Các quy định đối với thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH

Tuy không quá phức tạp như thủ tục thành lập doanh nghiệp mới, nhưng các quy định đối với thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH cũng có nhiều điểm cần lưu ý. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp hiểu đúng bản chất pháp lý của chi nhánh và nắm rõ từng khâu trong quá trình đăng ký để tránh sai sót có thể làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa các quy định quan trọng cần lưu ý, giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi triển khai thành lập chi nhánh công ty TNHH.

1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty TNHH

Tùy theo loại hình công ty TNHH mà thành phần hồ sơ đăng ký chi nhánh có sự khác biệt. Cụ thể:

– Trường hợp công ty TNHH một thành viên

Do chỉ có một chủ sở hữu nên hồ sơ được lập đơn giản hơn, bao gồm:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh theo mẫu Phụ lục II-7 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Quyết định và Nghị quyết của chủ sở hữu về việc thành lập chi nhánh, do chính chủ sở hữu ký.
• Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực) bản sao chứng thực của cá nhân được cử làm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký chi nhánh, kèm theo bản sao chứng thực (hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu) giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền.

– Trường hợp công ty TNHH hai thành viên trở lên

Với mô hình có tính chất tập thể, hồ sơ cần bổ sung thêm các văn bản ghi nhận ý chí tập thể của Hội đồng thành viên:

• Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (Phụ lục II-7), có chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên về việc quyết định thành lập chi nhánh (có chữ ký của chủ tọa và thư ký cuộc họp).
• Nghị quyết và Quyết định thành lập chi nhánh của Hội đồng thành viên, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng thành viên.
• Bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân của người được cử làm Trưởng chi nhánh.
• Giấy ủy quyền và bản sao giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục hành chính.

Lưu ý: Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký chi nhánh không bắt buộc phải có dấu công ty. Việc sử dụng con dấu là quyền lựa chọn của doanh nghiệp.

> ĐỌC THÊM: Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
>> ĐỌC THÊM: Một số thắc mắc thường gặp khi thành lập chi nhánh công ty cổ phần

2. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH

Quy trình thành lập chi nhánh công ty TNHH được thực hiện theo các bước sau, căn cứ theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể:

– Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh

Doanh nghiệp cần soạn thảo và hoàn thiện bộ hồ sơ theo đúng loại hình công ty TNHH (một thành viên hoặc hai thành viên trở lên), đảm bảo đầy đủ các tài liệu đã nêu ở mục 1. Lưu ý kiểm tra thông tin chính xác về tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh và người đứng đầu chi nhánh.

– Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh

Có hai cách để nộp hồ sơ:

• Trực tuyến: Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn. Trường hợp này, cần có tài khoản đăng ký kinh doanh và chữ ký số.
• Trực tiếp hoặc qua bưu chính: Gửi hồ sơ giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh đặt trụ sở.

– Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ phản hồi bằng văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

– Bước 4: Khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có)

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận, doanh nghiệp có thể thực hiện khắc dấu riêng cho chi nhánh nếu thấy cần thiết. Việc sử dụng và quản lý con dấu của chi nhánh do doanh nghiệp quyết định.

– Bước 5: Thực hiện nghĩa vụ thuế và kê khai ban đầu với cơ quan quản lý thuế

Tùy theo hình thức hạch toán (phụ thuộc hay độc lập), chi nhánh cần:

• Đăng ký mã số thuế phụ hoặc mã số thuế riêng tại cơ quan thuế địa phương.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử nếu chi nhánh hạch toán độc lập.

3. Một số thắc mắc thường gặp về thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH 

Doanh nghiệp có thể đặt trụ sở chi nhánh ở tỉnh khác với trụ sở chính không?

Có. Pháp luật không giới hạn địa điểm đặt trụ sở chi nhánh trong cùng tỉnh, thành phố với công ty mẹ. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thành lập chi nhánh tại tỉnh, thành phố khác để mở rộng phạm vi hoạt động. Tuy nhiên, cần lưu ý:

• Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở chi nhánh.
• Phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế tại địa phương nơi chi nhánh hoạt động, đặc biệt nếu chi nhánh hạch toán độc lập.

Chi nhánh có được đăng ký ngành nghề khác với công ty mẹ không?

Không. Ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ. Nếu chi nhánh dự kiến kinh doanh ngành nghề mà công ty mẹ chưa có, doanh nghiệp cần bổ sung ngành nghề kinh doanh cho công ty mẹ trước, sau đó mới đăng ký hoạt động chi nhánh.

Có bắt buộc phải khắc dấu riêng cho chi nhánh không?

Không bắt buộc. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc có con dấu hay không là quyền của doanh nghiệp. Nếu chi nhánh không có nhu cầu giao dịch độc lập hoặc xuất hóa đơn riêng, có thể sử dụng con dấu của công ty mẹ. Tuy nhiên, nếu chi nhánh hạch toán độc lập, phát sinh giao dịch tài chính riêng, nên có con dấu riêng để thuận tiện trong quản lý.

Có thể sử dụng nhà ở làm địa chỉ chi nhánh không?

Có thể, nếu địa chỉ đó đáp ứng điều kiện sử dụng làm địa điểm kinh doanh theo quy định pháp luật. Đối với một số địa phương, việc sử dụng căn hộ chung cư hoặc nhà ở trong khu dân cư làm trụ sở chi nhánh có thể bị hạn chế. Doanh nghiệp nên tham khảo quy hoạch sử dụng đất hoặc liên hệ trước với Phòng Kinh tế địa phương để tránh vi phạm quy định về địa điểm kinh doanh.

Sau khi thành lập chi nhánh, doanh nghiệp cần thực hiện những nghĩa vụ pháp lý nào tiếp theo?

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, doanh nghiệp cần:

• Thông báo với cơ quan thuế địa phương để thực hiện kê khai thuế ban đầu.
• Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo tài khoản với cơ quan thuế (nếu chi nhánh có tài khoản riêng).
• Đăng ký hóa đơn điện tử và phát hành nếu chi nhánh xuất hóa đơn riêng.
• Thực hiện nghĩa vụ báo cáo thuế, kế toán và bảo hiểm (nếu có lao động) theo hình thức hạch toán đã đăng ký.

Tạm kết: 

Thành lập chi nhánh đòi hỏi doanh nghiệp cần có khả năng vận hành đa điểm và tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp về thủ tục thành lập chi nhánh công ty TNHH qua bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.