MISA ASP
3 lượt xem
Mẫu sổ nhật ký chung áp dụng cho doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là Mẫu số S03a-DN tại Phụ lục III. Bài viết hướng dẫn cách ghi và các lưu ý khi doanh nghiệp muốn tự sửa đổi mẫu sổ.
1. Sổ nhật ký chung là gì?
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Cùng lúc đó, sổ phản ánh các nghiệp vụ theo quan hệ đối ứng tài khoản, tức là theo định khoản kế toán, để phục vụ việc ghi Sổ Cái.
Số liệu ghi trên sổ nhật ký chung được dùng làm căn cứ để ghi vào Sổ Cái.
2. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 99 (Mẫu S03a-DN)
Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 99 là Mẫu số S03a-DN, ban hành kèm theo Thông tư số 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Phần đầu sổ gồm:
- Tên đơn vị và địa chỉ.
- Ký hiệu mẫu và thông tư ban hành.
- Tên sổ SỔ NHẬT KÝ CHUNG, năm ghi sổ và đơn vị tính.
Phần thân sổ gồm các cột sau:
| Ngày, tháng ghi sổ | Chứng từ | Diễn giải | Đã ghi Sổ Cái | STT dòng | Số hiệu TK đối ứng | Số phát sinh | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Số hiệu | Ngày, tháng | Nợ | Có | |||||
| A | B | C | D | E | G | H | 1 | 2 |
| Số trang trước chuyển sang | ||||||||
| … | ||||||||
| Cộng chuyển sang trang sau | x | x | x | |||||
Phần cuối sổ gồm:
- Số trang của sổ, đánh số từ trang 01 đến trang cuối.
- Ngày mở sổ.
- Chữ ký của người ghi sổ và kế toán trưởng.
- Chữ ký của người đại diện theo pháp luật (ký, ghi họ tên, đóng dấu).
Lưu ý khi sử dụng mẫu S03a-DN:
- Các mẫu sổ kế toán tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC đều là mẫu tham khảo.
- Doanh nghiệp được sửa đổi mẫu sổ so với biểu mẫu hướng dẫn. Tuy nhiên, mẫu sau khi sửa phải tuân thủ quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4 Điều 24 Luật Kế toán. Mẫu cũng phải phản ánh đầy đủ, kịp thời, trung thực, minh bạch, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp.
- Khi sửa đổi mẫu sổ, doanh nghiệp có trách nhiệm ban hành Quy chế hạch toán kế toán (hoặc tài liệu tương đương) về các nội dung sửa đổi, bổ sung. Quy chế phải nêu rõ sự cần thiết của việc sửa đổi và trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về nội dung đã sửa.
- Trường hợp không sửa đổi, doanh nghiệp áp dụng nguyên biểu mẫu Mẫu số S03a-DN ban hành kèm theo Thông tư 99.
3. Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 133 (Mẫu S03a-DNN)
Doanh nghiệp tiếp tục áp dụng Thông tư 133 thì dùng sổ nhật ký chung theo Mẫu số S03a-DNN. Mẫu này có các cột và cách ghi giống với Mẫu S03a-DN theo Thông tư 99. Vì vậy, kế toán có thể áp dụng hướng dẫn ghi sổ ở phần 4 dưới đây cho cả hai mẫu.
4. Cách lập sổ nhật ký chung theo Mẫu S03a-DN
4.1. Cách ghi từng cột
Kết cấu sổ nhật ký chung được quy định thống nhất theo mẫu ban hành trong chế độ kế toán. Hướng dẫn tại Phụ lục III Thông tư 99 quy định cách ghi từng cột như sau:
| Cột | Nội dung ghi |
|---|---|
| A | Ngày, tháng ghi sổ |
| B, C | Số hiệu và ngày, tháng lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ |
| D | Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của chứng từ kế toán |
| E | Đánh dấu các nghiệp vụ ghi sổ nhật ký chung đã được ghi vào Sổ Cái |
| G | Số thứ tự dòng của nhật ký chung |
| H | Số hiệu các tài khoản ghi Nợ, ghi Có theo định khoản kế toán của nghiệp vụ phát sinh |
| 1 | Số tiền phát sinh các tài khoản ghi Nợ |
| 2 | Số tiền phát sinh các tài khoản ghi Có |
Khi ghi cột H, kế toán cần lưu ý thứ tự: tài khoản ghi Nợ được ghi trước, tài khoản ghi Có được ghi sau, mỗi tài khoản ghi trên một dòng riêng.
Khi chuyển trang:
- Cuối mỗi trang sổ, cộng số phát sinh lũy kế để chuyển sang trang sau.
- Đầu trang sổ tiếp theo, ghi số cộng của trang trước chuyển sang.
4.2. Sổ Nhật ký đặc biệt
Về nguyên tắc, tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, có trường hợp một hoặc một số đối tượng kế toán có số lượng phát sinh lớn. Khi đó, để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi Sổ Cái, doanh nghiệp có thể mở các sổ Nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ liên quan đến những đối tượng này.
Các sổ Nhật ký đặc biệt thông dụng gồm:
- Sổ Nhật ký thu tiền (Mẫu số S03a1-DN)
- Sổ Nhật ký chi tiền (Mẫu số S03a2-DN)
- Sổ Nhật ký mua hàng (Mẫu số S03a3-DN)
- Sổ Nhật ký bán hàng (Mẫu số S03a4-DN)
Sổ Nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung, nên phương pháp ghi chép cũng tương tự sổ nhật ký chung. Có hai điểm cần lưu ý:
- Không ghi trùng. Nghiệp vụ đã ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt thì không ghi lại vào sổ nhật ký chung.
- Căn cứ ghi Sổ Cái. Khi doanh nghiệp có mở Nhật ký đặc biệt, căn cứ để ghi Sổ Cái gồm cả sổ nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt.
💡 DÀNH CHO KẾ TOÁN DỊCH VỤ
Làm sổ cho nhiều doanh nghiệp, mỗi khách hàng một bộ sổ nhật ký chung, việc ghi tay và cộng chuyển trang rất dễ lệch số.
MISA ASP tự động tổng hợp số liệu từ chứng từ lên sổ sách và báo cáo, đồng thời tự phát hiện sai lệch trên chứng từ, sổ sách để kế toán xử lý kịp thời.
5. Mẫu sổ nhật ký chung Excel
Bên cạnh bản in theo Phụ lục III, nhiều kế toán lập sổ nhật ký chung trên Excel để tiện nhập liệu, cộng lũy kế và chuyển trang. Mẫu sổ nhật ký chung Excel theo Thông tư 99 vẫn phải giữ đúng kết cấu của Mẫu S03a-DN:
- Đầu sổ: tên đơn vị, địa chỉ, ký hiệu mẫu, năm và đơn vị tính.
- Thân sổ: các cột từ A đến 2 như hướng dẫn ở phần 4.
- Dòng chuyển trang: “Số trang trước chuyển sang” và “Cộng chuyển sang trang sau”.
- Chân sổ: số trang, ngày mở sổ và chữ ký của người ghi sổ, kế toán trưởng, người đại diện theo pháp luật.
Nếu doanh nghiệp tự điều chỉnh bố cục trên file Excel so với mẫu gốc, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ lưu ý về sửa đổi mẫu sổ ở phần 2.
Bạn có thể download mẫu sổ nhật ký chung Excel trong bộ mẫu sổ sách kế toán Excel theo Thông tư 99 và Thông tư 133. Bộ mẫu gồm 70 sheet, mỗi mẫu có sẵn ký hiệu, nội dung cột, phần ký xác nhận và hướng dẫn ghi sổ.
📥 Trọn bộ mẫu sổ sách kế toán Excel theo Thông tư 99 và Thông tư 133
Gồm sổ nhật ký chung, các sổ Nhật ký đặc biệt, Sổ Cái và sổ chi tiết, có sẵn ký hiệu mẫu và hướng dẫn ghi sổ.
Mẫu sổ nhật ký chung theo Thông tư 99 là Mẫu S03a-DN. Doanh nghiệp tiếp tục áp dụng Thông tư 133 dùng Mẫu S03a-DNN, có cách ghi tương tự.
Khi lập sổ, kế toán cần ghi đúng thứ tự tài khoản Nợ trước, Có sau, cộng lũy kế khi chuyển trang và không ghi trùng các nghiệp vụ đã vào sổ Nhật ký đặc biệt. Nếu muốn sửa mẫu sổ, doanh nghiệp phải tuân thủ Điều 24 Luật Kế toán và ban hành Quy chế hạch toán kế toán cho các nội dung đã sửa.
80.000+ KẾ TOÁN DỊCH VỤ ĐÃ TIẾT KIỆM 90% THỜI GIAN XỬ LÝ CÔNG VIỆC THỦ CÔNG
NĂNG SUẤT X10, THU NHẬP X5 VỚI MISA ASP
MISA ASP là nền tảng kế toán dịch vụ giúp Kế toán dịch vụ quản lý sổ sách toàn bộ khách hàng doanh nghiệp trên 1 hệ thống thông minh, chuyên nghiệp:
✓ Tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra từ Nhà cung cấp mỗi đêm.
✓ Trợ lý AI AVA tự đọc, phân loại hóa đơn và lập sẵn chứng từ để kế toán chỉ cần kiểm tra.
✓ Tự động đối chiếu rủi ro và cảnh báo khi có chênh lệch.
✓ Nộp tờ khai trực tiếp qua cổng MTAX tích hợp, theo dõi tình trạng nộp của tất cả khách hàng trên một màn hình.
Điền form để được tư vấn và dùng thử đầy đủ tính năng.
