Hóa đơn thay thế CHUẨN TT91, NĐ254: Cách lập và kê khai ĐÚNG năm 2026

Hóa đơn thay thế là hóa đơn điện tử lập mới để thay toàn bộ hóa đơn đã lập có sai sót, thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC từ 01/7/2026. Bài viết hướng dẫn khi nào lập, cách lập và cách kê khai cùng kỳ, khác kỳ ĐÚNG 2026.

1. Lập hóa đơn thay thế trong trường hợp nào?

Các trường hợp xuất hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

» Trường hợp bắt buộc lập hóa đơn thay thế

• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có sai sót.
• Hóa đơn điện tử bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có sai sót (trừ trường hợp ngoại lệ theo quy định).

» Trường hợp được chọn thay thế hoặc điều chỉnh

Khi hóa đơn sai một trong các nội dung sau, người bán được chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh:

• Sai mã số thuế người mua.
• Sai tên hàng hóa, quy cách.
• Sai số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế.
• Sai các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.

Một hóa đơn đã xử lý theo hình thức nào thì các lần xử lý sau phải theo đúng hình thức đó. Đã thay thế thì lần sau tiếp tục thay thế, không chuyển sang điều chỉnh.

» Trường hợp không lập hóa đơn cần thay thế

• Chỉ sai tên, địa chỉ người mua (đúng mã số thuế và các nội dung khác): người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn (điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Trả lại hàng, chiết khấu thương mại, thay đổi giá trị sau quyết toán: đây là điều chỉnh phát sinh sau giao dịch, không phải hóa đơn sai. Người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

2. Cách lập hóa đơn thay thế theo Thông tư 91

» Cách lập hóa đơn thay thế gồm 3 bước:

Bước 1: Lập văn bản thỏa thuận với người mua.

Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh, hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi thay thế. Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website (nếu có). Văn bản này phải lưu lại để xuất trình khi cần.

Bước 2: Lập hóa đơn thay thế.

Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”. Hóa đơn thay thế ghi lại đầy đủ nội dung: chỗ sai sửa thành đúng, chỗ đúng giữ nguyên như hóa đơn gốc.

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn.

Với hóa đơn không có mã, người bán ký số và gửi ngay cho người mua. Với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán ký số, gửi cơ quan thuế cấp mã rồi mới gửi người mua.

Sau khi thay thế, hóa đơn gốc không còn giá trị sử dụng và được lưu với trạng thái đã bị thay thế, không phải hủy. Nếu chính hóa đơn thay thế lại bị sai, bạn tiếp tục lập một hóa đơn thay thế khác cho nó.

3. Cách lập hóa đơn thay thế trên MISA ASP

Với kế toán dịch vụ đang dùng phần mềm kế toán MISA phiên bản MISA ASP Kế toán, cách xuất hóa đơn thay thế trên MISA được thực hiện ngay trong phân hệ Bán hàng, không phải chuyển qua lại nhiều phần mềm. Hệ thống tự giữ lại thông tin đối chiếu của hóa đơn bị thay thế nên bạn không cần gõ lại số, ký hiệu hóa đơn gốc.

Hệ thống TỰ ĐỘNG giữ lại thông tin đối chiếu của hóa đơn bị thay thế nên bạn không cần gõ lại số, ký hiệu hóa đơn gốc.

» Hướng dẫn thao tác trên MISA ASP

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận với người mua

• Vào phân hệ Bán hàng > chọn tab Hóa đơn.

• Nhấn vào biểu tượng mũi tên xuống (⏷) tại nút Thêm và chọn Hóa đơn thay thế.
• Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu lập biên bản; nhấn Lập biên bản để chuyển hướng sang hệ thống MISA meInvoice thực hiện lập biên bản thỏa thuận với khách hàng về sai sót.

Bước 2: Chọn hóa đơn cần thay thế

• Sau khi lập biên bản, chọn Lập HĐ thay thế trên giao diện MISA ASP Kế toán.
• Khai báo khoảng thời gian phát hành hóa đơn rồi nhấn Lấy dữ liệu.
• Tìm và chọn hóa đơn bị sai sót cần thay thế (có trạng thái Đã cấp mã hoặc Đã phát hành), sau đó nhấn Đồng ý.

Bước 3: Chỉnh sửa và phát hành hóa đơn thay thế

• Phần mềm sẽ cảnh báo về việc tách hóa đơn khỏi chứng từ lập kèm hoặc thông báo hóa đơn cũ sẽ hết hiệu lực; bạn nhấn Có để tiếp tục.

• Trên giao diện hiện ra, hệ thống tự động tích chọn ô “Là hóa đơn thay thế” và giữ lại thông tin đối chiếu của hóa đơn bị thay thế.
• Tiến hành sửa lại các thông tin bị sai (mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa…) cho chính xác.
• Kiểm tra lại số liệu và thực hiện Phát hành hóa đơn điện tử mới.

Video hướng dẫn chi tiết các bước lập hóa đơn thay thế trên MISA ASP

4. Hóa đơn thay thế cùng kỳ, khác kỳ khai thuế GTGT thế nào cho đúng từ 01/07/2026?

Hóa đơn sai tháng 9, hóa đơn thay thế lập tháng 10, nhưng chưa nộp tờ khai tháng 9 thì kê khai vào tháng nào? Bên bán và bên mua có kê khai giống nhau không?

Dưới đây là phân tích từng trường hợp cụ thể, căn cứ theo các quy định có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

» Căn cứ pháp lý bạn cần nắm

1. Thông tư 91/2026/TT-BTC: Điều 10 quy định việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và một số trường hợp phát sinh điều chỉnh sau giao dịch.
2. Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Quy định chi tiết về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
3. Nghị định 252/2026/NĐ-CP: Điều 12 quy định việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế.
4. Thông tư 89/2026/TT-BTC: Hướng dẫn hồ sơ khai thuế GTGT, các chỉ tiêu điều chỉnh và khai bổ sung.
5. Nghị định 181/2025/NĐ-CP: Khoản 6 Điều 23 quy định xử lý thuế GTGT đầu vào kê khai, khấu trừ bị sai sót.

Trường hợp 1: Hóa đơn thay thế cùng kỳ

Ví dụ: Ngày 10/09/2026, công ty A xuất hóa đơn cho công ty B:

• Doanh thu chưa thuế: 100 triệu đồng.
• Thuế GTGT 10%: 10 triệu đồng.

Ngày 20/09/2026 phát hiện sai đơn giá, lập hóa đơn thay thế với doanh thu đúng 80 triệu đồng, VAT 8 triệu đồng.

Đối với bên bán A: Kê khai doanh thu 80 triệu đồng, VAT đầu ra 8 triệu đồng trên tờ khai tháng 9/2026. Không kê khai đồng thời cả hóa đơn sai và hóa đơn thay thế.

Đối với bên mua B: Nếu nhận hóa đơn thay thế và đủ điều kiện khấu trừ, kê khai VAT đầu vào 8 triệu đồng. Không khấu trừ cả 10 triệu đồng của hóa đơn cũ.

Căn cứ: Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn sai sót.

Trường hợp 2: Hóa đơn thay thế khác kỳ nhưng chưa nộp tờ khai kỳ gốc

Ví dụ:

• Ngày 28/09/2026: Xuất hóa đơn 100 triệu đồng, VAT 10 triệu đồng.
• Ngày 05/10/2026: Lập hóa đơn thay thế còn 80 triệu đồng, VAT 8 triệu đồng.
• Ngày 11/10/2026: Công ty chưa nộp tờ khai GTGT tháng 9.

Đối với bên bán: Lập tờ khai lần đầu tháng 9 theo doanh thu đúng 80 triệu đồng và VAT đầu ra 8 triệu đồng, với giả định nghĩa vụ thuế của giao dịch phát sinh trong tháng 9. Không chuyển toàn bộ doanh thu sang tháng 10 chỉ vì hóa đơn thay thế được lập ngày 05/10.

Đối với bên mua: Nếu chưa kê khai hóa đơn gốc, sử dụng hóa đơn thay thế hợp lệ để kê khai thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng điều kiện khấu trừ. Nếu lập tờ khai tháng 9 sau khi đã nhận hóa đơn thay thế và đủ điều kiện kê khai trong kỳ này, không kê khai trùng sang tháng 10.

Căn cứ: Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 3: Hóa đơn thay thế khác kỳ, đã nộp tờ khai kỳ gốc

Ví dụ: Tháng 9, bên bán đã kê khai doanh thu 100 triệu đồng, VAT 10 triệu đồng. Tháng 10, phát hiện sai và lập hóa đơn thay thế còn 80 triệu đồng, VAT 8 triệu đồng.

Đối với bên bán: Đây là sai sót của hóa đơn đầu ra đã kê khai. Doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung kỳ tháng 9 để điều chỉnh giảm doanh thu 20 triệu đồng và VAT đầu ra 2 triệu đồng theo quy định khai bổ sung. Không kê khai thêm toàn bộ doanh thu 80 triệu đồng của hóa đơn thay thế vào tháng 10.

Đối với bên mua: Phải xác định ảnh hưởng của hóa đơn thay thế đến thuế GTGT đầu vào:

• Nếu việc giảm VAT đầu vào 2 triệu đồng chỉ làm giảm số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: Kê khai điều chỉnh giảm tại chỉ tiêu [37] của kỳ phát hiện sai sót.
• Nếu việc giảm VAT đầu vào làm tăng số thuế phải nộp của kỳ đã kê khai hoặc giảm số thuế đã được hoàn: Khai bổ sung kỳ phát sinh sai sót và xử lý nghĩa vụ thuế liên quan.

