Hướng dẫn chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần

Để tăng khả năng linh hoạt trong huy động vốn và phát triển lâu dài, Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) chọn chuyển đổi thành công ty cổ phần. Việc chuyển đổi này được quy định chi tiết trong luật doanh nghiệp và các văn bản pháp luật liên quan. Trong bài này, MISA ASP sẽ hướng dẫn chi tiết cách để chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần:

Mục lục Hiện

1. Cơ sở pháp lý

Thủ tục chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần được quy định chủ yếu tại Điều 202 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, và Luật Đầu tư 2020 đối với trường hợp có nhà đầu tư nước ngoài.

2. Các phương thức chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 202 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, công ty TNHH có thể chuyển đổi thành công ty cổ phần theo các phương thức sau:

Chuyển đổi thành công ty cổ phần mà không huy động thêm tổ chức, cá nhân khác cùng góp vốn, không bán phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác. Phương thức này áp dụng khi công ty TNHH đã có từ 3 thành viên trở lên, đáp ứng đủ số lượng thành viên tối thiểu của công ty cổ phần. Các thành viên góp vốn ban đầu vẫn là người cũ.
Chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn. Phương thức này thường được áp dụng khi công ty TNHH chỉ có 1 hoặc 2 thành viên, cần huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn để đạt số lượng cổ đông tối thiểu là 3 người.
Chuyển đổi thành công ty cổ phần bằng cách bán toàn bộ hoặc một phần phần vốn góp cho một hoặc một số tổ chức, cá nhân khác. Công ty TNHH có thể bán phần vốn góp để đạt số lượng cổ đông tối thiểu. Việc này sẽ làm thay đổi tỷ lệ góp vốn và thông tin về các cổ đông.
Kết hợp phương thức quy định tại các điểm a, b và c Khoản 2 Điều 202 và các phương thức khác. Phương thức này kết hợp đồng thời việc chuyển nhượng/bán phần vốn góp và tiếp nhận thêm vốn góp từ tổ chức/cá nhân mới, dẫn đến thay đổi thông tin về cổ đông và tỷ lệ góp vốn.

Mỗi phương thức chuyển đổi có những đặc thù riêng, chủ doanh nghiệp cần xem xét kỹ để lựa chọn phương án tối ưu nhất.

3. Điều kiện chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần

Để chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện sau:

Có Mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, cần có sự đồng ý của Hội đồng thành viên. Đối với công ty TNHH một thành viên, cần có sự đồng ý của chủ sở hữu công ty về việc chuyển đổi.
Có đầy đủ giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật của công ty mới hoặc các cổ đông.
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chuyển đổi theo quy định.

4. Trình tự thực hiện chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần

Quá trình chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần bao gồm các bước chính sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Công ty phải đăng ký chuyển đổi loại hình công ty với Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc chuyển đổi. Hồ sơ chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần bao gồm các giấy tờ quy định tại Điều 23 và Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trừ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư quy định tại điểm c khoản 4 Điều 23 và điểm c khoản 3 Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, và các giấy tờ kèm theo khác. Cụ thể bộ hồ sơ bao gồm:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty cổ phần (Phụ lục I-4, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Điều lệ công ty sau khi chuyển đổi.
Quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên) về việc chuyển đổi công ty.
Danh sách cổ đông sáng lập (Phụ lục I-7, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Phụ lục I-8, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
Bản sao các giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân (như Thẻ căn cước công dân, giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác).
Bản sao giấy tờ pháp lý của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền. Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng cổ phần, phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho cổ phần, phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên, cổ đông mới.
Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư 2020.
Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (nếu có) và giấy tờ chứng thực cá nhân có công chứng (không quá 3 tháng) của người được ủy quyền nộp hồ sơ.
Danh sách người đại diện theo ủy quyền (trong trường hợp cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức, Phụ lục I-10, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

Cụ thể hồ sơ cần chuẩn bị đối với từng trường hợp cụ thể như sau:

TH1: Hồ sơ chuẩn bị chuyển đổi công ty TNHH hai thành viên trở lên thành công ty cổ phần

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
Bản sao các giấy tờ sau đây:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.
- Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên về việc chuyển đổi công ty;
Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật;
Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên, cổ đông mới;
Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

(Trích nguồn hướng dẫn từ dangkykinhdoanh.gov.vn)

Các biểu mẫu cần:

TH2: Hồ sơ chuyển đổi công ty TNHH một thành viên lên công ty cổ phần

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty.
Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài đối với công ty cổ phần.
Bản sao các giấy tờ sau đây:
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp;
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

- Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;

Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc chuyển đổi công ty;
Hợp đồng chuyển nhượng hoặc các giấy tờ chứng minh hoàn tất việc chuyển nhượng trong trường hợp chuyển nhượng phần vốn góp; Hợp đồng tặng cho trong trường hợp tặng cho phần vốn góp; Bản sao văn bản xác nhận quyền thừa kế hợp pháp của người thừa kế trong trường hợp thừa kế theo quy định của pháp luật;
Giấy tờ xác nhận việc góp vốn của thành viên, cổ đông mới;
Văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.

(Trích nguồn từ: dangkykinhdoanh.gov.vn)

Biểu mẫu gồm:

Bước 2: Nộp hồ sơ

Người nộp hồ sơ nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc đăng ký doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức sau:

Đăng ký doanh nghiệp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
Đăng ký doanh nghiệp qua dịch vụ bưu chính.
Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Người nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ qua mạng và thanh toán phí, lệ phí trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn).

Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được tiếp nhận khi đáp ứng đủ các điều kiện, bao gồm có đủ giấy tờ, tên doanh nghiệp được điền đầy đủ, có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ, và đã nộp đủ phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo quy định. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trao Giấy biên nhận.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Sau đó, thông tin pháp lý của công ty sẽ được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp không đúng quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp từ chối đăng ký, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do. Một nguồn khác cho biết thời gian giải quyết hồ sơ là khoảng 5 ngày làm việc.

Bước 4: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Việc đề nghị công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại thời điểm doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, ngành, nghề kinh doanh, danh sách cổ đông sáng lập, và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (đối với CTCP).

5. Chi phí chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần

Để thực hiện thủ tục chuyển đổi, doanh nghiệp cần nộp một số khoản lệ phí cho nhà nước. Các khoản phí cố định có thể bao gồm:

Lệ phí nộp hồ sơ: 50.000 VNĐ đối với nộp hồ sơ trực tiếp (nộp online không mất phí).
Phí khắc lại dấu: 450.000 VNĐ.
Phí công bố mẫu dấu: 300.000 VNĐ.

6. Các lưu ý quan trọng sau khi chuyển đổi công ty TNHH sang công ty cổ phần

Thay đổi tên doanh nghiệp: Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sẽ dẫn đến thay đổi tên doanh nghiệp để phản ánh loại hình mới (Ví dụ: từ Công ty TNHH ABC thành Công ty Cổ phần ABC).
Cập nhật thông tin tài sản: Các tài sản đã đăng ký sở hữu dưới tên doanh nghiệp cần được cập nhật theo tên mới sau chuyển đổi, bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký xe, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất, và các giấy tờ khác.
Thông báo cho các bên liên quan: Doanh nghiệp cần thông báo về việc thay đổi tên và loại hình doanh nghiệp cho Cơ quan thuế, Ngân hàng, Công ty bảo hiểm, Đối tác kinh doanh, Khách hàng, Nhà cung cấp và các cơ quan quản lý chuyên ngành liên quan. Việc chuyển đổi không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
Mã số thuế được giữ nguyên: Theo điểm đ khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý Thuế, mã số thuế của doanh nghiệp sau khi chuyển đổi loại hình được giữ nguyên. Do đó, doanh nghiệp không cần đăng ký thay đổi mã số thuế.
Khắc lại con dấu: Khi chuyển đổi từ công ty TNHH sang CTCP, tên công ty bắt buộc phải có loại hình công ty kèm theo, do đó, thông tin trên con dấu sẽ thay đổi. Doanh nghiệp cần khắc lại con dấu mới để phù hợp với thông tin đã chuyển đổi. Theo Điều 43 Khoản 1,2 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của mình.
Người đại diện theo pháp luật sau chuyển đổi: Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc, tùy thuộc vào mô hình tổ chức mà công ty lựa chọn. Việc đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật được thực hiện theo Khoản 2 Điều 50 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.
Thay đổi nội dung đăng ký khác: Pháp luật cho phép công ty có quyền thay đổi nội dung đăng ký khác (như ngành nghề kinh doanh) đồng thời với thủ tục chuyển đổi loại hình doanh nghiệp. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký phải tuân theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 của Điều 26 Nghị định 01/2021/NĐ-CP.

Kết luận

Chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần là một quyết định quan trọng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, thủ tục pháp lý và các vấn đề liên quan. Việc nắm vững các quy định và trình tự thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thành quá trình chuyển đổi một cách suôn sẻ và hiệu quả. Nếu gặp khó khăn, doanh nghiệp nên tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ.