Hướng dẫn doanh nghiệp cập nhật thay đổi địa chỉ công ty theo địa giới hành chính và tải mẫu miễn phí

Với sự thay đổi địa giới hành chính từ ngày 01/07/2025, rất nhiều doanh nghiệp bị động trước những vấn đề về giấy tờ liên quan đến việc cập nhật thay đổi địa chỉ công ty. Hiểu được những vướng mắc này, bài viết sau đây sẽ tổng hợp những thông tin chính xác nhất cũng như hướng dẫn doanh nghiệp cập nhật địa chỉ công ty theo địa giới hành chính mới nhanh chóng.

1. Mục đích thay đổi địa giới hành chính là gì?

Việc điều chỉnh địa giới hành chính được thực hiện nhằm đảm bảo sự hợp lý trong tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, phù hợp với điều kiện phát triển thực tiễn và đáp ứng yêu cầu quản trị hiệu quả. Cụ thể:

• Thích ứng với biến động dân cư và điều kiện địa phương: Khi quy mô dân số, cơ sở hạ tầng hoặc nhu cầu phát triển có sự thay đổi, việc điều chỉnh địa giới giúp phản ánh đúng hiện trạng và năng lực quản lý thực tế của địa phương
• Tăng cường hiệu quả tổ chức hành chính: Việc sắp xếp lại ranh giới hành chính tạo điều kiện thuận lợi hơn cho công tác điều hành, phân cấp và cung ứng dịch vụ công
• Phù hợp với quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội: Điều chỉnh địa giới hành chính giúp các địa phương triển khai các dự án đầu tư, xây dựng đô thị, nông thôn và hạ tầng theo định hướng phát triển dài hạn đã được phê duyệt
• Giải quyết các vấn đề liên vùng và gìn giữ bản sắc địa phương: Thay đổi địa giới còn góp phần củng cố mối quan hệ giữa các cộng đồng cư dân, hạn chế tranh chấp địa giới, đồng thời gìn giữ yếu tố văn hóa, lịch sử gắn liền với từng khu vực
• Phân bổ hợp lý nguồn lực và thúc đẩy phát triển bền vững: Điều chỉnh ranh giới hành chính giúp tổ chức lại hệ thống phân bổ ngân sách, nhân lực, đất đai… theo hướng hợp lý hơn, từ đó nâng cao chất lượng sống và hiệu quả sử dụng tài nguyên.

2. Địa giới hành chính thay đổi từ 1/7/2025 thì doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi địa chỉ trong giấy kinh doanh ra sao?

Theo Nghị quyết 202/2025/QH15 của Quốc hội về việc sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, các địa phương đang gấp rút hoàn thiện phương án tổ chức nhằm đảm bảo sẵn sàng đi vào vận hành từ ngày 01/7/2025. Việc sáp nhập hoặc điều chỉnh địa giới hành chính sẽ kéo theo những thay đổi nhất định liên quan đến địa chỉ đăng ký của doanh nghiệp.

Căn cứ theo Công văn số 4370/BTC-DNTN năm 2025 do Bộ Tài chính ban hành, hướng dẫn về công tác đăng ký kinh doanh trong bối cảnh thay đổi địa giới hành chính, có thể chia thành hai tình huống chính:

• Chỉ thay đổi tên đơn vị hành chính: Trong trường hợp này, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thay đổi thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không có quyền yêu cầu doanh nghiệp làm thủ tục cập nhật chỉ vì thay đổi tên địa phương.
• Thay đổi địa giới hành chính (có thay đổi ranh giới hoặc phân cấp quản lý): Trường hợp địa chỉ đăng ký bị ảnh hưởng bởi việc điều chỉnh địa giới hành chính, pháp luật khuyến khích doanh nghiệp chủ động cập nhật thông tin mới khi có nhu cầu, hoặc kết hợp thực hiện cùng lúc khi thay đổi các nội dung khác như ngành nghề kinh doanh, người đại diện pháp luật, vốn điều lệ…

Việc cập nhật địa chỉ mới trong trường hợp này tuy không bắt buộc, nhưng được khuyến nghị thực hiện nếu doanh nghiệp muốn bảo đảm tính nhất quán trong hồ sơ pháp lý, đặc biệt khi tham gia giao dịch thương mại, hoạt động đấu thầu hoặc vay vốn ngân hàng.

Một số thông tin cần lưu ý khi thực hiện thủ tục cập nhật địa chỉ:

• Căn cứ pháp lý: Điều 57 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
• Lệ phí: Không thu lệ phí.
• Thời gian giải quyết: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

>> ĐỌC THÊM: Quy định về địa điểm kinh doanh của công ty

3. Tải mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính 2025

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do thay đổi địa giới hành chính 2025 có thể tham khảo theo mẫu được quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC. [Tải tại đây]

4. Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp từ 01/7/2025

Căn cứ Điều 40 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần lưu ý các quy định và trình tự thực hiện như sau:

Trường hợp thay đổi làm ảnh hưởng cơ quan thuế quản lý: 

Nếu việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý (chuyển sang địa bàn tỉnh/thành khác hoặc quận/huyện khác), doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chuyển địa điểm với cơ quan thuế theo quy định pháp luật về thuế. Chỉ sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế tại nơi đi, doanh nghiệp mới được phép nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở mới.

Hồ sơ đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính:

Doanh nghiệp chuẩn bị và nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở mới, bao gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu).

– Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính, được ban hành bởi:

• Chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên)
• Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty hợp danh)
• Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).

Trình tự xử lý và thời gian giải quyết:

• Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp giấy biên nhận và hẹn trả kết quả.
• Đồng thời, cơ quan này sẽ gửi thông tin đến Cơ quan thuế để xác nhận doanh nghiệp đã hoàn tất nghĩa vụ thuế trước khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.
• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với địa chỉ trụ sở đã cập nhật.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được văn bản yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Lưu ý: Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện đúng trình tự và lưu giữ hồ sơ pháp lý đầy đủ để đảm bảo việc chuyển đổi không ảnh hưởng đến các giao dịch, hợp đồng và hoạt động hiện hành.

Tạm kết: 

Thay đổi địa giới hành chính là yếu tố khách quan, tuy nhiên, việc cập nhật địa chỉ công ty là nghĩa vụ chủ động của mỗi doanh nghiệp. Việc cập nhật thay đổi địa chỉ công ty nhanh chóng sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự tin cậy trong giao dịch và đối tác cũng như đảm bảo các vấn đề về mặt pháp lý. Hy vọng những hướng dẫn qua bài viết trên sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn.