Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Mọi điều cần biết và lưu ý

Nhà nước đang thúc đẩy việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với hàng loạt các quy định và nghị định. Mới nhất là nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định việc áp dụng loại hóa đơn từ máy tính tiền với hộ kinh doanh. Nếu bạn chưa biết thông tin chi tiết về các quy định này hãy theo dõi bài viết dưới đây!

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Loại hóa đơn này được khởi tạo trực tiếp từ thiết bị máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế.

Hiểu đơn giản, máy tính tiền là thiết bị điện tử tích hợp công nghệ có chức năng chính là tính tiền, lưu trữ dữ liệu bán hàng và khởi tạo hóa đơn. Thiết bị này có thể là máy tính, điện thoại, máy tính bảng hoặc máy Pos, miễn là có tích hợp phần mềm để tính tiền và xuất hóa đơn.

Mục tiêu chính của việc áp dụng hóa đơn từ máy tính tiền là để tránh việc bỏ ngoài doanh thu khi bán hàng không xuất hóa đơn, từ đó công tác quản lý của nhà nước và nộp thuế minh bạch và công bằng hơn.

2. Các quy định về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được quy định chi tiết trong nhiều văn bản pháp luật, bao gồm:

• Luật Quản lý thuế số 38/2019.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 123.
• Đặc biệt là Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 6 năm 2025, đã sửa đổi, bổ sung Nghị định 123, làm rõ hơn các quy định và đối tượng bắt buộc áp dụng.

3. Ai phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Theo khoản 1 điều 11, nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025 gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
• Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng trong các nhóm ngành nghề sau:
  • Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác).
  • Cơ sở ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
  • Bán lẻ thuốc tân dược và các cửa hàng thuốc.
  • Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, hoạt động chiếu phim.
  • Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ.
  • Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

4. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần tuân thủ nguyên tắc nào?

Theo khoản 2 điều 11 nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cần đảm bảo nguyên tắc sau:

a) Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;

b) Không bắt buộc có chữ ký số;

c) Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

5. Nội dung trên hóa đơn điện tử máy tính tiền cần có những thông tin gì?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần có các nội dung sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán (bắt buộc).
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
• Tên, đơn giá, số lượng, giá thanh toán của hàng hóa hoặc dịch vụ. Nếu nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải ghi rõ giá bán chưa gồm thuế GTGT, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán có thuế GTGT.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu người bán gửi hóa đơn điện tử dưới hình thức như tin nhắn, gmail phải cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu, tải hóa đơn.

6. Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với mục đích là để công khai, minh bạch, công bằng về nộp thuế. Tuy nhiên, người dân và các hộ kinh doanh phản ứng về thông tin này khá tiêu cực, họ cho rằng việc bắt sử dụng hóa đơn điện tử như vậy sẽ khiến họ bị ảnh hưởng nặng nề, phải tốn thêm nhiều chi phí, phải bán hàng đắt hơn, để đảm bảo có lãi. Nhiều người dân thậm chí còn sử dụng biện pháp là không nhận thanh toán bằng chuyển khoản, hoặc chuyển khoản với nội dung không liên quan để nhằm tránh thuế.

Nhưng bản chất, nộp thuế là nghĩa vụ và việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lợi ích với cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, nhà nước và xã hội:

Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh:

• Có thể xuất hóa đơn điện tử ngay lập tức cho khách hàng, kể cả ngoài giờ hành chính hay khi không có kết nối mạng.
• Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán tại thời điểm lập vì mã do cơ quan thuế cấp đã đủ hiệu lực pháp lý.
• Dễ dàng điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sai sót trực tiếp trên phần mềm à không cần hủy hóa đơn cũ.
• Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy.
• Quản lý doanh thu, hàng hóa mua vào, bán ra và công nợ.

Đối với Cơ quan Thuế và Xã hội:

• Tránh thất thu ngân sách nhà nước, đảm bảo mọi giao dịch mua bán đều được ghi nhận và tính thuế công bằng.
• Tối giản thủ tục kê khai, nộp thuế, giúp cơ quan thuế quản lý hoạt động kinh doanh của các đơn vị dễ dàng hơn thông qua dữ liệu được chuyển liên tục và có mã.
• Toàn bộ thông tin hóa đơn được lưu trữ điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế và nhà cung cấp dịch vụ, thuận tiện cho việc tra cứu.

7. Xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền

Một trong những cải tiến quan trọng của Nghị định 70/2025/NĐ-CP là quy định về xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:

• Không cần hủy hóa đơn: Khi hóa đơn có sai sót, không bắt buộc phải hủy hóa đơn cũ.
• Điều chỉnh hoặc thay thế: Người nộp thuế có thể chủ động thực hiện việc điều chỉnh hóa đơn hoặc phát hành hóa đơn thay thế ngay trên phần mềm. Quy trình này giúp giảm tải thủ tục và tiết kiệm thời gian chờ đợi.

8. Cách đăng ký hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Để đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế đăng ký theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA ban hành theo nghị định 70/2025/NĐ-CP. (tải mẫu tại đây)

TH1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng hóa điện tử và thuộc đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền => Phải đăng ký qua đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Ví dụ như: MISA MeInvoice, E-Invoice,…)

TH2: Người nộp thuế đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và muốn đăng ký hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền => Tiến hành thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT qua đơn vị cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc trên trang: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Lưu ý khi điền thông tin theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA:

• Tại mục 1.1 “Hình thức hóa đơn”, cần tích chọn loại “có mã từ máy tính tiền”.
• Tại mục 4 “Danh sách loại hóa đơn sử dụng”, anh chị cần thêm mẫu hóa đơn.
• Sau khi hoàn tất thông tin, anh chị sẽ ký số (ký điện tử) và gửi tờ khai đăng ký lên cơ quan thuế.
• Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và xử lý tờ khai đăng ký của anh chị trong vòng 01 ngày làm việc.
• Kết quả sẽ được cơ quan thuế gửi về email đã đăng ký hoặc có thể kiểm tra trạng thái trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, người nộp thuế phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, và tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có).

10. Mẫu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Hóa đơn điện tử khởi tạo tử máy tính tiền có các nội dung theo mục 5 tại bài viết này, dưới đây là mẫu minh họa:

Trong mẫu trên có hai thành phần quan trọng cần hiểu:

a, Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:

Theo điểm k khoản 1 điều 4 quyết định số 1391/QĐ-TCT của tổng cục thuế quy định Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” là dải ký tự bao gồm 23 ký tự có cấu trúc như sau:

C1C2-C3C4-C5C6C7C8C9-C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20

Trong đó:

– Một ký tự đầu C1: là chữ cái M cố định để thể hiện dấu hiệu nhận biết hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

– Một ký tự C2: là ký hiệu được gắn cố định để thể hiện loại hóa đơn điện tử từ 1 đến 6 theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 4 Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

– Hai ký tự C3C4: là 02 số cuối của năm phát hành hóa đơn được sinh tự động từ phần mềm bán hàng của NNT.

– Năm ký tự C5C6C7C8C9: là một chuỗi 05 ký tự do CQT cấp theo hình thức tự sinh từ hệ thống HĐĐT của CQT đảm bảo tính duy nhất.

– Mười một ký tự C10C11C12C13C14C15C16C17C18C19C20: là chuỗi 11 số được tự sinh từ phần mềm bán hàng đảm bảo tính duy nhất.

– Dấu gạch ngang (-): là ký tự để phân tách các nhóm ký tự thể hiện loại hóa đơn, năm phát hành hóa đơn tự sinh từ phần mềm bán hàng, ký tự do CQT cấp, chuỗi số tự sinh từ phần mềm bán hàng.

b, Ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo điểm b khoản 1 điều 5 thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử như sau:

Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2025 thì thể hiện là số 25; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2026 thì thể hiện là số 26;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H, X thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử bán tài sản công và hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng;

+ Chữ X: Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì sử dụng hai ký tự YY

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết)

Như vậy, nếu ký hiệu trên hóa đơn điện tử là 1C25TAA thì đây là hóa đơn thuế GTGT có mã cơ quan thuế năm 2025.

11. Cách tra cứu hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Để kiểm tra thông tin về hóa đơn điện tử từ máy tính tiền ta có thể truy cập trực tiếp hoadondientu.gdt.gov.vn và thực hiện như sau:

• Truy cập vào “Tra cứu” => chọn “Tra cứu hóa đơn”
• Chon tab “Tra cứu hóa đơn đầu vào”.
• Vào “Kết quả kiểm tra” chọn “Tổng cục thuế đã nhận hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”.
• Sau đó nhập số ký hiệu hóa đơn vào để tra cứu.

12. Giải đáp các thắc mắc về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

1. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc không?

Hóa đơn khởi tạo là bắt buộc với các đối tượng được quy định cụ thể chi tiết theo khoản 1 điều 11, nghị định 70/2025/NĐ-CP bao gồm các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm và các ngành nghề, dịch vụ, cung cấp hàng hóa trực tiếp đến người tiêu dùng theo quy định.

2. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có cần chữ ký số không?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không cần bắt buộc phải có chữ ký số. Vì có mã của cơ quan thuế và mã hóa đơn là đã đủ giá trị pháp lý.

3. Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ khi nào?

Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Các hộ kinh doanh nằm trong diện cần chuyển đổi và sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền cần chú ý để áp dụng theo quy định mới.

Trước quy định về 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, các hộ kinh doanh sẽ có nhiều thay đổi lớn về thuế, hóa đơn, kế toán. Các hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng nên chuyển sang thành doanh nghiệp để được hưởng nhiều ưu đãi hơn về thuế.

Hiện tại, MISA ASP đang thực hiện chương trình MISA ASP STARTUP BOOST với nhiều ưu đãi cực lớn cho doanh nghiệp mới thành lập như miễn phí 1 năm phần mềm kế toán MISA ASP, 1 năm sử dụng chữ ký số từ xa miễn phí, 300 hóa đơn từ MeInvoice, 1 năm sử dụng phần mềm bảo hiểu xã hội, được hỗ trợ kê khai thuế 3 tháng đầu và được miễn phí tư vấn thành lập doanh nghiệp từ đối tác của MISA ASP. Nhanh tay liên hệ ngay để nhận được ưu đãi cực lớn này!