4 lượt xem
Xuất hóa đơn hàng biếu tặng là nghiệp vụ mà kế toán dịch vụ cho doanh nghiệp phải xử lý vào các dịp lễ tết, khai trương, tặng bánh trung thu cho khách hàng, hay tặng quà nhân viên.
Từ ngày 01/07/2026, quy định về xuất hóa đơn hàng biếu tặng thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Bài viết hướng dẫn cách xuất hóa đơn, cách tính thuế GTGT, hạch toán và mức xử phạt nếu xuất sai quy định.
1. Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?
Có. Hàng biếu tặng, hàng cho biếu tặng đều phải xuất hóa đơn theo quy định của pháp luật.
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử:
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn.
⇒ Như vậy, dù là quà biếu tặng cho khách hàng, tặng nhân viên dịp lễ tết, hay tặng hàng mẫu không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
2. Cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng
2.1. Hai phương án lập hóa đơn hàng biếu tặng
Căn cứ điểm a.3, mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn, quy định:
“Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.
Hóa đơn phải ghi rõ ‘kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm’. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức ‘thuế suất thuế giá trị gia tăng’ và ‘tiền thuế giá trị gia tăng’. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.”
⇒ Doanh nghiệp có 2 phương án lập hóa đơn hàng biếu tặng:
- Lập hóa đơn tổng hợp theo tháng, quý: gộp tất cả giao dịch biếu tặng phát sinh trong kỳ vào một hóa đơn, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. Điều kiện đi kèm: phải phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch và lưu giữ danh sách chi tiết, hồ sơ liên quan để cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
- Lập hóa đơn riêng theo từng giao dịch: áp dụng khi khách hàng (người nhận) yêu cầu lấy hóa đơn riêng.
Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm“, kèm bảng kê đầy đủ tên, mã số thuế, địa chỉ người bán, tên hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày lập, chữ ký người lập bảng kê và nếu nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thêm cột thuế suất giá trị gia tăng và tiền thuế GTGT. Tổng tiền trên bảng kê phải khớp với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT.
2.2. Thời điểm xuất hóa đơn hàng biếu tặng
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
Áp dụng cho hàng biếu tặng: thời điểm xuất hóa đơn là thời điểm doanh nghiệp bàn giao, chuyển quyền sở hữu quà tặng cho người nhận – tặng ngày nào thì hóa đơn ghi ngày đó, không được lập trước hoặc lùi ngày so với thời điểm thực tế bàn giao.
Phần mềm kế toán MISA ASP giúp tăng x10 năng suất và 2-5 lần thu nhập cho Kế toán dịch vụ.
2.3. Cách ghi thông tin người mua (người nhận quà tặng) trên hóa đơn
Căn cứ điểm 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP về nội dung của hóa đơn, quy định như sau:
“a) Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh (tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã…
b) Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng); trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ ‘Bán cho người tiêu dùng’… Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.”
⇒ Khi lập hóa đơn hàng biếu tặng, cách ghi thông tin người nhận chia làm 2 trường hợp:
- Người nhận là cơ sở kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) có mã số thuế: ghi tên, địa chỉ, mã số thuế đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh/đăng ký thuế.
- Người nhận là cá nhân tiêu dùng: nếu có cung cấp thông tin thì ghi đầy đủ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (người nước ngoài thay bằng số hộ chiếu và quốc tịch); nếu không cung cấp thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”.
Lưu ý: hóa đơn không có thông tin người mua hoặc ghi “Bán cho người tiêu dùng” sẽ không có giá trị để bên nhận hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Vì vậy, nếu người nhận quà tặng là một tổ chức, doanh nghiệp cần chủ động xin đủ thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) để hóa đơn có giá trị pháp lý đầy đủ cho cả hai bên.
2.4. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn hàng biếu tặng
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn hàng biếu tặng cần đảm bảo các nội dung chính sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người mua theo hướng dẫn tại mục 2.3.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa; thành tiền chưa thuế GTGT, thuế suất, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế.
- Chữ ký của người bán (chữ ký số của người mua không bắt buộc, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác).
- Thời điểm lập hóa đơn, thời điểm ký số.
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
3. Thuế GTGT trên hóa đơn hàng biếu tặng
Bên cạnh cách xuất hóa đơn, việc xác định đúng thuế GTGT trên hóa đơn hàng biếu tặng là phần dễ sai nhất, vì mức thuế phụ thuộc vào việc quà tặng có thuộc chương trình khuyến mại hợp lệ hay không.
3.1. Thuế GTGT đầu ra khi xuất hàng biếu tặng
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng, giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, cho là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc tặng quà. Từ căn cứ này, có 3 trường hợp cần phân biệt:
- Tặng quà không thuộc chương trình khuyến mại (tặng khách hàng, nhân viên dịp lễ tết, khai trương, kỷ niệm…): doanh nghiệp phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như xuất bán hàng hóa thông thường. Khi lập hóa đơn, mức thuế suất ghi trên hóa đơn là mức thuế suất của mặt hàng biếu tặng đang áp dụng tại thời điểm tặng, giá tính thuế là giá bán hàng cùng loại hoặc tương đương trên thị trường.
- Tặng quà theo chương trình khuyến mại, thực hiện đúng quy định pháp luật về thương mại (đã đăng ký hoặc thông báo với Sở Công Thương theo Nghị định 81/2018/NĐ-CP, sửa đổi bởi Nghị định 128/2024/NĐ-CP, Thông tư 39/2025/TT-BCT): giá tính thuế GTGT bằng 0. Khi lập hóa đơn, cột đơn giá của hàng tặng ghi bằng 0.
- Tặng quà theo hình thức khuyến mại nhưng không thực hiện đúng quy định pháp luật về thương mại (không đăng ký, không thông báo khi thuộc diện phải làm): xử lý như hàng biếu, tặng thông thường — phải kê khai, tính nộp thuế GTGT, cột đơn giá trên hóa đơn ghi bằng giá bán hoặc giá tương đương với sản phẩm cùng loại trên thị trường.
3.2. Thuế GTGT đầu vào của hàng mua để biếu tặng
Căn cứ khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: thuế GTGT đầu vào của hàng hóa (kể cả hàng mua ngoài hoặc hàng do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) mà cơ sở kinh doanh sử dụng để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo thì được khấu trừ, với điều kiện có hóa đơn GTGT hợp pháp và thanh toán đúng quy định.
Doanh nghiệp vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi mua hàng về làm quà tặng, nhưng khi xuất hàng tặng ra, vẫn phải xuất hóa đơn và kê khai thuế GTGT đầu ra theo đúng 3 trường hợp ở mục 3.1.
4. Cách hạch toán hàng biếu tặng
4.1. Hạch toán bên cho, biếu, tặng
» Khi mua hàng về để đi cho biếu tặng:
- Trường hợp mua hàng về tặng ngay, không nhập kho:
- Nợ TK 641, 642 (theo Thông tư 99 hoặc Thông tư 200/2014/TT-BTC) hoặc Nợ TK 642 (theo Thông tư 133/2016/TT-BTC)
- Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331
- Trường hợp hàng hóa mua về nhập kho trước:
- Nợ TK 152, 153, 156: Giá trị hàng hóa nhập kho
- Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111, 112, 331
» Khi xuất hàng đi cho, biếu, tặng: hạch toán theo từng trường hợp cụ thể tương ứng với cách tính thuế GTGT đã nêu ở mục 3.1 (có tính thuế đầu ra hay giá tính thuế bằng 0).
4.2. Hạch toán hàng biếu tặng tại bên nhận
» Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nội địa:
- Nợ TK 156, 242, 211…: Tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế GTGT (do không được khấu trừ thuế)
- Có TK 711
» Trường hợp hàng được cho biếu tặng là hàng nhập khẩu phi mậu dịch:
- Ghi nhận trị giá lô hàng và thuế nhập khẩu:
- Nợ TK 152, 156, 211: (Giá trị tính thuế của hàng hóa + Thuế nhập khẩu phải nộp)
- Có TK 711: Giá trị tính thuế theo Hải quan
- Có TK 3333: Thuế nhập khẩu phải nộp
- Phản ánh thuế GTGT hàng nhập khẩu:
- Nếu được khấu trừ (hàng dùng sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT): Nợ TK 133, Có TK 33312
- Nếu không được khấu trừ (dùng cho phúc lợi, dự án không chịu thuế…): Nợ TK 152/156/211 (cộng vào giá trị hàng hóa), Có TK 33312
- Khi nộp tiền thuế vào Ngân sách Nhà nước: Nợ TK 3333, Nợ TK 33312, Có TK 111, 112
4.3. Điều kiện chi phí biếu tặng được trừ khi tính thuế TNDN
Hàng biếu tặng không ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, nhưng chi phí mua hàng để biếu tặng có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có đủ hồ sơ chứng minh:
- Đối với biếu, tặng nhân viên (lễ, tết, trung thu, sinh nhật…): chi phí được trừ nhưng bị khống chế theo mức chi có tính chất phúc lợi theo quy định. Hồ sơ cần có: quy chế tài chính/chi tiêu nội bộ quy định về biếu tặng, tờ trình kèm danh sách người nhận, quyết định chi biếu tặng, hợp đồng mua hàng (nếu có), hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 5 triệu đồng trở lên), phiếu nhập/xuất kho (nếu qua kho), hóa đơn đầu ra khi xuất biếu tặng.
- Đối với biếu, tặng khách hàng: chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện, hồ sơ gồm: quyết định biếu tặng kèm danh sách khách hàng, hợp đồng mua hàng (nếu có), hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 5 triệu đồng trở lên), phiếu nhập/xuất kho (nếu qua kho), hóa đơn đầu ra khi xuất biếu tặng.
4.4. Cách xuất kho, lập hóa đơn và hạch toán thuế GTGT hàng biếu tặng trên MISA ASP
Bước 1: Lập phiếu xuất kho
Vào phân hệ Kho > tab Xuất kho, chọn Thêm.
- Chọn loại phiếu xuất kho là Khác (Xuất sử dụng, góp vốn…)
Khai báo chứng từ xuất kho.
Ghi nhận bút toán giá vốn hàng xuất biếu tặng:
Nợ TK 641 (Thông tư 99, Thông tư 200)
Nợ TK 642 (Thông tư 133)
đối ứng Có TK 15x
- Rồi nhấn Lưu
Đơn giá vốn được chương trình tự tính theo phương pháp xuất kho đã thiết lập tại Tiện ích và thiết lập > Tùy chọn > Vật tư hàng hóa, không cần tính tay. Nếu hàng biếu tặng không qua kho, bỏ qua bước này.
Bước 2: Lập và phát hành hóa đơn GTGT
» Trường hợp: Xuất hóa đơn không kèm bảng kê
Vào phân hệ Bán hàng > tab Hóa đơn, chọn Thêm > Hóa đơn
Chọn loại “Hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ trong nước” và khai báo thông tin chung.
Lưu ý hóa đơn chỉ lấy được đối tượng loại “Khách hàng” – nếu người nhận là nhân viên, cần vào Danh mục > Đối tượng > Nhân viên, mở mã nhân viên đó và tích chọn “Là khách hàng” trước khi lập hóa đơn.
Tại tab Hàng tiền, khai báo hàng hóa xuất biếu tặng và thêm dòng ghi chú (ví dụ “Xuất hàng tiêu dùng nội bộ“)
Sau đó Lưu và Phát hành hóa đơn.
» Trường hợp: Xuất hóa đơn kèm bảng kê
Lập và phát hành hóa đơn trên MISA meInvoice, sau đó lấy hóa đơn đã phát hành về MISA ASP để kê khai lên bảng kê bán ra – tại cột chức năng khi lấy hóa đơn về, chọn Lập hóa đơn để sinh hóa đơn vào phần mềm.
Bước 3: Hạch toán thuế GTGT
Vào phân hệ Tổng hợp > tab Chứng từ nghiệp vụ khác, chọn Thêm.
Tại tab Hạch toán ghi nhận tiền thuế GTGT của hàng xuất biếu tặng:
Với THÔNG TƯ 99: Nợ TK 641 / Có TK 33311
Với THÔNG TƯ 133: Nợ TK 642 / Có TK 33311
Ở tab Kê khai hóa đơn và hạch toán thuế, không cần khai báo thêm thông tin thuế.
Các thao tác được thực hiện duy nhất trên 1 phần mềm NHANH – CHUẨN – CHÍNH XÁC GẤP 10 LẦN: xuất kho tự tính giá vốn, phát hành hóa đơn đồng bộ trực tiếp từ MISA meInvoice, hạch toán thuế ngay sau khi lập hóa đơn
⇒ Kế toán dịch vụ không phải chuyển đổi số liệu thủ công giữa nhiều công cụ khi xử lý nghiệp vụ biếu tặng cho nhiều khách hàng doanh nghiệp cùng lúc.
Giá chỉ bằng 1 cốc trà đá/ngày, anh/chị được dùng FULL PHÂN HỆ MISA ASP – ĐÁP ỨNG ĐẦY ĐỦ TT 99, 133, 200, 152, 88, 58.
Đặc biệt là KHÔNG PHÍ KHỞI TẠO – KHÔNG PHÁT SINH PHÍ
Dùng MISA ASP, anh/chị có thể tự tin nhận khách doanh nghiệp dù ở bất cứ ngành nghề nào, thoải mái đáp ứng chế độ kế toán, chính sách mới phát sinh mà không sợ thêm phí!
Không còn chờ doanh nghiệp gửi hóa đơn. Không còn nhập liệu, hạch toán và đối chiếu từng dòng, với MISA ASP:
- Hóa đơn được tự động lấy từ cổng thuế mỗi ngày.
- Trợ lý AI AVA tự đọc, phân loại và hạch toán chứng từ.
- Nhập thẳng sao kê ngân hàng, tự động nhận diện thu – chi.
- Tự động đối chiếu hóa đơn, tờ khai và cảnh báo rủi ro.
- Lập tờ khai, xuất XML và kiểm tra hàng loạt tình trạng nộp thuế.
Anh/chị giờ chỉ cần tập trung kiểm tra, soát xét và tư vấn cho khách hàng. Phần việc thủ công đã có MISA ASP xử lý. Nhờ đó, anh/chị có thể tự tin nhận thêm khách doanh nghiệp ở nhiều ngành nghề mà không lo quá tải hay phải mua thêm phân hệ.
Đồng thời, nhờ tiết kiệm thời gian hạch toán sổ sách, anh/chị có thể chuyển đổi từ “nhập liệu thuần túy” sang cung cấp dịch vụ tư vấn thuế, kiểm soát rủi ro tài chính chuyên sâu để thu phí cao hơn. Thay vì anh/chị làm 10 DN giá trị hợp đồng 3-5 triệu, giờ làm 5 DN nhưng giá trị mỗi hợp đồng tăng lên 10-15triệu. Nhàn hơn nhưng thu nhập tăng gấp 5 lần!
Anh/chị còn phân vân, đăng ký trải nghiệm thử hôm nay – Nhận ưu đãi!
Lưu ý:
- Tiền thuế GTGT đầu ra hạch toán vào TK 641/642 vẫn được tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
- Hóa đơn mua vào khi mua hàng để đem đi biếu tặng vẫn được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện khấu trừ.
5. Xuất hóa đơn biếu tặng bánh trung thu
Bánh trung thu là một trong những mặt hàng biếu tặng phổ biến nhất mỗi năm, cả cho khách hàng lẫn nhân viên.
Ví dụ: Công ty A mua 200 hộp bánh trung thu, giá 300.000 đồng/hộp (chưa thuế GTGT 8%) để tặng cho khách hàng nhân dịp Tết Trung thu. Bánh được bàn giao cho khách hàng vào ngày 20/09.
- Thuế GTGT đầu vào: Công ty A được khấu trừ thuế GTGT đầu vào của 200 hộp bánh khi mua vào, với điều kiện có hóa đơn GTGT hợp pháp và thanh toán đúng quy định (theo khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
- Thời điểm xuất hóa đơn: là ngày 20/09 – thời điểm bàn giao bánh cho khách hàng, không phải ngày mua bánh hay ngày lập kế hoạch tặng.
- Xác định có phải khuyến mại hay không:
- Nếu việc tặng bánh trung thu không thuộc chương trình khuyến mại đã đăng ký với Sở Công Thương (đơn thuần là quà tặng lễ tết) → Công ty A phải kê khai, tính thuế GTGT đầu ra theo thuế suất của bánh trung thu, giá tính thuế là giá bán 300.000 đồng/hộp (giá hàng cùng loại tại thời điểm tặng).
- Nếu việc tặng bánh thuộc chương trình khuyến mại đã đăng ký/thông báo đúng quy định với Sở Công Thương → giá tính thuế GTGT bằng 0, cột đơn giá trên hóa đơn ghi 0.
- Cách lập hóa đơn: nếu tặng cho nhiều khách hàng cùng đợt, Công ty A có thể lập một hóa đơn tổng hợp kèm bảng kê danh sách khách hàng nhận bánh, hoặc lập riêng từng hóa đơn nếu khách hàng yêu cầu.
- Hạch toán: Nợ TK 641/642 (giá trị 200 hộp bánh), Nợ TK 133 (thuế GTGT được khấu trừ khi mua), Có TK 111/112/331 — theo đúng cách hạch toán bên cho tặng đã nêu ở mục 5.1.
- Điều kiện chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Công ty A cần có quyết định biếu tặng kèm danh sách khách hàng nhận bánh, hóa đơn đầu vào, chứng từ thanh toán (không dùng tiền mặt nếu giá trị từ 5 triệu đồng trở lên), hóa đơn đầu ra khi xuất tặng.
6. Mức xử phạt khi không xuất hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm
Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng biếu tặng bị xử phạt theo điểm b khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi điểm a khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP:
| Mức xử phạt | Trường hợp áp dụng |
|---|---|
| Cảnh cáo | Lập hóa đơn không đúng thời điểm với 01 hóa đơn trong trường hợp: khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho/biếu/tặng/trả thay lương/tiêu dùng nội bộ (trừ nội bộ tiếp tục sản xuất), xuất hàng cho vay, mượn, hoàn trả |
| 500.000 – 1.500.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 02 đến dưới 10 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc 01 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
| 2.000.000 – 5.000.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 10 đến dưới 50 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc từ 02 đến dưới 10 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
| 5.000.000 – 15.000.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn (các trường hợp trên) hoặc từ 10 đến dưới 20 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
| 15.000.000 – 30.000.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên (các trường hợp trên) hoặc từ 20 đến dưới 50 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
| 30.000.000 – 50.000.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 50 đến dưới 100 hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
| 50.000.000 – 70.000.000 đồng | Lập không đúng thời điểm từ 100 hóa đơn trở lên khi bán hàng, cung cấp dịch vụ |
Có thể thấy, hàng biếu tặng được xếp vào nhóm mức phạt thấp hơn so với việc lập sai thời điểm hóa đơn bán hàng thông thường — nhưng vẫn bị phạt tăng dần theo số lượng hóa đơn sai, nên doanh nghiệp có nhiều đợt tặng quà trong năm (lễ tết, sinh nhật khách hàng, khai trương chi nhánh…) vẫn cần kiểm soát chặt thời điểm xuất hóa đơn để tránh cộng dồn vi phạm.
7. Câu hỏi thường gặp
⇒ Xuất hóa đơn điện tử hàng tặng không thu tiền ghi thế nào?
Hóa đơn hàng tặng không thu tiền vẫn phải ghi đầy đủ các nội dung như hóa đơn bán hàng thông thường: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của hàng hóa tặng.
Với phần mềm hóa đơn điện tử, thường có thêm lựa chọn tính chất dòng hàng là “Ghi chú” kèm diễn giải “Hàng tặng không thu tiền” để thể hiện rõ đây là hàng biếu tặng, không phải hàng bán thu tiền. Mức thuế suất, giá tính thuế áp dụng theo đúng 3 trường hợp đã nêu ở mục 3.1 (tùy có thuộc khuyến mại hợp lệ hay không).
⇒ Hàng biếu tặng có ghi nhận doanh thu không?
Không. Hàng biếu tặng không ghi nhận doanh thu để tính thuế TNDN. Tuy nhiên, chi phí mua hàng để biếu tặng vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ điều kiện và hồ sơ chứng minh như đã nêu ở mục 5.3.
⇒ Kê khai hàng quà tặng như thế nào?
- Kê khai đầu vào: hàng hóa mua về làm quà tặng được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào bình thường (nếu có hóa đơn hợp pháp, thanh toán đúng quy định).
- Kê khai đầu ra: doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT khi xuất hàng tặng, kê khai đầy đủ các chỉ tiêu trên tờ khai thuế GTGT, mức thuế tính theo giá bán hàng hóa, dịch vụ tương tự tại thời điểm phát sinh việc tặng quà (trừ trường hợp khuyến mại hợp lệ có giá tính thuế bằng 0).
Xuất hóa đơn hàng biếu tặng tưởng đơn giản nhưng có khá nhiều điểm dễ nhầm. Việc nắm chắc các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt và đảm bảo hồ sơ hợp lệ khi quyết toán thuế.
Với khối lượng hóa đơn phát sinh nhiều đợt trong năm, đặc biệt các dịp lễ tết, trung thu, khai trương, việc kiểm soát thủ công dễ dẫn đến sai thời điểm xuất hóa đơn hoặc bỏ sót chứng từ. Sử dụng phần mềm tích hợp AI tự động kéo – đối chiếu – hạch toán hóa đơn điện tử, có tính năng cảnh báo rủi ro sẽ giúp giảm đáng kể sai sót trong nghiệp vụ này.
NHẬN HOA HỒNG TỚI 50% & TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ full phân hệ từ MISA ASP khi anh/chị đăng ký theo form:
