Điều kiện và thủ tục thành lập công ty cổ phần: Hướng dẫn chi tiết cập nhật

Công ty cổ phần (CTCP) là một trong những loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất tại Việt Nam. Với khả năng huy động vốn linh hoạt và cơ cấu quản lý chặt chẽ, CTCP là lựa chọn hàng đầu cho nhiều nhà đầu tư và tổ chức muốn phát triển quy mô lớn. Để thành lập một CTCP hợp pháp và hoạt động hiệu quả, việc nắm rõ các điều kiện thành lập công ty cổ phần và thủ tục liên quan là vô cùng quan trọng.

Sau đây, MISA ASP sẽ hướng dẫn chi tiết các điều kiện thành lập công ty cổ phần theo luật doanh nghiệp 2020, quy trình và hồ sơ cần thiết để đăng ký thành lập CTCP.

Căn cứ pháp lý chính:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021.
• Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 04/01/2021.
• Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/05/2021.
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ban hành Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

1. Các điều kiện thành lập công ty cổ phần chi tiết

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cổ phần cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện thành lập công ty cổ phần theo quy định của pháp luật:

1. Điều kiện về cổ đông sáng lập:
   • Công ty cổ phần phải có tối thiểu 03 cổ đông sáng lập.
   • Không có giới hạn về số lượng cổ đông tối đa.
   • Cổ đông sáng lập có thể là cá nhân hoặc tổ chức có tư cách pháp nhân.
   • Đối tượng không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp (bao gồm CTCP) theo quy định tại Khoản 2, 3 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 bao gồm: cán bộ, công chức, viên chức, người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc đang chấp hành hình phạt tù, cá nhân không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, v.v..
   • Lưu ý rằng cán bộ, công chức, viên chức chỉ được tham gia góp vốn với tư cách cổ đông, không được giữ các chức vụ quản lý trong doanh nghiệp nhà nước.
2. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật:
   • CTCP có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh, quyền và nghĩa vụ của người đại diện phải được quy định rõ trong Điều lệ công ty.
   • Người đại diện phải là cá nhân từ đủ 18 tuổi và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
   • Người đại diện có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài.
   • Có thể đồng thời là người đại diện của nhiều công ty khác (không phụ thuộc loại hình, quy mô).
   • Trường hợp không được làm người đại diện theo pháp luật: Cá nhân đang giữ chức vụ giám đốc, tổng giám đốc của doanh nghiệp nhà nước không được làm người đại diện cho CTCP, hoặc người đại diện của công ty đang bị treo mã số thuế. Chủ tịch hội đồng quản trị không được kiêm nhiệm Giám đốc (Tổng Giám đốc) của cùng một công ty đại chúng (là CTCP).
3. Điều kiện về tên công ty:
   • Tên công ty phải bao gồm hai thành tố: Loại hình doanh nghiệp (Công ty Cổ phần hoặc CTCP) và Tên riêng.
   • Không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trong phạm vi toàn quốc.
   • Không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
   • Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
4. Điều kiện về trụ sở chính:
   • Phải là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể và được xác định theo địa giới hành chính.
   • Địa chỉ trụ sở phải có quyền sử dụng hợp pháp.
   • Không được đặt trụ sở tại địa chỉ là căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể chỉ có chức năng để ở (trừ trường hợp căn hộ chung cư có chức năng thương mại theo xác nhận).
5. Điều kiện về ngành, nghề kinh doanh:
   • Doanh nghiệp được quyền đăng ký kinh doanh những ngành, nghề mà pháp luật không cấm.
   • Ngành nghề phải được ghi theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC), ban hành kèm theo Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg. Doanh nghiệp có thể ghi chi tiết hơn ngành cấp bốn đã chọn.
   • Đối với những ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng các điều kiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Các điều kiện này có thể bao gồm yêu cầu về bằng cấp, chứng chỉ hành nghề, vốn pháp định, giấy phép con, v.v..
   • Lưu ý: Khi đăng ký, doanh nghiệp chưa cần đáp ứng các điều kiện về chứng chỉ, giấy phép con ngay, nhưng khi hoạt động thực tế phải đáp ứng. Một số ngành nghề đặc thù như luật, kế toán, kiểm toán không được thành lập dưới dạng CTCP.
6. Điều kiện về vốn điều lệ và vốn pháp định:
   • Vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán hoặc đã được đăng ký mua khi thành lập doanh nghiệp.
   • Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu hay tối đa khi thành lập CTCP, trừ trường hợp ngành nghề đăng ký yêu cầu Vốn pháp định.
   • Vốn pháp định là mức vốn tối thiểu phải có theo quy định của pháp luật chuyên ngành áp dụng cho một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ: kinh doanh bất động sản cần vốn tối thiểu 20 tỷ VND, dịch vụ đòi nợ cần 2 tỷ VND).
   • Thời hạn góp đủ vốn điều lệ: Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong vòng 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn hoặc thủ tục chuyển quyền sở hữu tài sản góp vốn không tính vào thời hạn này.
   • Hậu quả pháp lý khi không góp đủ vốn đúng hạn: Cổ đông chưa thanh toán hết số cổ phần đã đăng ký mua sẽ mặc nhiên không còn tư cách cổ đông đối với phần chưa góp và không được chuyển nhượng quyền mua phần đó. Cổ đông chỉ góp một phần thì được hưởng quyền tương ứng với phần đã góp. Công ty phải đăng ký điều chỉnh giảm vốn điều lệ về giá trị thực góp và cập nhật cổ đông sáng lập (nếu có thay đổi) trong vòng 30 ngày sau khi hết hạn góp vốn.
   • Hình thức góp vốn: Việc góp vốn có thể bằng tiền mặt, tài sản, v.v.. Tuy nhiên, cổ đông là tổ chức bắt buộc phải thực hiện góp vốn thông qua hình thức chuyển khoản vào tài khoản công ty.
   • Vốn điều lệ đăng ký có ảnh hưởng đến mức thuế môn bài doanh nghiệp phải nộp hàng năm (ngoại trừ năm đầu thành lập được miễn).

2. Hồ sơ thành lập công ty cổ phần

Để đăng ký thành lập CTCP, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ. Các giấy tờ chính bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. (Theo mẫu Phụ lục I-4 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Điều lệ công ty.
• Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có). (Theo mẫu Phụ lục I-7 hoặc I-8 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, và người đại diện theo pháp luật. (CMND/CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực).
• Bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức (Quyết định thành lập, GCN ĐKDN hoặc tài liệu tương đương).
• Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền đối với cổ đông là tổ chức và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo ủy quyền.
• Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài, bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập hoặc có tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
• Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật) và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền. Văn bản ủy quyền này không bắt buộc công chứng, chứng thực.

Để hỗ trợ các doanh nghiệp đăng ký thành lập, MISA ASP tổng hợp tài liệu với cuốn EBOOK – Cẩm Nang Thành Lập Doanh Nghiệp. Đăng ký nhận ngay tài liệu để nắm bắt các quy định cần thiết khi khởi nghiệp.

3. Thủ tục thành lập công ty cổ phần

Quy trình thành lập CTCP bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin và hồ sơ:
  • Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết: tên công ty dự kiến, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, thông tin về các cổ đông sáng lập và người đại diện theo pháp luật.
  • Soạn thảo các tài liệu hồ sơ theo quy định pháp luật.
• Bước 2: Nộp hồ sơ:
  • Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.
  • Có thể nộp hồ sơ theo các hình thức:
  • Trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
  • Qua dịch vụ bưu chính.
  • Qua mạng thông tin điện tử (online) trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn). Hồ sơ online có thể xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh. Tại nhiều tỉnh/thành phố lớn, Phòng Đăng ký kinh doanh có thể chỉ chấp nhận hồ sơ online.
  • Khi nộp hồ sơ (trực tiếp hoặc bưu chính), người nộp sẽ nhận được Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ. Khi nộp online, sẽ nhận Giấy biên nhận hồ sơ qua mạng.
  • Tại thời điểm nộp hồ sơ, người nộp phải nộp lệ phí đăng ký doanh nghiệp (50.000 VND cho trực tiếp/bưu chính, 0 VND cho online) và phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (100.000 VND). Lệ phí đăng ký không được hoàn trả nếu không được cấp đăng ký, nhưng phí công bố sẽ được hoàn trả.
• Bước 3: nhận kết quả:
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. (Một số nguồn khác nêu thời gian 5-7 ngày, nhưng 3 ngày là thông tin phổ biến và có căn cứ từ nguồn chính thức).
  • Nếu hồ sơ chưa hợp lệ hoặc tên doanh nghiệp không đúng quy định, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho người thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
  • Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty đồng thời được công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Nội dung công bố bao gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, và thông tin cổ đông sáng lập (lưu ý: tên cổ đông sáng lập không hiển thị trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nhưng được công bố).

4. Các thủ tục sau thành lập công ty cổ phần bắt buộc thực hiện

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện một số thủ tục sau để đi vào hoạt động hợp pháp:

• Khắc con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu, chỉ cần đảm bảo thể hiện Tên doanh nghiệp và Mã số doanh nghiệp. Không cần thông báo mẫu con dấu trước khi sử dụng. Có thể khắc nhiều con dấu.
• Treo biển công ty tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
• Mua chữ ký số (USB token) và đăng ký sử dụng để nộp thuế điện tử và báo cáo thuế qua mạng.
• Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. CTCP được miễn thuế môn bài năm đầu thành lập. Phải kê khai thuế môn bài của năm thành lập chậm nhất trước ngày 30 tháng 01 năm sau.
• Mua hóa đơn điện tử và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn.
• Đăng ký bảo hiểm xã hội cho nhân viên công ty (nếu có ký hợp đồng lao động).
• Các cổ đông thực hiện góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn 90 ngày đã quy định.

Kết luận:

Mong rằng bài viết này đã cung cấp rõ về điều kiện để thành lập công ty cổ phần. Đây là điều quan trọng nếu bạn muốn thành lập công ty CP để tận dụng những ưu điểm của loại hình doanh nghiệp này.

Hiện tại, MISA ASP đang có chương trình khuyến mãi cực lớn MISA ASP STARTUP BOOST dành riêng để đồng hành cùng doanh nghiệp mới thành lập. Khi đăng ký chương trình, doanh nghiệp được tư vấn miễn phí về thành lập doanh nghiệp từ đối tác của MISA ASP, 300 hóa đơn điện tử miễn phí, 3 tháng khai thuế miễn phí, 1 năm dùng phần mềm kế toán MISA ASP, 1 năm dùng chữ ký số từ xa,… Đây là cơ hội vàng cho doanh nghiệp thành lập, khởi nghiệp. Nhanh tay đăng ký ngay để nhận ưu đãi khủng này!