[MỚI 2026] Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa cần căn cứ vào mức độ sai sót trên hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn. Từ 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Với lỗi sai tên hàng hóa, doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp để lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tránh ảnh hưởng đến việc kê khai thuế và hạch toán.

1. Sai tên hàng hóa trên hóa đơn xử lý thế nào?

Sai tên hàng hóa là trường hợp thông tin mô tả hàng hóa trên hóa đơn không đúng với thực tế giao dịch, chẳng hạn:

• Ghi sai tên sản phẩm.
• Ghi thiếu hoặc thừa một phần tên hàng hóa.
• Ghi sai quy cách, chủng loại, mã hàng.
• Ghi tên hàng hóa không đúng với hợp đồng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ giao nhận.
• Ghi nhầm tên hàng hóa này sang tên hàng hóa khác.

Đây là nhóm sai sót có thể ảnh hưởng đến việc xác định hàng hóa, doanh thu, chi phí và thuế giá trị gia tăng. Vì vậy, người bán không nên chỉ lập biên bản giải trình mà cần thực hiện xử lý hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.

Theo quy định đang áp dụng từ ngày 01/07/2026, sai tên hàng hóa thuộc nhóm sai sót cần xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, tùy từng trường hợp cụ thể. Nghị định 254/2026/NĐ-CP là văn bản quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

1.1. Khi nào lập hóa đơn điều chỉnh?

Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh khi cần sửa thông tin trên hóa đơn đã lập nhưng vẫn bảo đảm xác định được giao dịch ban đầu.

Ví dụ, hóa đơn đã ghi:

“Bàn làm việc gỗ tự nhiên”

Nhưng tên hàng hóa đúng theo hợp đồng và phiếu xuất kho là:

“Bàn làm việc gỗ công nghiệp”

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn điều chỉnh để điều chỉnh lại tên hàng hóa trên hóa đơn gốc.

1.2. Khi nào lập hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế được sử dụng khi hóa đơn đã lập có sai sót cần lập lại toàn bộ nội dung cho chính xác, đặc biệt khi việc sai tên hàng hóa làm cho thông tin trên hóa đơn không còn phù hợp với giao dịch thực tế.

Hóa đơn thay thế phải thể hiện đầy đủ các thông tin đúng của giao dịch và có nội dung dẫn chiếu đến hóa đơn đã lập sai.

Doanh nghiệp cần thống nhất với bên mua về phương án xử lý, đồng thời lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan như:

• Hóa đơn đã lập sai.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Biên bản thỏa thuận giữa hai bên, nếu thuộc trường hợp cần lập.
• Hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ chứng minh tên hàng hóa đúng.

2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Khi lựa chọn phương án điều chỉnh, hóa đơn điều chỉnh cần thể hiện rõ nội dung sai sót và thông tin cần điều chỉnh. Người lập hóa đơn không nên ghi chung chung như “Điều chỉnh hóa đơn số…” mà cần nêu cụ thể tên hàng hóa đã ghi sai và tên hàng hóa đúng.

2.1. Nội dung cần thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh

Hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa nên có các nội dung sau:

1. Thông tin người bán và người mua.
2. Số, ký hiệu và ngày lập của hóa đơn gốc.
3. Nội dung điều chỉnh.
4. Tên hàng hóa đúng sau điều chỉnh.
5. Số lượng, đơn giá, thành tiền và thuế suất nếu không thay đổi thì giữ nguyên theo hóa đơn gốc.
6. Dòng diễn giải dẫn chiếu đến hóa đơn đã lập sai.

Cách ghi có thể tham khảo:

Điều chỉnh tên hàng hóa từ “Bàn làm việc gỗ tự nhiên” thành “Bàn làm việc gỗ công nghiệp” trên hóa đơn số 0000123, ký hiệu 1C26TAA, lập ngày 08/10/2026. Các nội dung khác không thay đổi.

Trường hợp hóa đơn điều chỉnh không làm thay đổi số tiền hàng, thuế suất hoặc tiền thuế, doanh nghiệp cần thể hiện rõ việc điều chỉnh chỉ liên quan đến tên hàng hóa.

2.2. Mẫu nội dung hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Giả định:

• Hóa đơn gốc số 0000123, ký hiệu 1C26TAA, lập ngày 08/10/2026.
• Tên hàng hóa ghi sai: Máy in Laser A4 Model X.
• Tên hàng hóa đúng: Máy in Laser A4 Model Y.
• Số lượng: 02 chiếc.
• Đơn giá: 5.000.000 đồng/chiếc.
• Thuế suất GTGT: 10%.
• Sai tên hàng hóa, các thông tin về số lượng và giá trị không thay đổi.

Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh có thể ghi như sau:

Lưu ý: Ví dụ trên chỉ minh họa trường hợp sai tên hàng hóa nhưng không thay đổi số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế. Khi lập hóa đơn thực tế, kế toán dịch vụ cần đối chiếu với dữ liệu giao dịch và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm xử lý.

3. Cách viết hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa

Kế toán có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra hóa đơn đã lập

Đối chiếu tên hàng hóa trên hóa đơn với các hồ sơ liên quan:

• Hợp đồng kinh tế.
• Đơn đặt hàng.
• Phiếu xuất kho.
• Biên bản giao nhận.
• Báo giá hoặc phụ lục hợp đồng.
• Chứng từ kế toán liên quan.

Mục đích là xác định tên hàng hóa nào bị ghi sai và thông tin nào cần điều chỉnh.

Bước 2: Xác định phương án xử lý

Doanh nghiệp xác định nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế dựa trên nội dung sai sót và hướng dẫn đang áp dụng.

Nếu chỉ sai tên hàng hóa nhưng các chỉ tiêu khác vẫn chính xác, có thể xem xét lập hóa đơn điều chỉnh nội dung tên hàng hóa. Nếu hóa đơn có nhiều thông tin sai hoặc cần lập lại toàn bộ nội dung, doanh nghiệp xem xét phương án lập hóa đơn thay thế.

Bước 3: Lập biên bản thỏa thuận với bên mua nếu cần

Trường hợp pháp luật hoặc quy trình xử lý của doanh nghiệp yêu cầu, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi nhận sai sót.

Biên bản nên nêu rõ:

• Số và ngày hóa đơn đã lập sai.
• Nội dung sai tên hàng hóa.
• Tên hàng hóa đúng.
• Phương án xử lý.
• Cam kết của các bên về việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Biên bản thỏa thuận không thay thế cho hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Đây là tài liệu lưu kèm để giải trình căn cứ xử lý sai sót.

Bước 4: Lập và ký số hóa đơn điều chỉnh

Trên hóa đơn điều chỉnh, doanh nghiệp cần dẫn chiếu rõ đến hóa đơn gốc và mô tả cụ thể nội dung điều chỉnh.

Sau khi lập, người bán ký số và gửi hóa đơn cho người mua theo phương thức đang sử dụng.

Bước 5: Kê khai và lưu trữ hồ sơ

Sau khi hoàn tất việc điều chỉnh, kế toán cần kiểm tra việc kê khai hóa đơn gốc và hóa đơn điều chỉnh, đồng thời lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan.

Hồ sơ nên bao gồm:

• Hóa đơn gốc.
• Hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Biên bản thỏa thuận, nếu có.
• Chứng từ chứng minh tên hàng hóa đúng.
• Tài liệu trao đổi giữa người bán và người mua, nếu cần thiết.

4. Cách viết hóa đơn điều chỉnh/thay thế sai tên hàng hóa trên MISA ASP

✅ Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trên MISA ASP

• Hóa đơn gốc ghi sai tên hàng hóa, tên hàng hóa trên hóa đơn: Áo sơ mi nữ và cần điều chỉnh lại tên đúng: Áo sơ mi nam.

=> Kế toán dịch vụ lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa như sau:

• Chọn Tính chất HHDV là Ghi chú/diễn giải.
• Sau đó nhập nội dung điều chỉnh.

=> Lập hóa đơn điều chỉnh tên hàng hóa:

• Hóa đơn điều hàng hóa hiển thị thông tin điều chỉnh tương ứng:

✅ Lập hóa đơn điều chỉnh sai tên hàng hóa trên MISA ASP

Để lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn sai tên hàng hóa, kế toán dịch vụ thực hiện theo những bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, tại tab Hóa đơn. Nhấn mũi tên ⏷ cạnh chức năng Thêm\ Hóa đơn điều chỉnh:

Bước 2: Chọn hóa đơn được điều chỉnh:

• • Trên giao diện Hóa đơn điều chỉnh, nhấn vào biểu tượng .
  • Thiết lập điều kiện tìm hóa đơn và nhấn Lấy dữ liệu.
  • Chọn hóa đơn muốn điều chỉnh và nhấn Đồng ý.

Lưu ý: Có thể chọn nhanh hóa đơn bằng cách nhấn vào biểu tượng mũi tên ⏷.

Bước 3: Chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin chung của hóa đơn gốc, kế toán có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần). Sau đó, nhập lý do điều chỉnh hóa đơn.

Bước 4: Khai báo thông tin điều chỉnh hóa đơn:

Bước 5: Nhấn Lưu & Phát hành hóa đơn điện tử, việc phát hành hóa đơn điều chỉnh tương tự như phát hành hóa đơn điện tử thông thường. Tham khảo cách phát hành hóa đơn điện tử:

Phần mềm kế toán dịch vụ MISA ASP ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:

• Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
• Ngày ký và ngày lập lệch nhau
• Người bán có rủi ro cao về thuế
• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
• Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số

Đồng thời, phần mềm hỗ trợ đơn vị tải hóa đơn gốc từ nhà cung cấp (Có logo, mã tra cứu) với các định dạng Xml, PDF về.

Kế toán dịch vụ có nhu cầu đăng ký Tư vấn và nhận Báo giá phần mềm Kế toán dịch vụ MISA ASP có thể để lại thông tin đăng ký tại đây: