Hướng dẫn doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài hiệu quả

Quá trình tìm kiếm và thuê dịch vụ kế toán bên ngoài có thể trở nên khó khăn nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm từ trước. MISA ASP mong rằng các hướng dẫn thuê dịch vụ kế toán dưới đây sẽ cung cấp tới doanh nghiệp, quý nhà quản trị một số thông tin hữu ích, giúp quá trình tìm hiểu và thuê dịch vụ kế toán trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.

1.Các trường hợp doanh nghiệp cần thuê kế toán dịch vụ

Hiện nay, ngành kinh doanh dịch vụ kế toán đang vô cùng phát triển, cung cấp nhiều loại hình dịch vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và đa dạng của doanh nghiệp.

Hình 1: Những trường hợp doanh nghiệp thuê kế toán dịch vụ phổ biến

Thông thường, một doanh nghiệp thường cần đến sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán trong các trường hợp:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ: đặc điểm số lượng nghiệp vụ phát sinh ít, bản chất nghiệp vụ đơn giản, việc xây dựng bộ máy kế toán nội bộ chưa phải là vấn đề cấp thiết, doanh nghiệp cần tập trung nguồn lực cho các hoạt động đầu tư, kinh doanh khác.
• Doanh nghiệp mới thành lập hoặc mở rộng kinh doanh sang lĩnh vực mới: các doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kinh doanh, cần sự tư vấn của chuyên gia để giải quyết các vấn đề đặc thù của ngành, giảm thiểu rủi ro vi phạm do thiếu hiểu biết.
• Doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ máy kế toán nội bộ: các doanh nghiệp đã có kế toán nội bộ nhưng công tác kế toán vận hành chưa thực sự tốt, cần dịch vụ tư vấn kế toán rà soát, kiểm tra, tư vấn xây dựng quy trình…
• Các trường hợp khác: doanh nghiệp phát sinh các nhu cầu không thường xuyên nhưng chưa có kinh nghiệm hoặc không có người phụ trách đủ chuyên môn và năng lực. Ví dụ như các trường hợp cần thành lập chi nhánh, chuyển đổi loại hình, thanh tra, quyết toán thuế, hoàn thuế…

Ngoài ra, có những doanh nghiệp vừa và lớn đã có tổ chức bộ máy kế toán hoàn thiện, các quy trình kế toán, hệ thống mẫu biểu, báo cáo cũng đã được xây dựng bài bản nhưng doanh nghiệp vẫn thuê dịch vụ kế toán để thực hiện một số nhiệm vụ mang tính kiểm tra, giám sát, tư vấn… như dịch vụ soát xét Báo cáo tài chính, dịch vụ tư vấn tối ưu thuế…

Hình 2: Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường cần đến sự hỗ trợ của dịch vụ kế toán. Nguồn: Internet

2. Hướng dẫn thuê kế toán dịch vụ bên ngoài

Quy trình chung giúp doanh nghiệp thuê dịch vụ kế toán bên ngoài đảm bảo đúng nhu cầu của doanh nghiệp và hiệu quả với chất lượng dịch vụ tốt, giá cả hợp lý MISA ASP đề xuất gồm 3 bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu của doanh nghiệp 

Bước 2: Lập danh sách đơn vị, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp

2.1.Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi thuê kế toán dịch vụ, doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu của mình, cụ thể ở các khía cạnh dưới đây.

Hình 3: Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu của mình khi tìm thuê kế toán dịch vụ

• Loại dịch vụ cần sử dụng: các đơn vị cung cấp dịch vụ thường cung cấp vô cùng đa dạng các loại dịch vụ kế toán. Việc xác định rõ ràng nhu cầu doanh nghiệp ngay từ đầu sẽ giảm thiểu rủi ro có quyết định sai lầm khi đàm phán. Bên cạnh đó, xác định loại dịch vụ cần sử dụng giúp doanh nghiệp khoanh vùng các đơn vị cung cấp dịch vụ có các thế mạnh phù hợp. 

Ví dụ, trong khi doanh nghiệp nhỏ thường chỉ cần sử dụng nhóm dịch vụ kế toán cơ bản như lập báo cáo tài chính, kê khai thuế, tư vấn quy định lưu trữ chứng từ… những doanh nghiệp lớn hơn hoặc kinh doanh trong lĩnh vực đặc thù lại có nhu cầu đối với các dịch vụ tư vấn kế toán, thuế chuyên sâu. Trường hợp khác, một doanh nghiệp sản xuất có tỷ trọng xuất khẩu cao thường sẽ quan tâm đến dịch vụ hoàn thuế giá trị gia tăng.

• Ngân sách của doanh nghiệp: thiết lập ngân sách cho việc thuê dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc tìm kiếm, lựa chọn và thương thảo với đơn vị cung cấp dịch vụ sau này. 
• Yêu cầu đặc biệt: doanh nghiệp có yêu cầu nào đặc biệt khác về đơn vị cung cấp dịch vụ như vị trí địa lý, kiến thức chuyên môn, phần mềm kế toán… cũng cần được liệt kê từ đầu giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm.

Hình 4: Thiết lập ngân sách cho việc thuê dịch vụ kế toán giúp doanh nghiệp chủ động hơn. Nguồn: Internet

Từ việc hiểu rõ nhu cầu của mình, các bạn có thể lập danh sách 1 số tiêu chí để đánh giá và lựa chọn đơn vị đối tác cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp. 

2.2.Lập danh sách đơn vị, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp

Khi đã xác định được nhu cầu của mình, doanh nghiệp sẽ tiến hành tìm hiểu thông tin về các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán trên thị trường.

Trong thời đại ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại, việc tra cứu thông tin trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên cũng vì thế mà quá trình chọn lọc thông tin chất lượng lại càng quan trọng. 

Để lựa chọn được đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo ở các kênh thông tin, với độ tin cậy được đánh giá từ cao xuống thấp một cách tương đối như sau:

Hình 5: Những kênh thông tin doanh nghiệp có thể tham khảo khi lựa chọn dịch vụ kế toán

• Sự giới thiệu: việc thông qua các mối quan hệ quen biết để tìm kiếm thông tin được xem là phương pháp tốt để có được thông tin chất lượng. Trong việc tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cũng vậy, uy tín của người giới thiệu sẽ là sự đảm bảo cho chất lượng của công ty dịch vụ được đề xuất.

Tuy nhiên doanh nghiệp cũng cần lưu ý việc giới thiệu nếu chỉ đơn thuần do những mối quan hệ cũng tiềm tàng rất nhiều rủi ro mà doanh nghiệp cần cân nhắc và đánh giá kỹ lưỡng chất lượng và mức độ phù hợp của đơn vị hoặc cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán được giới thiệu.

• • Hiệp hội nghề nghiệp: doanh nghiệp có thể tìm được thông tin các công ty dịch vụ kế toán trên các hiệp hội nghề nghiệp, các chuyên trang ngành nghề. Các công ty được đề xuất thường có mức độ tin cậy khá tốt. Ngoài ra, qua đó doanh nghiệp còn có thể tiếp cận được với các chuyên gia trong lĩnh vực kinh doanh của mình. 

• Nền tảng kết nối…

Hình 6: Việc tìm kiếm trở đối tác dịch vụ kế toán chuyên nghiệp trở nên dễ dàng hơn với nền tảng kế toán dịch vụ MISA ASP

• Mạng xã hội khác: mạng xã hội phát triển mạnh mẽ mang đến một khối lượng thông tin khổng lồ và được cập nhật nhanh chóng cũng là một trong những kênh thông tin để doanh nghiệp tham khảo. Tuy nhiên, các thông tin này thường chưa được kiểm chứng hoặc có độ tin cậy không cao, doanh nghiệp phải cân nhắc và đánh giá.

2.3. Đánh giá và lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp

Sau khi đã có một danh sách các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đáng cân nhắc, doanh nghiệp tiếp tục tiến hành các bước đánh giá và lựa chọn ra đơn vị kế toán dịch vụ phù hợp nhất.

Thông thường đến bước này, mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng cho mình một bộ tiêu chí đánh giá riêng, tùy theo nhu cầu, đặc điểm riêng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, có một số sai lầm trong quá trình đánh giá và lựa chọn mà doanh nghiệp cần lưu ý tránh mắc phải bao gồm:

Hình 7: Một số sai lầm trong quá trình đánh giá và lựa chọn đơn vị kế toán dịch vụ doanh nghiệp cần lưu ý

• Không tìm hiểu kỹ thông tin đơn vị cung cấp dịch vụ: một số trường hợp doanh nghiệp chỉ dựa vào các thông tin một phía từ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để đánh giá, điều này dễ dẫn đến các lựa chọn sai lầm. 

Doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp các bằng chứng đáng tin cậy về thông tin họ đưa ra, đồng thời cố gắng kiểm tra, xác thực bằng nhiều nguồn nhằm giảm thiểu thiệt hại do thông tin bất cân xứng. Cần tìm hiểu qua  nhiều kênh thông tin, nhất là các đơn vị đã sử dụng dịch vụ kế toán của đơn vị cung cấp, tính pháp lý của đơn vị cung cấp…

• Bị hấp dẫn bởi phí dịch vụ thấp: không giống như hàng hóa dịch vụ thông thường, hậu quả của một dịch vụ kế toán không chuyên nghiệp thường đến chậm, khi đó doanh nghiệp có thể sẽ phải tốn kém một khoản chi phí khác không nhỏ để bù đắp. Do đó, doanh nghiệp cần phân tích kĩ lưỡng trên tương quan giữa phí dịch vụ và chất lượng dịch vụ, không nên chỉ lựa chọn do phí dịch vụ thấp mà dẫn đến các thiệt hại lớn hơn sau này.
• Thuê các dịch vụ không cần thiết: để thúc đẩy gia tăng doanh số, các đơn vị cung cấp dịch vụ có thể đưa ra nhiều ưu đãi để khuyến khích doanh nghiệp sử dụng thêm các loại dịch vụ khác. Lúc này doanh nghiệp có thể bị thuyết phục sử dụng các dịch vụ không thực sự cần thiết, dẫn đến phí phạm nguồn lực của doanh nghiệp. Đó là lý do doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của mình một cách rõ ràng ngay từ đầu.
• Quyết định quá nhanh: Khi tìm được đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán doanh nghiệp cảm thấy phù hợp ngay từ đầu, một số doanh nghiệp sẽ quyết định hợp tác ngay mà không cần xem xét các lựa chọn khác. Doanh nghiệp cần đánh giá nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán để có được sự so sánh khách quan, quyết định khi đó sẽ thực tế và đảm bảo lợi ích hơn cho doanh nghiệp.

Lựa chọn đúng đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần nghiêm túc và chủ động ngay từ những bước tìm kiếm đầu tiên. MISA ASP hy vọng rằng các thông tin bài viết cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán phù hợp.

Thúy Anh