Hướng dẫn hồ sơ và cách xử lý sổ sách khi công ty giải thể

Giải thể doanh nghiệp được xem là quá trình doanh nghiệp tất toán toàn bộ trách nhiệm với Nhà nước, đối tác và người lao động. Trong đó, việc chuẩn bị hồ sơ và xử lý sổ sách kế toán đóng vai trò quyết định nhằm tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo minh bạch. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin chính xác, chi tiết về hồ sơ và cách xử lý sổ sách khi công ty giải thể.

1. Giải thể công ty là gì?

Giải thể doanh nghiệp là quá trình tiến hành chấm dứt sự tồn tại hợp pháp của một tổ chức kinh doanh, đồng thời khép lại toàn bộ quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp trên thị trường. Quá trình này được tiến hành theo quy định của Luật Doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trật tự và tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam.

2. Các trường hợp phải giải thể doanh nghiệp

Doanh nghiệp được giải thể trong một số trường hợp sau:

• Khi hết thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ mà không có quyết định gia hạn
• Theo quyết định của chủ doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp tư nhân), của Hội đồng thành viên (đối với công ty hợp danh và công ty TNHH), của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc của Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần)
• Doanh nghiệp không duy trì đủ số lượng thành viên tối thiểu theo quy định trong thời gian 06 tháng liên tiếp mà không tiến hành chuyển đổi loại hình doanh nghiệp
• Bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ các trường hợp pháp luật về thuế có quy định khác.

Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ được phép giải thể khi đã hoàn tất việc thanh toán toàn bộ các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính khác, đồng thời không có tranh chấp đang giải quyết tại Tòa án hoặc Trọng tài. Trong trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người quản lý và chính doanh nghiệp phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ còn tồn đọng.

3. Hồ sơ giải thể doanh nghiệp gồm những gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ giải thể doanh nghiệp được lập với các thành phần sau:

• Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp
• Báo cáo thanh lý tài sản của doanh nghiệp
• Danh sách chủ nợ và xác nhận việc đã thanh toán đầy đủ các khoản nợ, bao gồm: nợ thuế, nợ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động (nếu có).

Ngoài ra, theo khoản 2 Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020, người quản lý doanh nghiệp như thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, chủ sở hữu, giám đốc hoặc tổng giám đốc, thành viên hợp danh và người đại diện theo pháp luật sẽ phải chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của toàn bộ hồ sơ giải thể.

4. Cách xử lý sổ sách khi công ty giải thể

Khi tiến hành giải thể, doanh nghiệp cần thực hiện việc xử lý sổ sách kế toán và chứng từ một cách đầy đủ, minh bạch để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật:

• Hoàn tất ghi chép kế toán: Lập đầy đủ chứng từ, ghi nhận toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho đến thời điểm giải thể.
• Lập và khóa sổ kế toán: Tổng hợp số liệu, khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính đến thời điểm quyết định giải thể.
• Thanh lý tài sản và quyết toán nghĩa vụ: Ghi nhận kết quả thanh lý tài sản, quyết toán các khoản nợ, thuế và nghĩa vụ tài chính với Nhà nước, người lao động, đối tác.
• Nộp báo cáo cho cơ quan quản lý: Doanh nghiệp cần nộp báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế và các hồ sơ liên quan theo quy định.
• Lưu trữ và bàn giao sổ sách: Toàn bộ chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính phải được sắp xếp, lưu giữ hoặc bàn giao cho cơ quan có thẩm quyền theo thời hạn pháp luật quy định.

5. Quy định về thứ tự thanh toán khoản nợ của doanh nghiệp giải thể

Theo khoản 5 Điều 208 Luật Doanh nghiệp 2020, các khoản nợ của doanh nghiệp phải được xử lý theo thứ tự ưu tiên như sau:

• Nghĩa vụ đối với người lao động, bao gồm: Tiền lương, trợ cấp thôi việc, các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và quyền lợi khác theo hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể
• Nợ thuế với Nhà nước
• Các khoản nợ khác.

Sau khi hoàn tất nghĩa vụ nêu trên và chi phí giải thể, nếu vẫn còn tài sản thì sẽ được phân chia cho chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên công ty, cổ đông hoặc chủ sở hữu theo tỷ lệ phần vốn góp hoặc cổ phần.

6. Một số thắc mắc thường gặp khi giải thể công ty

Công ty đang còn nợ thuế thì có giải thể được không?

Không thể. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, điều kiện để doanh nghiệp được giải thể là phải thanh toán hết các khoản nợ, bao gồm nợ thuế. Nếu còn nợ thuế, cơ quan thuế sẽ không xác nhận tình trạng hoàn tất nghĩa vụ, dẫn đến hồ sơ giải thể không được chấp thuận. Trong trường hợp công ty không còn khả năng thanh toán, thủ tục phải chuyển sang hướng phá sản theo Luật Phá sản, thay vì giải thể.

Doanh nghiệp phải lưu giữ sổ sách bao lâu sau khi giải thể?

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền, cơ quan lưu trữ được chỉ định) phải lưu giữ sổ sách, chứng từ kế toán trong ít nhất 10 năm kể từ thời điểm giải thể. Điều này nhằm phục vụ việc tra cứu, thanh tra hoặc giải quyết các tranh chấp pháp lý có thể phát sinh sau này. Trường hợp doanh nghiệp không còn nhân sự quản lý, cơ quan có thẩm quyền sẽ chỉ định nơi lưu trữ.

Giải thể khác phá sản ở điểm nào?

Điểm khác biệt cốt lõi là khả năng thanh toán nợ:

• Giải thể: Áp dụng khi doanh nghiệp còn khả năng thanh toán, tự nguyện hoặc bị buộc chấm dứt hoạt động, nhưng đã trả hết các khoản nợ và nghĩa vụ tài chính. Thủ tục hành chính chủ yếu thực hiện tại cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
• Phá sản: Xảy ra khi doanh nghiệp mất khả năng thanh toán (không trả được nợ đến hạn), phải nộp đơn ra Tòa án. Quá trình phá sản phức tạp hơn, do Tòa án nhân dân thụ lý, đồng thời có sự tham gia của quản tài viên và các chủ nợ.

Tạm kết: 

Hồ sơ chuẩn chỉnh cùng cách xử lý sổ sách khi công ty giải thể bài bản sẽ giúp doanh nghiệp an tâm khi dừng hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.