Hướng dẫn hồ sơ, thủ tục giải thể công ty chính xác, đầy đủ

Cũng như khi thành lập doanh nghiệp, quá trình giải thể công ty đòi hỏi sự chỉn chu về hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình pháp lý, tránh những rắc rối phát sinh sau khi chấm dứt hoạt động. Không ít doanh nghiệp vì chủ quan mà kéo dài thủ tục hàng tháng, thậm chí vướng tranh chấp pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chính xác, đầy đủ nhất về vấn đề này theo các quy định hiện hành.

1. Các trường hợp và điều kiện giải thể doanh nghiệp

Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp có thể tiến hành giải thể trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp chấm dứt thời hạn hoạt động ghi trong Điều lệ nhưng không thực hiện gia hạn.
• Có quyết định giải thể từ chủ sở hữu hoặc cơ quan quản lý nội bộ tương ứng: chủ doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên (đối với công ty hợp danh hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên), chủ sở hữu công ty (đối với công ty TNHH một thành viên) hoặc Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
• Không bảo đảm số lượng thành viên tối thiểu theo loại hình doanh nghiệp trong thời gian 06 tháng liên tục mà không thực hiện chuyển đổi mô hình hoạt động theo quy định.
• Bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp có quy định khác theo Luật Quản lý thuế 2019.

Bên cạnh việc rơi vào một trong các trường hợp nêu trên, để được phép giải thể, doanh nghiệp phải bảo đảm hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính: thanh toán đầy đủ các khoản nợ, thực hiện nghĩa vụ tài sản và không trong quá trình tranh chấp tại Tòa án hoặc Trọng tài. Riêng với doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, trách nhiệm về các khoản nợ còn lại sẽ được chia sẻ giữa doanh nghiệp và người quản lý có liên quan theo nguyên tắc liên đới.

2. Hồ sơ giải thể doanh nghiệp

Căn cứ theo Điều 210 Luật Doanh nghiệp 2020, hồ sơ giải thể là căn cứ pháp lý quan trọng để cơ quan đăng ký kinh doanh chấm dứt tư cách pháp nhân của doanh nghiệp trên hệ thống quốc gia. Bộ hồ sơ này cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, phản ánh đúng thực trạng tài chính và pháp lý của doanh nghiệp tại thời điểm giải thể. Cụ thể, hồ sơ bao gồm các tài liệu sau:

• Thông báo về giải thể doanh nghiệp: Theo mẫu Phụ lục II-22 ban hành kèm Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT và được cập nhật tại Điều 1 Thông tư số 02/2023/TT-BKHĐT. Đây là văn bản khởi đầu cho quy trình giải thể, xác lập ý chí chấm dứt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách chính thức.
• Báo cáo thanh lý tài sản doanh nghiệp: Tài liệu này chứng minh rằng doanh nghiệp đã hoàn tất việc xử lý toàn bộ tài sản, không còn nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh.
• Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán: Bao gồm các nghĩa vụ tài chính đã được giải quyết đầy đủ, đặc biệt là các khoản nợ thuế, nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp đối với người lao động, phát sinh sau khi có quyết định giải thể (nếu có).

Về mặt trách nhiệm, các chủ thể quản lý doanh nghiệp như: thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, chủ sở hữu, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, thành viên hợp danh, người đại diện theo pháp luật… đều phải chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp đối với tính trung thực, hợp lệ của bộ hồ sơ giải thể.

Trong trường hợp có gian lận, sai sót hoặc cố ý lập hồ sơ giả mạo, những cá nhân nêu trên sẽ phải liên đới chịu trách nhiệm dân sự và hình sự, bao gồm nghĩa vụ thanh toán phần quyền lợi của người lao động chưa được giải quyết, số thuế còn nợ, các khoản công nợ khác chưa hoàn thành, đồng thời có thể bị truy cứu trách nhiệm cá nhân trong thời hạn lên đến 05 năm kể từ ngày nộp hồ sơ giải thể cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

>> ĐỌC THÊM: Một số thắc mắc thường gặp khi chuyển nhượng vốn góp trong công ty TNHH
>> ĐỌC THÊM: Hồ sơ cần chuẩn bị khi chuyển nhượng công ty TNHH

3. Trình tự, thủ tục đăng ký giải thể doanh nghiệp

3.1. Đối với trường hợp bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Đối với các doanh nghiệp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (theo điểm (iv) Mục 1 đã nêu), việc giải thể được thực hiện theo trình tự quy định tại Điều 209 Luật Doanh nghiệp 2020, cụ thể như sau:

– Ngay khi có quyết định thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc khi nhận được bản án/quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án liên quan đến giải thể doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ công bố thông tin về tình trạng đang làm thủ tục giải thể trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, quyết định thu hồi hoặc bản án/quyết định của Tòa án cũng sẽ được đăng tải công khai cùng thông báo này.

– Trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận được quyết định thu hồi hoặc quyết định giải thể từ Tòa án, doanh nghiệp phải triệu tập cuộc họp để thông qua nghị quyết/quyết định giải thể. Các văn bản này (kèm bản sao quyết định thu hồi hoặc quyết định Tòa án) cần được gửi tới các bên liên quan, bao gồm:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh
• Cơ quan thuế
• Người lao động trong doanh nghiệp

Đồng thời, các nội dung trên phải được niêm yết công khai tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trong trường hợp pháp luật yêu cầu đăng báo, nghị quyết giải thể phải được đăng tải trên ít nhất 01 tờ báo in hoặc báo điện tử trong 03 số liên tiếp.

Nếu doanh nghiệp vẫn còn nghĩa vụ tài chính chưa hoàn tất, cần gửi kèm phương án xử lý công nợ đến các chủ nợ, người có quyền lợi liên quan. Nội dung thông báo phải thể hiện rõ tên, địa chỉ chủ nợ; số tiền nợ, thời hạn, phương thức và địa điểm thanh toán; cách thức và thời hạn xử lý khiếu nại từ các bên liên quan.

– Thanh toán các nghĩa vụ tài chính.

– Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ khi thanh toán toàn bộ nghĩa vụ tài chính, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm nộp hồ sơ giải thể đến Cơ quan đăng ký kinh doanh.

– Sau 180 ngày kể từ ngày công bố tình trạng đang giải thể (nêu tại bước (i)) mà không có văn bản phản đối từ bên liên quan, hoặc sau 05 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đầy đủ hồ sơ giải thể, Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

– Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định về trình tự giải thể, người quản lý công ty có liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân về các thiệt hại phát sinh theo quy định pháp luật.

3.2. Đối với những trường hợp còn lại

Việc giải thể doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP được thực hiện theo trình tự từng bước như sau:

(i) Thông qua quyết định giải thể doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải ban hành nghị quyết hoặc quyết định giải thể, trong đó thể hiện rõ:

• Tên doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính
• Lý do giải thể
• Thời hạn và thủ tục thanh lý hợp đồng, thanh toán nợ
• Phương án giải quyết quyền lợi người lao động
• Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (chủ sở hữu, chủ doanh nghiệp, Chủ tịch HĐTV/HĐQT…).

(ii) Tổ chức thanh lý tài sản

Chủ doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý nội bộ có thẩm quyền trực tiếp tiến hành thanh lý tài sản. Trường hợp Điều lệ công ty có quy định thành lập tổ chức thanh lý riêng thì thực hiện theo quy định đó.

(iii) Gửi thông báo và hồ sơ liên quan

Trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định giải thể, doanh nghiệp phải gửi những giấy tờ sau đến các cơ quan liên quan gồm Phòng Đăng ký kinh doanh, Cơ quan thuế, người lao động, đồng thời niêm yết công khai tại trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp pháp luật yêu cầu, thông tin giải thể còn phải được đăng trên báo in hoặc báo điện tử 3 số liên tiếp:

• Nghị quyết/quyết định giải thể
• Biên bản họp (nếu có)
• Phương án giải quyết nợ (nếu doanh nghiệp còn công nợ)

Nếu doanh nghiệp còn công nợ, phương án giải quyết nợ phải ghi rõ:

• Tên, địa chỉ chủ nợ
• Số tiền nợ, thời hạn và phương thức thanh toán
• Thời hạn và cách thức xử lý khiếu nại.

(iv) Công bố tình trạng giải thể trên Cổng thông tin quốc gia

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ giải thể, Phòng Đăng ký kinh doanh phải:

• Đăng tải thông báo và các tài liệu liên quan
• Chuyển trạng thái pháp lý của doanh nghiệp sang “đang làm thủ tục giải thể”
• Gửi thông tin đến Cơ quan thuế.

Song song, doanh nghiệp thực hiện thủ tục hoàn thành nghĩa vụ thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.

(v) Gửi hồ sơ giải thể sau khi thanh toán hết các khoản nợ

Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày thanh toán toàn bộ nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký giải thể đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính (nội dung hồ sơ đã được trình bày tại Mục 2).

Lưu ý: Trước đó, doanh nghiệp cần chấm dứt hoạt động chi nhánh, VPĐD, địa điểm kinh doanh nếu có.

(vi) Phối hợp xác nhận nghĩa vụ thuế và hoàn tất giải thể

Sau khi nhận được hồ sơ:

• Trong 02 ngày làm việc, Cơ quan thuế gửi ý kiến về tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp
• Trong 05 ngày làm việc, nếu không có phản hồi từ Cơ quan thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh chuyển tình trạng doanh nghiệp thành “đã giải thể” và ra Thông báo chính thức về việc giải thể.

(vii) Trường hợp không nộp hồ sơ giải thể trong 180 ngày

Nếu sau 180 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh nhận thông báo và nghị quyết/quyết định giải thể mà doanh nghiệp không nộp hồ sơ giải thể và không có phản đối bằng văn bản từ bên liên quan, Phòng Đăng ký kinh doanh có quyền chủ động cập nhật trạng thái “đã giải thể” cho doanh nghiệp.

(viii) Trường hợp muốn hủy bỏ quyết định giải thể

Nếu trong thời hạn 180 ngày doanh nghiệp quyết định không tiếp tục giải thể, thì phải gửi thông báo hủy bỏ nghị quyết/quyết định giải thể kèm theo văn bản hợp lệ đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Trong 03 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh phải:

• Đăng tải thông báo hủy bỏ trên Cổng thông tin quốc gia
• Cập nhật trạng thái hoạt động bình thường cho doanh nghiệp
• Gửi thông tin đến Cơ quan thuế để đồng bộ dữ liệu.

Thứ tự ưu tiên thanh toán nợ khi giải thể

Doanh nghiệp phải thanh toán các nghĩa vụ tài chính theo trình tự sau:

• Lương, trợ cấp thôi việc, bảo hiểm (XH, YT, TN) và các quyền lợi khác của người lao động
• Nợ thuế
• Các khoản nợ khác.

Phần tài sản còn lại (nếu có) sẽ được chia cho thành viên, cổ đông, chủ sở hữu theo tỷ lệ góp vốn/cổ phần sau khi trừ chi phí giải thể.

4. Quy định về thủ tục trả con dấu

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu doanh nghiệp hiện nay có thể tồn tại dưới hai hình thức: Dấu khắc truyền thống và chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp được quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu, bao gồm cả dấu của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị trực thuộc. Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế riêng do doanh nghiệp ban hành.

Tuy nhiên, trong trường hợp doanh nghiệp giải thể, nếu doanh nghiệp đang sử dụng con dấu do cơ quan công an cấp (thường là dấu truyền thống được đăng ký mẫu), thì theo khoản 7 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP và khoản 8 Điều 70 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục trả lại con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu con dấu cho cơ quan công an nơi đã cấp. Việc trả dấu cần kèm theo văn bản trình bày rõ lý do (giải thể) và thông tin người được cử đại diện liên hệ để làm việc với cơ quan công an theo đúng quy trình.

Tạm kết:

Thực hiện thủ tục giải thể công ty bài bản sẽ giúp doanh nghiệp tránh những hệ lụy sau này và duy trì hình ảnh chuyên nghiệp đến phút cuối. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.