; biểu đồ; bảng kế hoạch so với thực tế

Với doanh nghiệp mới bắt đầu, một bảng thu chi Excel đơn giản chỉ cần các cột ngày, nội dung, loại, số tiền, người thực hiện và số dư là đủ dùng. Các phần tổng hợp, biểu đồ có thể bổ sung dần khi số giao dịch tăng lên.

4. Cách tạo file Excel quản lý thu chi hàng tháng

Cách tạo file Excel quản lý thu chi gồm 6 bước:

Bước 1: Xác định mục tiêu sử dụng. File dùng cho cửa hàng hay doanh nghiệp, mục đích là kiểm soát chi phí, tối ưu dòng tiền hay đánh giá hiệu quả kinh doanh. Mục tiêu khác nhau thì cột và báo cáo cần có cũng khác nhau.

Bước 2: Phân nhóm thu chi. Chia thành thu cố định (như doanh thu chính), thu phát sinh, chi cố định (lương, thuê văn phòng) và chi phát sinh. Phân nhóm rõ từ đầu giúp tổng hợp cuối kỳ nhanh hơn.

Bước 3: Tạo bảng khung. Lập các cột ngày, nội dung, loại thu/chi, hạng mục, số tiền, người thực hiện, số dư và ghi chú.

Bước 4: Thiết lập công thức. Dùng hàm SUM để cộng tổng thu, tổng chi; hàm IF để tự tính số dư; hàm SUMIF để cộng theo từng nhóm; SUBTOTAL hoặc PivotTable để lọc và tổng hợp. Có thể thêm biểu đồ cột hoặc biểu đồ tròn để xem cơ cấu thu chi.

Bước 5: Nhập dữ liệu đều đặn. Cập nhật theo ngày hoặc theo tuần, mỗi dòng ghi kèm số chứng từ để đối chiếu khi cần.

Bước 6: Đối chiếu cuối tháng. So số dư trên file với tiền mặt thực tế và số dư tài khoản ngân hàng, tìm nguyên nhân chênh lệch, rồi điều chỉnh kế hoạch cho tháng sau.

5. Ưu, nhược điểm khi quản lý thu chi bằng Excel

Ưu điểm	Nhược điểm
Miễn phí, có sẵn trên hầu hết máy tính	File nặng, dễ lỗi công thức khi dữ liệu lớn
Linh hoạt, tự thêm bớt cột theo nhu cầu	Khó phân quyền khi nhiều người cùng sửa
Tính toán nhanh bằng công thức	Không tự động hóa, phải nhập tay từng dòng
Dễ chia sẻ qua Google Drive, email	Dễ sai sót thủ công, bảo mật kém nếu lưu trên máy cá nhân
Phù hợp hộ kinh doanh, doanh nghiệp rất nhỏ	Cần người dùng thạo Excel

Nói cách khác, Excel hợp với doanh nghiệp rất nhỏ, ít giao dịch và chủ yếu dùng tiền mặt. Khi số giao dịch tăng và nghiệp vụ phức tạp hơn, file càng dễ sai và mất nhiều thời gian kiểm tra.

6. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ Excel sang phần mềm kế toán?

Với doanh nghiệp mới thành lập, quy mô siêu nhỏ, giao dịch còn ít và chủ yếu bằng tiền mặt, một file Excel quản lý thu chi đơn giản là đủ để theo dõi tình hình tiền. Cửa hàng, quán ăn nhỏ hay cá nhân kinh doanh cũng vậy.

Nhưng với kế toán dịch vụ quản lý nhiều khách hàng, mỗi khách hàng là một file Excel riêng, mỗi file một kiểu cột, một bộ công thức. Cuối tháng, kế toán phải mở lần lượt hàng chục file, tải sao kê của từng tài khoản ngân hàng, gõ lại từng giao dịch, rồi ngồi dò vì sao số dư trên file lệch với ngân hàng. Chỉ cần một công thức bị kéo sai dòng ở một file, cả báo cáo của khách hàng đó sai theo mà không ai phát hiện ra.

Khi số khách hàng tăng, cách làm thủ công này sẽ không còn theo kịp. Đây là lúc kế toán dịch vụ nên chuyển sang phần mềm hỗ trợ làm việc tự động, GIÚP LÀM NHANH – LÀM CHUẨN – LÀM CHÍNH XÁC NGAY TỪ ĐẦU.

Mẫu file Excel quản lý thu chi công ty là lựa chọn tiết kiệm cho kế toán dịch vụ khi quản lý số lượng doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi khách hàng doanh nghiệp tăng lên, đó là lúc bạn nên cân nhắc chuyển sang phần mềm để giảm công việc thủ công và giảm sai sót, xây dựng quy trình dịch vụ chuyên nghiệp, chính xác hơn.

Phần mềm kế toán MISA ASP giúp kế toán dịch vụ làm nhanh – chuẩn – chính xác, nâng cao năng suất và gia tăng thu nhập gấp 3-5 lần:

✓ Tự đồng bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra từ NCC hàng đêm, không phải tải và nhập tay từng hóa đơn
✓ Trợ lý AI AVA tự động đọc hóa đơn và lập sẵn chứng từ hạch toán, kế toán chỉ cần kiểm tra lại
✓ Tự động đối chiếu rủi ro hóa đơn, tờ khai với dữ liệu gốc từ cổng HĐĐT
✓ Lập và nộp tờ khai ngay trên phần mềm qua cổng MISA mTax tích hợp sẵn, không mất thêm phí
✓ Theo dõi tình trạng nộp tờ khai của mọi khách hàng trên một màn hình

Tham khảo giá phần mềm kế toán để chọn gói phù hợp, hoặc NHẬN TƯ VẤN TRẢI NGHIỆM MIỄN ASP MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY