Kê khai hóa đơn điều chỉnh CHUẨN quy định 2026: cùng kỳ, khác kỳ, tăng/giảm

Kê khai hóa đơn điều chỉnh từ 01/7/2026 phụ thuộc vào lý do điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh do chiết khấu thương mại hay trả lại hàng được kê ngay vào kỳ hiện tại. Hóa đơn điều chỉnh do lập sai mà khác kỳ thì phải khai bổ sung về kỳ gốc hoặc kê vào chỉ tiêu [37]/[38], tùy ảnh hưởng đến số thuế.

Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 91/2026/TT-BTC dưới đây.

1. Hóa đơn điều chỉnh kê khai vào kỳ nào?

Câu trả lời phụ thuộc vào lý do lập hóa đơn điều chỉnh. Từ 01/7/2026, có thể chia thành hai nhóm với hai cách xác định kỳ kê khai khác nhau.

Trước khi đi vào từng nhóm, cần thống nhất hai khái niệm. “Kỳ phát sinh” của một hóa đơn là tháng hoặc quý chứa ngày lập hóa đơn đó. “Hóa đơn bị điều chỉnh” là hóa đơn gốc có sai sót, còn “hóa đơn điều chỉnh” là hóa đơn lập sau để sửa hóa đơn gốc.

1.1. Hóa đơn điều chỉnh không do sai sót: kê khai vào kỳ hiện tại

Nhóm này gồm các trường hợp hóa đơn gốc lập đúng, nhưng sau đó giao dịch thay đổi, được liệt kê tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Chiết khấu thương mại tính theo số lượng, doanh số.
• Người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, dịch vụ (kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị).
• Thay đổi giá trị, khối lượng khi quyết toán hoặc theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Một số trường hợp đặc thù: hoàn phí dịch vụ ngân hàng, thẻ trả trước viễn thông, bán khí thiên nhiên có chênh lệch tỷ giá, hoàn phí bảo hiểm.

Với nhóm này, Thông tư 91 quy định rõ kỳ kê khai cho cả hai bên:

“d) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 5 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.” (Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Bên mua kê phần điều chỉnh vào chỉ tiêu [37] (giảm) hoặc [38] (tăng) của kỳ nhận hóa đơn, không phải khai bổ sung kỳ trước. Đây là hướng dẫn tại phần ghi chú tờ khai 01/GTGT, Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC.

1.2. Hóa đơn điều chỉnh do lập sai: áp dụng quy định khai bổ sung

Đây là trường hợp hóa đơn gốc sai mã số thuế, sai đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế… Thông tư 91 hướng dẫn cách lập hóa đơn điều chỉnh nhưng không quy định riêng kỳ kê khai.

Vì vậy, kỳ kê khai được xác định theo quy định chung về khai bổ sung tại điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Theo đó, người nộp thuế khai bổ sung cho kỳ phát sinh sai sót; nếu việc khai bổ sung chỉ làm tăng, giảm số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau thì khai phần chênh lệch vào kỳ phát hiện.

Riêng thuế GTGT đầu vào bị sai sót thì kê khai theo pháp luật thuế GTGT, cụ thể là khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Đây là căn cứ để bên mua có thể không phải làm tờ khai bổ sung:

“a) Người nộp thuế thực hiện khai bổ sung vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót nếu việc khai thuế vào tháng, quý phát sinh số thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn của tháng, quý đó […] b) Người nộp thuế thực hiện khai vào tháng, quý phát hiện sai, sót nếu việc khai thuế được thực hiện vào tháng, quý phát sinh thuế giá trị gia tăng đầu vào bị sai, sót làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển sang tháng, quý sau.” (Khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP)

Bảng dưới đây tóm tắt kỳ kê khai của cả hai nhóm:

2. Biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất năm 2026

Cái kế toán quen gọi là “biên bản điều chỉnh hóa đơn” được Thông tư 91/2026/TT-BTC gọi là văn bản thỏa thuận. Văn bản này phải lập trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn lập sai:

“Trước khi điều chỉnh, thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này: Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có). Người bán thực hiện lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.” (Điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Cần lưu ý mấy điểm sau khi áp dụng:

• Khi nào phải lập. Hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hoặc quy cách, chất lượng, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác. Nếu chỉ sai tên, địa chỉ người mua thì người bán không lập lại hóa đơn, chỉ thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT. Người bán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp, Bảng thông tin chi tiết giao dịch hoặc bán hàng trên nền tảng thương mại điện tử cũng không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận.
• Không có mẫu bắt buộc. Thông tư 91 không ban hành mẫu văn bản thỏa thuận. Doanh nghiệp tự soạn, miễn ghi rõ nội dung sai. Nên có đủ: thông tin hai bên; số, ký hiệu, ngày của hóa đơn sai; nội dung sai và nội dung đúng; cách xử lý (điều chỉnh hay thay thế); chữ ký số của hai bên.
• Đừng nhầm với Mẫu 01/BK-ĐCTT. Mẫu này là bảng kê, chỉ dùng khi lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn cùng sai thông tin, cùng một người mua, trong cùng tháng.
• Đã chọn cách nào thì giữ cách đó. Nếu lần đầu xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh mà sau đó lại phát hiện sai, các lần sau tiếp tục dùng hóa đơn điều chỉnh (điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Tương tự với hóa đơn thay thế.

3. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh do sai sót đối với bên bán

Với bên bán, thuế GTGT đầu ra phát sinh ở kỳ nào thì phải nằm đúng ở kỳ đó. Hóa đơn điều chỉnh vì vậy luôn được “kéo về” kỳ của hóa đơn bị điều chỉnh.

3.1. Nguyên tắc ghi số trên tờ khai

Hóa đơn điều chỉnh tăng kê số dương, hóa đơn điều chỉnh giảm kê số âm, đúng như số liệu thể hiện trên hóa đơn:

“c) Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh;” (Điểm c khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Hóa đơn điều chỉnh chỉ sửa thông tin, không làm thay đổi số tiền (như tên hàng, đơn vị tính) thì không có số liệu để kê, nên không phải kê khai hay lập tờ khai bổ sung.

Các ví dụ dưới đây dùng chung giả định: Công ty A kê khai thuế GTGT theo quý, thuế suất 10%. Số liệu chỉ để minh họa cách ghi chỉ tiêu.

3.2. Kê khai hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ

Khi hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn bị điều chỉnh cùng nằm trong một kỳ, bên bán kê cả hai vào tờ khai của kỳ đó.

Ví dụ: Ngày 15/7/2026, Công ty A xuất hóa đơn số 125, tiền hàng 50.000.000đ, thuế 5.000.000đ. Ngày 20/8/2026, hai bên phát hiện đơn giá ghi cao hơn thỏa thuận. Công ty A lập văn bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số 168: tiền hàng -5.000.000đ, thuế -500.000đ.

Cả hai hóa đơn đều thuộc quý 3/2026, nên kê vào tờ khai quý 3/2026:

3.3. Kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ

Khi hóa đơn điều chỉnh được lập ở kỳ sau, bên bán vẫn phải đưa nó về kỳ của hóa đơn bị điều chỉnh. Tùy thời điểm, có ba tình huống.

Ví dụ: Ngày 25/9/2026 (quý 3), Công ty A xuất hóa đơn số 210, tiền hàng 80.000.000đ, thuế 8.000.000đ. Ngày 12/10/2026 (quý 4), phát hiện đơn giá đúng phải là 90.000.000đ, Công ty A xuất hóa đơn điều chỉnh tăng số 245: tiền hàng +10.000.000đ, thuế +1.000.000đ.

Tình huống 1: Chưa nộp tờ khai quý 3. Hạn nộp tờ khai quý 3/2026 là ngày 31/10/2026, nên nhiều doanh nghiệp rơi vào trường hợp này. Công ty A kê luôn cả hai hóa đơn vào tờ khai lần đầu quý 3: chỉ tiêu [32] gồm 80.000.000 và 10.000.000, chỉ tiêu [33] gồm 8.000.000 và 1.000.000. Không phát sinh tờ khai bổ sung.

Tình huống 2: Đã nộp tờ khai quý 3, kỳ đó có thuế phải nộp. Công ty A lập tờ khai bổ sung cho quý 3/2026: chỉ tiêu [32] tăng 10.000.000, chỉ tiêu [33] tăng 1.000.000. Số thuế phải nộp của quý 3 tăng 1.000.000đ, Công ty A nộp bổ sung khoản này cùng tiền chậm nộp (nếu có).

Tình huống 3: Đã nộp tờ khai quý 3, kỳ đó đang còn thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau. Giả sử tờ khai quý 3 có chỉ tiêu [43] là 20.000.000đ. Khoản tăng 1.000.000đ thuế đầu ra không làm phát sinh thuế phải nộp mà chỉ làm [43] giảm còn 19.000.000đ. Công ty A vẫn lập tờ khai bổ sung quý 3 để sửa [32], [33] về số đúng, đồng thời kê phần chênh lệch 1.000.000đ vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai quý 4/2026 (nếu [43] tăng thì kê vào [38]). Cách xử lý này căn cứ điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Thời hạn khai bổ sung là 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, với điều kiện cơ quan thuế chưa công bố quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ đó (khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15).

4. Cách kê khai hóa đơn đầu vào điều chỉnh khác kỳ

Nếu nhận hóa đơn điều chỉnh cùng kỳ với hóa đơn bị điều chỉnh, hoặc nhận trước khi nộp tờ khai kỳ gốc, bên mua kê cả hai hóa đơn vào tờ khai kỳ gốc như bình thường (chỉ tiêu [23], [24], [25]).

Khi tờ khai kỳ gốc đã nộp, bên mua không mặc định khai bổ sung. Trước hết cần lập nháp tờ khai bổ sung kỳ gốc để xem hóa đơn điều chỉnh làm số thuế thay đổi theo hướng nào, rồi chọn cách xử lý theo khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

Ví dụ: Công ty A đã nộp tờ khai quý 3/2026 ngày 08/10/2026, với số liệu: không có thuế khấu trừ kỳ trước chuyển sang, thuế đầu vào được khấu trừ 10.000.000đ, thuế đầu ra 15.000.000đ, thuế phải nộp 5.000.000đ. Trong quý 3 có hóa đơn đầu vào số 350 ngày 28/9/2026 bị sai đơn giá. Ngày 16/10/2026, bên bán gửi hóa đơn điều chỉnh.

Tình huống 1: Hóa đơn điều chỉnh giảm, tiền thuế -2.000.000đ. Kê nháp vào quý 3: thuế đầu vào còn 8.000.000đ, thuế phải nộp tăng lên 7.000.000đ. Vì làm tăng thuế phải nộp, Công ty A phải lập tờ khai bổ sung quý 3 (ghi âm 2.000.000đ tại chỉ tiêu [24], [25] cùng giá trị hàng hóa tương ứng tại [23]), rồi nộp thêm 2.000.000đ tiền thuế và tiền chậm nộp (nếu có).

Tình huống 2: Hóa đơn điều chỉnh tăng, tiền thuế +3.000.000đ. Kê nháp vào quý 3: thuế đầu vào thành 13.000.000đ, thuế phải nộp giảm còn 2.000.000đ. Vì làm giảm thuế phải nộp, Công ty A không lập tờ khai bổ sung. Khoản 3.000.000đ được kê vào chỉ tiêu [38] trên tờ khai quý 4/2026.

Có ý kiến cho rằng mọi sai sót đều phải khai bổ sung kỳ gốc theo Phụ lục II Thông tư 89/2026/TT-BTC. Tuy nhiên, điểm a khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP đã tách riêng trường hợp thuế đầu vào sai sót để áp dụng pháp luật thuế GTGT, tức khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Thuế cơ sở 10 TP. Hồ Chí Minh cũng hướng dẫn theo hướng này khi trả lời người nộp thuế vào tháng 8/2026. Kế toán nên lưu lại bản kê nháp để giải trình khi cơ quan thuế hỏi.

5. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh do chiết khấu thương mại, trả lại hàng

Đây là nhóm hóa đơn điều chỉnh thuộc khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (đã liệt kê tại mục 1.1).

• Bên bán kê vào tờ khai kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, tại các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ bán ra ([29] đến [33] tùy thuế suất). Điều chỉnh giảm thì ghi âm. Cách hạch toán xem tại bài Hạch toán chiết khấu thương mại bên bán, bên mua theo TT99, TT133.
• Bên mua kê vào tờ khai kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh, tại chỉ tiêu [37] hoặc [38], không kê vào [24], [25] và không lập tờ khai bổ sung:

“Trường hợp người mua nhận được hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế thuộc các trường hợp theo quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư số 91/2026/TT-BTC ngày 30/6/2026 của Bộ Tài chính thì kê khai vào chỉ tiêu [37] hoặc [38] của kỳ tính thuế nhận được hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế (không phải khai bổ sung hồ sơ khai thuế).” (Ghi chú tờ khai mẫu số 01/GTGT, Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC)

Ví dụ: Tháng 9/2026, Công ty A bán hàng cho Công ty B. Ngày 05/11/2026, Công ty B trả lại một phần hàng, Công ty A lập hóa đơn điều chỉnh giảm: tiền hàng -4.000.000đ, thuế -400.000đ. Công ty A kê -4.000.000 vào [32] và -400.000 vào [33] trên tờ khai quý 4/2026. Công ty B kê 400.000 vào chỉ tiêu [37] trên tờ khai quý 4/2026 của mình.

6. Hướng dẫn kê khai hóa đơn thay thế

Thông tư 91/2026/TT-BTC cũng không quy định riêng kỳ kê khai hóa đơn thay thế cho hóa đơn lập sai. Vì vậy, hóa đơn thay thế được kê khai theo cùng nguyên tắc với hóa đơn điều chỉnh do sai sót.

Khác biệt duy nhất: hóa đơn thay thế mang toàn bộ số liệu đúng, nên chỉ kê hóa đơn thay thế, không kê hóa đơn bị thay thế.

Ví dụ, hóa đơn số 300 ngày 22/9/2026 ghi thuế 10.000.000đ, hóa đơn thay thế số 330 ngày 15/10/2026 ghi thuế 11.000.000đ. Khi đã nộp tờ khai quý 3, số được khai bổ sung (bên bán) hoặc kê nháp (bên mua) là phần chênh lệch +1.000.000đ, không phải toàn bộ 11.000.000đ.

7. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh khác kỳ trên MISA ASP

Trên MISA ASP Kế toán, kế toán dịch vụ không cần nhập tay hóa đơn điều chỉnh, thay thế khác kỳ vào bảng kê. Phần mềm có chức năng Chọn hóa đơn thay thế/điều chỉnh khác kỳ để đưa hóa đơn về đúng tờ khai của kỳ gốc.

7.1. Hóa đơn đầu ra điều chỉnh, thay thế khác kỳ

Trường hợp 1: Chưa nộp tờ khai kỳ gốc (lấy lên tờ khai 01/GTGT lần đầu)

Ví dụ: hóa đơn thay thế ngày 29/07 cho hóa đơn gốc ngày 06/06, kế toán đang lập tờ khai tháng 6.

Bước 1: Trên phân hệ Thuế, chọn tab Khai thuế.

Bước 2: Tại nút Lập tờ khai, chọn Tờ khai thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu 04/GTGT.

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế, nhấn Đồng ý.

Bước 4: Chọn tab BKBR_01-1/GTGT, nhấn Chọn hóa đơn thay thế/điều chỉnh khác kỳ.

Bước 5: Phần mềm tải lên các hóa đơn thay thế, điều chỉnh khác kỳ chưa kê khai trên tờ khai 04/GTGT khác kỳ. Tích chọn hóa đơn cần kê khai, nhấn Đồng ý.

Bước 6: Kiểm tra lại thông tin, nhấn Cất.

Trên bảng kê bán ra của tờ khai lần đầu, hóa đơn gốc đã bị hủy/thay thế được lấy lên với giá trị bằng 0, còn hóa đơn bị điều chỉnh được lấy lên đủ giá trị.

Trường hợp 2: Đã nộp tờ khai kỳ gốc (lấy lên tờ khai 01/GTGT bổ sung)

Ví dụ: hóa đơn gốc ngày 06/06 đã kê trên tờ khai tháng 6, đến 29/07 mới lập hóa đơn thay thế.

Thực hiện như Trường hợp 1, chỉ khác ở bước 2: tại nút Khai bổ sung (thay vì Lập tờ khai), chọn Tờ khai thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu 04/GTGT.

7.2. Hóa đơn đầu vào điều chỉnh, thay thế khác kỳ

Dùng khi cần đưa hóa đơn đầu vào về kỳ gốc (xem mục 4). Áp dụng cho cả tờ khai 01/GTGT lần đầu và tờ khai bổ sung.

Bước 1: Trên Bảng kê mua vào của tờ khai 01/GTGT, nhấn Chọn hóa đơn thay thế/điều chỉnh khác kỳ.

Bước 2: Phần mềm tải lên các hóa đơn thay thế, điều chỉnh thỏa mãn đồng thời hai điều kiện:

• Có ngày hóa đơn sau “đến ngày” của kỳ kê khai
• Chưa được kê khai trên tờ khai có hiệu lực lớn nhất khác loại có kèm bảng kê mua vào.

Bước 3: Tích chọn hóa đơn thay thế, điều chỉnh cho hóa đơn thuộc kỳ kê khai.

Bước 4: Nhấn Đồng ý. Phần mềm sẽ tải những hóa đơn thay thế/điều chỉnh được chọn lên bảng kê mua vào và số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động tổng hợp lên tờ khai.

Bước 5: Nhấn Cất. Phần mềm hiện cảnh báo về ngày hóa đơn, xác nhận để hoàn thành.

8. Những lưu ý khi kê khai hóa đơn điều chỉnh, thay thế

• Hóa đơn từ máy tính tiền và hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng chỉ được xử lý bằng hóa đơn thay thế, không lập hóa đơn điều chỉnh (điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Riêng khi trả lại tài sản đã đăng ký theo tên người mua, người mua lập hóa đơn trả lại hàng (điểm c.2 khoản 5 Điều 10).
• Người bán gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp thì đưa thông tin điều chỉnh, thay thế vào Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử của kỳ tiếp theo, không gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT (điểm đ khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
• Khai bổ sung sau khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra đối với kỳ đó thì vẫn bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế (điểm b khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP). Vì vậy nên rà hóa đơn điều chỉnh, thay thế ngay từ kỳ phát sinh.