Mẫu 04/SS-HĐĐT mới 2026 theo TT91: Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai

Mẫu 04/SS-HĐĐT là mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót mà người bán gửi cơ quan thuế. Từ ngày 01/7/2026, mẫu được áp dụng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Mẫu chỉ dùng khi hóa đơn sai những thông tin không ảnh hưởng đến tiền thuế.

Bài viết dưới đây giúp bạn xác định đúng trường hợp, cách lập và cách kiểm tra sau khi gửi.

1. Khi nào dùng mẫu 04 thông báo sai sót?

Mẫu 04 dùng khi hóa đơn điện tử sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai các thông tin sau:

• Mã số thuế người mua;
• Số tiền ghi trên hóa đơn;
• Thuế suất, tiền thuế;
• Hàng hóa, dịch vụ.

Trong trường hợp này, người bán thông báo cho người mua về sai sót và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Người bán không phải lập lại hóa đơn.

» Bảng dưới đây giúp phân biệt nhanh:

Loại sai sót	Cách xử lý	Có gửi mẫu 04?
Sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác không ảnh hưởng tiền thuế	Thông báo người mua, không lập lại hóa đơn	Có
Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa, dịch vụ	Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế	Không

2. Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế có phải gửi mẫu 04 không?

Khi hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ, người bán lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Trên hóa đơn mới ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn…” hoặc “Thay thế cho hóa đơn…”. Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp này không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.

Ví dụ, Công ty A lập hóa đơn bán hàng ghi đơn giá 1.200.000 đồng, trong khi giá đúng là 1.000.000 đồng. Sai sót này làm thay đổi số tiền và tiền thuế, nên Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế. Công ty A không gửi mẫu 04 cho trường hợp này.

Nói cách khác, mẫu 04 và hóa đơn điều chỉnh, thay thế là hai cách xử lý tách biệt. Doanh nghiệp chọn cách nào phụ thuộc vào loại thông tin bị sai trên hóa đơn.

3. Tải mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91 và cách lập chi tiết

Từ ngày 01/7/2026, mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót được ban hành tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử.

Nghị định 254 thay thế các quy định trước đây về hóa đơn điện tử, nên doanh nghiệp cần dùng đúng mẫu theo Thông tư 91 khi gửi thông báo từ thời điểm này.

Mẫu gồm phần thông tin người nộp thuế, bảng kê các hóa đơn có sai sót kèm giải trình, và phần ký của người nộp thuế.

Tải Mẫu 04/SS-HĐĐT theo Thông tư 91/2026/TT-BTC TẠI ĐÂY

» Hướng dẫn cách ghi từng phần trên mẫu cụ thể như sau:

• Phần đầu mẫu: ghi tên người nộp thuế, mã số thuế và cơ quan thuế nhận thông báo.
• Phần bảng kê hóa đơn sai sót gồm các cột sau:

Cột	Cách ghi
(1) STT	Số thứ tự hóa đơn có sai sót
(2) Mã CQT cấp	Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn có mã. Để trống nếu là hóa đơn không có mã
(3) Ký hiệu mẫu hóa đơn	Theo ký hiệu mẫu trên hóa đơn sai sót
(4) Ký hiệu hóa đơn	Theo ký hiệu hóa đơn do người bán đặt
(5) Số hóa đơn	Số của hóa đơn có sai sót
(6) Ngày lập hóa đơn	Ngày lập của hóa đơn gốc bị sai
(7) Loại hóa đơn điện tử	Ghi đúng loại hóa đơn đã lập
(8) Thông báo/Giải trình	Ghi rõ nội dung bị sai, lỗi do bên nào và cách khắc phục
(9) Lý do/Thông báo của CQT	Phần dành cho cơ quan thuế ghi nhận

• Phần ký: người nộp thuế hoặc người đại diện hợp pháp ký số trên thông báo trước khi gửi.

Ví dụ: Ngày 15/10/2026, Công ty A lập hóa đơn số 125 cho Công ty B nhưng ghi sai số nhà trong địa chỉ người mua. Mã số thuế, số tiền và hàng hóa đều đúng.

Đây là trường hợp sai địa chỉ người mua, nên Công ty A thông báo cho Công ty B và lập mẫu 04. Các cột (1) đến (7) ghi theo thông tin của hóa đơn số 125. Cột (8) có thể ghi: “Hóa đơn ghi sai địa chỉ người mua, lỗi do người bán. Địa chỉ đúng là số 12 phố X, phường Y, Hà Nội. Đã thông báo người mua, không lập lại hóa đơn.”

4. Cách kiểm tra mẫu 04/SS-HĐĐT đã được cơ quan thuế tiếp nhận chưa

Sau khi gửi, kế toán nên kiểm tra lại để chắc chắn thông báo đã đến cơ quan thuế. Có hai cách.

Cách 1: Tra cứu trên Cổng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế

• Bước 1: Truy cập trang hoadondientu.gdt.gov.vn.
• Bước 2: Nhập các thông tin bắt buộc gồm mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và mã captcha. Có thể nhập thêm tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán. Sau đó nhấn Tìm kiếm.
• Bước 3: Xem kết quả. Nếu hóa đơn đã có thông báo sai sót được tiếp nhận, kết quả sẽ hiển thị thông tin “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót” kèm ngày gửi, tính chất và lý do. Nếu màn hình báo không tồn tại hóa đơn trùng khớp, cần kiểm tra lại thông tin đã nhập.

Cách 2: Kiểm tra trên phần mềm hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp dùng phần mềm hóa đơn điện tử có đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế, kế toán xem trạng thái thông báo sai sót ngay trên danh sách thông báo đã gửi, không cần tra cứu từng hóa đơn trên cổng.

5. Lưu ý khi gửi mẫu 04/SS-HĐĐT

• Gửi ngay khi phát hiện. Nếu đã quên gửi, nên bổ sung sớm cho cơ quan thuế, không đợi đến khi bị yêu cầu.
• Thông báo cho người mua. Ngoài mẫu 04 gửi cơ quan thuế, người bán cần báo cho người mua biết nội dung sai trên hóa đơn.
• Xác định đúng loại sai sót trước khi lập. Nếu sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không dùng mẫu 04.