Năm 2021, ngay từ những ngày đầu MISA ASP ra mắt, Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Bluecom Việt Nam (đại lý thuế Bluecom), đã lựa chọn chuyển đổi sang nền tảng kế toán dịch vụ MISA ASP. Từ bài toán nhập liệu thủ công, dữ liệu phân tán và khó quản lý tiến độ, Bluecom từng bước tối ưu quy trình vận hành, giúp năng suất đội ngũ tăng khoảng 3 lần và phục vụ được nhiều khách hàng hơn.

Khi cách làm thủ công trở thành điểm nghẽn

Trước khi sử dụng MISA ASP, công việc kế toán dịch vụ tại Bluecom phụ thuộc vào nhiều công cụ khác nhau: phần mềm offline, Excel và các data riêng cho từng khách hàng.

Với nhân viên kế toán dịch vụ, mỗi hóa đơn, chứng từ đều cần được kiểm tra và nhập liệu thủ công. Công việc lặp đi lặp lại không chỉ tiêu tốn thời gian mà còn khiến năng lực xử lý của mỗi nhân viên bị giới hạn.

Có thời điểm, một nhân viên chỉ có thể xử lý khoảng 5-6 doanh nghiệp, thậm chí trong một ngày chỉ hoàn thành khoảng 100 hóa đơn cho 1-2 khách hàng.

Không chỉ nhân viên gặp áp lực, công tác quản lý cũng trở thành một bài toán khó. Khi quản lý đội ngũ 10–20 nhân viên, người quản lý muốn kiểm tra tiến độ phải lần lượt truy cập vào data của từng doanh nghiệp. Mỗi khách hàng lại nằm ở một nơi khác nhau, khiến việc theo dõi tổng thể mất nhiều thời gian và khó kiểm soát sát sao.

“Muốn kiểm tra công ty này thì phải vào data công ty này, công ty khác lại phải mở file khác, mất rất nhiều thời gian.” – bà Trần Thuý Bình – Giám Đốc đại lý thuế Bluecom chia sẻ.

Khi quy mô khách hàng tiếp tục tăng, Bluecom nhận thấy cần một phương thức vận hành mới: tập trung hơn, tự động hơn và giúp đội ngũ dành nhiều thời gian hơn cho nghiệp vụ thay vì những thao tác thủ công.

Lựa chọn MISA ASP: Một nền tảng tập trung, nhiều khâu được tự động hóa

Quản lý tập trung, không còn “mỗi khách hàng một data”

Từ khi chuyển sang MISA ASP, cách Bluecom quản lý và xử lý công việc có nhiều thay đổi. Thay vì phải truy cập vào từng data riêng biệt, toàn bộ khách hàng được quản lý tập trung trên một nền tảng.

Ở góc độ quản lý, chỉ cần truy cập MISA ASP có thể theo dõi số lượng khách hàng, kiểm tra nhân viên nào đã thực hiện nhập liệu và tiến độ xử lý của từng khách hàng. Việc quản lý vì thế không còn phụ thuộc quá nhiều vào thao tác kiểm tra thủ công ở từng data.

Với nhân viên, quy trình làm việc cũng đơn giản hơn. Chỉ cần truy cập một nền tảng, lựa chọn doanh nghiệp cần xử lý và thực hiện công việc, thay vì phải liên tục chuyển đổi giữa nhiều hệ thống.

Đặc biệt, MISA ASP hỗ trợ tự động hóa nhiều công đoạn trước đây chiếm đáng kể thời gian của kế toán:

• Tự động kéo hóa đơn từ nhà cung cấp, giúp giảm thao tác nhập liệu thủ công.
• Tự động hạch toán, hỗ trợ kế toán giảm thời gian xử lý chứng từ và tập trung hơn vào kiểm tra nghiệp vụ.
• Tự động đối chiếu dữ liệu giữa hóa đơn điện tử trên hệ thống, bảng kê và dữ liệu kế toán, hỗ trợ phát hiện chênh lệch để kiểm tra nguyên nhân.
• Kiểm soát và cảnh báo rủi ro trước khi lập báo cáo, hỗ trợ rà soát các khoản mục như tồn kho, tiền mặt, công nợ.
• Lập và truyền tờ khai ngay trên phần mềm, hạn chế việc phải xuất dữ liệu, chuyển sang hệ thống khác và nhập lại.

Nhờ giảm bớt các thao tác lặp lại, đội ngũ kế toán có thêm thời gian tập trung vào những công việc đòi hỏi chuyên môn: kiểm tra, kiểm soát và xử lý nghiệp vụ.

Năng suất nhân viên tăng gấp 3

Hiệu quả rõ rệt nhất mà Bluecom ghi nhận là sự thay đổi về năng suất.

Nếu trước đây một nhân viên chỉ có thể quản lý khoảng 5–6 khách hàng, thì sau khi sử dụng MISA ASP, con số này có thể tăng lên 10–15, thậm chí 20 khách hàng. Theo chia sẻ từ Bluecom, năng suất của đội ngũ tăng khoảng 3 lần năng suất so với trước đây.

“Nhân viên cũng chỉ cần làm việc trên một nền tảng, đó chính là thuận lợi khi chính nhân viên có thể tự kiểm soát dữ liệu khách hàng của mình…Mỗi nhân viên có thể quản lý được 10–15 hoặc đến 20 khách hàng. Tôi thấy đã gấp 3 năng suất so với trước đây.”  Bà Bình – giám đốc đại lý thuế Bluecom nhấn mạnh về việc nâng cao năng suất của nhân viên nhờ MISA ASP

Với người quản lý, hiệu quả không chỉ nằm ở số lượng khách hàng được xử lý mà còn ở khả năng theo dõi và điều hành đội ngũ tập trung hơn.

Các báo cáo quản trị trên MISA ASP cũng giúp người quản lý của Bluecom có thêm dữ liệu để theo dõi số lượng chứng từ, tình hình doanh thu của khách hàng và sự thay đổi về quy mô công việc qua từng năm.

Khi khách hàng phát triển, doanh thu và số lượng chứng từ tăng lên, Bluecom có thêm cơ sở để theo dõi sự tăng trưởng của dịch vụ và hoạch định hoạt động kinh doanh.

Giảm việc thủ công, tăng thời gian cho chuyên môn

Với Bluecom, hiệu quả của MISA ASP không chỉ được đo bằng số lượng khách hàng mà mỗi nhân viên có thể phục vụ. Việc tự động hóa và kiểm soát dữ liệu còn góp phần tạo thêm một lớp rà soát trong quy trình kế toán.

Tính năng đối chiếu dữ liệu giúp kế toán kiểm tra sự chênh lệch giữa dữ liệu của nhà cung cấp, hóa đơn điện tử và sổ sách. Các cảnh báo rủi ro hỗ trợ nhân viên rà soát lại những vấn đề liên quan đến tồn kho, tiền mặt, công nợ trước khi hoàn thiện báo cáo.

Nhờ đó, nhân viên có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra nguyên nhân, đánh giá nghiệp vụ và kiểm soát dữ liệu thay vì chỉ tập trung vào nhập liệu. Sau thời gian dài ứng dụng MISA ASP, Bluecom nhận thấy hiệu quả nổi bật ở ba khía cạnh: Giảm thời gian quản lý – Tăng năng suất nhân viên – Nâng cao chất lượng dịch vụ.

Đây cũng là nền tảng để đội ngũ kế toán dịch vụ có thể phục vụ nhiều khách hàng hơn mà vẫn duy trì chất lượng công việc.

Đồng hành cùng MISA ASP sẵn sàng cho hành trình phát triển dài hạn 

Bluecom đã đồng hành cùng MISA ASP bắt đầu từ năm 2021 và tiếp tục được duy trì qua nhiều năm. Trong quá trình sử dụng, bên cạnh việc cập nhật các tính năng mới, Bluecom còn nhận được sự hỗ trợ tận tình từ MISA trong quá trình vận hành. Các vấn đề liên quan đến kỹ thuật hay những tính năng chưa quen sử dụng đều có kênh hỗ trợ để được giải đáp và xử lý kịp thời.

Không chỉ hỗ trợ trong quá trình sử dụng phần mềm, MISA ASP còn đồng hành cùng kế toán dịch vụ thông qua các hội thảo chuyên môn được tổ chức định kỳ và cộng đồng Kế toán dịch vụ. Đây là nơi các anh/chị kế toán dịch vụ có thể cập nhật những thay đổi về chính sách, thông tư, nghị định; trao đổi các tình huống nghiệp vụ thực tế và cùng nhau nâng cao kỹ năng chuyên môn trong bối cảnh quy định kế toán – thuế liên tục thay đổi. Đặc biệt, cộng đồng dành cho kế toán dịch vụ cũng là một kênh để các anh/chị cập nhật thông tin về sản phẩm, tính năng mới, chia sẻ kinh nghiệm và nhận hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

Từ một mô hình vận hành với nhiều phần mềm, Excel và data riêng biệt cho từng khách hàng, Bluecom đã từng bước chuyển sang quản lý tập trung, tự động hóa nhiều công đoạn và nâng cao năng suất đội ngũ.

Hành trình đó cho thấy công nghệ không chỉ hỗ trợ kế toán dịch vụ xử lý công việc nhanh hơn, mà còn có thể trở thành một phần trong cách doanh nghiệp quản lý đội ngũ, kiểm soát chất lượng và mở rộng quy mô phục vụ khách hàng. Bluecom sẽ tiếp tục hành trình cùng MISA ASP, hướng tới một mô hình kế toán dịch vụ hiệu quả hơn, chủ động hơn và sẵn sàng đáp ứng quy mô khách hàng ngày càng lớn..

THÔNG TIN ĐỐI TÁC

Công ty Cổ phần Ứng dụng và Phát triển Công nghệ Bluecom Việt Nam (đại lý thuế Bluecom)

▪️ VPGD: P810 Tòa Trung Rice City Linh Đàm, P Hoàng Liệt, Hoàng Mai, Hà Nội

▪️ Trụ sở: Số 01, ngõ 117 Đặng Tiến Đông, P Trung Liệt, Đống Đa, Hà Nội