Dấu đỏ công ty là gì? Điều kiện để được sử dụng dấu đỏ doanh nghiệp 

Con dấu doanh nghiệp là công cụ khẳng định tư cách pháp nhân và cam kết pháp lý của doanh nghiệp trong các văn bản, hợp đồng và thủ tục giao dịch với đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước. Nhưng để có được và sử dụng hợp lệ dấu đỏ, doanh nghiệp cần tuân thủ các điều kiện nhất định. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp và cung cấp những thông tin chi tiết nhất về dấu đỏ công ty và điều kiện để được sử dụng dấu đỏ doanh nghiệp.

1. Dấu mộc đỏ là gì? Cách đóng dấu tròn và dấu chức danh như thế nào?

Dấu mộc đỏ, hay còn gọi là con dấu pháp lý, là một công cụ thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đây thường là con dấu hình tròn hoặc hình vuông, sử dụng mực màu đỏ, được sử dụng trong các văn bản hành chính nhằm khẳng định tính hợp pháp, chính thức và giá trị pháp lý của nội dung văn bản.

Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu tròn cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:

• Dấu phải được đóng rõ nét, ngay ngắn, đúng chiều và sử dụng mực đỏ theo quy định hiện hành.
• Nếu đóng dấu lên chữ ký, dấu cần chồng lên khoảng 1/3 chữ ký từ phía bên trái.
• Trường hợp văn bản có phụ lục hoặc tài liệu đính kèm: Dấu được đóng trên trang đầu tiên, trùm lên tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề tài liệu kèm theo.
• Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi, hoặc dấu treo phải thực hiện theo quy định nội bộ của người đứng đầu cơ quan hoặc tổ chức.
• Dấu giáp lai cần đóng vào phần giữa mép phải văn bản, sao cho trùm lên mép giấy của từng tờ; mỗi dấu giáp lai tối đa áp dụng cho 5 trang tài liệu.

Đối với con dấu chức danh, việc sử dụng được thực hiện như sau:

• Dấu được đóng ngay bên dưới chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản.
• Dấu cần đặt ngay ngắn, căn chỉnh thẳng hàng với dòng chữ ký.
• Nội dung dấu chức danh phải rõ ràng, đúng chiều, thể hiện đầy đủ chức vụ và họ tên người ký.

2. Điều kiện để sử dụng con dấu trong cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Việc sử dụng con dấu không chỉ mang ý nghĩa hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến tư cách pháp lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, các điều kiện cần đảm bảo khi sử dụng con dấu bao gồm:

• Cơ sở pháp lý về quyền sử dụng dấu: Các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước chỉ được phép sử dụng con dấu khi điều này đã được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, mẫu con dấu cần được đăng ký theo đúng trình tự trước khi đưa vào sử dụng.
• Sử dụng dấu có hình Quốc huy: Chỉ được sử dụng khi có căn cứ pháp lý cụ thể trong luật, pháp lệnh, nghị định hoặc quyết định của Thủ tướng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của cơ quan đó. Ngoài ra, một số điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên cũng có thể quy định riêng về vấn đề này.
• Sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi: Các loại dấu này được phép sử dụng trong trường hợp cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định pháp luật.
• Nguyên tắc một con dấu chính: Mỗi cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước chỉ được sử dụng một con dấu theo đúng mẫu đã được cơ quan có thẩm quyền cấp.

Trường hợp sử dụng thêm con dấu đặc biệt

Trong một số tình huống đặc biệt, việc sử dụng thêm con dấu được quy định như sau:

• Dấu ướt (thêm): Phải có sự phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền nếu muốn sử dụng thêm.
• Dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi (thêm): Cơ quan, tổ chức có thể tự quyết định việc sử dụng các loại dấu này.
• Đối với tổ chức kinh tế (doanh nghiệp): Được toàn quyền tự quyết việc sử dụng thêm con dấu mà không cần xin phép cơ quan nhà nước.

>> ĐỌC THÊM: Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty gồm những gì?
>> ĐỌC THÊM: Các quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất

3. Những hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động sử dụng con dấu công ty

Con dấu là công cụ pháp lý quan trọng, gắn liền với quyền và trách nhiệm pháp nhân của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, việc sử dụng con dấu phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Theo Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, một số hành vi bị nghiêm cấm trong quá trình quản lý và sử dụng con dấu bao gồm:

• Làm giả, sử dụng con dấu giả, hoặc sử dụng con dấu chưa được đăng ký là hành vi vi phạm nghiêm trọng, làm mất tính xác thực và gây rủi ro pháp lý cao trong giao dịch.
• Mua bán, cầm cố, cho thuê, cho mượn, thế chấp con dấu, hoặc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác một cách trái phép đều bị nghiêm cấm nhằm ngăn chặn việc lạm dụng danh nghĩa pháp nhân không hợp pháp.
• Tiêu hủy con dấu trái phép, cố tình làm sai lệch, biến dạng mẫu dấu đã đăng ký, hoặc sử dụng dấu đã hết giá trị cũng thuộc nhóm hành vi xâm phạm trực tiếp đến trật tự quản lý con dấu.
• Không giao nộp con dấu khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, chiếm giữ hoặc chiếm đoạt con dấu đều vi phạm nguyên tắc quản lý tài sản công hoặc quyền sở hữu hợp pháp.
• Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền, hoặc không chấp hành kiểm tra, từ chối xuất trình con dấu khi có yêu cầu là những hành vi làm suy giảm tính minh bạch và kiểm soát trong sử dụng con dấu.
• Ngoài ra, lợi dụng chức vụ để sách nhiễu, gây khó dễ trong quá trình giải quyết thủ tục liên quan đến con dấu cũng bị nghiêm cấm nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Bất kỳ hành vi vi phạm nào liên quan đến con dấu đều có thể bị xử lý hành chính, thậm chí hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng. Do vậy, việc sử dụng con dấu cần được quản lý chặt chẽ, minh bạch và đúng thẩm quyền.

4. Những thắc mắc thường gặp về dấu đỏ công ty

Dấu đỏ công ty có bắt buộc phải là hình tròn không?

Không. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết về hình thức, kích thước và nội dung con dấu. Dấu có thể là hình tròn, hình vuông hoặc hình dạng khác do doanh nghiệp lựa chọn, miễn không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Dấu đỏ có bắt buộc phải là mực đỏ không?

Có. Đối với dấu pháp lý sử dụng trong giao dịch hành chính và văn bản chính thức, màu mực được quy định là màu đỏ để đảm bảo tính thống nhất và dễ nhận diện về mặt pháp lý.

Doanh nghiệp có được sử dụng nhiều con dấu đỏ không?

Được. Luật cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu, tuy nhiên mỗi mẫu dấu phải được đăng ký thống nhất về hình thức và nội dung trong nội bộ. Riêng với doanh nghiệp sử dụng nhiều dấu, cần ban hành quy chế quản lý và sử dụng con dấu để đảm bảo kiểm soát rủi ro.

Mất dấu đỏ công ty phải làm gì?

Doanh nghiệp cần nhanh chóng lập biên bản nội bộ về việc mất dấu, đồng thời thông báo với cơ quan công an (nếu cần). Sau đó tiến hành làm lại dấu mới và đăng ký lại mẫu dấu theo quy định để tiếp tục sử dụng hợp pháp.

Có thể dùng dấu đỏ ký thay giám đốc không?

Không. Dấu đỏ chỉ có giá trị xác nhận tính pháp lý của văn bản khi đi kèm chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu không thể thay thế chữ ký. Văn bản chỉ có dấu mà không có chữ ký hợp lệ sẽ không được công nhận về mặt pháp lý.

Có được đóng dấu trước khi ký không?

Không nên. Thông lệ đúng là ký trước – đóng dấu sau, nhằm đảm bảo việc xác nhận của người có thẩm quyền là có thật, tránh việc đóng dấu lên văn bản chưa được ký hoặc bị giả mạo chữ ký.

Dấu đỏ hết hiệu lực khi nào?

Dấu đỏ không có thời hạn cụ thể nhưng sẽ mất hiệu lực khi:

• Doanh nghiệp thay đổi mẫu dấu mới
• Con dấu bị thu hồi theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền
• Doanh nghiệp giải thể, phá sản, chuyển đổi loại hình không còn dùng dấu cũ.

Tạm kết:

Dấu đỏ công ty là yếu tố nhận diện và xác thực pháp lý không thể thiếu trong các giao dịch quan trọng. Tuy nhiên, việc sử dụng dấu đỏ không thể tùy tiện mà cần tuân thủ đúng quy định pháp luật. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.