Biên bản điều chỉnh hóa đơn: Quy định hiện hành và tải mẫu miên phí

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên bán và bên mua về nội dung sai sót trên hóa đơn điện tử, trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Từ ngày 01/07/2026, nội dung này được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Khi nào phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử?

Theo quy định hiện hành, tên gọi pháp lý được sử dụng là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua. Trong thực tế, văn bản này thường được gọi là biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn.

Khi hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và thuộc trường hợp phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán và người mua cần xác định đối tượng mua hàng để thực hiện đúng thủ tục.

• Mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Số lượng, đơn giá, thành tiền;
• Thuế suất;
• Tiền thuế;
• Tổng tiền thanh toán;
• Các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.

Tùy theo tính chất sai sót, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Biên bản thỏa thuận không thay thế cho hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Đây là tài liệu dùng để ghi nhận nội dung sai và phương án xử lý mà hai bên đã thống nhất.

Trường hợp không cần lập biên bản

Không phải mọi trường hợp xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đều bắt buộc lập biên bản. Theo quy định được dẫn chiếu tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong một số trường hợp như:

• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử;
• Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo quy định;
• Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc nền tảng số khác;
• Trường hợp người mua là cá nhân và pháp luật chỉ yêu cầu người bán thông báo về sai sót.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử mới nhất

Mẫu biên bản điều chỉnh hiện không được quy định theo một biểu mẫu bắt buộc thống nhất trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Do đó, doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu phù hợp, miễn bảo đảm thể hiện đầy đủ thông tin về các bên, hóa đơn sai sót, nội dung điều chỉnh và phương án xử lý.

Một biên bản nên có các nội dung chính sau:

1. Tên văn bản: Biên bản thỏa thuận điều chỉnh hóa đơn hoặc Văn bản thỏa thuận về việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.
2. Ngày lập biên bản.
3. Thông tin bên bán: Tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện hoặc người được ủy quyền.
4. Thông tin bên mua: Tên đơn vị hoặc cá nhân, mã số thuế nếu có, địa chỉ, người đại diện hoặc người được ủy quyền.
5. Thông tin hóa đơn có sai sót: Ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, mã của cơ quan thuế nếu có.
6. Nội dung sai sót: Mô tả cụ thể thông tin đã ghi sai trên hóa đơn.
7. Nội dung thống nhất xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
8. Cam kết của hai bên.
9. Chữ ký của bên bán và bên mua.

Cách ghi biên bản điều chỉnh hóa đơn

Khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, kế toán cần mô tả rõ mối liên hệ giữa hóa đơn gốc và nội dung sai sót. Không nên ghi chung chung như “điều chỉnh hóa đơn do có sai sót” mà cần chỉ rõ sai ở đâu và sửa thành thông tin nào. 

Ví dụ:

• Sai địa chỉ người mua: “Điều chỉnh địa chỉ người mua từ … thành …”.
• Sai thuế suất: “Điều chỉnh thuế suất mặt hàng … từ …% thành …%”.
• Sai tiền thuế: “Điều chỉnh tiền thuế GTGT của mặt hàng … từ … đồng thành … đồng”.
• Sai số lượng: “Điều chỉnh số lượng mặt hàng … từ … thành …”.
• Sai đơn giá: “Điều chỉnh đơn giá mặt hàng … từ … đồng thành … đồng”.

Nếu sai sót liên quan đến thuế suất, tiền thuế hoặc tổng tiền thanh toán, biên bản nên ghi rõ số liệu trước và sau điều chỉnh để thuận tiện đối chiếu giữa hóa đơn gốc, biên bản và hóa đơn điều chỉnh.

Kết luận

Hy vọng với các thông tin MISA ASP cung cấp đã giúp bạn đọc nắm được mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử cũng như các quy định hiện hành. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp chi tiết.

Việc lập biên bản thủ công dễ phát sinh lỗi khi nhập lại thông tin hóa đơn, đặc biệt với các trường hợp phải xử lý nhiều hóa đơn hoặc cần phối hợp ký xác nhận với khách hàng. Với MISA ASP, người dùng có thể điều hướng từ phân hệ Bán hàng sang MISA meInvoice để lập biên bản điều chỉnh hóa đơn mà không cần đăng nhập lại hệ thống.

Để kế toán dịch vụ dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai sử dụng phần mềm. Khách hàng có nhu cầu trải nghiệp MIỄN PHÍ phần mềm kế toán của MISA ASP vui lòng ĐĂNG KÝ tại: