Làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng có cần báo cho cơ quan thuế?

Khi thay đổi vị trí kế toán trưởng, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị đủ hồ sơ theo quy định pháp luật để báo lên Sở kế hoạch và đầu tư. Chính vì vậy, thủ tục thông báo thay đổi kế toán trưởng là vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để có thể thực hiện đúng, đủ theo quy định pháp luật. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho anh chị những thông tin rõ ràng, cụ thể nhất về thủ tục thay đổi kế toán trưởng cũng như các bước cần thực hiện.

1. Kế toán trưởng là gì? Quyền hạn và trách nhiệm của vị trí kế toán trưởng

Trong tiếng Anh, kế toán trưởng là Chief Accountant, chức vụ của vị trí này được Bộ tài chính chấp phép. Nhiệm vụ của kế toán trưởng là phụ trách, chỉ đạo những công việc của kế toán. Tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp, kế toán trưởng có thể là trưởng nhóm hoặc trưởng bộ phận. Trong các công ty lớn, kế toán trưởng thường làm việc dưới quyền giám đốc tài chính và là trưởng giám sát một nhóm các chuyên gia tài chính.

Đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam, kế toán trưởng thường được bổ nhiệm để đảm nhiệm vị trí thuế và kế toán. Kế toán trưởng đóng vai trò cực kỳ quan trọng khi đảm nhận việc thực hiện thủ tục hành chính hay quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy, cần phải thực hiện các thủ tục thay đổi kế toán trưởng để kê khai, đăng ký với Sở kế hoạch đầu tư khi doanh nghiệp có sự thay đổi về kế toán trưởng.

Theo Điều 55 của Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng có quyền và trách nhiệm như sau:

– Trách nhiệm của kế toán trưởng:

• Thực hiện các quy định pháp luật về kế toán và tài chính trong đơn vị kế toán.
• Tổ chức và điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015.
• Lập báo cáo tài chính phù hợp với chế độ kế toán và các chuẩn mực kế toán hiện hành.

– Quyền của kế toán trưởng: Kế toán trưởng có quyền độc lập trong chuyên môn và nghiệp vụ kế toán.

– Đối với kế toán trưởng tại các cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp sử dụng ngân sách nhà nước và doanh nghiệp có trên 50% vốn điều lệ do Nhà nước nắm giữ, họ còn có các quyền bổ sung như:

• Đưa ra ý kiến bằng văn bản với người đại diện theo pháp luật về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng hoặc kỷ luật các nhân viên kế toán, thủ kho, và thủ quỹ.
• Yêu cầu các bộ phận liên quan cung cấp kịp thời và đầy đủ tài liệu cần thiết cho công tác kế toán và giám sát tài chính.
• Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có quan điểm khác với quyết định của người có thẩm quyền.
• Khi phát hiện hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến tài chính hoặc kế toán, kế toán trưởng phải báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật. Nếu vẫn phải thực hiện quyết định gây tranh cãi, kế toán trưởng có thể báo cáo lên cấp trên của người ra quyết định hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền và sẽ không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thực hiện quyết định đó.

Tóm lại, kế toán trưởng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về kế toán và tài chính, đồng thời có quyền bảo vệ ý kiến chuyên môn. Do đó, doanh nghiệp sẽ cần làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng khi có sự điều chỉnh trong công ty. Điều này giúp nâng cao tính minh bạch và ổn định trong hoạt động tài chính của tổ chức.

2. Thủ tục thay đổi kế toán trưởng gồm những gì? Có cần báo cơ quan thuế không?

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi Kế toán trưởng, việc thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế chỉ cần thực hiện với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, mà không cần thông báo cho cơ quan thuế.

Cơ quan đăng ký doanh nghiệp sẽ chịu trách nhiệm cập nhật những thay đổi trong nội dung đăng ký doanh nghiệp và chuyển thông tin đó vào cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Căn cứ theo Điều 59 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về thông báo thay đổi nội dung đăng ký thuế và Điều 31 của Luật Doanh nghiệp 2020 về thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, việc thay đổi kế toán trưởng được xem là thay đổi nội dung đăng ký thuế mà không làm thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. Vì vậy, doanh nghiệp không cần thông báo với cơ quan thuế khi thay đổi kế toán trưởng.

Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tại trụ sở chính của doanh nghiệp. Thủ tục này sẽ được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ cho thủ tục thay đổi kế toán trưởng bao gồm:

• Mẫu thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo Phụ lục 2-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao hợp lệ của chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hoặc hộ chiếu của kế toán trưởng mới.
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp).
• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp có trụ sở chính.

Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận. Sau đó, họ sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, nhập dữ liệu vào Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và chuyển thông tin sang Hệ thống thông tin đăng ký thuế.

3. Tiêu chuẩn đối với vị trí kế toán trưởng như thế nào?

Bên cạnh việc làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng kịp thời, chính xác, việc lựa chọn kế toán trưởng cần phải được thực hiện kỹ càng. Điều này đảm bảo năng lực và trách nhiệm của họ trong lĩnh vực kế toán bởi đây là vị trí quan trọng trong doanh nghiệp, Theo quy định tại Điều 51 và Điều 53 của Luật Kế toán 2015, kế toán trưởng phải đáp ứng các tiêu chuẩn cụ thể sau:

• Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật;
• Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
• Có thời gian công tác về kế toán ít nhất 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên.
• Với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng thì thời gian công tác về kế toán ít nhất là 03 năm. Ngoài ra, với từng loại đơn vị kế toán lại yêu cầu tiêu chuẩn, điều kiện của kế toán trưởng riêng.

Ngoài ra, điều 52 Luật Kế toán 2015 nêu rõ một số những trường hợp dưới đây không được làm kế toán trưởng như sau:

• Người chưa thành niên; người bị Tòa án tuyên bố hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự; người đang phải chấp hành biện pháp đưa vào cơ sở giáo dục bắt buộc, cơ sở cai nghiện bắt buộc.
• Người đang bị cấm hành nghề kế toán; người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; người đang phải chấp hành hình phạt tù hoặc đã bị kết án về một trong các tội xâm phạm trật tự quản lý kinh tế, tội phạm về chức vụ liên quan đến tài chính, kế toán mà chưa được xóa án tích.
• Cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh, chị, em ruột của: Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu, giám đốc, tổng giám đốc và của cấp phó của người đứng đầu, phó giám đốc, phó tổng giám đốc phụ trách công tác tài chính – kế toán, kế toán trưởng trong cùng một đơn vị kế toán (trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu).
• Người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người mua, bán tài sản trong cùng một đơn vị kế toán (trừ doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu).

4. Mức xử phạt vi phạm liên quan đến việc bố trí và làm thủ tục thay đổi kế toán trưởng

Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong tổ chức. Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định tại Điều 17 về mức xử phạt liên quan đến việc bố trí người làm kế toán trưởng. Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và trách nhiệm trong công tác kế toán.

Mức phạt tiền từ 05 – 10 triệu đồng:

• Thuê tổ chức, cá nhân không đủ tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề kế toán để làm dịch vụ kế toán cho đơn vị mình
• Không bổ nhiệm lại kế toán trưởng theo thời hạn quy định
• Không bàn giao công tác kế toán khi có thay đổi về người kế toán trưởng
• Không thông báo theo quy định khi thay đổi kế toán trưởng.

Mức phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng:

• Không tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị kế toán; không bố trí kế toán trưởng hoặc không thuê tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ kế toán làm kế toán, làm kế toán trưởng theo quy định.
• Bố trí người làm kế toán mà pháp luật quy định không được làm kế toán.
• Bố trí người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện.
• Bổ nhiệm kế toán trưởng không đúng trình tự, thủ tục.

Mức phạt tiền từ 20 – 30 triệu đồng:

• Bố trí người có trách nhiệm quản lý, điều hành đơn vị kế toán kiêm làm kế toán, thủ kho, thủ quỹ hoặc mua, bán tài sản.
• Bố trí người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định.
• Thuê người làm kế toán trưởng không đủ tiêu chuẩn, điều kiện quy định.

Nhìn chung, thủ tục thay đổi kế toán trưởng là bước cần thiết để đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và duy trì hoạt động kế toán hiệu quả trong doanh nghiệp. Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện các bước đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng hoàn tất quá trình này. Điều này không chỉ góp phần bảo đảm tính minh bạch mà còn củng cố uy tín của doanh nghiệp trong quản lý tài chính.

Hiểu rõ vấn đề này, MISA ASP – nền tảng kết nối kế toán dịch vụ với doanh nghiệp đã ra đời. MISA ASP giúp doanh nghiệp có nhiều cơ hội để tìm kiếm nhân sự phù hợp và kế toán dịch vụ có thêm khách hàng, gia tăng thu nhập. Hãy truy cập ngay nền tảng MISA ASP để trải nghiệm và tìm được đối tác phù hợp.