Những điều kiện thành lập công ty cần tuân thủ chặt chẽ

Bước đầu tiên trong hành trình khởi nghiệp là thành lập công ty, nhưng đằng sau bước đi tưởng chừng đơn giản này lại là một chuỗi những điều kiện thành lập công ty cần phải tuân thủ một cách nghiêm ngặt về pháp lý. Mỗi quy định, mỗi thủ tục là một phần quan trọng giúp xây dựng nền tảng vững chắc cho doanh nghiệp trong hành trình dài phía trước. Dù là lựa chọn hình thức pháp lý, đăng ký ngành nghề hay xác định vốn điều lệ, tất cả đều không thể bỏ qua để xây dựng nền tảng hoạt động tốt cho doanh nghiệp.

Mục lục Hiện

1. Các điều kiện chung khi thành lập công ty, doanh nghiệp

1.1. Điều kiện về vốn điều lệ và vốn pháp định khi thành lập công ty

Theo Khoản 34 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ được hiểu là tổng giá trị tài sản do các thành viên hoặc chủ sở hữu đã góp hoặc cam kết góp vào công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; hoặc là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua đối với công ty cổ phần.

Hiện nay, pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu để thành lập doanh nghiệp, ngoại trừ một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện bắt buộc phải đáp ứng vốn pháp định. Trong những trường hợp này, mức vốn tối thiểu sẽ được quy định cụ thể tại các văn bản chuyên ngành. Ví dụ:

Kinh doanh bất động sản: tối thiểu 20 tỷ đồng (trừ trường hợp làm dịch vụ môi giới).
Dịch vụ bảo vệ: tối thiểu 2 tỷ đồng.
Ngân hàng, tổ chức tín dụng: mức vốn rất cao, được quy định riêng theo từng loại hình.

Doanh nghiệp cần lựa chọn mức vốn điều lệ phù hợp với khả năng tài chính thực tế và cam kết góp vốn của các thành viên, đồng thời cân nhắc đến quy mô hoạt động, định hướng phát triển và trách nhiệm pháp lý tương ứng với phần vốn đã góp.

Về thời hạn góp vốn điều lệ, Luật Doanh nghiệp quy định như sau:

Doanh nghiệp phải góp đủ vốn điều lệ trong 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nếu không góp đủ vốn trong thời hạn trên, doanh nghiệp phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ trong vòng 30 ngày kể từ ngày hết hạn góp vốn.

Việc góp không đủ vốn điều lệ đúng hạn có thể dẫn đến các hệ quả pháp lý như:

Bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP.
Làm giảm mức độ tin cậy của doanh nghiệp trong giao dịch thương mại, tài chính.
Phát sinh tranh chấp nội bộ nếu có sự chênh lệch giữa vốn cam kết và vốn thực góp.

1.2. Điều kiện về chủ thể thành lập doanh nghiệp

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, mọi tổ chức, cá nhân đều có quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, không phân biệt quốc tịch, hình thức sở hữu hay nơi cư trú. Tuy nhiên, quyền này không áp dụng đối với một số trường hợp bị pháp luật giới hạn hoặc cấm.

Cụ thể, các đối tượng sau không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:

Tổ chức không có tư cách pháp nhân (ví dụ: tổ chức không được thành lập hợp pháp theo quy định của pháp luật).
Người chưa đủ 18 tuổi hoặc người mất/năng lực hành vi dân sự bị hạn chế.
Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình.
Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức.
Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các đơn vị thuộc quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong lực lượng công an nhân dân.
Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước 100% vốn sở hữu Nhà nước, trừ khi được cử làm đại diện vốn góp tại doanh nghiệp khác.
Người đang chấp hành hình phạt tù, hoặc bị Tòa án cấm hành nghề kinh doanh, cấm đảm nhiệm chức vụ quản lý, điều hành doanh nghiệp.
Người bị cấm theo quy định của pháp luật về phá sản (ví dụ: cá nhân bị Tòa án tuyên bố không được quyền thành lập doanh nghiệp trong một thời gian nhất định sau phá sản).

1.3. Điều kiện ngành nghề kinh doanh

Theo nguyên tắc của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có quyền tự do kinh doanh trong những ngành, nghề mà pháp luật không cấm. Tuy nhiên, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề đăng ký phải nằm trong hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam do Tổng cục Thống kê ban hành hoặc được quy định cụ thể tại văn bản pháp luật chuyên ngành (ví dụ: ngành luật sư, kiểm toán, giáo dục…).

Đối với những ngành, nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉ được phép hoạt động khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật, như:

Có vốn pháp định tối thiểu.
Có chứng chỉ hành nghề hoặc người phụ trách chuyên môn.
Có giấy phép con, văn bản chấp thuận hoặc đáp ứng điều kiện về cơ sở vật chất, an ninh, phòng cháy chữa cháy, môi trường…

Các điều kiện này có thể được áp dụng trước, trong hoặc sau khi doanh nghiệp được thành lập, tùy theo tính chất ngành nghề. Do đó, trước khi đăng ký kinh doanh, cần rà soát kỹ các quy định pháp luật có liên quan.

“Danh mục đầy đủ các ngành, nghề kinh doanh có điều kiện được quy định tại Phụ lục IV – Luật Đầu tư năm 2020, bao gồm hơn 200 ngành nghề như: dịch vụ bảo vệ, giáo dục, logistics, kiểm toán, xây dựng công trình, y tế…”

1.4. Điều kiện về tên doanh nghiệp

Tên doanh nghiệp là yếu tố nhận diện pháp lý và thương hiệu quan trọng, đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy định tại Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. Cấu trúc tên tiếng Việt của doanh nghiệp bao gồm hai thành tố theo thứ tự:

Loại hình doanh nghiệp (ví dụ: công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân…).
Tên riêng do doanh nghiệp tự chọn, phản ánh bản sắc hoặc định hướng thương hiệu.

Cụ thể:

– Loại hình doanh nghiệp có thể viết đầy đủ hoặc viết tắt, nhưng phải đúng quy định:

“Công ty trách nhiệm hữu hạn” hoặc “Công ty TNHH”
“Công ty cổ phần” hoặc “Công ty CP”
“Công ty hợp danh” hoặc “Công ty HD”
“Doanh nghiệp tư nhân”, “DNTN” hoặc “Doanh nghiệp TN”

– Tên riêng:

Được viết bằng các chữ cái tiếng Việt, hoặc các chữ cái F, J, Z, W.
Có thể kèm theo chữ số và ký hiệu.
Không bắt buộc phải có nghĩa, nhưng phải khác biệt và không vi phạm quy định cấm.

Bên cạnh đó, khi đặt tên doanh nghiệp, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

Không đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp khác đã đăng ký trên toàn quốc.
Không sử dụng từ ngữ, ký hiệu xâm phạm đạo đức xã hội, thuần phong mỹ tục.
Không được sử dụng tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, lực lượng vũ trang nhân dân để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp, trừ khi được cơ quan đó chấp thuận bằng văn bản.

Ngoài ra, tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và phải được in hoặc viết trên giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.

1.5. Điều kiện về trụ sở doanh nghiệp

Trụ sở chính là địa chỉ giao dịch, tiếp nhận thông tin và là nơi đại diện pháp lý của doanh nghiệp. Theo quy định tại Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 6 Luật Nhà ở 2014, trụ sở chính của doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện sau:

Phải đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc chính thức của doanh nghiệp.
Địa chỉ trụ sở phải xác định rõ ràng theo địa giới hành chính, bao gồm:
Số nhà, tên đường, ngách, hẻm, ngõ;
Khu vực (thôn, xóm, ấp… nếu có);
Xã, phường, thị trấn;
Quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

1.6. Điều kiện về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Theo quy định tại Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện theo pháp luật là cá nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ nhân danh doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật trong phạm vi được giao. Do đó, cá nhân được đảm nhận vai trò này cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như sau:

Là cá nhân, từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự.
Không thuộc các trường hợp bị cấm quản lý, thành lập doanh nghiệp (như đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành án phạt tù, đang bị cấm hành nghề…).
Không bắt buộc phải là người góp vốn hoặc cổ đông trong doanh nghiệp.
Có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài, không phân biệt quốc tịch, miễn đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý.

Ngoài ra, pháp luật cho phép sự linh hoạt trong cơ cấu tổ chức và điều hành:

– Doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.

– Điều lệ công ty là văn bản quy định rõ:

Số lượng người đại diện theo pháp luật
Chức danh tương ứng
Quyền và nghĩa vụ cụ thể của từng người

Một số chức danh phổ biến thường do người đại diện theo pháp luật đảm nhận:

Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
Chủ tịch Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên);
Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần);
Chủ tịch công ty (đối với công ty TNHH một thành viên).

Trong trường hợp doanh nghiệp thuê người làm đại diện theo pháp luật, cần ký kết:

Hợp đồng lao động phù hợp với vai trò.
Quyết định bổ nhiệm ghi nhận chính thức chức danh và trách nhiệm.

2. Điều kiện riêng đối với từng loại hình doanh nghiệp

Bên cạnh các điều kiện chung khi thành lập doanh nghiệp, mỗi loại hình doanh nghiệp còn có những điều kiện pháp lý riêng biệt nhằm phù hợp với đặc điểm tổ chức, quản lý và trách nhiệm của từng mô hình. Cụ thể:

Công ty Cổ phần:

Số lượng cổ đông sáng lập tối thiểu là 3
Không giới hạn số lượng cổ đông tối đa
Cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức
Cổ phần có thể tự do chuyển nhượng, trừ một số trường hợp bị hạn chế theo quy định của pháp luật hoặc điều lệ công ty.

Công ty TNHH 1 thành viên:

Chỉ có một cá nhân hoặc một tổ chức duy nhất là chủ sở hữu công ty;
Chủ sở hữu có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến tổ chức và hoạt động của công ty
Chủ sở hữu có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật, hoặc có thể thuê người khác đảm nhiệm vị trí này.

Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

Có từ 2 đến 50 thành viên góp vốn, là cá nhân hoặc tổ chức
Thành viên góp vốn chịu trách nhiệm hữu hạn trong phạm vi phần vốn đã góp vào doanh nghiệp
Việc chuyển nhượng phần vốn góp bị hạn chế hơn so với công ty cổ phần, nhằm đảm bảo tính ổn định của cơ cấu thành viên.

Công ty hợp danh:

Phải có ít nhất 2 thành viên hợp danh là chủ sở hữu chung, cùng chịu trách nhiệm và điều hành công ty dưới một tên gọi chung
Ngoài thành viên hợp danh, công ty có thể có thành viên góp vốn, nhưng không tham gia quản lý
Thành viên hợp danh bắt buộc phải là cá nhân và không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân khác và là thành viên hợp danh của công ty hợp danh khác (trừ khi được sự đồng ý của các thành viên hợp danh còn lại).

Doanh nghiệp tư nhân:

Chủ doanh nghiệp là một cá nhân duy nhất, chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản cá nhân đối với mọi nghĩa vụ của doanh nghiệp
Không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh hoặc thành viên hợp danh trong công ty hợp danh
Mỗi cá nhân chỉ được thành lập một doanh nghiệp tư nhân
Doanh nghiệp tư nhân không được góp vốn thành lập hoặc mua cổ phần trong công ty hợp danh, công ty TNHH hoặc công ty cổ phần.

Khởi nghiệp không thể thành công chỉ với đam mê. Muốn đi đường dài, doanh nghiệp cần nền tảng pháp lý, tài chính và vận hành vững chắc ngay từ đầu.

Combo MISA ASP STARTUP BOOST là bộ công cụ hỗ trợ toàn diện – giúp doanh nghiệp mới thành lập chuẩn hóa kế toán, quản lý thuế, khai BHXH, phát hành hóa đơn… chỉ trong một gói duy nhất.

Lợi ích của MISA ASP STARTUP BOOST: Tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp mới thành lập — Lợi ích của **MISA ASP STARTUP BOOST**: Tiết kiệm chi phí cho Doanh nghiệp mới thành lập

3. Những thắc mắc thường gặp khi thành lập công ty

Thành lập công ty có cần bằng cấp hay chứng chỉ gì không?

Thông thường, không bắt buộc có bằng cấp hay chứng chỉ để thành lập công ty. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có điều kiện liên quan đến năng lực chuyên môn (như kế toán, khám chữa bệnh, thiết kế xây dựng, dịch vụ pháp lý…), thì người đứng đầu hoặc người phụ trách chuyên môn phải có bằng cấp, chứng chỉ phù hợp theo quy định pháp luật chuyên ngành.

Người nước ngoài có được đứng tên thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam không?

Có, tuy nhiên, nếu là cá nhân nước ngoài cư trú tại Việt Nam và chỉ đăng ký công ty theo hình thức thông thường (ví dụ mở công ty TNHH hoặc cổ phần), thì vẫn cần phải thực hiện thủ tục đăng ký đầu tư theo Luật Đầu tư 2020.

Trường hợp chỉ góp vốn vào công ty Việt Nam đã có sẵn, vẫn cần đăng ký với Sở KH&ĐT nếu tỷ lệ góp vốn thuộc ngành nghề hoặc lĩnh vực có điều kiện đối với nhà đầu tư nước ngoài.

Tổ chức có được đứng tên thành lập doanh nghiệp không?

Có. Cả cá nhân và tổ chức (doanh nghiệp, đơn vị có tư cách pháp nhân) đều có quyền thành lập, góp vốn và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam, trừ các trường hợp bị cấm theo Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020, như tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc sử dụng tài sản nhà nước sai mục đích.

Có được đặt tên công ty giống tên thương hiệu nổi tiếng không?

Không. Tên công ty không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên doanh nghiệp khác đã đăng ký. Ngoài ra, không được sử dụng:

Tên cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội.
Tên nhãn hiệu, thương hiệu đã được bảo hộ sở hữu trí tuệ, dù chưa đăng ký kinh doanh tại Việt Nam.

Đặt trụ sở công ty tại nhà riêng có được không?

Có, miễn không phải căn hộ chung cư hoặc nhà tập thể, và địa chỉ phải xác định rõ ràng (số nhà, đường, phường, quận, tỉnh…). Nhà riêng sử dụng làm trụ sở phải phù hợp với quy hoạch xây dựng và không bị cấm sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Tạm kết:

Thành công của một công ty không chỉ nằm ở ý tưởng hay chiến lược kinh doanh mà còn phụ thuộc vào khả năng tuân thủ các điều kiện thành lập công ty về mặt pháp lý một cách nghiêm túc. Sự chính xác, tỉ mỉ trong từng bước đi pháp lý sẽ là yếu tố quyết định để doanh nghiệp có thể tiến xa, vượt qua mọi thách thức và gặt hái thành công trên con đường dài.