Căn cứ: Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; hướng dẫn tờ khai GTGT tại Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Trường hợp 4: Hóa đơn thay thế làm tăng doanh thu, tăng thuế GTGT

Ví dụ: Hóa đơn tháng 9 đã kê khai 100 triệu đồng, VAT 10 triệu đồng. Tháng 10 lập hóa đơn thay thế đúng 150 triệu đồng, VAT 15 triệu đồng.

Đối với bên bán: Nếu đã kê khai kỳ tháng 9, thực hiện khai bổ sung kỳ tháng 9, tăng doanh thu 50 triệu đồng và VAT đầu ra 5 triệu đồng. Nếu phát sinh số thuế phải nộp tăng thêm thì nộp tiền thuế và tiền chậm nộp theo quy định.

Đối với bên mua: Nếu đã kê khai VAT đầu vào 10 triệu đồng, cần xác định việc tăng thêm 5 triệu đồng ảnh hưởng thế nào đến số thuế phải nộp hoặc số thuế còn được khấu trừ. Nếu chỉ làm tăng số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau, thực hiện điều chỉnh tăng tại chỉ tiêu [38] của kỳ phát hiện sai sót. Trường hợp khác phải đối chiếu khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Căn cứ: Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP; khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP; Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Trường hợp 5: Hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua

Ví dụ: Hóa đơn tháng 9 ghi sai địa chỉ công ty B nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa.

Đối với bên bán: Thông báo cho bên mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế theo quy định. Không phải lập hóa đơn thay thế.

Đối với bên mua: Lưu hóa đơn và thông tin xử lý sai sót. Nếu đáp ứng điều kiện khấu trừ thì không phải điều chỉnh thuế GTGT chỉ vì lỗi địa chỉ.

Căn cứ: Điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp 6: Không phải hóa đơn sai, mà phát sinh điều chỉnh sau giao dịch

Ví dụ: Công ty A xuất hóa đơn bán hàng tháng 9 với doanh thu 100 triệu đồng, VAT 10 triệu đồng. Đến tháng 10 phát sinh chiết khấu thương mại theo thỏa thuận, phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Đây không phải trường hợp xuất sai đơn giá tại thời điểm tháng 9, mà là khoản điều chỉnh phát sinh sau giao dịch.

Đối với bên bán: Kê khai hóa đơn điều chỉnh vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh theo quy định áp dụng cho trường hợp này.

Đối với bên mua: Kê khai điều chỉnh vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Trường hợp đáp ứng hướng dẫn trên tờ khai GTGT thì sử dụng chỉ tiêu [37] hoặc [38] tương ứng.

Căn cứ: Khoản 5 và điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Lưu ý: Phải phân biệt khoản điều chỉnh phát sinh sau giao dịch với sai sót của hóa đơn gốc. Không được lấy quy định kê khai của trường hợp này áp dụng chung cho tất cả hóa đơn thay thế.

Như vậy việc điều chỉnh kê khai không chỉ nhìn vào ngày hóa đơn thay thế, mà phải kiểm tra đồng thời bốn yếu tố: nguyên nhân lập hóa đơn, kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế, tình trạng kê khai và ảnh hưởng đến số thuế GTGT phải nộp hoặc còn được khấu trừ.

5. Hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh khác nhau thế nào?

Tiêu chí	Hóa đơn thay thế	Hóa đơn điều chỉnh
Cách xử lý	Lập lại toàn bộ hóa đơn với nội dung đúng	Chỉ ghi phần chênh lệch của nội dung sai
Dòng ghi bắt buộc	“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”	“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Hóa đơn gốc	Hết giá trị, lưu trạng thái đã bị thay thế	Vẫn còn giá trị, cộng với hóa đơn điều chỉnh
Ghi số tiền	Ghi số đúng của toàn bộ hóa đơn	Tăng ghi số dương, giảm ghi số âm
Bắt buộc dùng khi	Hóa đơn máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng có sai sót	Trả lại hàng, chiết khấu, thay đổi giá trị sau giao dịch

 

Với các sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, bạn được chọn một trong hai cách. Chỉ cần nhớ đã chọn cách nào thì các lần xử lý sau của hóa đơn đó phải giữ nguyên cách ấy.

Hóa đơn thay thế chỉ dùng khi hóa đơn gốc có sai sót, và bắt buộc với hóa đơn máy tính tiền, hóa đơn bán tài sản phải đăng ký. Sai tên, địa chỉ thì gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT, còn trả hàng, chiết khấu thì lập hóa đơn điều chỉnh. Khi kê khai, đừng chỉ nhìn ngày lập hóa đơn thay thế mà phải xét kỳ phát sinh nghĩa vụ thuế, tờ khai kỳ gốc đã nộp chưa và ảnh hưởng tới số thuế phải nộp hay còn khấu trừ.

Với kế toán làm sổ cho nhiều khách hàng, một phần mềm kế toán dịch vụ giúp lập hóa đơn thay thế ngay trên phân hệ Bán hàng mà vẫn giữ đủ liên kết với hóa đơn gốc. Bạn có thể xem giá phần mềm kế toán MISA ASP để chọn gói phù hợp với số khách hàng đang quản lý.