Hồ sơ, trình tự thực hiện đăng ký mẫu dấu công ty 

Con dấu doanh nghiệp là phương tiện thể hiện tư cách pháp lý trong hoạt động quản trị và giao dịch, góp phần đảm bảo tính xác thực, minh bạch và trách nhiệm đối với các nội dung do doanh nghiệp ban hành. Bài viết này sẽ tổng hợp và cung cấp những hướng dẫn chi tiết bộ hồ sơ và trình tự cần thiết để doanh nghiệp đăng ký mẫu dấu công ty.

1. Đăng ký mẫu dấu công ty là gì?

Đăng ký mẫu dấu công ty là việc doanh nghiệp thực hiện quy trình pháp lý để xác lập hình thức, nội dung và mẫu thiết kế con dấu trước khi đưa vào sử dụng trong hoạt động kinh doanh. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định loại dấu (dấu khắc hoặc dấu điện tử), số lượng, hình thức và nội dung con dấu, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo không vi phạm điều cấm của pháp luật, đạo đức xã hội, hoặc gây nhầm lẫn với cơ quan nhà nước.

Từ năm 2021, việc đăng ký mẫu dấu không còn là thủ tục bắt buộc với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhưng doanh nghiệp vẫn cần lưu trữ thông tin nội bộ về mẫu dấu và sử dụng nhất quán để đảm bảo tính pháp lý trong các văn bản giao dịch.

>> ĐỌC THÊM: Những nội dung cần có trên mẫu dấu công ty
>> ĐỌC THÊM: Quy định về con dấu doanh nghiệp mới nhất

2. Điều kiện để sử dụng con dấu

Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, trước khi sử dụng, thay đổi, hủy bỏ mẫu dấu hoặc điều chỉnh số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đơn vị đặt trụ sở. Việc này nhằm cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Nội dung thông báo bao gồm:

• Tên, mã số và địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc
• Số lượng, mẫu con dấu và thời điểm bắt đầu sử dụng.

Đối với con dấu có chứa hình Quốc huy, chỉ các tổ chức được quy định cụ thể trong luật, nghị định, quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên mới được phép sử dụng.

Lưu ý khi thiết kế mẫu con dấu:

• Không sử dụng Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ Việt Nam
• Tránh dùng tên, biểu tượng của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội
• Không chứa hình ảnh, từ ngữ vi phạm đạo đức, văn hóa, thuần phong mỹ tục
• Không vi phạm quyền sở hữu trí tuệ của bên thứ ba.

3. Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu công ty

Căn cứ Phần II Công văn số 579/BCA-C06 ngày 25/02/2025 và các quy định liên quan tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP), hồ sơ đăng ký mẫu con dấu được chia thành hai nhóm chính:

Hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới (Theo khoản 1, 2, 3, 4 Điều 13 Nghị định 99/2016/NĐ-CP)

Tùy theo loại hình tổ chức, hồ sơ cần chuẩn bị như sau:

– Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có hình Quốc huy: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động của cơ quan có thẩm quyền.

– Cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chuyên môn: Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.

– Tổ chức sự nghiệp:

• Quyết định thành lập hoặc văn bản quy định về tổ chức, hoạt động;
• Giấy phép hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành (nếu pháp luật yêu cầu).

– Tổ chức xã hội, quỹ, tổ chức phi chính phủ:

• Quyết định thành lập hoặc giấy phép hoạt động của cơ quan có thẩm quyền;
• Điều lệ hoạt động đã được phê duyệt hợp lệ.

Hồ sơ đăng ký lại mẫu con dấu (Theo khoản 2 Điều 15 Nghị định 99/2016/NĐ-CP và điểm b khoản 6 Điều 2 Nghị định 56/2023/NĐ-CP)

Áp dụng trong trường hợp có thay đổi về tổ chức, tên gọi, chức danh… Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu, trong đó nêu rõ lý do và thông tin người liên hệ
• Quyết định thay đổi về tổ chức hoặc đổi tên cơ quan, tổ chức, chức danh do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

4. Trình tự thực hiện đăng ký mẫu dấu công ty

Việc đăng ký mẫu con dấu được thực hiện trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của Công an tỉnh nơi tổ chức đặt trụ sở (ví dụ: Công an tỉnh Kiên Giang). Quy trình cụ thể như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Cơ quan, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng thành phần quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận Một cửa

– Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận Một cửa – Công an cấp tỉnh nơi tổ chức đặt trụ sở.

– Người đến nộp hồ sơ phải:

• Có giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền hợp lệ
• Xuất trình Căn cước công dân, CMND, hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực;
• Hồ sơ gồm bản chính hoặc bản sao có chứng thực; nếu là bản sao không chứng thực thì phải mang theo bản chính để đối chiếu.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra như sau:

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cấp giấy biên nhận, ghi rõ ngày tiếp nhận và ngày trả kết quả
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện
• Nếu không đủ điều kiện theo Điều 5 Nghị định 99/2016/NĐ-CP, cơ quan tiếp nhận sẽ ban hành văn bản từ chối theo đúng thời hạn quy định

Nếu nộp trực tuyến qua cổng thông tin điện tử, kết quả xử lý sẽ được phản hồi qua địa chỉ điện tử của tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nộp lại giấy biên nhận
• Nhận con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu từ cơ quan có thẩm quyền.

5. Một số thắc mắc thường gặp liên quan đến đăng ký mẫu dấu công ty

Doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần có phải đăng ký mẫu dấu tại Công an như trước đây?

Không. Đối với doanh nghiệp nói chung (trừ cơ quan nhà nước), không còn thực hiện thủ tục đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu và sử dụng ngay sau khi ban hành nội quy quản lý, sử dụng dấu nội bộ.

Có thể sử dụng cả dấu tròn và dấu chữ ký số song song không?

Có thể. Doanh nghiệp được sử dụng song song nhiều loại dấu như dấu tròn khắc truyền thống, dấu vuông, chữ ký số… miễn sao đảm bảo thống nhất và tuân thủ quy định nội bộ đã ban hành.

Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ thì có cần làm lại mẫu dấu không?

Có thể cần thiết. Nếu mẫu dấu hiện tại có chứa thông tin tên doanh nghiệp hoặc địa chỉ, khi thay đổi các nội dung đó, doanh nghiệp nên làm lại con dấu để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính pháp lý.

Làm mất con dấu doanh nghiệp có bị xử phạt không?

Mặc dù không bị xử phạt hành chính trực tiếp, nhưng việc mất con dấu có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch, gây rủi ro về pháp lý. Do đó, doanh nghiệp nên báo cáo nội bộ, tiến hành hủy mẫu dấu cũ (nếu cần) và làm lại mẫu mới kèm theo ban hành quy chế sử dụng rõ ràng.

Tạm kết: 

Mẫu dấu doanh nghiệp là công cụ hành chính có vai trò quan trọng đối với việc định danh và cam kết pháp lý trong mọi hoạt động kinh doanh. Việc chuẩn bị hồ sơ và thực hiện đúng trình tự sẽ giúp doanh nghiệp tránh những rắc rối pháp lý không đáng có. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp qua bài viết sẽ đem lại nhiều giá trị hữu ích cho các bạn trong việc đăng ký mẫu dấu công ty.