[Tải] Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót mới nhất

Khi phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử không thể tránh khỏi sai sót. Để xử lý các trường hợp và phương thức xử lý hóa đơn có sai sót, ta sẽ sử dụng “biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót”.

1. Cơ sở pháp lý về quy định hóa đơn điện tử

Các quy định về hóa đơn điện tử và việc xử lý hóa đơn điện tử có sai sót gồm:

• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.
• Thông tư số 32/2025/TT-BTC ngày 31 tháng 5 năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
• Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 3 năm 2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót là gì?

Biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót (thường được gọi là “biên bản thỏa thuận”) là văn bản ghi nhận thống nhất giữa bên bán và bên mua về việc phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và cần được thay thế. Việc lập biên bản là cơ sở pháp lý quan trọng để bên bán phát hành một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ bị sai sót, đồng thời vô hiệu hóa giá trị pháp lý của hóa đơn cũ trong việc kê khai, nộp thuế.

3. Các trường hợp yêu cầu lập “Biên bản thay thế hóa đơn”

Lập biên bản thỏa thuận để thay thế hóa đơn điện tử chỉ áp dụng trong các trường hợp cụ thể, đặc biệt là khi hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã (hoặc được phát hành mà không cần mã của cơ quan thuế) và có ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc thông tin quan trọng khác.

Theo quy định, “Biên bản thay thế” được yêu cầu trong trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế tự khởi tạo từ máy tính tiền) đã lập có sai sót về (hướng dẫn chi tiết tại điều 19 nghị định 70/2025/NĐ-CP):

• Mã số thuế của người mua.
• Số tiền ghi trên hóa đơn.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng.
• Tiền thuế giá trị gia tăng.
• Hàng hóa không đúng quy cách hoặc chất lượng (đối với hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ).
• Các thông tin khác ảnh hưởng đến số tiền, số thuế đã kê khai.

Lưu ý: Đối với các sai sót khác như sai sót về “tên, địa chỉ của người mua” (nhưng không sai mã số thuế) mà không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế, hoặc không phải là sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa không đúng quy cách/chất lượng, thì không cần phải lập hóa đơn thay thế. Thay vào đó, bên bán chỉ cần thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/TB-SSDT và hóa đơn cũ vẫn có giá trị pháp lý.

4. Mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn điện tử thay thế khi có sai sót

Tải File Word mẫu biên bản thỏa thuận hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót

5. Quy trình thực hiện thay thế hóa đơn điện tử bằng “Biên bản thay thế”

Quá trình thay thế hóa đơn điện tử khi có sai sót cần sự kết hợp chặt giữa bên bán và bên mua và các quy định thông báo cho cơ quan thuế:

Bước 1: Phát hiện sai sót và lập biên bản thỏa thuận

• Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã phát hành có sai sót thuộc các trường hợp cần thay thế (như đã nêu ở mục e), bên bán và bên mua phải cùng nhau lập một “biên bản thỏa thuận” về nội dung sai sót.
• Nội dung của biên bản thỏa thuận phải ghi rõ:
  • Thông tin hóa đơn bị sai sót (số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng năm).
  • Nội dung sai sót cụ thể.
  • Nội dung điều chỉnh/thay thế đã được hai bên thống nhất.
  • Biên bản phải có chữ ký của cả bên bán và bên mua.

Bước 2: Bên bán phát hành hóa đơn điện tử thay thế

• Dựa trên “biên bản thỏa thuận”, bên bán phát hành một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn có sai sót.
• Hóa đơn điện tử thay thế phải có đầy đủ các thông tin của người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng tiền thanh toán như một hóa đơn thông thường.
• Đặc biệt, trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn số [số của hóa đơn cũ], ký hiệu [ký hiệu của hóa đơn cũ], ngày [ngày… tháng… năm của hóa đơn cũ]”.
• Hóa đơn thay thế phải có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn với ngày lập mới.

Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế và xử lý hóa đơn cũ

• Bên bán phải gửi thông báo về hóa đơn điện tử có sai sót (Mẫu số 01/TB-SSDT) cho cơ quan thuế, theo quy định về thời hạn và hình thức gửi thông báo.
• Hóa đơn điện tử bị thay thế (hóa đơn cũ có sai sót) sẽ không có giá trị sử dụng cho việc kê khai thuế, hoàn thuế, giảm trừ thuế nữa. Bên bán phải hủy hóa đơn này hoặc lưu trữ theo quy định của pháp luật để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Dữ liệu của hóa đơn điện tử sai sót vẫn phải được lưu trữ.

6. Kết luận

Kế toán và doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về “biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót” là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt hành chính trong quá trình hoạt động kinh doanh.