0 lượt xem
Hoạt động thuê dịch vụ kế toán bên ngoài đã dần trở nên phổ biến và không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp hiện nay. Để việc sử dụng dịch vụ này diễn ra suôn sẻ, rõ ràng và hợp pháp, các bên cần ký kết hợp đồng dịch vụ.
1. Hợp đồng dịch vụ kế toán là gì?
Trước hết, cần hiểu về kế toán và dịch vụ kế toán:
Kế toán là hoạt động thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Dịch vụ kế toán là việc làm kế toán thuê cho một đơn vị khác, giải quyết toàn bộ công việc kế toán từ thuế, kê khai thuế, tài chính đến báo cáo tài chính một cách uy tín và chính xác.
Theo quy định tại Điều 513 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng dịch vụ là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên cung ứng dịch vụ thực hiện công việc cho bên sử dụng dịch vụ, bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền dịch vụ cho bên cung ứng dịch vụ.
Từ định nghĩa trên, ta có thể hiểu hợp đồng dịch vụ kế toán (hay hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán) là sự thỏa thuận giữa bên cung cấp dịch vụ kế toán và bên thuê dịch vụ. Theo hợp đồng này, bên cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện các công việc nghiệp vụ kế toán cho bên thuê dịch vụ, và bên thuê dịch vụ sẽ trả tiền dịch vụ cho bên cung cấp dịch vụ. Hợp đồng dịch vụ kế toán cũng được xem là cơ sở để giải quyết tranh chấp giữa hai bên nếu có phát sinh.
Về cơ bản, đối tượng của hợp đồng dịch vụ kế toán là các hoạt động nghiệp vụ kế toán. Dịch vụ này cần được thực hiện để phản ánh kịp thời các chi phí, nghiệp vụ phát sinh, tính giá thành sản xuất, xác nhận đúng đắn kết quả kinh doanh; đồng thời theo dõi, kiểm tra việc đảm bảo an toàn tài sản của doanh nghiệp, quản lý chặt chẽ việc thực hiện định mức và đẩy mạnh nâng cao năng suất, chất lượng dịch vụ cho doanh nghiệp.
2. Các nội dung chính trong hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán
Một hợp đồng dịch vụ kế toán thường bao gồm các nội dung chính sau:
(1) Tiêu đề và Thông tin chung:
Hợp đồng bắt đầu với tiêu đề “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” và “HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ KẾ TOÁN” cùng với số hợp đồng.
(2) Căn cứ pháp lý:
Nêu các căn cứ để lập hợp đồng, bao gồm Bộ Luật Dân sự năm 2015, Luật Thương mại năm 2005 (có thể sửa đổi bổ sung) và nhu cầu, sự thỏa thuận của hai bên.
(3) Thông tin các bên:
Ghi rõ thông tin chi tiết của Bên Cung Cấp Dịch Vụ (Bên A) và Bên Sử Dụng Dịch Vụ (Bên B). Các thông tin này bao gồm tên công ty, người đại diện, chức vụ, địa chỉ, điện thoại, mã số thuế.
(4) Điều 1: Nội dung hợp đồng
Đây là phần mô tả chi tiết các công việc mà Bên A sẽ thực hiện cho Bên B. Các công việc này có thể là trọn gói và bao gồm:
- Hỗ trợ đăng ký hồ sơ ban đầu cho doanh nghiệp mới thành lập.
- Tiếp nhận chứng từ kế toán định kỳ (tháng hoặc quý) như hóa đơn VAT đầu ra/đầu vào, sổ phụ ngân hàng, bảng chấm công và các chứng từ liên quan khác.
- Rà soát, kiểm tra chứng từ và phản hồi thông tin cần điều chỉnh, bổ sung.
- Thực hiện khai thuế môn bài và nộp cho cơ quan thuế khi có thay đổi.
- Kê khai thuế, báo cáo thuế hàng tháng/quý, báo cáo thuế thu nhập cá nhân, và tình hình sử dụng hóa đơn, nộp tờ khai đúng quy định về biểu mẫu và thời hạn.
- Thông báo số thuế phát sinh phải nộp.
- Hỗ trợ, hướng dẫn đăng ký nộp thuế điện tử.
- Căn cứ chứng từ hợp lệ để ghi nhận phát sinh, cân đối doanh thu/chi phí, lập báo cáo tài chính, quyết toán năm.
- Định khoản nghiệp vụ kinh tế vào phần mềm kế toán.
- Theo dõi hàng tồn kho, tính giá vốn hàng bán và giá trị tồn kho.
- Lập và nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán năm.
- Báo cáo quyết toán thuế Thu nhập cá nhân, đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động và người phụ thuộc.
- In, đóng sổ sách, phiếu thu/chi/nhập/xuất và bàn giao cho doanh nghiệp lưu trữ.
- Thiết lập bảng lương.
- Tư vấn về chi phí, hóa đơn, cân đối thuế GTGT nhằm giảm thiểu thuế phải nộp, tối ưu lợi ích kinh doanh.
- Hỗ trợ tư vấn các vấn đề kế toán bất thường khác.
- Đại diện làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu (quy định mới, tập huấn, giải trình, thanh kiểm tra, đối chiếu hồ sơ/thuế).
- Hỗ trợ tư vấn các vấn đề liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội/y tế/thất nghiệp, kinh phí công đoàn, phúc lợi khác.
(5) Điều 2: Phí dịch vụ và hình thức thanh toán
Quy định mức phí dịch vụ (ví dụ: 10.000.000 đồng/tháng), cách xử lý khi có chứng từ phát sinh ngoài thỏa thuận, thời gian thanh toán (ví dụ: sau khi hoàn thành thủ tục kê khai theo quý), và hình thức thanh toán (chuyển khoản hoặc tiền mặt).
(6) Điều 3: Thời gian thực hiện:
Xác định thời gian bắt đầu thực hiện dịch vụ (ví dụ: từ ngày ký hợp đồng) và thời hạn của hợp đồng (ví dụ: 12 tháng).
(7) Điều 4: Trách nhiệm mỗi bên:
Nêu rõ quyền và trách nhiệm của Bên A và Bên B.
Bên A (Nhà cung cấp): Quyền yêu cầu Bên B cung cấp chứng từ đầy đủ, chính xác, hợp pháp; Quyền được hưởng phí dịch vụ; Trách nhiệm không chịu trách nhiệm với chứng từ không đầy đủ/chính xác/hợp pháp do Bên B cung cấp; Trách nhiệm giữ bí mật thông tin của Bên B; Trách nhiệm lập và nộp báo cáo thuế đúng hạn; Trách nhiệm thực hiện đầy đủ sổ sách kế toán.
Bên B (Người sử dụng): Quyền yêu cầu Bên A thực hiện đầy đủ báo cáo thuế, sổ sách trên cơ sở chứng từ do mình cung cấp; Quyền yêu cầu Bên A giải thích số liệu kế toán phát sinh; Trách nhiệm chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, chính xác, hợp pháp của chứng từ cung cấp; Trách nhiệm thanh toán phí dịch vụ đúng hạn.
(8) Điều 5: Điều khoản chung:
Quy định nguyên tắc giải quyết vấn đề phát sinh (bàn bạc, thống nhất); Quyền chấm dứt hợp đồng (thông báo trước ít nhất 30 ngày bằng văn bản); Số lượng bản hợp đồng (thường 02 bản) và giá trị pháp lý như nhau; Thời điểm hợp đồng có hiệu lực (từ ngày ký).
3. Mẫu hợp đồng dịch vụ kế toán
Tải File Word Mẫu Hợp Đồng Kế Toán Dịch Vụ
Dưới đây là mẫu hợp đồng dịch vụ kế toán cho cả đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán và cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ KẾ TOÁN
Số: …/…/HĐDV
Căn cứ Bộ Luật Dân sự năm 2015;
Căn cứ Luật Thương mại năm 2005 (nếu áp dụng);
Căn cứ vào nhu cầu và sự thỏa thuận của hai bên;
Hôm nay, ngày … tháng … năm …, tại ………………………………., chúng tôi gồm có:
BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (Bên A):
Trường hợp Bên A là Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán:
- Tên đơn vị: [Ghi rõ tên đầy đủ của Công ty/Doanh nghiệp]
- Người đại diện: [Ghi rõ tên người đại diện theo pháp luật]
- Chức vụ: [Ghi rõ chức vụ của người đại diện]
- Địa chỉ trụ sở chính: [Ghi rõ địa chỉ đầy đủ]
- Điện thoại: [Ghi rõ số điện thoại liên hệ]
- Mã số thuế: [Ghi rõ mã số thuế của đơn vị]
- Tài khoản ngân hàng: [Nếu có]
Trường hợp Bên A là Cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán:
- Họ và tên: [Ghi rõ tên đầy đủ của cá nhân]
- Ngày, tháng, năm sinh: [Ghi rõ ngày sinh]
- Số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu: [Ghi rõ số, ngày cấp, nơi cấp]
- Địa chỉ thường trú/tạm trú: [Ghi rõ địa chỉ đầy đủ]
- Điện thoại: [Ghi rõ số điện thoại liên hệ]
- Mã số thuế cá nhân: [Ghi rõ mã số thuế, nếu có]
- Tài khoản ngân hàng: [Nếu có]
BÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ (Bên B):
Trường hợp Bên B là Đơn vị (ví dụ: doanh nghiệp):
- Tên đơn vị: [Ghi rõ tên đầy đủ của Công ty/Doanh nghiệp]
- Người đại diện: [Ghi rõ tên người đại diện theo pháp luật]
- Chức vụ: [Ghi rõ chức vụ của người đại diện]
- Địa chỉ trụ sở chính: [Ghi rõ địa chỉ đầy đủ]
- Điện thoại: [Ghi rõ số điện thoại liên hệ]
- Mã số thuế: [Ghi rõ mã số thuế của đơn vị]
- Tài khoản ngân hàng: [Nếu có]
Trường hợp Bên B là Cá nhân:
- Họ và tên: [Ghi rõ tên đầy đủ của cá nhân]
- Ngày, tháng, năm sinh: [Ghi rõ ngày sinh]
- Số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu: [Ghi rõ số, ngày cấp, nơi cấp]
- Địa chỉ thường trú/tạm trú: [Ghi rõ địa chỉ đầy đủ]
- Điện thoại: [Ghi rõ số điện thoại liên hệ]
- Mã số thuế cá nhân: [Ghi rõ mã số thuế, nếu có]
- Tài khoản ngân hàng: [Nếu có]
Hai bên thống nhất ký kết Hợp đồng Dịch vụ Kế toán với các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Bên A đồng ý cung cấp, và Bên B đồng ý sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói (hoặc các dịch vụ cụ thể được liệt kê) cho Bên B. Nội dung công việc cụ thể bao gồm nhưng không giới hạn bởi:
- Hỗ trợ đăng ký hồ sơ ban đầu (đối với doanh nghiệp mới thành lập).
- Tiếp nhận chứng từ kế toán định kỳ (ví dụ: hóa đơn VAT đầu ra, đầu vào, sổ phụ ngân hàng, bảng lương, các chứng từ khác).
- Rà soát, kiểm tra chứng từ và phản hồi thông tin cần điều chỉnh/bổ sung.
- Thực hiện khai thuế môn bài và nộp tờ khai theo quy định.
- Thực hiện kê khai thuế, báo cáo thuế hàng tháng/quý (GTGT, TNCN, tình hình sử dụng hóa đơn…).
- Lập báo cáo tài chính và quyết toán năm (TNDN, TNCN…) dựa trên chứng từ hợp lệ, cân đối doanh thu/chi phí hợp lý.
- Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Theo dõi hàng tồn kho, tính giá vốn, trị giá hàng tồn kho (nếu áp dụng).
- In và đóng sổ sách kế toán theo năm tài chính, bàn giao cho Bên B lưu trữ.
- Thiết lập bảng lương (nếu yêu cầu).
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến chi phí, hóa đơn, thuế để tối ưu lợi ích hợp pháp cho Bên B.
- Đại diện Bên B làm việc với cơ quan thuế khi có yêu cầu (giải trình, thanh kiểm tra…).
- Tư vấn các vấn đề liên quan đến lao động, bảo hiểm xã hội (nếu yêu cầu).
- Các công việc khác theo thỏa thuận cụ thể giữa hai bên: [Liệt kê chi tiết]
Điều 2: Phí dịch vụ và hình thức thanh toán
- Phí dịch vụ trọn gói (hoặc theo từng đầu mục công việc): [Ghi rõ số tiền, đơn vị tiền tệ].
- Trường hợp có phát sinh công việc ngoài nội dung đã thỏa thuận, hai bên sẽ bàn bạc thống nhất mức phí bổ sung.
- Thời gian thanh toán: [Ghi rõ lịch thanh toán, ví dụ: sau khi hoàn thành công việc mỗi quý, hàng tháng…].
- Hình thức thanh toán: [Ghi rõ chuyển khoản hoặc tiền mặt].
- Thông tin thanh toán chuyển khoản (nếu có): [Ghi rõ tên chủ tài khoản, số tài khoản, tên ngân hàng]
Điều 3: Thời gian thực hiện hợp đồng
- Thời gian bắt đầu thực hiện dịch vụ: Kể từ ngày [Ghi rõ ngày, ví dụ: ngày ký hợp đồng, ngày cụ thể…].
- Thời hạn hợp đồng: [Ghi rõ thời hạn, ví dụ: 12 tháng, đến hết năm tài chính…].
- Hợp đồng có thể được gia hạn khi hết thời hạn bằng văn bản thỏa thuận của hai bên.
Điều 4: Quyền và trách nhiệm của các bên
4.1. Quyền và trách nhiệm của Bên A:
Quyền:
- Yêu cầu Bên B cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác và hợp pháp các chứng từ, hóa đơn, sổ phụ ngân hàng và các tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán.
- Được hưởng phí dịch vụ theo quy định tại Điều 2 của Hợp đồng này.
- Không chịu trách nhiệm đối với các hậu quả phát sinh từ việc Bên B cung cấp chứng từ, số liệu không đầy đủ, không chính xác hoặc không hợp pháp.
- Từ chối thực hiện các yêu cầu của Bên B nếu vi phạm pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
Trách nhiệm:
- Thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các công việc kế toán, lập và nộp báo cáo thuế đúng thời hạn, đúng quy định.
- Giữ bí mật tuyệt đối các số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Bên B.
- Bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ đã xử lý cho Bên B theo thỏa thuận.
- Giải thích các số liệu, vấn đề kế toán phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng khi Bên B yêu cầu.
- Thông báo cho Bên B về số thuế phát sinh phải nộp và các vấn đề quan trọng khác.
4.2. Quyền và trách nhiệm của Bên B:
Quyền:
- Yêu cầu Bên A thực hiện đầy đủ, kịp thời các công việc kế toán theo nội dung hợp đồng.
- Yêu cầu Bên A giải thích các số liệu kế toán và các vấn đề liên quan đến dịch vụ đã thực hiện.
- Nhận lại đầy đủ sổ sách, chứng từ đã xử lý theo thỏa thuận.
Trách nhiệm:
- Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác và hợp pháp các chứng từ, hóa đơn và tài liệu liên quan theo yêu cầu của Bên A.
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn phí dịch vụ cho Bên A theo quy định tại Điều 2 của Hợp đồng này.
- Chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác, đầy đủ và hợp pháp của các chứng từ, số liệu do mình cung cấp.
- Hỗ trợ và hợp tác với Bên A trong quá trình thực hiện hợp đồng.
Điều 5: Điều khoản chung
- Hai bên cam kết thực hiện nghiêm túc các điều khoản của Hợp đồng này.
- Trong quá trình thực hiện Hợp đồng, nếu có vướng mắc phát sinh, hai bên sẽ chủ động bàn bạc, thương lượng để cùng giải quyết trên tinh thần hợp tác, thiện chí.
- Trường hợp không thể giải quyết thông qua thương lượng, tranh chấp (nếu có) sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật [Dựa trên nguyên tắc giải quyết tranh chấp trong hợp đồng dân sự/thương mại].
- Hợp đồng có thể chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận của hai bên hoặc theo quy định của pháp luật. Bên muốn chấm dứt hợp đồng phải thông báo bằng văn bản cho bên kia biết trước ít nhất [Ghi số ngày, ví dụ: 30 ngày].
- Hợp đồng này được lập thành … (ghi số lượng) bản, có giá trị pháp lý như nhau. Mỗi bên giữ … (ghi số lượng) bản để thực hiện.
- Hợp đồng có hiệu lực kể từ ngày ký.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ nếu là đơn vị) (Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ nếu là đơn vị)
(Ký, ghi rõ họ tên nếu là cá nhân) (Ký, ghi rõ họ tên nếu là cá nhân)
4. Một số lưu ý trong hợp đồng cung cấp dịch vụ kế toán
Khi soạn thảo hợp đồng dịch vụ kế toán, người soạn cần lưu ý những điểm sau để đảm bảo tính pháp lý và rõ ràng:
Thông tin chung: Cần ghi rõ ngày tháng năm thực hiện hợp đồng. Thông tin của cả hai bên chủ thể giao kết hợp đồng (bên cung cấp và bên sử dụng) phải đầy đủ và chính xác, bao gồm tên công ty (hoặc tên cá nhân nếu là cá nhân), địa chỉ, điện thoại, mã số thuế (nếu có), email, người đại diện và chức vụ (đối với pháp nhân).
Nội dung hợp đồng:
- Tại Điều 1 (Nội dung công việc): Cần quy định một cách rõ ràng và cụ thể các công việc mà bên cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện theo sự thỏa thuận của hai bên. Điều này bao gồm cả việc kê khai và quyết toán thuế.
- Tại Điều 2 và Điều 3 (Phí dịch vụ, thanh toán, thời gian): Phải ghi nhận chi phí dịch vụ một cách chi tiết, phương thức thanh toán chi phí (thời gian, hình thức) và thời gian thực hiện dịch vụ.
- Tại Điều 4 (Quyền và trách nhiệm): Cần nêu rõ quyền và trách nhiệm của cả hai bên giao kết hợp đồng trên tinh thần thiện chí và thỏa thuận.
Việc soạn thảo và ký kết hợp đồng dịch vụ kế toán một cách cẩn thận, dựa trên các quy định pháp luật liên quan như Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, là rất quan trọng. Điều này giúp xác lập rõ ràng nghĩa vụ, quyền lợi của từng bên và là cơ sở để giải quyết các vấn đề hoặc tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ.
