0 lượt xem
Mở rộng hoạt động kinh doanh sang tỉnh thành khác là bước phát triển về quy mô cũng như chiến lược của doanh nghiệp trong việc chinh phục thị trường mới. Tuy nhiên, để việc đi vào hoạt động được thuận lợi, việc hoàn tất thủ tục pháp lý để thành lập chi nhánh là điều cần được chú trọng. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác nhất giúp doanh nghiệp nắm rõ hồ sơ, trình tự, thủ tục pháp lý khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh, đảm bảo đúng quy định, tiết kiệm thời gian và chủ động kiểm soát rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành sau này.
1. Chi nhánh khác tỉnh là gì?
Chi nhánh khác tỉnh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được đăng ký hoạt động tại một địa phương khác với nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Chi nhánh có thể thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp mẹ, bao gồm cả chức năng kinh doanh và ký kết hợp đồng (nếu được ủy quyền).
Chi nhánh khác tỉnh có con dấu riêng, mã số thuế riêng (nếu đăng ký kê khai thuế độc lập) và phải thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế theo quy định của cơ quan thuế tại địa phương nơi đặt chi nhánh.
2. Hồ sơ thành lập chi nhánh khác tỉnh
Việc mở rộng hoạt động của doanh nghiệp sang tỉnh, thành phố khác đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng không chỉ về mặt chiến lược mà còn về mặt pháp lý. Trong đó, bộ hồ sơ đăng ký chi nhánh là yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ, chính xác theo quy định, tùy thuộc vào loại hình công ty. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể theo từng loại hình:
2.1. Đối với công ty TNHH một thành viên
Do công ty chỉ có một chủ sở hữu, nên hồ sơ thành lập chi nhánh tại tỉnh khác gồm các tài liệu chủ yếu sau:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định).
- Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thành lập chi nhánh tại tỉnh khác.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
- Bản sao y công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người được bổ nhiệm (không quá 6 tháng).
- Giấy ủy quyền trong trường hợp người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật của công ty.
2.2. Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên
Do có nhiều thành viên góp vốn, hồ sơ đăng ký chi nhánh khác tỉnh cần thể hiện rõ sự thống nhất của Hội đồng thành viên:
- Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc thành lập chi nhánh.
- Quyết định của Hội đồng thành viên về việc lập chi nhánh và bổ nhiệm người đứng đầu.
- Bản sao công chứng giấy tờ cá nhân của người được bổ nhiệm quản lý chi nhánh.
- Giấy ủy quyền nếu người thực hiện thủ tục không phải đại diện pháp luật.
2.3. Đối với công ty cổ phần
Với mô hình công ty cổ phần, thủ tục đăng ký chi nhánh khác tỉnh cần thể hiện rõ ý chí của Hội đồng quản trị và thông tin nhận diện pháp lý của cả công ty mẹ lẫn chi nhánh:
– Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đứng đầu chi nhánh (còn hạn trong 6 tháng).
– Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GĐKDN) của công ty cổ phần.
– Hợp đồng thuê trụ sở chi nhánh, có thể kèm bản sao công chứng nếu chi nhánh kê khai thuế độc lập.
– Biên bản họp và Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh và bổ nhiệm người đứng đầu.
– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật).
– Thông tin kèm theo cần thể hiện rõ:
- Mã số doanh nghiệp công ty mẹ.
- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty mẹ.
- Địa chỉ và tên chi nhánh dự kiến thành lập.
- Ngành nghề, phạm vi hoạt động của chi nhánh.
- Thông tin thuế (nộp phụ thuộc hay độc lập).
- Thông tin cá nhân của người đại diện pháp luật công ty mẹ và người đứng đầu chi nhánh.
Ghi chú chung
Các hồ sơ, quyết định và biên bản cần được ký tên, đóng dấu đầy đủ (nếu có con dấu). Tùy theo từng Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh, có thể có yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp nên kiểm tra trước để chủ động điều chỉnh.
> ĐỌC THÊM: Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không?
>> ĐỌC THÊM: Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện công ty cổ phần ở nước ngoài
3. Thủ tục thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Việc thiết lập chi nhánh tại địa phương khác không chỉ mở rộng tầm ảnh hưởng thương hiệu mà còn giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực phục vụ thị trường khu vực. Tuy nhiên, để chi nhánh đi vào hoạt động hợp pháp, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy trình đăng ký theo quy định pháp luật. Dưới đây là các bước cụ thể cần thực hiện:
Bước 1: Chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký chi nhánh
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, bao gồm:
– Thông báo đăng ký hoạt động chi nhánh (theo mẫu quy định – có chữ ký của người đại diện theo pháp luật).
– Quyết định bằng văn bản về việc thành lập chi nhánh, được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền trong công ty:
- Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên
- Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên
- Hội đồng quản trị/Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần
– Biên bản họp (nếu có) thể hiện sự thống nhất trong nội bộ công ty về việc lập chi nhánh.
– Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh.
– Bản sao y giấy tờ tùy thân của người đứng đầu chi nhánh: CMND/CCCD/hộ chiếu còn hiệu lực.
– Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu).
– Giấy đề nghị cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp (áp dụng đối với doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đầu tư cũ).
– Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp có thể nộp theo hai hình thức:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi chi nhánh dự kiến đặt trụ sở.
- Nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: https://dangkykinhdoanh.gov.vn
Thời gian xử lý: Trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.
Bước 3: Đăng bố cáo thành lập chi nhánh
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cấp giấy đăng ký chi nhánh, doanh nghiệp phải thực hiện việc công bố thông tin chi nhánh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Vi phạm nghĩa vụ này có thể bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng, theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Bước 4: Khắc dấu và thông báo mẫu dấu (nếu có)
Nếu chi nhánh có nhu cầu sử dụng con dấu riêng, doanh nghiệp cần:
- Khắc dấu và thông báo mẫu dấu theo Phụ lục II-8 của Thông tư 02/2019/TT-BKHĐT.
- Thực hiện nộp thông báo tại Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc thông qua hình thức trực tuyến.
Lưu ý: Theo khoản 1 Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, việc có sử dụng con dấu riêng hay không là quyền tự quyết của doanh nghiệp.
Bước 5: Nộp lệ phí môn bài cho chi nhánh
- Mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm (áp dụng cho chi nhánh hoạt động sản xuất, kinh doanh).
- Hồ sơ nộp tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chi nhánh.
- Thời hạn nộp là trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận hoạt động.
Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau khi chi nhánh đi vào hoạt động
Sau khi chi nhánh được thành lập, doanh nghiệp cần tiếp tục hoàn thiện các bước vận hành hợp pháp:
- Gắn biển chi nhánh tại địa chỉ đăng ký.
- Mở tài khoản ngân hàng riêng (nếu cần).
- Đăng ký chữ ký số điện tử và thực hiện kê khai, nộp thuế điện tử.
- Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nếu có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ.
- Kê khai và nộp lệ phí môn bài đúng hạn.
- Đảm bảo đủ vốn hoạt động và không vượt quá 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động để đưa chi nhánh vào vận hành thực tế.
- Xin cấp giấy phép con hoặc chứng chỉ hành nghề (nếu ngành nghề kinh doanh yêu cầu, ví dụ như giáo dục, y tế, kiểm toán…).
Khởi nghiệp là hành trình đầy kỳ vọng nhưng cũng không ít thách thức – đặc biệt ở những bước đi đầu tiên về mặt pháp lý và vận hành doanh nghiệp. Thấu hiểu điều đó, MISA ASP đã biên soạn “Cẩm nang hướng dẫn thành lập doanh nghiệp”, nhằm cung cấp cho cá nhân, tổ chức khởi nghiệp một công cụ thiết thực để chuẩn bị và triển khai các thủ tục ban đầu một cách bài bản. Tài liệu được thiết kế với định hướng thực tiễn cao, tổng hợp đầy đủ các bước cần thiết trong quá trình thành lập doanh nghiệp: Từ quy trình pháp lý, thủ tục đăng ký cho đến các vấn đề quan trọng như thuế, kế toán và quản trị ban đầu.
4. Trường hợp đặc biệt khi thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Khi mở chi nhánh tại tỉnh/thành khác, ngoài việc tuân thủ quy trình pháp lý chung, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các tình huống phát sinh dưới đây nhằm tránh sai sót trong quá trình kê khai, vận hành và quản lý thuế:
4.1. Ngành dịch vụ ăn uống bắt buộc hạch toán độc lập
Đối với các doanh nghiệp có ngành nghề dịch vụ ăn uống (nhà hàng, quán ăn, cà phê…), dù chi nhánh được mở ở trong hay ngoài tỉnh, hình thức hạch toán bắt buộc là hạch toán độc lập.
- Ngành ăn uống được quản lý và giám sát thuế theo địa bàn quận/huyện, yêu cầu kê khai riêng biệt.
- Chi nhánh phải thực hiện kê khai thuế GTGT và TNDN theo quý, và lập báo cáo tài chính độc lập cuối năm.
Do đó, khi đăng ký chi nhánh có ngành nghề này, doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống sổ sách kế toán riêng biệt tại từng địa phương.
4.2. Đăng ký ngành nghề không phải ngành chính
Nếu doanh nghiệp có ngành dịch vụ ăn uống nhưng không phải là ngành kinh doanh chính, và mong muốn hạch toán phụ thuộc để gộp sổ sách về công ty mẹ, thì cần lưu ý:
- Kê khai cụ thể ngành nghề phụ trong hồ sơ đăng ký chi nhánh.
- Đảm bảo chi nhánh không phát sinh doanh thu trực tiếp từ ngành ăn uống tại địa phương, hoặc chỉ thực hiện chức năng hỗ trợ.
4.3. Rủi ro khi chọn hạch toán phụ thuộc
Chi nhánh được đăng ký theo hình thức hạch toán phụ thuộc, tức toàn bộ nghĩa vụ thuế và tài chính đều tập trung về công ty mẹ, sẽ có ràng buộc: Nếu công ty mẹ giải thể, toàn bộ chi nhánh hạch toán phụ thuộc sẽ bị buộc giải thể theo. Do đó, với các chi nhánh có hoạt động kinh doanh ổn định, doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn hạch toán độc lập để duy trì tính chủ động.
4.4. Phạm vi ngành nghề chi nhánh phải nằm trong ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ
Dù được phép mở chi nhánh tại địa phương khác, doanh nghiệp không được phép mở chi nhánh hoạt động ngoài phạm vi ngành nghề đã đăng ký của công ty mẹ. Cụ thể:
- Tất cả các ngành nghề kinh doanh của chi nhánh phải thuộc danh mục ngành nghề của công ty mẹ.
- Trường hợp cần mở rộng phạm vi, công ty mẹ cần làm thủ tục bổ sung ngành nghề trước, sau đó mới đăng ký chi nhánh.
5. Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến việc thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh
Có thể dùng địa chỉ nhà ở để đặt trụ sở chi nhánh không?
Có, nếu địa chỉ đó hợp pháp và không thuộc diện cấm kinh doanh. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng một số địa phương có quy định riêng về quy hoạch, phòng cháy chữa cháy hoặc giấy phép con. Vì vậy, cần kiểm tra kỹ điều kiện cụ thể của địa phương nơi đặt chi nhánh.
Có thể ủy quyền cho người khác đi nộp hồ sơ đăng ký chi nhánh không?
Được. Đại diện pháp luật của công ty có thể lập giấy ủy quyền cho cá nhân/tổ chức khác thực hiện việc nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký thành lập chi nhánh. Giấy ủy quyền cần đính kèm bản sao giấy tờ cá nhân của người được ủy quyền.
Sau khi được cấp Giấy đăng ký chi nhánh, có cần làm thủ tục thuế ngay không?
Có. Doanh nghiệp cần:
- Nộp lệ phí môn bài tại chi cục thuế nơi đặt chi nhánh (trong 30 ngày).
- Đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử, tài khoản ngân hàng nếu chi nhánh có hoạt động kinh doanh.
- Kê khai thuế định kỳ tùy theo hình thức hạch toán đã đăng ký.
Nếu công ty mẹ giải thể, chi nhánh hoạt động độc lập có thể duy trì không?
Không. Dù chi nhánh hoạt động theo hình thức độc lập, nhưng về pháp lý vẫn là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp mẹ. Do đó, khi công ty mẹ giải thể, mọi chi nhánh đều phải chấm dứt hoạt động theo.
Tạm kết:
Việc thành lập chi nhánh công ty khác tỉnh đòi hỏi doanh nghiệp cần nắm rõ quy định, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và thực hiện đúng quy trình theo pháp luật hiện hành. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa chia sẻ qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
