Hiện tại có rất nhiều câu hỏi thắc mắc về các quyền của kế toán trưởng như: kế toán trưởng có được quyền ký hợp đồng không? Kế toán trưởng có quyền rút tiền mặt không? Kế toán trưởng có quyền rút séc không? Kế toán trưởng có quyền đóng dấu tròn không?… Dưới đây ASP sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi này:
1. Kế toán trưởng có quyền ký hợp đồng thay giám đốc hay không?
Kế toán trưởng không được phép ký thừa ủy quyền. Tức là không được ký các loại hợp đồng, văn bản, chứng từ thay cho người đứng đầu doanh nghiệp (thường là giám đốc) mà không có sự ủy quyền hợp pháp.
Theo điều 118 thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về lập và ký chứng từ kế toán như sau:
“Lập và ký chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.
- Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
- Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) không được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu doanh nghiệp. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.
- Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
- Những cá nhân có quyền hoặc được uỷ quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
- Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc) doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.”
Ví dụ: Kế toán trưởng ký kết hợp đồng lao động với người lao động thay vì người đại diện pháp luật (giám đốc) thì sẽ có 2 trường hợp như sau:
- Nếu kế toán trưởng không được ủy quyền của người đại diện pháp luật mà tiến hành ký kết hợp đồng lao động thì hợp đồng đó là sai và không có hiệu lực. Vì theo quy định thì người có quyền ký kết hợp đồng lao động hợp pháp là người đại diện pháp luật của công ty.
- Nếu kế toán trưởng được ủy quyền (xem ngay mẫu ủy quyền kế toán trưởng mới nhất) về quyền được ký kết hợp đồng lao động thay cho giám đốc thì hợp đồng lao động đó hoàn toàn hợp pháp và có hiệu lực.
2. Kế toán trưởng có quyền rút séc không? Rút tiền mặt không?
Kế toán trưởng không có quyền tự ý rút séc. Việc rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng cần tuân thủ theo quy trình và cần sự phê duyệt của người có thẩm quyền (thường là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) hoặc người được ủy quyền. Kế toán trưởng thường là người lập séc nhưng việc duyệt và ký thường cần các bên liên quan khác.
Quy trình rút tiền mặt bằng séc thông thường gồm:
Kế toán lập séc (chứng từ thanh toán) => Giám đốc (người đại diện theo pháp luật) ký duyệt => Kế toán trưởng ký duyệt => Séc được mang đến ngân hàng để rút tiền.
3. Kế toán trưởng có được đóng dấu tròn không?
Kế toán trưởng có thể đóng dấu tròn (dấu pháp nhân) nếu được doanh nghiệp ủy quyền và có trong quy chế hoạt động của doanh nghiệp và theo quy định pháp luật. Nhưng việc đóng dấu cần phải theo quy định của pháp luật và được thực hiện khi người có thẩm quyền đã ký tên.
Theo điều Điều 32 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho Văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức theo quy định.
- Văn thư cơ quan có trách nhiệm
a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức.
b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản.
c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.
Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.”
Theo đó, kế toán không được tự ý sử dụng con dấu và đóng dấu văn bản. Các văn bản giấy tờ phải do nhân viên thư tự tay đóng dấu và cũng không được giao con dấu cho người khác khi chưa có văn bản của người có thẩm quyền.