0 lượt xem
Con dấu công ty có vai trò quan trọng, vừa là hình thức đại diện cho thương hiệu pháp lý của doanh nghiệp, vừa được xem như dấu hiệu cho thấy quyết định hoặc văn bản đã được thông qua theo đúng quy trình nội bộ và quy định pháp luật. Trong thời đại số, khi dấu tròn vẫn tồn tại song song với chữ ký số, hiểu đúng quy định về hình dạng và kích thước con dấu càng trở nên quan trọng. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chuẩn mực kích thước con dấu công ty theo quy định pháp luật hiện hành.
1. Quy định về con dấu công ty
Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp không còn bị giới hạn về hình thức, mẫu mã hay số lượng như trước đây. Doanh nghiệp có toàn quyền chủ động trong việc thiết lập và sử dụng dấu, cụ thể như sau:
- Con dấu có thể tồn tại dưới hai hình thức: Dấu khắc truyền thống (được tạo tại cơ sở khắc dấu) hoặc dấu điện tử dưới dạng chữ ký số, theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
- Doanh nghiệp được tự quyết định toàn bộ yếu tố liên quan đến con dấu, bao gồm loại dấu, hình thức trình bày, số lượng và nội dung thể hiện. Điều này áp dụng không chỉ cho doanh nghiệp mà còn mở rộng đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị trực thuộc khác.
- Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu sẽ được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc theo quy chế nội bộ do chính doanh nghiệp (hoặc đơn vị sử dụng dấu) ban hành. Doanh nghiệp có trách nhiệm đảm bảo việc sử dụng dấu phù hợp với quy định của pháp luật trong các giao dịch có liên quan.
>> ĐỌC THÊM: Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?
>> ĐỌC THÊM: Dấu giáp lai và dấu treo khác nhau như thế nào?
2. Kích thước con dấu công ty phổ biến
Trong thực tiễn hiện nay, kích thước con dấu công ty không còn bị ràng buộc bởi quy định bắt buộc, mà được doanh nghiệp tự quyết định tùy theo nhu cầu sử dụng. Mặc dù vậy, một số kích thước vẫn được sử dụng phổ biến trên thị trường, đặc biệt đối với con dấu tròn.
Một số kích thước con dấu tròn thường gặp:
- 36mm: Là kích thước truyền thống, phổ biến nhất trước đây và hiện vẫn được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ lựa chọn do tính gọn nhẹ, tiện dụng.
- 40mm: Phù hợp với doanh nghiệp mong muốn bổ sung thêm thông tin như mã số thuế, mã doanh nghiệp hoặc địa chỉ trên con dấu.
- 45mm – 50mm: Là những lựa chọn dành cho các doanh nghiệp lớn hoặc có nhu cầu tích hợp cả logo thương hiệu và thông tin chi tiết lên dấu.
Lưu ý khi lựa chọn kích thước con dấu:
- Doanh nghiệp không còn bị bắt buộc sử dụng kích thước 36mm như trước đây khi việc khắc dấu còn do cơ quan công an kiểm soát.
- Có thể tùy chỉnh kích thước dấu sao cho phù hợp với nhận diện thương hiệu, hình ảnh chuyên nghiệp và mục đích sử dụng thực tế.
- Điều quan trọng là con dấu phải thể hiện rõ ràng, dễ đọc và đảm bảo thông tin cần thiết như tên doanh nghiệp, mã số thuế (nếu có).
- Ngoài con dấu tròn, doanh nghiệp còn có thể sử dụng các loại dấu hình vuông, chữ nhật với kích thước đa dạng, thường dùng trong các tài liệu nội bộ, biểu mẫu hành chính hoặc dấu chức danh.
3. Các câu hỏi thường gặp về con dấu công ty
Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu không?
Luật Doanh nghiệp 2020 không bắt buộc doanh nghiệp phải có con dấu. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn sử dụng con dấu để thuận tiện trong giao dịch, ký kết hợp đồng, hồ sơ hành chính hoặc nhằm tăng tính tin cậy và chính thống của văn bản.
Con dấu doanh nghiệp có bắt buộc phải là hình tròn không?
Không bắt buộc. Doanh nghiệp có toàn quyền quyết định hình thức con dấu, bao gồm hình tròn, hình vuông, hình chữ nhật hoặc bất kỳ hình dạng nào phù hợp, miễn là đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận diện và không vi phạm điều cấm của pháp luật.
Nội dung trên con dấu cần có những thông tin gì?
Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định bắt buộc nội dung con dấu, doanh nghiệp tự quyết định. Tuy nhiên, thông thường con dấu nên thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số doanh nghiệp hoặc mã số thuế
- Logo (nếu muốn thể hiện yếu tố nhận diện thương hiệu)
Doanh nghiệp có cần đăng ký mẫu con dấu với cơ quan nhà nước không?
Không. Từ ngày 01/01/2021, theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không còn phải thông báo mẫu dấu với Phòng Đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp chỉ cần tự quy định và sử dụng trong nội bộ theo Điều lệ hoặc quy chế công ty.
Một công ty có thể có nhiều con dấu không?
Có. Doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu. Do đó, công ty có thể có nhiều dấu với mục đích khác nhau, ví dụ: con dấu công ty, dấu chi nhánh, dấu phòng ban, dấu chức danh,… miễn là việc sử dụng được quy định rõ ràng trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
Trường hợp bị mất con dấu, doanh nghiệp phải làm gì?
Hiện nay, vì không còn đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp không cần làm thủ tục thông báo mất dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc lại con dấu mới và cập nhật thông tin sử dụng nội bộ. Tuy nhiên, nếu có ảnh hưởng đến các giao dịch, cần thông báo bằng văn bản đến đối tác liên quan để tránh rủi ro pháp lý.
Con dấu có giá trị pháp lý khi không có chữ ký không?
Trong phần lớn trường hợp, con dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật cần đi kèm nhau để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản. Riêng một số tài liệu nội bộ hoặc văn bản có quy định cụ thể thì con dấu có thể sử dụng độc lập.
Con dấu có thể dùng để thay thế chữ ký không?
Không. Con dấu không có giá trị thay thế chữ ký trong các văn bản có tính ràng buộc pháp lý. Trong phần lớn trường hợp, văn bản cần cả chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu để được xem là hợp lệ, đặc biệt đối với hợp đồng, nghị quyết, thông báo gửi cơ quan nhà nước hoặc đối tác.
Con dấu của chi nhánh hoặc văn phòng đại diện có bắt buộc không?
Không bắt buộc. Việc chi nhánh hay văn phòng đại diện có sử dụng con dấu hay không là quyền quyết định của doanh nghiệp. Nếu có nhu cầu sử dụng, doanh nghiệp có thể tạo và giao quyền quản lý, sử dụng dấu cho đơn vị phụ thuộc đó, đồng thời quy định cụ thể trong Điều lệ hoặc quy chế nội bộ.
Con dấu có được dùng để ký hợp đồng không?
Con dấu không có chức năng thay thế hành vi ký kết hợp đồng, nhưng lại là một yếu tố tăng cường giá trị pháp lý và xác lập ý chí của doanh nghiệp. Đối với các hợp đồng có giá trị lớn, việc vừa có chữ ký của người đại diện hợp pháp và con dấu doanh nghiệp giúp hạn chế rủi ro tranh chấp.
Có thể khắc con dấu ở bất kỳ cơ sở nào không?
Có. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn bất kỳ cơ sở khắc dấu hợp pháp để thực hiện việc khắc con dấu mà không cần xin phép hoặc đăng ký mẫu dấu với cơ quan nhà nước như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị uy tín để đảm bảo chất lượng và bảo mật.
Doanh nghiệp sử dụng con dấu sai quy định có bị xử phạt không?
Có thể. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu để giả mạo văn bản, lừa đảo, làm giả tài liệu, sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền hoặc gây thiệt hại cho bên thứ ba, có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật hình sự, dân sự hoặc thương mại.
Với doanh nghiệp nhỏ hay hộ kinh doanh, kế toán không chỉ là việc ghi chép số liệu – đó là cách để hiểu dòng tiền, kiểm soát chi phí và tránh những rủi ro không đáng có về thuế. Tuy nhiên, không phải ai cũng đủ chuyên môn hoặc thời gian để theo kịp những thay đổi liên tục về quy định và thủ tục.
MISA ASP được biết tới là nền tảng kế toán dịch vụ hàng đầu hiện nay, có thể giúp các doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng và an toàn với mạng lưới các đơn vị kế toán dịch vụ uy tín – đã được thẩm định năng lực và cam kết minh bạch về chất lượng. Anh/chị có thể chủ động lựa chọn dịch vụ phù hợp, so sánh chi phí rõ ràng và yên tâm đồng hành lâu dài cùng đối tác chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu bằng một trải nghiệm miễn phí và nhận tư vấn chi tiết bằng cách đăng ký mẫu dưới đây:
Tạm kết:
Với việc các vấn đề pháp lý ngày càng được chuẩn hóa và số hóa, việc chủ động tuân thủ từ những yếu tố tưởng như nhỏ nhất là cách doanh nghiệp xây dựng uy tín. Hy vọng những thông tin về Quy định chung về kích thước con dấu công ty hiện nay mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.
