Tổng hợp các quy định hiện hành đối với dấu công ty

Với vai trò là biểu tượng pháp lý, con dấu công ty giúp xác thực các quyết định nội bộ của doanh nghiệp và tạo căn cứ pháp lý trong quá trình làm việc với đối tác, cơ quan quản lý hoặc bên thứ ba. Bài viết này sẽ hệ thống toàn bộ các quy định hiện hành liên quan đến con dấu nhằm giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát và phòng ngừa sai sót ngay từ bước căn bản nhất.

1. Mẫu dấu công ty là gì? Quy định pháp luật về mẫu dấu công ty

Mẫu dấu công ty (hay còn gọi là con dấu doanh nghiệp) là dấu hiệu nhận diện pháp lý được sử dụng trên văn bản, tài liệu nhằm xác lập sự đồng thuận và giá trị pháp lý từ phía doanh nghiệp. Dấu này thể hiện ý chí pháp nhân và có vai trò quan trọng trong hoạt động quản trị cũng như các giao dịch kinh tế.

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được quyền tự chủ trong việc lựa chọn và quyết định các yếu tố liên quan đến con dấu, bao gồm:

• Loại dấu: Có thể là dấu khắc (truyền thống) hoặc chữ ký số (dấu điện tử)
• Số lượng và hình thức dấu: Không giới hạn
• Nội dung dấu: Do doanh nghiệp tự xác định
• Phạm vi sử dụng: Áp dụng cho công ty mẹ, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị phụ thuộc.

Về mặt quản lý, con dấu sẽ được lưu giữ và sử dụng theo quy chế do doanh nghiệp ban hành hoặc theo Điều lệ công ty. Pháp luật không yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng – đây là điểm thay đổi đáng chú ý giúp giảm thủ tục hành chính, nâng cao tính chủ động trong hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.

Chữ ký số – dạng con dấu điện tử

Chữ ký số là một hình thức con dấu điện tử có giá trị pháp lý, được quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Đây là tập hợp dữ liệu điện tử gắn với thông tin định danh của chủ sở hữu và được tạo ra bằng hệ thống mã hóa khóa công khai.

Một chữ ký số hợp lệ cần đảm bảo:

• Được tạo ra bằng khóa bí mật trong cặp khóa tương ứng với khóa công khai
• Cho phép xác minh người ký và toàn vẹn dữ liệu từ thời điểm ký
• Có giá trị tương đương với chữ ký tay và dấu truyền thống nếu sử dụng đúng quy định.

Trong thực tiễn, chữ ký số thường được sử dụng để ký hợp đồng, phát hành hóa đơn điện tử, khai thuế, thanh toán trực tuyến và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

>> ĐỌC THÊM: Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày như thế nào?
>> ĐỌC THÊM: Doanh nghiệp có phải thông báo mẫu dấu trước khi sử dụng không?

2. Mẫu dấu công ty dưới hình thức chữ ký số

Theo khoản 1 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của doanh nghiệp bao gồm hai hình thức:

• Dấu được khắc tại cơ sở chuyên ngành
• Dấu điện tử dưới dạng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, chữ ký số – nếu đáp ứng điều kiện pháp lý – được công nhận là một hình thức dấu hợp pháp của doanh nghiệp, có thể sử dụng để ký kết và xác lập các giao dịch, tài liệu, văn bản thay cho con dấu truyền thống.

Căn cứ Nghị định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số được định nghĩa là một loại chữ ký điện tử được tạo ra bằng phương pháp mã hóa không đối xứng, trong đó:

• Việc mã hóa được thực hiện bằng khóa bí mật, tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa
• Người nhận có thể kiểm tra được tính toàn vẹn của dữ liệu và xác minh được người ký, nếu có thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký.

Điều kiện để chữ ký số được công nhận là hợp lệ

Một chữ ký số chỉ được coi là chữ ký điện tử an toàn, và do đó có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và dấu doanh nghiệp, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

– Thời điểm ký nằm trong hiệu lực của chứng thư số, và có thể kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

– Khóa bí mật được sử dụng để ký phải tương ứng với khóa công khai thuộc cùng một chứng thư số, do một trong các tổ chức chứng thực chữ ký số sau cấp:

• Tổ chức chứng thực chữ ký số quốc gia
• Tổ chức chuyên dùng trong hệ thống Chính phủ
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
• Tổ chức chuyên dùng của cơ quan, tổ chức được cấp phép theo quy định về an toàn thông tin.

– Tại thời điểm ký, khóa bí mật chỉ được kiểm soát bởi chính người ký, không bị chia sẻ hoặc kiểm soát bởi bên thứ ba.

3. Những nội dung cần có trên mẫu dấu công ty

Trước đây, theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, nội dung trên con dấu của doanh nghiệp bắt buộc phải bao gồm:

• Tên doanh nghiệp
• Mã số doanh nghiệp

Tuy nhiên, quy định này đã được bãi bỏ từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực. Cụ thể, theo khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định về loại dấu, hình thức, số lượng và nội dung con dấu, không còn bị ràng buộc bởi các yêu cầu bắt buộc về thông tin như trước.

Điều này đồng nghĩa với việc, hiện nay doanh nghiệp được toàn quyền thiết kế con dấu theo ý muốn – có thể bao gồm hoặc không bao gồm các thông tin như tên, mã số thuế, biểu tượng, hình ảnh… tùy theo mục đích sử dụng và định hướng thương hiệu. Pháp luật không đưa ra bất kỳ quy định nào bắt buộc về nội dung con dấu.

4. Một số thắc mắc thường gặp về mẫu dấu công ty

Doanh nghiệp có bắt buộc phải đăng ký mẫu dấu không?

Không. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh. Sau khi tự thiết kế và ban hành quy chế quản lý dấu nội bộ, doanh nghiệp có thể đưa dấu vào sử dụng ngay.

Mẫu dấu hiện nay có còn phải thể hiện tên và mã số doanh nghiệp không?

Không bắt buộc. Quy định yêu cầu thể hiện tên và mã số doanh nghiệp trên con dấu đã được bãi bỏ từ năm 2021. Doanh nghiệp có thể lựa chọn thể hiện những thông tin nào trên dấu tùy ý, miễn là không vi phạm điều cấm của pháp luật.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều con dấu cùng lúc không?

Có. Pháp luật không giới hạn số lượng con dấu. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều mẫu dấu khác nhau (dấu tròn, dấu chức danh, dấu chi nhánh, dấu biểu tượng…) để phục vụ nhu cầu quản trị và nhận diện thương hiệu, miễn là việc sử dụng được quy định rõ trong quy chế nội bộ.

Dấu cũ của doanh nghiệp có cần hủy khi thay đổi mẫu dấu mới không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng mẫu dấu cũ hoặc thay đổi mẫu dấu mới tùy theo nhu cầu. Tuy nhiên, để tránh rủi ro nội bộ, cần ban hành quy chế sử dụng và lưu giữ rõ ràng đối với từng mẫu dấu.

Chữ ký số có thể thay thế hoàn toàn dấu tròn doanh nghiệp không?

Có, trong giao dịch điện tử. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương con dấu và chữ ký tay khi được sử dụng đúng theo quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP. Tuy nhiên, trong một số giao dịch truyền thống (ký kết trực tiếp, hồ sơ giấy), dấu khắc vẫn có thể được yêu cầu tùy theo bên đối tác hoặc cơ quan có thẩm quyền.

Tạm kết: 

Việc hiểu và tuân thủ đúng các quy định hiện hành về con dấu công ty sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý cũng như góp phần xây dựng sự chuyên nghiệp trong toàn bộ hệ thống vận hành. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho bạn đọc.