Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần chi tiết

Mỗi doanh nghiệp khi đủ lớn sẽ phải đối mặt với những vấn đề về chiến lược mở rộng và phát triển trong tương lai. Đối với công ty cổ phần, câu trả lời thường bắt đầu bằng việc thành lập chi nhánh – một cánh tay nối dài về thị trường, nhân lực, khách hàng và cơ hội tăng trưởng. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp các hướng dẫn chi tiết, đầy đủ nhất về hồ sơ, thủ tục thành lập chi nhánh công ty cổ phần chi tiết.

1. Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, để đăng ký hoạt động chi nhánh, công ty cổ phần cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm các thành phần sau:

• Thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh (mẫu tại Phụ lục II-7 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT), do người đại diện theo pháp luật của công ty ký.
• Bản sao hợp lệ Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh. Biên bản cần được ký bởi chủ tọa và thư ký cuộc họp, có đóng dấu tại chữ ký chủ tọa và dấu treo ở góc trái trang đầu tiên.
• Bản sao hợp lệ Nghị quyết hoặc Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thành lập chi nhánh. Văn bản cần có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và dấu công ty tại vị trí ký tên.
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu chi nhánh, có ký tên và đóng dấu của công ty tại phần chữ ký.
• Bản sao y chứng thực giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người được bổ nhiệm làm người đứng đầu chi nhánh.
• Giấy ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục nộp và nhận hồ sơ thành lập chi nhánh, do người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu.
• Bản sao y giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký chi nhánh (hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).

Lưu ý: Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu công ty trong các văn bản như thông báo đăng ký hoạt động, nghị quyết, quyết định và biên bản họp là không bắt buộc, tuy nhiên để đảm bảo tính pháp lý và thống nhất, doanh nghiệp vẫn nên thực hiện đầy đủ việc đóng dấu nếu chưa áp dụng quy chế nội bộ thay thế con dấu.

> ĐỌC THÊM: Chi nhánh công ty có tư cách pháp nhân hay không?
>> ĐỌC THÊM: Từ hộ kinh doanh chuyển đổi sang doanh nghiệp vừa và nhỏ cần những thủ tục gì?

2. Thông báo lập địa điểm kinh doanh

Theo khoản 2 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp được quyền thành lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác với trụ sở chính hoặc chi nhánh hiện có. Việc thông báo lập địa điểm kinh doanh cần tuân thủ trình tự sau:

– Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải gửi Thông báo lập địa điểm kinh doanh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt địa điểm.

– Chủ thể ký thông báo:

• Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của công ty là người ký thông báo.
• Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh, người đứng đầu chi nhánh thực hiện việc ký.

3. Thời hạn cấp Giấy chứng nhận và cập nhật thông tin

Căn cứ khoản 3 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, thời gian xử lý hồ sơ liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh được quy định như sau:

– Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện:

• Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu đăng ký).
• Cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp có thể yêu cầu cấp riêng Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh nếu cần.

– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cơ quan đăng ký sẽ gửi văn bản thông báo sửa đổi, bổ sung để doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời.

4. Thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài

Theo khoản 4 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng ra thị trường quốc tế, việc thành lập chi nhánh hoặc văn phòng đại diện ở nước ngoài cần lưu ý:

• Việc thành lập tuân theo quy định pháp luật của quốc gia sở tại nơi đặt chi nhánh/văn phòng đại diện.
• Trong vòng 30 ngày kể từ ngày chính thức thành lập tại nước ngoài, doanh nghiệp Việt Nam phải gửi thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính.
• Thông báo phải kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động (hoặc văn bản tương đương) của chi nhánh, văn phòng đại diện ở nước ngoài.
• Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ, trong vòng 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia.

Thành lập doanh nghiệp là cột mốc quan trọng, mở ra hành trình khởi nghiệp với nhiều cơ hội lẫn thách thức. Nhằm hỗ trợ cá nhân và tổ chức chuẩn bị tốt ngay từ bước đầu, MISA ASP giới thiệu “Cẩm nang hướng dẫn thành lập doanh nghiệp” – tài liệu tổng hợp các quy trình, thủ tục pháp lý và lưu ý quan trọng về thuế, kế toán, vận hành. Ebook được xây dựng để dễ tiếp cận, bám sát quy định thực tế, giúp người khởi nghiệp hiểu đúng – làm đúng – tiết kiệm thời gian và chi phí trong giai đoạn khởi sự kinh doanh.

5. Một số thắc mắc thường gặp khi thành lập chi nhánh công ty cổ phần

Chi nhánh có bắt buộc phải đặt cùng tỉnh/thành với trụ sở chính không?

Không bắt buộc. Công ty cổ phần có thể thành lập chi nhánh ở bất kỳ địa phương nào trong hoặc ngoài phạm vi tỉnh/thành nơi đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đảm bảo việc đăng ký và quản lý thuế đúng quy định tại cơ quan quản lý địa phương nơi đặt chi nhánh.

Chi nhánh có mã số thuế riêng không?

Có. Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, chi nhánh sẽ được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, đồng thời là mã số thuế 13 số để thực hiện các nghĩa vụ thuế một cách độc lập (nếu hạch toán độc lập).

Doanh nghiệp có thể thành lập bao nhiêu chi nhánh?

Không có giới hạn số lượng chi nhánh mà doanh nghiệp được phép thành lập. Miễn là đáp ứng đủ điều kiện pháp lý và quản lý hoạt động đúng quy định.

Chi nhánh có được ký hợp đồng và xuất hóa đơn không?

Điều này phụ thuộc vào phương thức hạch toán:

• Hạch toán độc lập: Chi nhánh có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn và kê khai thuế riêng.
• Hạch toán phụ thuộc: Chi nhánh không có tư cách pháp nhân, thực hiện các giao dịch dưới danh nghĩa của công ty mẹ. Trường hợp này, công ty mẹ là đơn vị kê khai và nộp thuế cho phần hoạt động của chi nhánh.

Thành lập chi nhánh có cần giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê trụ sở không?

Hiện tại, khi làm thủ tục thành lập chi nhánh, cơ quan đăng ký kinh doanh không yêu cầu nộp kèm giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn các tài liệu như hợp đồng thuê văn phòng, giấy tờ nhà đất để phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Có bắt buộc phải khắc dấu riêng cho chi nhánh không?

Không bắt buộc. Tùy theo nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể quyết định việc khắc dấu riêng cho chi nhánh. Việc sử dụng dấu tuân thủ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01/2021/NĐ-CP (tự quản lý mẫu dấu, không bắt buộc thông báo).

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, có cần làm thủ tục gì khác không?

Có. Một số việc cần thực hiện sau khi thành lập chi nhánh:

• Mở tài khoản ngân hàng (nếu cần giao dịch riêng)
• Đăng ký thuế ban đầu tại chi cục thuế địa phương
• Trên hệ thống hóa đơn, kê khai mẫu hóa đơn riêng (nếu chi nhánh hạch toán độc lập)
• Thông báo hoạt động với cơ quan quản lý chuyên ngành nếu hoạt động kinh doanh có điều kiện.

Tạm kết:

Việc thành lập chi nhánh công ty cổ phần là một bước chuyển tiếp để doanh nghiệp vươn xa hơn. Một bộ hồ sơ đầy đủ, quy trình bài bản và sự hiểu biết đúng luật sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý và nhanh chóng đưa chi nhánh mới vào vận hành hiệu quả. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp trong bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.